…finden statt suchen.

Probleme klassischen Dokumentenhandlings

Informationsflut und ihre Folgen

Durch zunehmende Informationsflut droht das Verwalten der Informationen in Unternehmen immer aufwendiger zu werden und immer höhere Kosten zu verursachen.

Die Zeit, die Mitarbeiter mit Suchen nach einem Dokument verbringen, steigt an. Neben dem größer werdenden Kostenanteil leidet auch der Kundenservice, weil Mitarbeiter schwer zu erreichen sind und keine schnellen Auskünfte gegeben werden können.

Durch die verschiedenen modernen Informationssysteme wird eine strukturierte Ablage zum Problem. Jeder Anwender legt mangels Vereinheitlichung eigene Ablagestrukturen im schlimmsten Fall sogar auf seinem PC an. Folge: Die Informationen sind für andere nur schwer oder gar nicht ereichbar und drohen ganz verloren zu gehen.

Niemand weiß wo sich Dokumente gerade befinden, die noch in Bearbeitung sind. Die uneinheiltiche Datenbasis zwingt Anwender, in vielen verschiedenen Systemen nach einer Information zu suchen.

Was häufig berichtet wird

  • Es vergeht eine Menge Zeit bei der Suche nach Dokumenten.
  • Falsch behandelte oder verlorene Schriftstücke verursachen teils erhebliche Schäden.
  • Die Ablage der Dokumente fordert Raum an den einzelnen Arbeitsplätzen sowie in der Registratur.
  • Doppelablage verursacht Personalkosten, verbraucht Raum- und materielle Ressourcen.
  • Aufwendige Korrespondenz und Datenübermittlung.
  • Aufwendige Verwaltung, Ablage.
  • bis zu 30 % der Dokumentenzugriffe sind erfolglos, weil die Dokumente falsch abgelegt, verschwunden oder in Bearbeitung sind.
  • 50 % und mehr der Dokumente müssen kopiert und in mehreren Ordnern abgelegt werden, damit man sie bei jeder Suchart findet.
  • Durchschnittlich wird jedes Dokument 2–3 mal kopiert. Das Belegvolumen wächst und wächst …
  • Der tatsächliche Zeitanteil der Bearbeitung eines Dokuments bis zur endgültigen Ablage liegt unter 10 %. In der überwiegenden Liege- und Transportzeit ist das Dokument nicht verfügbar.
  • Arbeitsprozesse sind unübersichtlich, niemand weiß, wo sich ein Dokument gerade befindet.
  • Projekt- und Unternehmenswissen wird von einzelnen Personen gehortet und anderen nicht zugänglich gemacht.
  • Dokumente werden absichtlich vernichtet oder unauffindbar abgelegt.
  • Unterwegs ist der Zugriff auf Dokumente schwierig.
  • Controlling-Aufgaben sind aufwendig.
  • Wildwuchs: Fileserverstrukturen sind unübersichtlich, jeder legt seine eigenen Strutkuren an und niemand findet etwas.
  • Änderungskontrolle und Versionierung von Office-Dokumenten ist kaum möglich.
  • E-Mail Systeme werden langsamer, da sie der Informationsflut nicht gewachsen sind.

Kostenpunkte

Ein verlorenes oder falsch abgelegtes Dokument wiederzubeschaffen kostet laut Pricewaterhouse-Coopers im Schnitt $120,-. Die herkömmliche Ablage von Dokumenten wird mit durchschnittlich $20,- pro Dokument beziffert.

Laut Gartner kostet die herkömmliche, manuelle Dokumentenablage und –verwaltung 40-60% der Arbeitszeit von Büromitarbeitern, macht 20-45% der Gehaltskosten, sowie 12-15% des Unternehmensumsatzes aus.