…finden statt suchen.

Digitale Archi­vierung von Doku­menten

Vor­teile der elek­tro­nischen Archi­vie­rung

Die digi­tale Archi­vie­rung bietet im Ver­gleich zum klas­sischen Doku­menten­hand­ling eine Rei­he von Vor­teilen. Die früh­zei­tige Er­fas­sung ver­hin­dert den Ver­lust von Doku­menten und ver­kürzt Prozess­lauf­zeiten. Ver­teiler­kopien sind nicht mehr not­wen­dig, da alle be­rech­tigten Mit­arbei­ter jeder­zeit Zu­griff auf die Doku­mente der Daten­bank haben. Der Weg­fall der Ordner­ablage für die meis­ten Doku­mente ver­rin­gert den Platz­bedarf – aus Akten­schrän­ken wird Büro­fläche.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet all diese Vorteile und verfügt zudem über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der sich auch Archive mit mehreren Millionen Dokumenten innerhalb von Sekunden durchsuchen lassen. Gleichzeitig sorgt es für Entlastung der Mitarbeiter bei der Dokumentenerfassung, da diese weitestgehend automatisiert erfolgt und die händische Verschlagwortung auf ein Minimum reduziert werden kann. Das erhöht die Motivation und Produktivität Ihrer Mitarbeiter

Regale mit archivierten Akten

Massen­ver­ar­bei­tung von Doku­menten

bitfarm-Archiv er­mög­licht auch die Mas­sen­ver­arbeitung von Doku­menten. An­hand von Bar­codes, die je­weils auf der ers­ten Sei­te eines Doku­ments plat­ziert wer­den, er­kennt das Sys­tem die Gren­zen der Doku­mente und trennt, sor­tiert und ver­schlag­wortet diese dann auto­matisch. So können auch umfang­reiche Ak­ten mit Einzel­doku­menten unter­schied­licher Kate­go­rien sicher und effi­zient archi­viert werden.

Außer­dem profi­tieren ERP- und Waren­wirt­schafts­systeme vom DMS. In­forma­tionen über alle neu ein­ge­stel­lten Doku­mente, wie der je­wei­lige Bar­code, Meta­daten und Hyper­link zum Doku­ment wer­den in Standard­formaten expor­tiert. Der bitfarm-Archiv Viewer be­sitzt zu­dem eine Schnitt­stelle, die aus dem ERP-System be­dient wer­den kann, um ein­zelne Doku­mente oder ganze Vor­gangs­akten an­zei­gen zu lassen. So wird der Infor­mations­fluss und die opti­male Zu­sammen­arbeit zwischen DMS, ERP- und Waren­wirt­schafts­sys­temen ge­währ­leis­tet. Auf­grund seiner hohen An­passungs­fähig­keit lässt sich das bitfarm-Archiv DMS auch prob­lem­los in ein ERP oder Waren­wirt­schafts­sys­tem als füh­rende Appli­kation inte­grie­ren.

Doku­menten­erfas­sung per Knopf­druck

Unser Open-Source-DMS er­fasst und klassi­fiziert Doku­mente im Ideal­fall mit nur einem Knopf­druck von Arbeits­platz- und Netz­werk­scannern aus. Leis­tungs­starke OCR- und Bar­code­kompo­nenten ana­lysie­ren alle Doku­menten­infor­matio­nen und speichern sie in der Daten­bank. Die Inde­xie­rung er­folgt da­bei nach Server­re­geln, die vom Admi­nistra­tor fest­ge­legt wer­den.

Revisionssichere Archivierung

Unsere DMS-Soft­ware er­mög­licht die revi­sions­sichere Archi­vie­rung gemäß GoBD. Dazu wird ein Soft-WORM Ver­fahren an­ge­wen­det, das alle Doku­mente vor Löschung hin­reichend ge­schützt auf nor­malen Fest­plat­ten speichert. Das Ver­fahren ist doku­men­tiert und wird von den Finanz­be­hör­den an­er­kannt. Die kosten­inten­sive An­schaf­fung eines Hard-WORM, DVD/Blue-Ray oder UDO-Sys­tems ist bei der Ver­wen­dung von bitfarm-Archiv nicht not­wendig aber durch­aus mög­lich, wenn etwa spe­ziel­le Bran­chen­vor­schrif­ten dies vor­sehen.

Der Haupt­vorteil der revi­sions­sicheren Archi­vierung liegt darin, dass Doku­mente nicht mehr zwin­gend im Origi­nal auf­be­wahrt wer­den müs­sen, die digi­tale Ko­pie reicht in den meis­ten Fäl­len aus. Außer­dem lässt sich mit­hil­fe des DMS die gesetz­lich vor­geschrie­bene Daten­trä­ger­über­las­sung et­wa im Rah­men einer Steuer­prü­fung reali­sieren. Dazu kön­nen ge­ziel­te Ex­porte im Sys­tem er­stel­lt und auf einem Daten­trä­ger ge­speichert her­aus­ge­geben wer­den. Die Ex­porte ent­hal­ten da­bei natür­lich nur die Doku­mente des Prü­fungs­zeit­raumes.

E-Mail Archivierung

E-Mails sind aus dem Geschäfts­all­tag nicht mehr weg­zu­denken. Seit 2011 können auch Rech­nungen im PDF­-Format als E-Mail-Anhang zuge­stellt werden und sind der Post­sendung steuer­rechtlich gleich­gestel­lt. Als Geschäfts­brief unter­liegt die E-Mail ebenso der Auf­bewah­rungs­pflicht, wie ein Papier­doku­ment. Die dauer­hafte Auf­bewah­rung im E-Mail Server oder E-Mail Programm er­füllt dabei ebenso wenig die gesetz­lichen Anfor­derungen an eine ordnung­sgemäße E-Mail Archi­vierung, wie das häufig prakti­zierte Aus­drucken und Ab­hef­ten der Nach­richten.

bitfarm-Archiv DMS bietet Lösun­gen für die meis­ten E-Mail Systeme und archi­viert E-Mails mit allen An­hängen ent­weder voll­automatisch oder vom Be­nut­zer aus­ge­löst. Das ent­las­tet die E-Mail-Pos­fächer und er­mög­licht den Auf­bau einer ge­mein­samen und schnell durch­such­baren Daten­bank für alle be­rech­tigten Mit­ar­beiter. E-Mails kön­nen, wie alle Doku­mente ver­schie­denen Kon­tex­ten zu­geord­net und so an ver­schie­denen Stel­len im Archiv gleich­zeitig an­ge­zeigt wer­den. Über­dies sind die gesetz­lich gefor­derte Revi­sions­sicher­heit sowie die un­ver­änderte Archi­vierung sicher­ge­stellt.


„Die Arbeitsqualität hat sich enorm verbessert und der Ärger, ein Dokument nicht gleich zu finden, ist passé. Eine runde Sache, dieses bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement."

René Bähr von der Wäscherei Spremberg hat sogar ein Video über den Einsatz der DMS-Software in seinem Unternehmen produziert. Vielen Dank!