Lassen Sie das Chaos hinter sich!
Die Nachteile der klasssischen Papier- oder Fileablage
Viele Unternehmen verwalten ihre Dokumente zu Beginn mit der klassischen Mischung aus Papier- und Fileablage. Wächst das Unternehmen und damit das Dokumenten- und Informationsaufkommen stößt dieses System in der Regel schnell an seine Grenzen.
Zudem ist es schwierig, auf diese Weise die gesetzlichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Archivierung einzuhalten. Dokumente müssen nämlich immer im ursprünglichen Format archiviert werden. Das bedeutet, dass es nicht ausreicht, ein elektronisches Dokument (z.B. eine E-Mail oder eine E-Rechnung) auszudrucken und abzuheften.
Durch die uneinheitliche Ablage entstehen außerdem diverse Probleme, deren negative Auswirkungen sich potenzieren, je mehr Dokumente auf diese Weise verwaltet werden. Im Wesentlichen lassen sich die folgenden Bereiche ausmachen, auf die sich die klassische Ablage ungünstig auswirkt:
Und die Lösung ?
Ein Dokumentenmanagementsystem wie bitfarm-Archiv löst diese Probleme oder lässt sie gar nicht erst entstehen. Steigen Sie ein in die Digitalisierung. Schaffen Sie mit Hilfe des DMS effizientere Strukturen und Transparenz auf allen Ebenen Ihres Unternehmens.
Nicht zuletzt profitieren sowohl die einzelnen Mitarbeiter als auch das gesamte Unternehmen von optimierten Prozessen. Workflows lassen sich mithilfe eines DMS automatisieren und auch die Suche nach Dokumenten und Informationen wird um ein vielfaches beschleunigt. Überdies können alle berechtigten Mitarbeiter auch auf Dokumente zugreifen, die sich gerade in Bearbeitung befinden.