Verschlagwortung / Beschlagwortung
Verschlagwortung oder Beschlagwortung ist ein Kunstbegriff im Bereich digitale Archivierung und Dokumentenmanagement. Es bezeichnet die Erfassung von Schlagworten und Metadaten zu Dokumenten. Die Verschlagwortung muss bei vielen Dokumentenmanagementsystemen vom Benutzer manuell ausgeführt werden. Enterprise-Systeme wie bitfarm-Archiv, die über einen hohen Automatisierungsgrad verfügen, können Schlagworte und Metadaten auch über ein Regelwerk aus dem Dokument auslesen. Diese automatische Verschlagwortung entlastet die Benutzer, indem wiederkehrende Standardaufgaben vom Computersystem übernommen werden.
Bei der Planung eines Dokumentenmanagementsystems spielt eine entscheidende Rolle festzustellen, welche Schlagworte und Metadaten für welche Dokumentenkategorie sinnvoll und notwendig sind. Es gilt: So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig. Bei der bitfarm-Archiv DMS Enterprise-Edition beispielsweise wird die beste derzeit verfügbare Texterkennung (OCR) eingesetzt, die eine Verschlagwortung in vielen Fällen ganz überflüssig macht.
