…finden statt suchen.

Enterprise Content Management

Schneller und barrierefreier Wissenszugriff mit bewährter Open-Source-Software

Unternehmenswissen ist in vielen Fällen dokumentengebundenes Wissen. Mit einem Enterprise-Content-Management-System ist es mit geringem Aufwand möglich, Unternehmenswissen in einer schnell durchsuchbaren Wissensdatenbank allen (berechtigten) Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Eine Plattform für alle Formate

Dabei geht es nicht nur um Papierdokumente, auch alle anderen gängigen Dokumententypen können in der Datenbank, teils sogar vollautomatisch, abgelegt und katalogisiert werden. So entsteht mit der Archivierung von E-Mails, Bildern und Zeichnungen (auch vieler CAD-Formate), Office-Dateien, PDFs, Papierdokumenten und Faxen eine komplette Dokumentendatenbank. Der Vorteil dabei ist, dass die Mitarbeiter alle Dokumente in einer Oberfläche finden und Wildwuchs vermieden wird. Über die Oberfläche des DMS kann nicht nur gesucht werden, auch das Betrachten und Blättern in den Dokumenten ist direkt möglich, ohne dass dazu jeweils auf den Start eines externen Programms gewartet werden muss. Ergebnis ist ein direkter, visueller Zugang zu allen Dokumenten, für den die DMS Software immer wieder gelobt wird.

Arbeiten wie auf dem Fileserver und revisionssichere Ablage ergänzen sich

Für die meisten Dateitypen (Office, OpenOffice, Bilder, CAD-Dateien, PDF, Web etc.) kennt das Dokumentenmanagementsystem einen revisionssicheren und einen nicht revisionssicheren Bearbeitungsmodus. Im revisionssicheren Modus liegt die Datei unveränderbar im Archivsystem, kann jedoch aufgerufen werden und als Tochterdokument, also als zweite Instanz eingestellt werden. Im nicht revisionssicheren Modus ist ein Arbeiten wie auf dem Fileserver möglich, Dokumente können klassisch geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden. Auch temporäre Zugriffssperren oder Befugnisse können zum Beispiel über CheckIn/-Out gesetzt werden. Die Dokumentenhistorie klärt jederzeit darüber auf, wer welche Sperre gesetzt oder welchen Zugriff gestattet hat.

Übersicht über die Dokumentenentwicklung und automatische Versionierung

Eine Änderungsüberwachung zeichnet automatisch Änderungen an Dateien nach und erstellt neue Versionen eines Dokuments. Auch der Anwender kann nach abgeschlossener Arbeit eine neue Version beziehungsweise Revision erzeugen. Durch Eingabe einer kurzen Änderungsinformation zu jeder einzelnen Version wird später die Übersicht über die Versionsstände eines Dokuments verbessert. Über die Abonnementfunktion werden andere Benutzer automatisch informiert, sobald Änderungen an einem Dokument erfolgen.

Werden die Versionierungsmöglichkeiten zusammen mit dem Workflowsystem eingesetzt, lassen sich die Anforderungen des QM-Handbuches beziehungsweise der DIN EN ISO 9001 ff. an die Erstellung, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung und Archivierung von Dokumenten mit Hilfe des DMS umsetzen. Ebenfalls mit diesen und den anderen, bereits vorgestellten Funktionen des DMS ist die Realisierung eines computergestützten Produktdatenmanagements (PDM) oder eines unternehmensweiten Product Lifecycle Managements (PLM) möglich.

Versionierung mit SVN

SVN (SubVersioN) ist ein populäres Open Source Produkt, welches seit vielen Jahren weltweit bei der Soft­wareentwicklung, der Entwicklung von Handbüchern und Dokumentationen, Schaltplänen etc. eingesetzt wird, um Versions­stände eines Dokuments effizient und platz­sparend abzulegen und anzuzeigen.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement integriert die Key-Features von SVN und stellt somit den Anwendern das mächtige Werkzeug direkt über den Viewer und dessen Dokumentenfunktionen bereit. Dabei kann zwischen der manuell ausgelösten Versionierung, und einer automatischen Versionierung durch die Datei-Änderungsüberwachung gewählt werden. Zu neuen Versionen kann auch ein kurzer Versionstext vom Benutzer abverlangt werden, um die Übersicht im Versionsdschungel nicht zu verlieren.

Weblinks

TortoiseSVN

Redaktionssystem

Auch das gemeinsame Arbeiten an einem oder mehreren Zentraldokumenten ist möglich. Dabei setzen sich diese Hauptdokumente aus einzelnen Kapiteln zusammen, welche wiederum als einzelne Dokumente im DMS vorgehalten werden. Diese Kapitel- oder Moduldokumente können komplett eigene Berechtigungen, Bearbeiter, Prüfer, Metadaten u.s.w. besitzen. Auf Knopfdruck lässt sich aus der jeweils aktuellen Version der einzelnen Moduldokumente das jeweilige Hauptdokument generieren. Vor allem für Unternehmen, die für ihre Kunden stets ein individuelles Produkt aus vorhandenen Modulen fertigen, und zu diesem Produkt dann die jeweils genau passende Dokumentation mitliefern wollen, ist diese Facette von Enterprise-Content-Management mit bitfarm-Archiv DMS wichtig.

Dokumente unterwegs stets griffbereit

Auch unterwegs kann mit bitfarm-Archiv DMS gearbeitet werden. Office-Dokumente können zum Beispiel ausgecheckt, und dann über die Export-Funktion in ein Offline-Archiv übertragen werden. Die Dokumente werden dann auf CD/DVD oder USB-Stick einfach mitgenommen. Eine ebenfalls gleich mitexportiere Suchoberfläche ermöglicht unterwegs auch ohne Zugriff auf die Datenbank die gewohnten Suchvorgänge. Dokumente können dann bearbeitet und später, wenn man wieder im Netzwerk arbeitet, zurückgespielt werden. Selbstverständlich ist von unterwegs auch der Live-Zugiff über VPN auf das DMS möglich - ob über den Windows-Client, über den Browser oder über die App für Tablets und Smartphones.

Alle diese Funktionen erweitern bitfarm-Archiv vom reinen Dokumentenmanagement zu einem Enterprise-Content-Management-System und unternehmensweiter Wissensdatenbank. Die Bedienung bleibt dabei denkbar einfach, denn bitfarm-Archiv integriert sich direkt in den Explorer, das E-Mail System und die Office-Programme. Der Viewer zeigt den Benutzern die bekannten Windows-Elemente wie zum Beispiel die Ablagestruktur als Baum, bietet darüber hinaus aber viele Mehrwertfunktionen wie zum Beispiel sofortige Dokumentendarstellung, Datenfelder, Verknüpfungen, Historie, sowie vielfältige Bearbeitungs- und Collaborationsmöglichkeiten, die über eine reine Explorerlösung nicht realisierbar wären.

Informationen und Vorführung

Weitere Informationen und Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen beziehungsweise Online-Präsentation: E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon 0271/31396-0.