…finden statt suchen.

Ein­sparungen durch Doku­menten­management

Wis­sen Sie wie viel Zeit in Ih­rem Un­ter­neh­men mit der Su­che nach Do­ku­men­ten und In­for­ma­ti­onen ver­bracht wird? Stel­len Sie sich vor, Mit­ar­bei­ter könn­ten auf An­fra­gen so­fort rea­gie­ren oh­ne erst Un­ter­la­gen, Ak­ten und Do­ku­men­te he­raus­su­chen zu müs­sen. Do­ku­men­te könn­ten auf Ih­rem Weg durchs Un­ter­nehmen prak­tisch nicht mehr ver­lo­ren ge­hen und wä­ren je­der­zeit mit ei­nem Maus­klick ab­ruf­bar, selbst wenn sie sich in Be­ar­bei­tung be­fin­den.

Wie viel Raum wird für die Pa­pier­ab­lage ver­wen­det? Was kos­tet die­ser Raum pro Monat/Jahr? Wie­viel Zeit ver­brin­gen Mit­ar­bei­ter mit dem Trans­port von Do­ku­men­ten durch das Un­ter­neh­men? Kann zu­letzt nicht die Mo­ti­va­tion der Mit­ar­bei­ter ge­stei­gert wer­den, wenn zeit­rau­ben­de Su­chen nach In­for­ma­ti­onen weg­fal­len und Do­ku­men­te und In­for­ma­ti­onen so­fort ver­füg­bar sind?

Digi­ta­les Dokumentenmanagement birgt ein hohes Einsparpotential. Allein durch die Einführung einer digitalen Archivierungslösung auch ohne ECM - Funktionen sparen Sie Zeit und Kosten:

  • 50-90 % Reduzierung der Bearbeitungszeit (Transport, Liegezeiten, Recherche, Administration, Verwaltung, Fehlerbehebung etc.)
  • 20-40 % Verringerung der Arbeitsschritte (Dokumentenentnahme, Überbringung, Verteilung, Abheften, Register einlegen, Dokument suchen etc.)
  • 20-40 % Senkung der Bearbeitungskosten (Mehrkosten für Arbeitskräfte und Arbeitszeit herkömmlicher Dokumentenverwaltung)

Quelle: Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung

Anzahl/Position Mitarbeiter Zeitanteil manuelle Ablage Zeitersparnis mit DMS Jahresgehalt Einsparpotential pro Jahr
2 Führungskräfte 5% 50% 60.000€ 3.000€
10 Fachkräfte 10% 50% 35.000€ 17.500€
5 Sachbearbeiter 20% 50% 24.000€ 12.000€
2 Bürohilfskräfte 50% 80% 18.000€ 14.400€
Gesamt 46.900

Kosten-Nutzen-Analyse Beispiele (*)

Elektronisches Dokumentenmanagement ist bei der Kosten-Nutzen-Analyse eine IT-Investition, die bereits nach kurzer Zeit und dann nachhaltig Vorteile in Unternehmen schafft. Dabei belegt elektronisches Dokumentenmanagement einen Spitzenplatz im Vergleich zu anderen IT-Investitionen. Viele Bewertungen von unabhängigen Experten, aber auch unsere eigenen Kundenbefragungen belegen dies.

Investition Kosten Direkter Vorteil Indirekter Vorteil Wirtschaftliche Bewertung
Installation einer Firewall ca. 5000,- € inkl. Service - - - Mehr Sicherheit, allerdings ist der wirtschaftliche Vorteil nicht direkt quantifizierbar ~
Neuer Server ca. 8000,- € inkl. Service erhöhte Zugriffsgeschwindigkeit in ERP Anwendungen Höhere Ausfallsicherheit +
Austausch aller PCs & neue Betriebssysteme ca. 50.000,- € Schnelleres Arbeiten in allen Programmen, neuere Hard- und Software einsetzbar. Niedrigere Wartungskosten, gesteigerte Mitarbeitermotivation ++
Einführung eines DMS ca. 10.000,- € inkl. Service Deutlich beschleunigte Suche nach Dokumenten & Informationen, Erhöhung der Produktivität Weniger verlorene Dokumente und Informationen, Transparenz wird erhöht, Controlling verbessert sowie Mitarbeitermotivation und Servicequalität gesteigert. +++

(*) Typische Beispiele für ein Unternehmen im Mittelstand mit einem gewissen Dokumenten- bzw. Informationsaufkommen. Je nach IST-Situation können andere IT-Investitionen wirtschaftlich sinnvoller sein.