…finden statt suchen.

** Sehr geehrte Kunden, leider sind wir aufgrund einer Störung vorübergehend unter der Telefonnummer +49 271-2337116-0 erreichbar oder per E-Mail.**

** Sehr geehrte Kunden, leider sind wir aufgrund einer Störung vorübergehend nicht telefonisch erreichbar. Bitte Senden Sie uns eine Mail, wir kümmern uns umgehend um Ihr Anliegen.**

Wie funktioniert Dokumentenmanagement?

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Die primäre Aufgabe

... eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist, die digitale und zentrale Archivierung aller elektronischen Dokumente. Neben der revisionssicheren Archivierung werden die Dokumente zudem verwaltet. So unterstützt ein professionelles DMS mit individuellen Workflows und einer entsprechenden Rechteverwaltung, Unternehmens-Prozesse schnell und zuverlässig zu gestalten. Ein Dokumentenmanagementsystem begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: Begonnen bei der Erstellung und Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Dokumentenmanagement in vier Schritten

  1. Erfassen – von Dokumenten in elektronischer oder papierform
  2. Strukturieren – der elektronisch archivierten Informationen und Metadaten
  3. Verteilen und Bearbeiten – mit individuellen Workflows und einem umfangreichen Controlling
  4. Archi­vieren – unveränderbar, revisionssicher, rechtssicher

1. Doku­menten­erfas­sung

Infor­mati­onen lie­gen heu­te oft schon in elek­tro­nischer Form vor, doch auch die klas­sische Papier­form exis­tiert noch. Während elektronische Dokumente automatisch vom Doku­men­ten­manage­ment­sys­tem erfasst werden können, gelangen eingehende Papierdokumente, wie Rechnungen über Dokumentenscanner ins System.

Ein DMS spei­chert alle eingehenden Doku­mente in einem zen­tralen, für al­le über das Netz­werk er­reich­baren Ar­chiv. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in ei­ner Daten­bank hin­ter­legt. Manche Systeme speichern zusätzlich die Dokumente selbst in dieser Datenbank. Zu den Metadaten gehören etwa das Er­­stel­lungs­datum, die Art des Doku­ments, zugeordnete Schlag­wor­te und der ent­hal­tene Text.

DMS Screenshot Rechnungsarchivierung und Workflow

2. Strukturierte Informationen sofort verfügbar

An­hand die­ser Infor­mationen, fin­det eine Doku­mentenmanage­ment Soft­ware das archi­vierte Doku­ment spä­ter jeder­zeit wie­der. Die­ser Vor­gang dau­ert - im Ge­gen­satz zu der Su­che in Ord­nern und Ak­ten - nur wenige Sekun­den. Um dies zu gewährleisten muss ein DMS allerdings über eine zuverlässige Texterkennung und eine leis­tungs­starke integrierte Volltextsuche verfügen.

Mit­hilfe eines Dokumenten­manage­ment­systems ist es also mög­lich, die rich­tigen Infor­mati­onen zur rich­tigen Zeit am rich­tigen Ort zu ha­ben. Dies bildet die Grundlage aller Geschäfts­prozesse im Unternehmen. Je schnel­ler rele­vante Infor­matio­nen zur Ver­fügung ste­hen, des­to schnel­ler kön­nen notwendige Ent­schei­dungen ge­trof­fen wer­den.

DMS Screenshot Rechnungsarchivierung und Workflow

3. Automatische Verteilung und Workflow Management

Der Doku­menten­trans­port und die Bear­bei­tung in den ein­zel­nen Ab­tei­lun­gen können mit einem moder­nen DMS vollständig auf elek­tro­nischem Weg er­fol­gen. Im Rah­men eines Work­flows sendet ein Doku­menten­manage­ment­sys­tem Doku­men­te an­hand defi­nier­ter Para­me­ter (Kate­gorie, Pro­jekt, Kun­den­num­mer etc.) automatisch an die zu­ständigen Bear­bei­ter oder Grup­pen innerhalb oder außerhalb des Un­ter­neh­mens. Je nach­dem wie und wann die­se Per­so­nen die Doku­menten­be­arbei­tung be­en­den, er­fol­gen wei­tere Work­flow­schrit­te.

Ein Work­flow ist da­bei nicht als star­res Gebil­de zu ver­ste­hen, denn auch teil­auto­matische oder Ad-hoc Work­flows sind mög­lich. Sie verringern die Doku­menten­durch­lauf­zeit und erhöhen die Trans­parenz ein­zel­ner Be­arbei­tungs­schrit­te, da diese vom System lücken­los protokolliert werden.

Die Dokumente bleiben zudem auch während der Bear­beitung von allen be­rech­tigten Mit­arbei­tern ein­sehbar, selbst wenn diese nicht am Workflow beteiligt sind. Es wird näm­lich nie das Doku­ment selbst herum­ge­schickt, son­dern im­mer nur ein Link un­ter dem das Doku­ment im DMS aufgerufen werden kann. So wird auf einer ge­mein­samen Da­ten­basis gear­bei­tet, ohne dass Ver­tei­ler­kopien oder ähnliches angefertigt werden müssen.

Für das Con­trol­ling bie­tet ein DMS wich­tige Aus­wertun­gen über sämt­liche Meta­daten, die zu den Doku­men­ten er­fasst wer­den - schon be­vor die­se in Fach­an­wen­dun­gen (z. B. FiBu) zur Ver­fügung ste­hen.

4. Revisionssichere Archivierung

Eine moderne Dokumentenmanagement Soft­ware sollte außer­dem über eine Funktion zur revi­sions­sicheren Archi­vie­rung verfügen. Doku­mente wer­den un­ver­änder­bar in ei­nem schreib­geschütz­ten Spei­cher ab­gelegt. Die auf diese Art und Wei­se ge­speicher­ten Doku­men­te ha­ben vor den Fi­nanz­behör­den übrigens exakt denselben Sta­tus wie Pa­pier­doku­mente, die für eine eventuelle Prüfung demnach nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Allerdings sollten unterschriebene Dokumente, wie etwa Verträge auch weiterhin im Original aufbewahrt werden, da Sie für etwaige Rechtsstreitigkeiten als Nachweis dienen.

revisionssicher archivieren

... mit bitfarm-Archiv

bitfarm-Archiv DMS ist eine moderne und professionelle Open Source Software. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und der hohen Flexibilität ist sie branchenübergreifend mit wenig Schulungsaufwand einsetzbar.

Die Software ist in zwei Versionen verfügbar. Die kostenlose GPL-Edition ist als frei verfügbare Entwicklerbasis für Privatanwender und kleinere Arbeitsgruppen konzipiert. Für den anspruchsvollen Unternehmenseinsatz steht eine Enterprise-Edition mit erweitertem Funktionsumfang zur Verfügung.

Die Kombination aus präziser Texterkennung und performanter Volltextsuche bietet allen Mitarbeitern einen komfortablen und vor allem schnellen Zugriff auf benötigte Informationen. Darüber hinaus wird mit einer umfangreichen Workflow-Funktionalität, Office-Integration, Versionierung, automatische Aktenbildung, Reporting, zahlreiche Schnittstellen und dokumentierte Revisionssicherheit für einen effizienten und GoBD-konformen Arbeitsablauf gesorgt.

Anhand unserer Videos und Screenshots können Sie sich ein erstes Bild von dem Funktionsumfang der Anwendung machen.

DMS Beispielprojekte

  • Logo der Hela Gewürzwerk Herman Laue GmbH
    „Wir sind immer wieder be­geis­tert von der schnel­len, quali­fizier­ten und freund­lichen Unter­stützung durch das bitfarm-Support­team.“
    zur Kundenstory
  • Logo der Viertel Motoren GmbH
    „Der bitfarm-Archiv Support ist heraus­ragend. Immer kompe­tent. Immer freundlich. Immer eine Lösung parat. Immer ein offenes Ohr, für viel­leicht auch aus­gefal­lene An­forde­rungen.“
    Story lesen
  • Logo der Canton Elektronik GmbH & Co. KG
    „Wir schätzen an bitfarm-Archiv besonders, dass die Soft­ware so flexibel an unsere Ge­schäfts­pro­zes­se anzu­passen ist.“
    Mehr erfahren
  • Logo der POLO Motorrad und Sportswear GmbH
    „Die Suche in bitfarm ist genial. Auf Nach­fragen der Geschäfts­leitung können wir schneller Aus­kunft geben- es ist ein­fach struk­turier­ter.“
    Artikel lesen
  • Logo der Mazda Motors GmbH
    „Das Wachstum der letzten Jahre wäre ohne bitfarm-Archiv nicht möglich gewesen.“
    Zum Artikel

Der richtige Zeit­punkt für elekt­ronisches Dokumenten­management - the time is now!

Erste digi­tale Archiv­systeme exis­tie­ren bereits seit An­fang der 1990er Jah­re. Zu die­ser Zeit waren die Kos­ten für Lizen­zen, Ser­ver, Scan­ner, Juke­boxen etc. aller­dings noch so hoch, dass digi­tale Archi­vie­rung fast nur im Konzern­um­feld zu fin­den war. Zu­dem war das Arbei­ten mit digi­talen Archi­ven sehr auf­wendig; alle Doku­mente mus­sten mühe­voll hän­disch ver­schlag­wortet wer­den, damit man die­se spä­ter über Index­masken wie­der­fin­den kon­nte.

Die rasan­te Ent­wick­lung der Infor­mati­ons­techno­logie be­schert uns heu­te ho­he Server­leis­tun­gen und große Mas­sen­spei­cher zu erschwinglichen Preisen. Hin­zu kommt, dass es seit eini­gen Jah­ren Text­er­ken­nungs­kompo­nen­ten (OCR) gibt, die Doku­mente digi­tal mit ho­her Ge­nauig­keit er­ken­nen kön­nen. Da­mit lässt sich ins­gesamt ein Para­dig­men­wech­sel rea­lisie­ren, der es er­mög­licht Doku­men­te ohne An­wen­der­zu­tun zu er­fas­sen und spä­ter zu­ver­läs­sig wie­der­fin­den zu kön­nen.

bitfarm-Archiv DMS nutzt als Ver­treter der neuen Gene­ration von Doku­men­ten Manage­ment Sys­temen diese Tech­no­logien.

Durch die Ent­wick­lungen – gerade auch im Open-Source-Bereich – kann digi­tale Archi­vie­rung und elek­troni­sches Doku­menten­manage­ment heute in jedem Unternehmen sehr kom­for­tabel und kosten­günstig rea­lisiert wer­den.