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bitfarm-Archiv DMS - Wussten Sie schon...?

E-Mail Archivierung: Revisionssicher in 2 Schritten

E-Mails sind ein fester Bestandteil in der modernen Unternehmenskommunikation. Erfahren Sie, warum & wie E-Mails revisionssicher archiviert werden sollten.  Zudem zeigen wir Ihnen die Best Practices bei der Mail Archivierung innerhalb von bitfarm-Archiv.

DMS-Migration: Übernahme der alten Dokumente & Metadaten oder Neuerfassung?

Bei Einführung eines neues DMS stellt sich die Frage, ob die bestehende Datenbank mittels einer automatisierten Migration übernommen werden kann oder die manuelle Neuerfassung wirtschaftlicher sinnvoller ist. Welche weiteren Punkte beachtet werden sollten und welche 4 Schritte bei einer typischen DMS Migration durchgeführt werden, erfahren Sie in unserem Artikel.

Dokumentenmanagement für das Homeoffice

Das Arbeiten im Homeoffice findet immer größere Verbreitung. Dank moderner Hard- und Software lassen sich viele Arbeitsprozesse inzwischen ähnlich gestalten, wie im Büro. Dokumentenmanagement Systeme wie bitfarm-Archiv DMS tragen ihren Teil zum erfolgreichen Arbeiten im Homeoffice bei und übernehmen zum Beispiel die Digitalisierung von vormals papiergebundenen Informationen ...

DSGVO-konform mit bitfarm-Archiv DMS

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde im Mai 2018 auf EU-Ebene in Kraft gesetzt. Sie soll die Verarbeitung von personenbezogenen Daten regeln, die Rechte von natürlichen Personen schützen und für einen unkomplizierten Datenverkehr innerhalb der EU sorgen. Es gibt sieben Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, welche alle die Arbeit mit einem professionellen Dokumentenmanagement beeinflussen ...

Automatische Verschlagwortung und Bildung von Auftragsakten

Im Zuge der Digitalisierung von Büros müssen teilweise viele Stapel an Dokumenten und Ordner eingescannt werden. Dies endet nicht nach Umstellung. Auch in der täglichen Büroarbeit bleibt die Archivierung ein wichtiger Arbeitsschritt. Zudem wird oft die Forderung gestellt, die Dokumente in Form von Akten ...

GoBD 2020 - Der nächste Schritt in Richtung Digitalisierung

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie wurden 2014 vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht und beinhalten Verwaltungsanweisungen aller steuerrelevanten Daten. Sie sollen Klarheit für alle Steuerpflichtigen schaffen ...

Lesezeichen für effizientes Arbeiten im DMS

bitfarm-Archiv bietet unterschiedliche Möglichkeiten die eigene Arbeit zu organisieren und effizienter zu gestalten. Eine Möglichkeit ist das Arbeiten mit Lesezeichen. Lesezeichen sind gespeicherte Suchen in einem Archiv oder einem Lager. Sollte regelmäßig eine bestimmte Suche durchgeführt werden müssen, kann dies mit einem Knopfdruck erledigt werden, ...

Mehrstufiges Workflowmanagement - professionell und Open Source

Ein Workflow ist eine genau definierte Aufgabenabfolge mit einem Anfang, einem Ablauf und einem Ende. Innerhalb des Workflows können sich je nach Aufgabenergebnis unterschiedliche Folgeaufgaben ergeben. Mit bitfarm Archiv können Sie einen individuellen und mehrstufiger Workflow abbilden ...

Zusammenarbeit mit ERP- und anderen betrieblichen Softwaresystemen

Mit bitfarm-Archiv können Sie alle vom ERP generierten Dokumente auf drei verschiedene Weisen vollautomatisch und revisionssicher archivieren: Über den Druckertreiber, über überwachte Ordner oder über FTP (AS/400 Welt). Dies funktioniert grundsätzlich mit jedem ERP-System ohne, dass Anpassungen oder spezielle Schnittstellen erforderlich ...

Hotsearch – Anwendungsintegration leichtgemacht

Hotsearch ist ein kleines Tool, welches sowohl in der Enterprise- als auch in der GPL-Version enthalten ist. Es residiert im Systemtray und ermöglicht die Suche im DMS aus nahezu jeder Anwendung per Tastenkombination. Hierzu werden durch den Anwender oder zentral vom Administrator verschiedene ...

Dokumentenscanner – entscheidend im Vorteil

Um eine Dokumentenmanagement Software bestmöglich zu nutzen, muss auch die Hardware entsprechend ausgewählt werden. Das gilt insbesondere für die Auswahl eines Dokumentenscanners. Unser Ziel ist es, Ihnen mit bitfarm-Archiv nicht nur zufriedenstellende, sondern hervorragende ...

COLD-Archivierung mit bitfarm-Archiv

COLD-Archivierung ist ein historisch gewachsener Begriff, welcher ein Verfahren zur direkten digitalen Archivierung von Beleggut beschreibt. Ursprünglich stammt er aus den 1980ern in welcher Druckerdaten auf Laserdisks archiviert wurden. Im Laufe der Zeit veränderten sich die Datenträger der Dokumente ...

Vertrags­management mit bitfarm Archiv Enterprise

Verträge nehmen eine Sonder­stellung unter den häu­figen Doku­men­ten­ar­ten der be­trieb­lichen Ver­wal­tung ein. Ver­träge sind in der Re­gel be­fris­tet und ver­län­gern sich au­to­ma­tisch nach dem Ablauf­datum. Das Ver­trags­ma­nage­ment von bitfarm-Archiv DMS stellt die not­wen­di­ge Infra­struktur zur Er­fassung der Ver­trags­daten ...

Die Wieder­vorlage in bitfarm-Archiv 3.6

In Version 3.6 haben wir die Wieder­vorlage­funk­tion des Viewers neu ent­wickelt. Ob­wohl die grund­legen­den Funk­ti­onen ana­log zur Vor­gän­ger­ver­sion im­ple­men­tiert wur­den, er­ge­ben sich bei der prak­ti­schen Nut­zung den­noch Un­ter­schie­de und Neu­erun­gen, die wir hier kurz vor­stel­len...

Delegier­bare Admini­stration

Der Auf­bau und die ste­ti­ge Pfle­ge kom­ple­xer DMS-Struk­tu­ren sind je nach Grö­ße ei­nes Un­ter­neh­mens zeit- und per­so­nal­auf­wen­dig. bitfarm-Archiv DMS hat da­her mit Version 3.6 die de­le­gier­ba­re Ad­mi­ni­stra­tion ein­ge­führt...

Neu in bitfarm-Archiv Version 3.6 – Symbolic Links

Die Baum­struk­tur des bitfarm-Archiv DMS ließ in der Ver­gan­gen­heit nicht zu, dass ein Do­ku­ment an ver­schie­de­nen Stel­len des Ar­chivs sicht­bar war, oh­ne es mehr­fach zu er­fas­sen. Die neue bitfarm-Archiv Ver­sion 3.6 er­mög­licht nun erst­mals die Er­zeu­gung ei­nes o­der meh­re­rer Sym­bo­lic Links...

Neue Funktion - Fund­stellen­markierung in Version 3.6

bitfarm-Archiv DMS steht dank mo­dern­ster Text­er­ken­nungs- und schnel­ler Da­ten­bank­tech­no­lo­gie schon im­mer für ei­ne leis­tungs­star­ke Voll­text­su­che. Bis­her wa­ren die Mög­lich­kei­ten, die ge­naue Po­si­tion des Such­be­griffs im je­wei­li­gen Do­ku­ment zu er­mit­teln je­doch ein­ge­schränkt. Ab Ver­sion 3.6 ver­fügt bitfarm-Archiv ü­ber ei­ne gra­fische Fund­stel­len­mar­kie­rung...

BMInfo – Be­nachrich­tigung per E-Mail

Die Lese­zei­chen in bitfarm-Archiv spei­chern ei­nen zu­vor fest­ge­leg­ten Such­vor­gang und er­leich­tern so das Auf­fin­den von noch zu be­ar­bei­ten­den Do­ku­men­ten. Ge­ra­de bei ei­ner gro­ßen Men­ge von an­fal­len­den Do­ku­men­ten er­mög­li­chen sie un­ter Um­stän­den ei­ne bes­se­re Ü­ber­sicht als bei­spiels­wei­se die Funk­tion der Wie­der­vor­la­ge. Mit dem neu­en BMInfo Pro­gramm, das auf dem Ser­ver in­stal­liert wird...

bitfarm-Archiv Version 3.6 - F9 öffnet Vor­an­sicht im Im­por­ter

Der in­te­grier­te Im­porter er­setzt in bitfarm-Archiv Vers­ion 3.6 das ex­ter­ne Scan-Pro­gramm Manu­scan. Wäh­rend bei Manu­scan mit ei­nem Scan-Pool ge­ar­bei­tet wur­de, um Do­ku­men­te zu tren­nen und zu sor­tie­ren, ist dies nun aus dem in­te­grier­ten Im­por­ter mög­lich. Da­bei wird das Do­ku­ment al­ler­dings nicht au­to­ma­tisch in ei­ner grö­ße­ren Vor­an­sicht an­ge­zeigt...