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ECM (Enter­prise Con­tent Manage­ment) mit bitfarm-Archiv

Unter­nehmens­wissen ist in vielen Fäl­len doku­menten­gebun­denes Wis­sen. Enterprise Content Management Systeme stellen al­len (berech­tigten) Mit­arbei­tern, inner­halb oder außer­halb des Unter­neh­mens, rele­van­ten Con­tent über eine zen­trale, voll durch­such­bare Daten­bank schnell zur Ver­fügung. Durch Funktionen, wie Workflow Management, Versionierung, Redaktionssystem, revisionssichere Archivierung und Dokumenten Lebenszyklus Management unterstützt ein ECM System Ihr Unternehmen bei der Verbesserung des In­forma­tions­flusses, der spürbaren Beschleu­nigung Ihrer Pro­zes­se und der Erfüllung von Compliance Anforderungen.

Die wichtigsten Funktionen einer ECM Software auf einen Blick

Doku­menten­management

  • Stellt Doku­mente dort zur Ver­fügung wo Sie ge­braucht wer­den - auch unter­wegs
  • Schutz sensibler Daten durch Be­rechti­gungs­system
  • Trans­paren­te Prozes­se durch Doku­menten­his­torie

Workflow Management

  • Auto­mati­sie­rung von Doku­men­ten­pro­zes­sen
  • Ver­tei­lungs- und Be­nach­richtigungs­sys­tem
  • Auto­ma­tische Ver­sionie­rung, Check-In/­Check-Out
  • Con­trolling­funk­tionen, Ver­treter­regelun­gen, Eska­lati­ons­sze­narien
Grafik zu den Funktionen eines Enterprise Content Management Systems

Document Lifecycle Management

  • Re­gelt und auto­mati­siert den ge­sam­ten Lebens­zyklus eines Doku­ments.
  • Auto­matische Löschung von Daten gemäß indi­vidu­eller Compli­ance An­forderun­gen und der DSGVO.

Elek­tro­nische Archivierung

  • Revi­sions­sichere digi­tale Archi­vierung nach GoBD
  • Zen­trale Archi­vierung in schnell durch­such­barer Daten­bank
  • Auto­matische Ver­schlag­wortung und Sor­tierung

Eine Platt­form für alle Forma­te

bit­farm-Archiv Dokumentenmanagement legt nicht nur Papier­doku­mente, son­dern auch alle an­deren gän­gigen Datei­typen im System ab. Die Sortie­rung und Kate­gori­sierung kann in den meis­ten Fäl­len auto­matisch erfol­gen.

So ent­steht mit der Archi­vie­rung von E-Mails, Bil­dern und Zeich­nungen (auch vie­ler CAD-Formate), Office-Dateien, PDFs, Papier­doku­menten und Faxen eine unter­nehmens­weite Infor­mations­platt­form.

Der Zu­griff auf diese Dateien in den unter­schied­lichs­ten For­ma­ten er­folgt da­bei ganz be­quem aus der Ober­fläche des Vie­wers, ohne dass eine ex­terne An­wendung geöf­fnet wer­den muss. Dies ermög­licht einen un­mittel­baren visu­ellen Zu­gang zu al­len Infor­mati­onen.

Mobile Working

Selbst­ver­ständ­lich kön­nen Sie über VPN auch mobil auf das DMS zu­grei­fen. Nut­zen Sie dazu ein­fach den Windows Client, Ihren Browser oder die bitfarm-Archiv mobile App für Smart­phone und Tab­let.

Für den Fall, dass kein Netz­emp­fang be­steht, kön­nen Doku­mente mit bitfarm-Archiv sogar off­line bear­bei­tet wer­den. Dazu wer­den die­se aus der Daten­bank aus­gecheckt, über die Export­funk­tion in ein Off­line-Ar­chiv über­tra­gen und auf einem Daten­trä­ger ge­speichert.

Die ge­wohnte Such­ober­fläche wird dabei vom Sys­tem auto­matisch mit­expor­tiert. Die bear­beite­ten Doku­mente kön­nen später wie­der in die Daten­bank zurück­gespielt wer­den.

Verschiedene mobile Geräte auf einem Konferenztisch

Bearbeitungsmodi

bitfarm-Archiv bietet einen revi­sions­siche­ren und einen nicht revi­sions­siche­ren Mo­dus für die meis­ten Da­tei­typen (Office, Open­Office, Bilder, CAD-Dateien, PDF, Web etc.). Im revi­sions­sicheren Modus liegt die Da­tei un­ver­änder­bar im Ar­chiv und kann nicht wei­ter be­arbei­tet wer­den. Dennoch kann auch ein bereits revi­sions­sicher ab­geleg­tes Doku­ment un­ter Um­stän­den als Bear­beitungs­grund­lage die­nen. Da­zu wird das Doku­ment im Vie­wer auf­geru­fen und er­neut archi­viert. Auf die­se Wei­se er­hält man eine Ko­pie, die weiter editiert wer­den kann.

Dies gilt allerdings nicht für Dateien , die Beleg­charak­ter auf­wei­sen. Hier ist die revi­sions­sichere Archi­vierung zwin­gend vor­geschrie­ben. Dazu ge­hö­ren E-Mails, Lie­fer­schei­ne, Rech­nun­gen und Ver­trä­ge.

Im nicht revi­sions­sicheren Mo­dus können Doku­mente klas­sisch geöf­fnet, be­arbei­tet und ge­spei­chert wer­den. Zudem lassen sich temporäre Zugriffssperren oder Befug­nisse etwa über die Check-In/-Out Funk­tion set­zen. Anhand der Doku­menten­his­torie lässt sich da­bei jeder­zeit nach­voll­ziehen, wer welche Sperre gesetzt oder welchen Zugriff gestattet hat.

Colla­bora­tion mit Re­daktions­sys­tem

Doku­mente kön­nen mit bitfarm-Archiv auch in ein­zelne Kapi­tel oder Modu­le unter­teilt wer­den und so von ver­schie­denen Be­nut­zern ge­mein­sam bear­bei­tet wer­den. Die je­wei­ligen Tei­le des Doku­ments wer­den als ein­zelne Da­teien mit je­weils spezi­fischen Berech­tigun­gen, Bear­beitern, Prü­fern und Meta­daten im Archiv ge­spei­chert. Auf Knopf­druck lässt sich aus den aktu­ellen Ver­si­onen der ein­zelnen Modul­doku­mente ein zu­sammen­geset­ztes Haupt­doku­ment gene­rieren.

Die­se ECM Funk­tion ist vor allem für Unter­neh­men es­sen­tiell, die für je­den Kun­den ein indi­vidu­elles Pro­dukt aus vor­han­denen Modu­len fer­tigen, und zu die­sem Pro­dukt die ge­nau pas­sende Doku­men­tation mit­lie­fern möch­ten.

Mehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an einem Dokument

Trans­parenz durch auto­matische Versionierung

bitfarm-Archiv proto­kol­liert jede Ände­rung an ei­nem Doku­ment auto­matisch und er­zeugt eine neue Ver­sion des Doku­men­tes. Neue Versi­onen oder Revi­si­onen kön­nen nach ab­geschlos­sener Bear­bei­tung auch durch den An­wen­der er­stellt wer­den. Die Ein­gabe einer kur­zen No­tiz zu der Art der Än­derun­gen, ge­währ­leis­tet spä­ter eine bes­sere Über­sicht über die Ver­sions­stän­de eines Doku­ments.

Um die Ar­beit im Team zu unter­stützen, wer­den an­dere betei­ligte Benut­zer über die Abonne­ment­funk­tion auto­matisch in­for­miert, so­bald Ände­rungen an ei­nem Doku­ment erfol­gen.

Wird die auto­mati­sche Versi­onie­rung im Rah­men eines Work­flow Manage­ment Sys­tems ein­gesetzt, las­sen sich die An­forde­rungen des QM-Handbuchs beziehungsweise der DIN EN ISO 9001 ff. an die Erstel­lung, Prüfung, Freigabe, Ver­öffent­lichung und Archi­vie­rung von Doku­men­ten mit­hil­fe des Enter­prise Con­tent Manage­ment Sys­tems um­set­zen.

Mithilfe dieser und anderer Funk­tionen des bitfarm DMS lässt sich so­wohl ein com­puter­gestütz­tes Produkt­daten­manage­ment (PDM) als auch ein unter­neh­mens­wei­tes Pro­duct Life­cycle Manage­ment (PLM) rea­lisie­ren.