…finden statt suchen.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Der Informationsspeicher des Unternehmens

Mit Hilfe von einem Dokumentenmanagementsystem ist es möglich die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Dies ist die Grundlage für die Entscheidungsfindung und damit das Auslösen von Geschäftsprozessen. Je schneller die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, desto schneller können Entscheidungen gefällt werden, bzw. mehr Entscheidungen und Geschäftsprozesse in der gleichen Zeiteinheit.

Informationen liegen heute oft schon in elektronischer Form (E-Mail, Word- und Excel-Dateien etc.) vor, doch auch die klassische Papierform existiert noch. Die digitale Archivierung eines Dokumentenmanagement­systems speichert diese Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. In einer Datenbank werden alle Informationen der Dokumente hinterlegt, angefangen vom Erstellungsdatum über die Art des Dokuments und hinterlegte Schlagwörter bis hin zum kompletten enthaltenen Text.

Die Dokumentenmanagement-Software findet später jederzeit das archivierte Dokument anhand dieser hinterlegten Informationen. Dies geht bedeutend schneller als die Suche in den Originalen – nämlich in Sekunden.

Workflow-Management für schnellen Informationszugriff und -transport

Der Dokumententransport kann ebenfalls auf elektronischem Weg erfolgen. Das Workflow-Management eines Dokumenten­management­systems kann Dokumente aufgrund von bestimmten Parametern (Kategorie, Projektnummer, Kundennummer etc.) zu bestimmten Bearbeitern oder Gruppen im Unternehmen als auch externen Personen zuführen. Je nachdem wie und wann diese Personen die Dokumentenbearbeitung beenden erfolgen weitere Workflowschritte.

Ein Workflow muss nicht als starres Gebilde verstanden werden, auch teilautomatisch oder komplett manuelle Workflows sind möglich und schaffen neben einer kürzeren Dokumentendurchlaufzeit Transparenz über die einzelnen Bearbeitungsschritte. Außerdem ist es möglich das Dokument im DMS zu finden, selbst wenn man nicht im Workflow beteiligt ist. Es wird nämlich nie das Dokument selbst herumgeschickt, sondern immer nur ein Link (eine Verknüpfung) unter der das Dokument im DMS erreichbar ist. So wird auf einer gemeinsamen Datenbasis gearbeitet und die Verteilerkopie fällt weg. Ferner ist das Dokument von Unbeteiligten während des Bearbeitungsprozesses leicht auffindbar, allerdings nur, wenn derjenige dazu berechtigt ist.

Frühe Dokumentenerfassung bringt Transparenz und beugt Verlusten vor

Werden zum Beispiel Papierdokumente früh gescannt, das heißt sobald sie im Unternehmen ankommen, kann ein Verlust von Seiten oder des ganzen Dokuments vermieden werden. Die Dokumentenbearbeitung in den einzelnen Abteilungen kann mit einem modernen DMS komplett elektronisch am Bildschirm erfolgen. Jeder Bearbeitungsschritt wird protokolliert und vereinfacht die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen. Für das Controlling bietet ein DMS wichtige Auswertungen über sämtliche Metadaten, die zu den Dokumenten erfasst werden - schon bevor diese in Fachanwendungen (z.B. FiBu) zur Verfügung stehen.

Eine moderne DMS-Software besitzt außerdem eine revisionssichere Archivierungsfunktion. Dokumente werden unveränderbar in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt. Die auf diese Art und Weise gespeicherten Dokumente haben vor den Finanzbehörden den kompletten Dokumentenstatus und machen das Papierdokument für eine Prüfung überflüssig. Geringer Platzbedarf ist hier der Vorteil, wobei nicht alle Originale vernichtet werden sollten: Unterschriebene Verträge werden beispielsweise nach wie vor in Papierform als Nachweis bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten gebraucht.

Der richtige Zeitpunkt für elektronisches Dokumentenmanagement

Erste digitale Archivsysteme existieren bereits seit Anfang der 1990er Jahre. Zu dieser Zeit waren die Kosten für Lizenzen, Server, Scanner, Jukeboxen etc. noch so hoch, dass digitale Archivierung fast nur im Konzernumfeld zu finden war. Zudem war das Arbeiten mit digitalen Archiven sehr aufwendig; alle Dokumente mussten mühevoll händisch verschlagwortet werden, damit man diese später über Indexmasken wiederfinden konnte.

Die rasante Entwicklung der Informations­technologie beschert uns heute hohe Serverleistungen und große Massenspeicher. Diese, noch um die Jahrtausendwende nur für den Gegenwert eines Eigenheims erhältlichen Komponenten, sind nun zu überschaubaren Kosten verfügbar. Hinzu kommt, dass es seit einigen Jahren Texterkennungskomponenten (OCR) gibt, die Dokumente digital mit hoher Genauigkeit erkennen können. Damit lässt sich insgesamt ein Paradigmenwechsel realisieren, der es ermöglicht Dokumente ohne Anwenderzutun zu erfassen und später zuverlässig wiederfinden zu können.

bitfarm-Archiv DMS nutzt als Vertreter der neuen Generation von Dokumenten­management­systemen diese Technologien. Durch die Entwicklungen – gerade auch im Open-Source-Bereich – kann digitale Archvierung und elektronisches Dokumenten­management heutzutage im Unternehmen sehr komfortabel und zu geringen Kosten realisiert werden. Der Zeitpunkt ist günstig.