ECM (Enterprise Content Management)
Unternehmenswissen ist in vielen Fällen dokumentengebundenes Wissen. Enterprise Content Management Systeme stellen allen (berechtigten) Mitarbeitern, innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, relevanten Content über eine zentrale, voll durchsuchbare Datenbank schnell zur Verfügung. Durch Funktionen, wie Workflow Management, Versionierung, Redaktionssystem, revisionssichere Archivierung und Dokumenten Lebenszyklus Management unterstützt eine ECM Software Ihr Unternehmen bei der Verbesserung des Informationsflusses, der spürbaren Beschleunigung Ihrer Prozesse und der Erfüllung von Compliance Anforderungen.
Die wichtigsten Funktionen einer ECM Software auf einen Blick
Dokumentenmanagement
- Stellt Dokumente dort zur Verfügung wo Sie gebraucht werden - auch unterwegs
- Schutz sensibler Daten durch Berechtigungssystem
- Transparente Prozesse durch Dokumentenhistorie
Workflow Management
- Automatisierung von Dokumentenprozessen
- Verteilungs- und Benachrichtigungssystem
- Automatische Versionierung, Check-In/Check-Out
- Controllingfunktionen, Vertreterregelungen, Eskalationsszenarien
Document Lifecycle Management
- Regelt und automatisiert den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments.
- Automatische Löschung von Daten gemäß individueller Compliance Anforderungen und der DSGVO.
Elektronische Archivierung
- Revisionssichere digitale Archivierung nach GoBD
- Zentrale Archivierung in schnell durchsuchbarer Datenbank
- Automatische Verschlagwortung und Sortierung
Eine Plattform für alle Formate
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement legt nicht nur Papierdokumente, sondern auch alle anderen gängigen Dateitypen im System ab. Die Sortierung und Kategorisierung kann in den meisten Fällen automatisch erfolgen.
So entsteht mit der Archivierung von E-Mails, Bildern und Zeichnungen (auch vieler CAD-Formate), Office-Dateien, PDFs, E-Rechnungen, Papierdokumenten und Faxen eine unternehmensweite Informationsplattform.
Der Zugriff auf diese Dateien in den unterschiedlichsten Formaten erfolgt dabei ganz bequem aus der Oberfläche des Viewers, ohne dass eine externe Anwendung geöffnet werden muss. Dies ermöglicht einen unmittelbaren visuellen Zugang zu allen Informationen.
Mobile Working
Selbstverständlich können Sie über VPN auch mobil auf das DMS zugreifen. Nutzen Sie dazu einfach den Windows Client, Ihren Browser oder die bitfarm-Archiv mobile App für Smartphone und Tablet.
Für den Fall, dass kein Netzempfang besteht, können Dokumente mit bitfarm-Archiv sogar offline bearbeitet werden. Dazu werden diese aus der Datenbank ausgecheckt, über die Exportfunktion in ein Offline-Archiv übertragen und auf einem Datenträger gespeichert.
Die gewohnte Suchoberfläche wird dabei vom System automatisch mitexportiert. Die bearbeiteten Dokumente können später wieder in die Datenbank zurückgespielt werden.
Bearbeitungsmodi
bitfarm-Archiv bietet einen revisionssicheren und einen nicht revisionssicheren Modus für die meisten Dateitypen (Office, OpenOffice, Bilder, CAD-Dateien, PDF, Web etc.). Im revisionssicheren Modus liegt die Datei unveränderbar im Archiv und kann nicht weiter bearbeitet werden. Dennoch kann auch ein bereits revisionssicher abgelegtes Dokument unter Umständen als Bearbeitungsgrundlage dienen. Dazu wird das Dokument im Viewer aufgerufen und erneut archiviert. Auf diese Weise erhält man eine Kopie, die weiter editiert werden kann.
Dies gilt allerdings nicht für Dateien , die Belegcharakter aufweisen. Hier ist die revisionssichere Archivierung zwingend vorgeschrieben. Dazu gehören E-Mails, Lieferscheine, Rechnungen und Verträge.
Im nicht revisionssicheren Modus können Dokumente klassisch geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden. Zudem lassen sich temporäre Zugriffssperren oder Befugnisse etwa über die Check-In/-Out Funktion setzen. Anhand der Dokumentenhistorie lässt sich dabei jederzeit nachvollziehen, wer welche Sperre gesetzt oder welchen Zugriff gestattet hat.
Collaboration mit Redaktionssystem
Dokumente können mit bitfarm-Archiv auch in einzelne Kapitel oder Module unterteilt werden und so von verschiedenen Benutzern gemeinsam bearbeitet werden. Die jeweiligen Teile des Dokuments werden als einzelne Dateien mit jeweils spezifischen Berechtigungen, Bearbeitern, Prüfern und Metadaten im Archiv gespeichert. Auf Knopfdruck lässt sich aus den aktuellen Versionen der einzelnen Moduldokumente ein zusammengesetztes Hauptdokument generieren.
Diese ECM Funktion ist vor allem für Unternehmen essentiell, die für jeden Kunden ein individuelles Produkt aus vorhandenen Modulen fertigen, und zu diesem Produkt die genau passende Dokumentation mitliefern möchten.
Transparenz durch automatische Versionierung
bitfarm-Archiv protokolliert jede Änderung an einem Dokument automatisch und erzeugt eine neue Version des Dokumentes. Neue Versionen oder Revisionen können nach abgeschlossener Bearbeitung auch durch den Anwender erstellt werden. Die Eingabe einer kurzen Notiz zu der Art der Änderungen, gewährleistet später eine bessere Übersicht über die Versionsstände eines Dokuments.
Um die Arbeit im Team zu unterstützen, werden andere beteiligte Benutzer über die Abonnementfunktion automatisch informiert, sobald Änderungen an einem Dokument erfolgen.
Wird die automatische Versionierung im Rahmen eines Workflow Management Systems eingesetzt, lassen sich die Anforderungen des QM-Handbuchs beziehungsweise der DIN EN ISO 9001 ff. an die Erstellung, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung und Archivierung von Dokumenten mithilfe des Enterprise Content Management Systems umsetzen.
Mithilfe dieser und anderer Funktionen des bitfarm DMS lässt sich sowohl ein computergestütztes Produktdatenmanagement (PDM) als auch ein unternehmensweites Product Lifecycle Management (PLM) realisieren.
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