…finden statt suchen.

Lassen Sie das Chaos hinter sich!

Die Nach­teile der klass­si­schen Pa­pier- oder File­ablage

Viele Unter­neh­men ver­wal­ten ihre Do­ku­men­te zu Be­ginn mit der klas­sischen Mi­schung aus Pa­pier- und File­ablage. Wächst das Un­ter­neh­men und da­mit das Do­ku­men­ten- und In­for­mations­auf­kommen stößt die­ses System in der Re­gel schnell an sei­ne Gren­zen.

Zu­dem ist es schwie­rig, auf die­se Wei­se die ge­setz­li­chen Vor­gaben zur or­dnungs­ge­mä­ßen Ar­chi­vie­rung ein­zu­hal­ten. Doku­men­te müs­sen näm­lich im­mer im ur­sprüng­lichen For­mat ar­chi­viert wer­den. Das be­deu­tet, dass es nicht aus­reicht ein elek­tro­ni­sches Do­ku­ment aus­zu­dru­cken und ab­zu­hef­ten.

Durch die un­ein­heit­liche Ab­la­ge ent­ste­hen au­ßer­dem di­ver­se Prob­le­me, deren ne­ga­ti­ve Aus­wir­kun­gen sich po­ten­zie­ren, je mehr Do­ku­men­te auf die­se Wei­se ver­wal­tet wer­den. Im We­sent­lichen las­sen sich die fol­genden Be­rei­che aus­ma­chen, auf die sich die klas­si­sche Ab­lage un­güns­tig aus­wirkt:

Zeit / Kosten

  • Je mehr Do­ku­men­te ab­gelegt wer­den, des­to län­ger brau­chen Mit­ar­bei­ter um File­server und Ak­ten­ordner nach einer benö­tig­ten In­for­ma­tion zu durch­su­chen. Da­mit steigt der pro­zen­tuale An­teil der manu­ellen Ab­lage an den Per­sonal­kos­ten. In der Fol­ge steht Mit­arbei­tern wen­iger Zeit zur Ver­fügung, um wich­tige und pro­duk­tive Arbei­ten zu er­ledi­gen.

  • Ver­tei­ler­ko­pien und dop­pelte Ab­lage (Ko­pien für Pro­jekt­akten und ähn­liches) verur­sachen zum Teil er­hebliche Druck- und Papier­kos­ten. 50 % und mehr der Do­ku­mente müs­sen ko­piert und in meh­reren Ordnern ab­gelegt wer­den, damit man sie bei jeder Such­art findet.

  • Bis zu 30 % der Do­ku­men­ten­zu­grif­fe sind er­folg­los, weil die Do­ku­men­te falsch ab­ge­legt, ver­schwun­den oder in Be­ar­bei­tung sind.

  • Falsch ab­gelegte oder ver­lo­rene Schrift­stü­cke kön­nen e­ben­falls er­heb­liche Kos­ten ver­ur­sa­chen.

Trans­parenz

  • Arbeits­pro­zes­se sind un­über­sicht­lich, nie­mand weiß, wo sich ein Doku­ment ge­rad­e be­fin­det und wer es be­arbei­tet. Fris­ten und Ter­mine ver­strei­chen un­ge­nutzt, da Mit­ar­bei­ter den Über­blick über zu be­ar­bei­ten­de Do­ku­men­te ver­lie­ren.

  • Pro­jekt- und Un­ter­neh­mens­wis­sen kann von ein­zel­nen Per­sonen ge­hortet wer­den und Kol­le­gen ab­sichtlich nicht zu­gäng­lich ge­macht wer­den.

  • Da der tat­säch­liche Zeit­an­teil der Be­ar­bei­tung eines Doku­ments bis zur end­gül­tigen Ab­lage bei unter 10 % liegt, sind Do­ku­men­te die meis­te Zeit nicht ver­füg­bar.

  • File­ser­ver­struk­tu­ren sind häu­fig un­über­sicht­lich, da jed­er Mit­ar­bei­ter sei­ne ei­gen­en Struk­turen an­legt, in de­nen sich Kol­le­gen nicht zu­recht­finden.

Kommunikation

  • Auch der Kunden­ser­vice lei­det un­ter dem un­zu­rei­chen­den In­for­ma­tions­ma­nage­ment, da Mit­ar­bei­ter kei­ne schnel­len Aus­künf­te ge­ben kön­nen.

  • Auf­wen­dige Kor­res­pon­denz und Da­ten­über­mitt­lung.

  • E-Mail Sys­teme wer­den lang­samer, je mehr E-Mails gespeichert werden.

Con­trolling

  • Con­trol­ling-Auf­ga­ben sind aufwendig.

  • der Be­ar­bei­tungs­stand ein­zel­ner Do­ku­men­te ist nur schwer nach­zu­voll­zie­hen.

  • Wer ein Do­ku­ment zu­letzt in Be­ar­bei­tung hat­te ist nur durch Nach­fra­gen he­raus­zu­fin­den.

  • Än­de­rungs­kon­trol­le und Ver­sio­nie­rung von Office-Do­ku­men­ten ist kaum mög­lich.

Platzbedarf / Sonstiges

  • Die Ab­la­ge der Do­ku­men­te for­dert Raum an den ein­zel­nen Ar­beits­plät­zen so­wie in der Re­gis­tra­tur.

  • Durch­schnitt­lich wird je­des Doku­ment 2–3 mal ko­piert. Das Beleg­volu­men wächst und wächst.

  • Unter­wegs ist der Zu­griff auf Doku­mente schwie­rig oder un­möglich.

Und die Lösung ?

Ein Dokumenten­management­system im All­ge­mei­nen oder bitfarm-Archiv Dokumenten­management im Be­son­deren löst all die­se Prob­leme oder lässt sie gar nicht erst ent­ste­hen. Be­gin­nen Sie so früh wie mög­lich mit der di­gi­talen Ver­wal­tung Ih­rer Do­ku­men­te. Das schafft Struk­tur und Trans­parenz auf al­len Ebe­nen Ih­res Un­ter­neh­mens.

Nicht zu­letzt pro­fi­tie­ren so­wohl die ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter als auch das ge­samte Un­ter­neh­men von schnel­leren und ef­fi­zien­te­ren Pro­zes­sen. Workflows las­sen sich mit­hil­fe ei­nes DMS au­to­ma­ti­sie­ren und auch die Su­che nach Do­ku­men­ten und In­for­ma­ti­onen wird um ein viel­fa­ches be­schleu­nigt. Über­dies kön­nen al­le be­rech­tig­ten Mit­ar­bei­ter auch auf Do­ku­men­te zu­grei­fen, die sich ge­ra­de in Be­ar­bei­tung be­fin­den.