…finden statt suchen.

Digitale Archivierung

Vorteile digitaler Archivierung von Dokumenten

Digitale Archivierung bietet im Vergleich zum klassischen Dokumentenhandling eine Reihe von Vorteilen. Die frühzeitige Erfassung verhindert den Verlust von Dokumenten und verkürzt Prozesslaufzeiten. Verteilerkopien sind nicht mehr notwendig, da alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Dokumente der Datenbank haben. Der Wegfall der Ordnerablage für die meisten Dokumente verringert den Platzbedarf – aus Aktenschränken wird Bürofläche.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet all diese Vorteile und verfügt zudem über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der sich auch Archive mit mehreren Millionen Dokumenten innerhalb von Sekunden durchsuchen lassen. Gleichzeitig sorgt es für Entlastung der Mitarbeiter bei der Dokumentenerfassung, da diese weitestgehend automatisiert erfolgt und die händische Verschlagwortung auf ein Minimum reduziert werden kann. Das erhöht die Motivation und Produktivität Ihrer Mitarbeiter

Dokumentenerfassung per Knopfdruck

Unser Open-Source-DMS erfasst und klassifiziert Dokumente im Idealfall mit nur einem Knopfdruck von Arbeitsplatz- und Netzwerkscannern aus. Leistungsstarke OCR- und Barcodekomponenten analysieren alle Dokumenteninformationen und speichern sie in der Datenbank. Die Indexierung erfolgt dabei nach Serverregeln, die vom Administrator festgelegt werden.

Massenverarbeitung von Dokumenten

bitfarm-Archiv ermöglicht auch die Massenverarbeitung von Dokumenten. Anhand von Barcodes, die jeweils auf der ersten Seite eines Dokuments platziert werden, erkennt das System die Grenzen der Dokumente und trennt, sortiert und verschlagwortet diese dann automatisch. So können auch umfangreiche Akten mit Einzeldokumenten unterschiedlicher Kategorien sicher und effizient archiviert werden.

Außerdem profitieren ERP- und Warenwirtschaftssysteme vom DMS. Informationen über alle neu eingestellten Dokumente, wie der jeweilige Barcode, Metadaten und Hyperlink zum Dokument werden in Standardformaten exportiert. Der bitfarm-Archiv Viewer besitzt zudem eine Schnittstelle, die aus dem ERP-System bedient werden kann, um einzelne Dokumente oder ganze Vorgangsakten anzeigen zu lassen. So wird der Informationsfluss und die optimale Zusammenarbeit zwischen DMS, ERP- und Warenwirtschaftssystemen gewährleistet. Aufgrund seiner hohen Anpassungsfähigkeit lässt sich das bitfarm-Archiv DMS auch problemlos in ein ERP oder Warenwirtschaftssystem als führende Applikation integrieren.


"Besonders profitieren wir von den schnellen Suchfunktionen in der Dokumentendatenbank, wodurch der Zugriff auf Dokumente im Bedarfsfall massiv beschleunigt wird.“

Kai Rasch, BRB-Lagertechnik

Revisionssichere Archivierung

Unsere DMS-Software ermöglicht die revisionssichere Archivierung gemäß GoBD. Dazu wird ein Soft-WORM Verfahren angewendet, das alle Dokumente vor Löschung hinreichend geschützt auf normalen Festplatten speichert. Das Verfahren ist dokumentiert und wird von den Finanzbehörden anerkannt. Die kostenintensive Anschaffung eines Hard-WORM, DVD/Blue-Ray oder UDO-Systems ist bei der Verwendung von bitfarm-Archiv nicht notwendig aber durchaus möglich, wenn etwa spezielle Branchenvorschriften dies vorsehen.

digitale Betriebsprüfung - GoBD konform - erfüllt die rechtlichen Anforderungen

Der Hauptvorteil der revisionssicheren Archivierung liegt darin, dass Dokumente nicht mehr zwingend im Original aufbewahrt werden müssen, die digitale Kopie reicht in den meisten Fällen aus. Außerdem lässt sich mithilfe des DMS die gesetzlich vorgeschriebene Datenträgerüberlassung etwa im Rahmen einer Steuerprüfung realisieren. Dazu können gezielte Exporte im System erstellt und auf einem Datenträger gespeichert herausgegeben werden. Die Exporte enthalten dabei natürlich nur die Dokumente des Prüfungszeitraumes.

E-Mail Archivierung

E-Mails sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Seit 2011 können auch Rechnungen im PDF-Format als E-Mail-Anhang zugestellt werden und sind der Postsendung steuerrechtlich gleichgestellt. Als Geschäftsbrief unterliegt die E-Mail ebenso der Aufbewahrungspflicht, wie ein Papierdokument. Die dauerhafte Aufbewahrung im E-Mail Server oder E-Mail Programm erfüllt dabei ebenso wenig die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße E-Mail Archivierung, wie das häufig praktizierte Ausdrucken und Abheften der Nachrichten.

bitfarm-Archiv DMS bietet Lösungen für die meisten E-Mail Systeme und archiviert E-Mails mit allen Anhängen entweder vollautomatisch oder vom Benutzer ausgelöst. Das entlastet die E-Mail-Postfächer und ermöglicht den Aufbau einer gemeinsamen und schnell durchsuchbaren Datenbank für alle berechtigten Mitarbeiter. E-Mails können, wie alle Dokumente verschiedenen Kontexten zugeordnet und so an verschiedenen Stellen im Archiv gleichzeitig angezeigt werden. Überdies sind die gesetzlich geforderte Revisionssicherheit sowie die unveränderte Archivierung sichergestellt.

Informationen und Vorführung

Weitere Informationen und eine Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen oder eine Online-Präsentation erhalten Sie gerne auf Anfrage per E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon (+49) (0)271 31396-0.


„Die Arbeitsqualität hat sich enorm verbessert und der Ärger, ein Dokument nicht gleich zu finden, ist passé. Eine runde Sache, dieses bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement."

René Bähr, Wäscherei Spremberg, hat sogar ein Video über den Einsatz der DMS-Software in seinem Unternehmen produziert. Vielen Dank!