…finden statt suchen.

Installation & Konfiguration

Technische Umsetzung

Auf Basis der gemeinsam definierten und/oder in einem Pflichtenheft fixierten Anforderungen und Merkmale erfolgt die Installation von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement auf Server und Clients.

Die Serverinstallation wird in der Regel durch den bitfarm-Archiv-Berater durchgeführt, um später die Systemfunktionen garantieren zu können und die Sicherheit zu gewährleisten. Bei der Clientinstallation und allem Weiteren kann der Kunde mitwirken beziehungsweise diese selbst durchführen.

Für größere Projekte stehen Installerpakete für die üblichen Softwareverteilmechanismen zur Verfügung. Ein reiner Viewer-Platz ist konfigurationsfrei, lediglich eine Verknüpfung muss auf dem Desktop angelegt oder ein Browser-Favorit eingetragen werden.

Startphase

Die Konfiguration des Systems und genaue Anpassung an die Kundenanforderungen bestimmen anschließend das weitere Vorgehen. Testläufe unter Begutachtung der Projektleiter auf Kundenseite und auf Wunsch detaillierte Einweisung der administrativen Kräfte vor Ort inklusive Aufsetzung eines autarken Schulungs- und Testsystems werden umgesetzt.

Mitarbeiterschulung

Oft folgt nach der Schulung eine Testphase parallel zum normalen Tagesgeschäft, um eventuelle Schwierigkeiten in der praktischen Anwendung aufzuspüren und zu beseitigen. Mit der Liveschaltung beginnt der Produktivbetrieb und ein Projekt(-abschnitt) ist beendet.

Nachdem die Anwender eine Zeit mit dem DMS gearbeitet haben, können weitere Projektabschnitte folgen. Gerne wird zum Beispiel mit Einführung des elektronischen Dokumententransports (Workflow) gewartet bis die Ablage, Verschlagwortung und das generelle Suchen und Bearbeiten von Dokumenten im DMS sicher angewendet wird. So wird eine Überforderung der Benutzer mit zu vielen neuen Funktionen von Anfang an vermieden.

Hilfe & Unterstützung

Falls es im laufenden Betrieb einmal ein Problem geben sollte, oder wenn Fragen und Konfigurationswünsche auftreten, steht der Softwaresupport zur Verfügung.

Direkte, zielgerichtete Unterstützung erhalten alle Kunden telefonisch Werktags zu den üblichen Bürozeiten. Dabei können mit Hilfe moderner Fernwartung schnell Antworten auf Fragen gegeben und gezeigt oder Konfigurationsarbeiten durchgeführt werden. Diese Art des Supports hat den Vorteil, dass bei dringenden Anliegen ohne Zeitverzug Hilfe zur Verfügung steht und Anfahrtskosten keine Rolle spielen. Selbstverständlich steht auf Wunsch ein Techniker oder Berater jederzeit vor Ort zur Verfügung. Auch für die Durchführung von Schulungen oder Entwicklung von Sonderfunktionen erhalten Sie stets den richtigen Ansprechpartner.

Enterprise SLAs

Für den Einsatz im Mittelstand und Konzernumfeld bietet die bitfarm Informationssysteme GmbH spezielle SLAs an, die Supportbedingungen individuell definieren und beispielsweise Unterstützung über die normalen Zeiten hinaus sicherstellen.

Für weitere Informationen und Softwarevorführungen: Telefon +49 (0)271 313 96 - 0 oder E-Mail info@bitfarm-archiv.de

Empfehlungen

Für eine schnelle und reibungslose Installation Ihres DMS, sowie den zuverlässigen Betrieb ohne größere Ausfälle sollten – nach Möglichkeit – einige Rahmenbedingungen geschaffen werden.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist ein Softwareprodukt, welches viele Open-Source- und einige Closed-Source-Programme verwendet, um eine professionelle Dokumentenverwaltung zu realisieren. Diese Programme sind aufeinander abgestimmt, reagieren aber manchmal empfindlich auf Störungen der System­umgebung. Als IT-Anwender kennt man das Problem, dass die Wahrscheinlichkeit von Fehlfunktionen wächst je mehr Software sich auf einem Rechner befindet. Daher empfiehlt es sich für die DMS-Software einen eigenen, dedizierten Server bereitzustellen auf dem neben dem Betriebssystem zum Installationszeitpunkt nichts weiter installiert ist. So kann die Dauer der Installationsarbeiten auf ein Minimum reduziert, gleichzeitig die Stabilität der Software maximiert und Kosten eingespart werden.

Ebenso wichtig für einen reibungslosen Betrieb des DMS und beste Datensicherheit sind die im Serverbereich üblichen Sicherungen in Form von redundanten Bau- und Funktionsgruppen, USVs zum sicheren Herunterfahren bei einem Stromausfall, RAID-Datenspiegelung, strukturierte Datensicherung auf externe Medien, die außer Haus gebracht werden können (Selbstverständlichkeiten, die hier nur einmal sicherheitshalber erwähnt werden sollen). Auch die Verwendung von VMs für bessere Skalierbarkeit und einfachen, hardware-unabhängigen Restore bei einem Ausfall wird empfohlen.