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Wie funktioniert ein Dokumenten­management­system?

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Der Infor­mations­spei­cher des Unter­nehmens

Mit­hilfe eines Dokumenten­manage­ment­systems ist es mög­lich, die rich­tigen Infor­mati­onen zur rich­tigen Zeit am rich­tigen Ort zu ha­ben. Dies ist die Grund­lage für die Ent­scheidungs­findung und damit das Aus­lösen von Geschäfts­prozessen. Je schnel­ler rele­vante Infor­matio­nen zur Ver­fügung ste­hen, des­to schnel­ler kön­nen Ent­schei­dungen ge­trof­fen wer­den.

Infor­mati­onen lie­gen heu­te oft schon in elek­tro­nischer Form (E-Mail, Word- und Excel-Dateien etc.) vor, doch auch die klas­sische Papier­form exis­tiert noch. Die digi­tale Archi­vie­rung eines Doku­menten­manage­ment­sys­tems spei­chert die­se Doku­mente in einem zen­tralen, für al­le über das Netz­werk er­reich­baren Ar­chiv. In ei­ner Daten­bank werden al­le Infor­mationen der Doku­mente hin­ter­legt, vom Er­­stel­lungs­datum über die Art des Doku­ments und hinter­legte Schlag­wör­ter bis hin zum kom­plet­ten ent­hal­tenen Text. An­hand die­ser Infor­mationen, fin­det eine Doku­menten­manage­ment-Soft­ware das archi­vierte Doku­ment spä­ter jeder­zeit wie­der. Die­ser Vor­gang dau­ert - im Ge­gen­satz zu der Su­che in Ord­nern und Ak­ten - nur wenige Sekun­den.

Dokumente im Team bearbeiten

Work­flow-Ma­nage­ment für schnel­len Infor­mations­zu­griff und -trans­port

Der Doku­menten­trans­port kann eben­falls auf elek­tro­nischem Weg er­fol­gen. Im Rah­men eines Work­flows kann ein Doku­menten-­Manage­ment­-Sys­tem Doku­men­te an­hand defi­nier­ter Para­me­ter (Kate­gorie, Pro­jekt­num­mer, Kun­den­num­mer etc.) be­stim­mten Bear­bei­tern oder Grup­pen im Un­ter­neh­men als auch ex­ter­nen Per­so­nen zu­füh­ren. Je nach­dem wie und wann die­se Per­so­nen die Doku­menten­be­arbei­tung be­en­den, er­fol­gen wei­tere Work­flow­schrit­te.

Ein Work­flow ist da­bei nicht als star­res Gebil­de zu ver­ste­hen, denn auch teil­auto­matische oder manu­elle Work­flows sind mög­lich und schaf­fen ne­ben ei­ner kür­zeren Doku­menten­durch­lauf­zeit Trans­parenz über die ein­zel­nen Be­arbei­tungs­schrit­te. Außer­dem ist es mög­lich das Doku­ment im DMS zu fin­den, selbst wenn man nicht am Work­flow be­tei­ligt ist. Es wird näm­lich nie das Doku­ment selbst herum­ge­schickt, son­dern im­mer nur ein Link (eine Ver­knüp­fung) un­ter der das Doku­ment im DMS er­reich­bar ist. So wird auf einer ge­mein­samen Da­ten­basis gear­bei­tet und die Ver­tei­ler­kopie fällt weg. Fer­ner ist das Doku­ment von Un­betei­ligten wäh­rend des Bear­bei­tungs­prozes­ses leicht auf­find­bar, aller­dings nur, wenn der­jenige da­zu be­rech­tigt ist.

Frü­he Doku­menten­erfas­sung sorgt für Trans­parenz und beugt Ver­lus­ten vor

Wer­den Papier­doku­mente früh ge­scannt, das heißt so­bald sie im Unter­neh­men an­kom­men, kann der Ver­lust ein­zel­ner Sei­ten oder des gan­zen Doku­ments ver­mie­den wer­den. Die Doku­menten­bear­bei­tung in den ein­zel­nen Ab­tei­lun­gen kann mit einem moder­nen DMS kom­plett elek­tro­nisch am Bild­schirm er­fol­gen. Jeder Bear­bei­tungs­schritt wird proto­kol­liert und ver­ein­facht die Nach­voll­zieh­bar­keit von Vor­gän­gen. Für das Con­trol­ling bie­tet ein DMS wich­tige Aus­wertun­gen über sämt­liche Meta­daten, die zu den Doku­men­ten er­fasst wer­den - schon be­vor die­se in Fach­an­wen­dun­gen (z.B. FiBu) zur Ver­fügung ste­hen.

Eine moderne DMS-Soft­ware be­sitzt außer­dem eine revi­sions­sichere Archi­vie­rungs­funk­tion. Doku­mente wer­den un­ver­änder­bar in ei­nem schreib­geschütz­ten Spei­cher ab­gelegt. Die auf diese Art und Wei­se ge­speicher­ten Doku­men­te ha­ben vor den Fi­nanz­behör­den den komp­letten Doku­menten­sta­tus und machen das Pa­pier­doku­ment für eine Prü­fung über­flüs­sig. Ge­rin­gerer Platz­be­darf ist hier der Vor­teil, wo­bei nicht al­le Ori­gi­nale ver­nich­tet wer­den sol­lten: Unter­schrie­bene Ver­träge wer­den bei­spiels­weise nach wie vor in Papier­form als Nach­weis bei even­tuel­len Rechts­strei­tig­keiten ge­braucht.

Der richtige Zeit­punkt für elekt­ronisches Dokumenten­management - the time is now!

Erste digi­tale Archiv­systeme exis­tie­ren bereits seit An­fang der 1990er Jah­re. Zu die­ser Zeit waren die Kos­ten für Lizen­zen, Ser­ver, Scan­ner, Juke­boxen etc. aller­dings noch so hoch, dass digi­tale Archi­vie­rung fast nur im Konzern­um­feld zu fin­den war. Zu­dem war das Arbei­ten mit digi­talen Archi­ven sehr auf­wendig; alle Doku­mente mus­sten mühe­voll hän­disch ver­schlag­wortet wer­den, damit man die­se spä­ter über Index­masken wie­der­fin­den kon­nte.

Die rasan­te Ent­wick­lung der Infor­mati­ons­techno­logie be­schert uns heu­te ho­he Server­leis­tun­gen und große Mas­sen­spei­cher. Diese, noch um die Jahr­tau­send­wende nur für den Ge­gen­wert eines Ei­gen­heims er­hält­lichen Kom­ponen­ten, sind nun zu über­schau­baren Kos­ten ver­füg­bar. Hin­zu kommt, dass es seit eini­gen Jah­ren Text­er­ken­nungs­kompo­nen­ten (OCR) gibt, die Doku­mente digi­tal mit ho­her Ge­nauig­keit er­ken­nen kön­nen. Da­mit lässt sich ins­gesamt ein Para­dig­men­wec­sel rea­lisie­ren, der es er­mög­licht Doku­men­te ohne An­wen­der­zu­tun zu er­fas­sen und spä­ter zu­ver­läs­sig wie­der­fin­den zu kön­nen.

bitfarm-Archiv DMS nutzt als Ver­treter der neuen Gene­ration von Doku­men­ten ­ Manage­ment ­ Sys­temen diese Tech­no­logien. Durch die Ent­wick­lungen – gerade auch im Open-Source-Bereich – kann digi­tale Archi­vie­rung und elek­troni­sches Doku­menten­manage­ment heut­zu­tage im Unter­neh­men sehr kom­for­tabel und zu gerin­gen Kos­ten rea­lisiert wer­den.