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Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenscanner

Doku­menten­erfas­sung

Infor­mati­onen lie­gen heu­te oft schon in elek­tro­nischer Form vor, doch auch die klas­sische Papier­form exis­tiert noch. Während elektronische Dokumente automatisch vom Doku­men­ten­manage­ment­sys­tem erfasst werden können, gelangen eingehende Papierdokumente, wie Rechnungen über Dokumentenscanner ins System.

Ein DMS spei­chert alle eingehenden Doku­mente in einem zen­tralen, für al­le über das Netz­werk er­reich­baren Ar­chiv. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in ei­ner Daten­bank hin­ter­legt. Manche Systeme speichern zusätzlich die Dokumente selbst in dieser Datenbank. Zu den Metadaten gehören etwa das Er­­stel­lungs­datum, die Art des Doku­ments, zugeordnete Schlag­wor­te und der ent­hal­tene Text.

Strukturierte Informationen sofort verfügbar

An­hand die­ser Infor­mationen, fin­det eine Doku­mentenmanage­ment Soft­ware das archi­vierte Doku­ment spä­ter jeder­zeit wie­der. Die­ser Vor­gang dau­ert - im Ge­gen­satz zu der Su­che in Ord­nern und Ak­ten - nur wenige Sekun­den. Um dies zu gewährleistet muss ein DMS allerdings über eine zuverlässige Texterkennung und eine leis­tungs­starke integrierte Volltextsuche verfügen.

Mit­hilfe eines Dokumenten­manage­ment­systems ist es also mög­lich, die rich­tigen Infor­mati­onen zur rich­tigen Zeit am rich­tigen Ort zu ha­ben. Dies bildet die Grundlage aller Geschäfts­prozesse im Unternehmen. Je schnel­ler rele­vante Infor­matio­nen zur Ver­fügung ste­hen, des­to schnel­ler kön­nen notwendige Ent­schei­dungen ge­trof­fen wer­den.

... mit bitfarm-Archiv

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement arbeitet mit der leistungsstarken OmniPage® OCR des Marktführers Nuance, die eine präzise Texterkennung bietet und Ihre Dokumente zuverlässig und schnell einliest. Anschließend sortiert, indexiert und speichert bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement die Daten. Während das zuge­ordnete Doku­ment im Archiv abgelegt wird, schreibt das System nur die Meta­daten in die über­geordnete MySQL Daten­bank. Die Trennung der Speicherorte sorgt dafür, dass die Datenbank möglichst schlank bleibt. Das spart Speicherplatz, gewährleistet die Performance des Gesamtsystems auf Dauer und erleichtert die Sicherung der Daten.

Die Kombination aus präziser Texterkennung und performanter Volltextsuche bietet allen Mitarbeitern einen komfortablen und vor allem schnellen Zugriff auf benötigte Informationen.

Automatische Verteilung und Workflow Management

Der Doku­menten­trans­port und die Bear­bei­tung in den ein­zel­nen Ab­tei­lun­gen können mit einem moder­nen DMS vollständig auf elek­tro­nischem Weg er­fol­gen. Im Rah­men eines Work­flows sendet ein Doku­menten Manage­ment Sys­tem Doku­men­te an­hand defi­nier­ter Para­me­ter (Kate­gorie, Pro­jekt, Kun­den­num­mer etc.) automatisch an die zu­ständigen Bear­bei­ter oder Grup­pen innerhalb oder außerhalb des Un­ter­neh­mens. Je nach­dem wie und wann die­se Per­so­nen die Doku­menten­be­arbei­tung be­en­den, er­fol­gen wei­tere Work­flow­schrit­te.

Ein Work­flow ist da­bei nicht als star­res Gebil­de zu ver­ste­hen, denn auch teil­auto­matische oder Ad-hoc Work­flows sind mög­lich. Sie verringern die Doku­menten­durch­lauf­zeit und erhöhen die Trans­parenz ein­zel­ner Be­arbei­tungs­schrit­te, da diese vom System lücken­los protokolliert werden.

Die Dokumente bleiben zudem auch während der Bear­beitung von allen be­rech­tigten Mit­arbei­tern ein­sehbar, selbst wenn diese nicht am Workflow beteiligt sind. Es wird näm­lich nie das Doku­ment selbst herum­ge­schickt, son­dern im­mer nur ein Link un­ter dem das Doku­ment im DMS aufgerufen werden kann. So wird auf einer ge­mein­samen Da­ten­basis gear­bei­tet, ohne dass Ver­tei­ler­kopien oder ähnliches angefertigt werden müssen.

Für das Con­trol­ling bie­tet ein DMS wich­tige Aus­wertun­gen über sämt­liche Meta­daten, die zu den Doku­men­ten er­fasst wer­den - schon be­vor die­se in Fach­an­wen­dun­gen (z.B. FiBu) zur Ver­fügung ste­hen.

Dokumentenbearbeitung im Rahmen eines Workflows

Revisionsichere Archivierung

Eine moderne Dokumentenmanagement Soft­ware sollte außer­dem über eine Funktion zur revi­sions­sicheren Archi­vie­rung verfügen. Doku­mente wer­den un­ver­änder­bar in ei­nem schreib­geschütz­ten Spei­cher ab­gelegt. Die auf diese Art und Wei­se ge­speicher­ten Doku­men­te ha­ben vor den Fi­nanz­behör­den übrigens exakt denselben Sta­tus wie Pa­pier­doku­mente, die für eine eventuelle Prüfung demnach nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Allerdings sollten unterschriebene Dokumente, wie etwa Verträge auch weiterhin im Original aufbewahrt werden, da Sie für etwaige Rechtsstreitigkeiten als Nachweis dienen.

Computerbildschirme

Der richtige Zeit­punkt für elekt­ronisches Dokumenten­management - the time is now!

Erste digi­tale Archiv­systeme exis­tie­ren bereits seit An­fang der 1990er Jah­re. Zu die­ser Zeit waren die Kos­ten für Lizen­zen, Ser­ver, Scan­ner, Juke­boxen etc. aller­dings noch so hoch, dass digi­tale Archi­vie­rung fast nur im Konzern­um­feld zu fin­den war. Zu­dem war das Arbei­ten mit digi­talen Archi­ven sehr auf­wendig; alle Doku­mente mus­sten mühe­voll hän­disch ver­schlag­wortet wer­den, damit man die­se spä­ter über Index­masken wie­der­fin­den kon­nte.

Die rasan­te Ent­wick­lung der Infor­mati­ons­techno­logie be­schert uns heu­te ho­he Server­leis­tun­gen und große Mas­sen­spei­cher zu erschwinglichen Preisen. Hin­zu kommt, dass es seit eini­gen Jah­ren Text­er­ken­nungs­kompo­nen­ten (OCR) gibt, die Doku­mente digi­tal mit ho­her Ge­nauig­keit er­ken­nen kön­nen. Da­mit lässt sich ins­gesamt ein Para­dig­men­wech­sel rea­lisie­ren, der es er­mög­licht Doku­men­te ohne An­wen­der­zu­tun zu er­fas­sen und spä­ter zu­ver­läs­sig wie­der­fin­den zu kön­nen.

bitfarm-Archiv DMS nutzt als Ver­treter der neuen Gene­ration von Doku­men­ten ­ Manage­ment ­ Sys­temen diese Tech­no­logien.

Durch die Ent­wick­lungen – gerade auch im Open-Source-Bereich – kann digi­tale Archi­vie­rung und elek­troni­sches Doku­menten­manage­ment heute in jedem Unternehmen sehr kom­for­tabel und kosten­günstig rea­lisiert wer­den.