…finden statt suchen.

Digitale Archivierung

Digitale Archivierung und Erfassung von Dokumenten hat viele Vorteile

Die digitale Archivierung und Erfassung von Dokumenten hat viele Vorteile gegenüber der klassischen Ordnerablage. Weniger verlorene Dokumente, Wegfall von Verteilerkopien, Transparenz der Informationsnutzung, aber vor allem Platzersparniss und der jederzeit in Sekunden mögliche Zugriff auf alle Dokumente dank voll durchsuchbarer Dokumentendatenbank sind hier zu nennen.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet all diese Vorteile und setzt sie so um, dass die digitale Archivierung im Unternehmen zu einer echten Entlastung der Mitarbeiter wird. Dazu wird eine weitestgehende Automatisierung des Erfassungsvorgangs angeboten, um die Notwendigkeit der händischen Verschlagwortung auf ein Minimum zu reduzieren. So lässt sich die Informations- und Dokumentenflut effizient beherrschen.

Dokumentenerfassung per Knopfdruck

Das Open-Source-DMS erfasst Dokumente im Idealfall mit nur einem Knopfdruck von Arbeitsplatz- und Netzwerkscannern. Auf dem Server findet vollautomatisch eine Indizierung statt; leistungsstarke OCR- und Barcodekomponenten erkennen alle Dokumenten­informationen und speichern sie in die Datenbank.

Die Serverregeln von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement, welche vom Administrator erstellt werden können, stellen ein mächtiges Werkzeug dar, um Dokumente anhand bestimmter Eigenschaften zu sortieren. Mit dem bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Viewer ist der Zugriff für alle berechtigten Anwender jederzeit nur eine Sache von Sekunden – selbst bei Archiven mit mehreren Millionen Dokumenten.

Massenverarbeitung von Dokumenten

Auch Massenverarbeitung von Dokumenten ist möglich. Hier benutzt man Barcodes, die jeweils auf der ersten Seite eines Dokuments platziert werden. So kann das System die Grenzen der Dokumente erkennen und vollautomatisch die Trennung, Sortierung und Verschlagwortung durchführen. Das automatische Scannen großer Dokumentenstapel mit unterschiedlichem Scangut kann – entsprechende Dokumentenscanner vorausgesetzt – so realisiert werden. Die Zuordnung, Sortierung, Verschlagwortung und auch Verteilung an Mitarbeiter übernimmt das Dokumentenmanagementsystem dann vollautomatisch.

ERP- und Warenwirtschaftssystem profitieren vom DMS-Server: Informationen über alle neu eingestellten Dokumente, zum Beispiel der jeweilige Barcode, Metadaten, Hyperlink zum Dokument bzw. Doclink im Archiv-Viewer werden in Standardformaten exportiert, so dass eine Zusammenarbeit unproblematisch möglich ist. Auch der bitfarm-Archiv Viewer besitzt eine Schnittstelle, die aus dem ERP-System bedient werden kann, um einzelne Dokumente oder ganze Vorgangsakten anzeigen zu lassen. Das Konzept des ERP als führende Applikation ist damit einfach zu realisieren.

"Besonders profitieren wir von den schnellen Suchfunktionen in der Dokumentendatenbank, wodurch der Zugriff auf Dokumente im Bedarfsfall massiv beschleunigt wird.“

Kai Rasch, BRB-Lagertechnik

Revisionssichere Archivierung

Die DMS-Software ermöglicht die revisionssichere Archivierung gemäß GoBD. Dazu wird ein Soft-WORM Verfahren angewendet, welches alle Dokumente vor Löschung hinreichend geschützt auf normalen Festplatten speichert. Das Verfahren ist dokumentiert und wird von den Finanzbehörden anerkannt. Die kostenintensive Anschaffung eines Hard-WORM, DVD/Blue-Ray oder UDO-Systems ist bei bitfarm-Archiv nicht notwendig. Dennoch ist die Nutzung solcher Systeme auch möglich, wenn z.B. spezielle Branchenvorschriften dies vorsehen.

digitale Betriebsprüfung - GoBD konform - erfüllt die rechtlichen Anforderungen

Der Hauptvorteil der revisionssicheren Archivierung liegt darin, dass Dokumente nicht mehr zwingend im Original aufbewahrt werden müssen, die digitale Kopie reicht z.B. im Fall einer Betriebsprüfung zu Vorlage aus. Außerdem lässt sich mit Hilfe des DMS die gesetzlich forderbare Datenüberlassung realisieren, da gezielt Exporte erstellt werden können, die dann auf CD oder USB-Stick übergeben werden können. Die Exporte enthalten dabei natürlich nur die Dokumente des Prüfungszeitraumes.

E-Mail Archivierung

E-Mails sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Seit 2011 können auch Rechnungen als PDF mit einfacher E-Mail zugestellt werden und sind der Zustellung und per Post steuerrechtlich gleichgestellt. Als Geschäftsbrief unterliegt die E-Mail ebenso der Aufbewahrungspflicht wie ein Papierdokument. Die dauerhafte Aufbewahrung im E-Mail Server oder E-Mail Programm erfüllt dabei nicht die gesetzlichen Rahmenbedingungen für eine ordnungsgemäße E-Mail Archivierung. Auch das oft praktizierte "ausdrucken und abheften" ist nicht ausreichend.

bitfarm-Archiv DMS bietet hier eine Lösung für die allermeisten E-Mail Systeme und archiviert E-Mails mit allen Anhängen vollautomatisch oder vom Benutzer ausgelöst – je nach Anforderung. Nicht nur eine Entlastung der E-Mail-Systeme ist dabei von Vorteil, sondern auf Wunsch auch Synergieeffekte durch eine gemeinsame, schnell durchsuchbare Wissensbasis. E-Mails können, wie andere Dokumente auch, Vorgängen oder Projekten zugeordnet und angezeigt werden. Gleichzeitig wird die gesetzlich geforderte Revisionssicherheit, sowie die unveränderte Archivierung sichergestellt.

Informationen und Vorführung

Weitere Informationen und eine Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen oder eine Online-Präsentation erhalten Sie gerne auf Anfrage per E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon (+49) (0)271 31396-0.

„Die Arbeitsqualität hat sich enorm verbessert und der Ärger, ein Dokument nicht gleich zu finden, ist passé. Eine runde Sache, dieses bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement."

René Bähr, Wäscherei Spremberg, hat sogar ein Video über den Einsatz der DMS-Software in seinem Unternehmen produziert. Vielen Dank!