…finden statt suchen.
Two people archiving documents

Die digitale Archi­vierung von Doku­menten

Vor­teile der elek­tro­nischen Archi­vie­rung

Die digi­tale Archi­vie­rung bie­tet im Ver­gleich zum klas­si­schen Doku­men­ten­hand­ling eine Rei­he von Vor­tei­len. Die früh­zei­tige Er­fas­sung ver­hin­dert den Ver­lust von Doku­men­ten und ver­kürzt Pro­zess­lauf­zei­ten. Ver­teiler­ko­pien sind nicht mehr not­wen­dig, da al­le be­rech­tigten Mit­arbei­ter jeder­zeit Zu­griff auf die Doku­men­te der Da­ten­bank ha­ben. Der Weg­fall der Ord­ner­ab­la­ge für die meis­ten Do­ku­men­te ver­rin­gert den Platz­be­darf – aus Ak­ten­schrän­ken wird Büro­flä­che.

bitfarm-Archiv Do­ku­men­ten­manage­ment bie­tet all die­se Vor­tei­le und ver­fügt zu­dem ü­ber ei­ne leis­tungs­star­ke Such­funk­tion, mit der sich auch Ar­chi­ve mit meh­re­ren Mil­li­onen Do­ku­men­ten in­ner­halb von Se­kun­den durch­su­chen las­sen.

Gleich­zei­tig sorgt es für Ent­las­tung der Mit­ar­bei­ter bei der Do­ku­men­ten­er­fas­sung, da die­se wei­test­ge­hend au­to­ma­ti­siert er­folgt und die hän­dische Ver­schlag­wor­tung auf ein Mini­mum re­du­ziert wer­den kann. Das er­höht die Mo­ti­va­tion und Pro­duk­ti­vi­tät Ih­rer Mit­ar­bei­ter

Regale mit archivierten Akten

Mas­sen­ver­ar­bei­tung von Doku­men­ten

bitfarm-Archiv er­mög­licht auch die Mas­sen­ver­ar­bei­tung von Doku­men­ten. An­hand von Bar­codes, die je­weils auf der ers­ten Sei­te ei­nes Doku­ments plat­ziert wer­den, er­kennt das Sys­tem die Gren­zen der Doku­mente und trennt, sor­tiert und ver­schlag­wor­tet die­se dann au­to­matisch. So kön­nen auch um­fang­rei­che Ak­ten mit Ein­zel­doku­men­ten unter­schied­li­cher Ka­te­go­rien si­cher und effi­zi­ent ar­chi­viert wer­den.

Außer­dem profi­tie­ren ERP- und Wa­ren­wirt­schafts­sys­teme vom DMS. In­for­ma­ti­onen über alle neu ein­ge­stel­lten Doku­mente, wie der je­wei­lige Bar­code, Meta­daten und Hyper­link zum Doku­ment wer­den in Standard­formaten expor­tiert. Der bitfarm-Archiv Viewer be­sitzt zu­dem eine Schnitt­stelle, die aus dem ERP-System be­dient wer­den kann, um ein­zelne Doku­mente oder ganze Vor­gangs­akten an­zei­gen zu lassen. So wird der Infor­mations­fluss und die opti­male Zu­sammen­arbeit zwischen DMS, ERP- und Waren­wirt­schafts­sys­temen ge­währ­leis­tet. Auf­grund seiner hohen An­passungs­fähig­keit lässt sich das bitfarm-Archiv DMS auch prob­lem­los in ein ERP oder Waren­wirt­schafts­sys­tem als füh­rende Appli­kation inte­grie­ren.

Doku­menten­erfas­sung per Knopf­druck

Unser Open-Source-DMS er­fasst und klassi­fiziert Doku­mente im Ideal­fall mit nur einem Knopf­druck von Arbeits­platz- und Netz­werk­scannern aus. Leis­tungs­starke OCR- und Bar­code­kompo­nenten ana­lysie­ren alle Doku­menten­infor­matio­nen und speichern sie in der Daten­bank. Die In­de­xie­rung er­folgt da­bei nach Server­re­geln, die vom Admi­nistra­tor fest­ge­legt wer­den.

Revisionssichere Archivierung

Unsere DMS-Soft­ware er­mög­licht die revi­sions­sichere Archi­vie­rung gemäß GoBD. Dazu wird ein Soft-WORM Ver­fahren an­ge­wen­det, das alle Doku­mente vor Löschung hin­reichend ge­schützt auf nor­malen Fest­plat­ten speichert. Das Ver­fahren ist doku­men­tiert und wird von den Finanz­be­hör­den an­er­kannt. Die kosten­inten­sive An­schaf­fung eines Hard-WORM, DVD/Blue-Ray oder UDO-Sys­tems ist bei der Ver­wen­dung von bitfarm-Archiv nicht not­wendig aber durch­aus mög­lich, wenn etwa spe­ziel­le Bran­chen­vor­schrif­ten dies vor­sehen.

Der Haupt­vorteil der revi­sions­sicheren Archi­vierung liegt darin, dass Doku­mente nicht mehr zwin­gend im Origi­nal auf­be­wahrt wer­den müs­sen, die digi­tale Ko­pie reicht in den meis­ten Fäl­len aus. Außer­dem lässt sich mit­hil­fe des DMS die gesetz­lich vor­geschrie­bene Daten­trä­ger­über­las­sung et­wa im Rah­men einer Steuer­prü­fung reali­sieren. Dazu kön­nen ge­ziel­te Ex­porte im Sys­tem er­stel­lt und auf einem Daten­trä­ger ge­speichert her­aus­ge­geben wer­den. Die Ex­porte ent­hal­ten da­bei natür­lich nur die Doku­mente des Prü­fungs­zeit­raumes.

E-Mail Archivierung

E-Mails sind aus dem Geschäfts­all­tag nicht mehr weg­zu­denken. Seit 2011 können auch Rech­nungen im PDF­-Format als E-Mail-Anhang zuge­stellt werden und sind der Post­sendung steuer­rechtlich gleich­gestel­lt. Als Geschäfts­brief unter­liegt die E-Mail ebenso der Auf­bewah­rungs­pflicht, wie ein Papier­doku­ment. Die dauer­hafte Auf­bewah­rung im E-Mail Server oder E-Mail Programm er­füllt dabei ebenso wenig die gesetz­lichen Anfor­derungen an eine ordnungs­gemäße E-Mail Archi­vierung, wie das häufig prakti­zierte Aus­drucken und Ab­hef­ten der Nach­richten.

bitfarm-Archiv DMS bietet Lösun­gen für die meis­ten E-Mail Systeme und archi­viert E-Mails mit allen An­hängen ent­weder voll­automatisch oder vom Be­nut­zer aus­ge­löst. Das ent­las­tet die E-Mail-Pos­fächer und er­mög­licht den Auf­bau einer ge­mein­samen und schnell durch­such­baren Daten­bank für alle be­rech­tigten Mit­ar­beiter. E-Mails kön­nen, wie alle Doku­mente, ver­schie­denen Kon­tex­ten zu­geord­net und so an ver­schie­denen Stel­len im Archiv gleich­zeitig an­ge­zeigt wer­den. Über­dies sind die gesetz­lich gefor­derte Revi­sions­sicher­heit sowie die un­ver­änderte Archi­vierung sicher­ge­stellt.


„Die Arbeitsqualität hat sich enorm verbessert und der Ärger, ein Dokument nicht gleich zu finden, ist passé. Eine runde Sache, dieses bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement."

René Bähr von der Wäscherei Spremberg hat sogar ein Video über den Einsatz der DMS-Software in seinem Unternehmen produziert. Vielen Dank!