Die Nach­teile der klass­si­schen Pa­pier- oder File­ablage

Viele Unter­neh­men ver­wal­ten ihre Do­ku­men­te zu Be­ginn mit der klas­sischen Mi­schung aus Pa­pier- und File­ablage. Wächst das Un­ter­neh­men und da­mit das Do­ku­men­ten- und In­for­mations­auf­kommen stößt die­ses System in der Re­gel schnell an sei­ne Gren­zen.

Zu­dem ist es schwie­rig, auf die­se Wei­se die ge­setz­li­chen Vor­gaben zur or­dnungs­ge­mä­ßen Ar­chi­vie­rung ein­zu­hal­ten. Doku­men­te müs­sen näm­lich im­mer im ur­sprüng­lichen For­mat ar­chi­viert wer­den. Das be­deu­tet, dass es nicht aus­reicht ein elek­tro­ni­sches Do­ku­ment aus­zu­dru­cken und ab­zu­hef­ten.

Durch die un­ein­heit­liche Ab­la­ge ent­ste­hen au­ßer­dem di­ver­se Prob­le­me, deren ne­ga­ti­ve Aus­wir­kun­gen sich po­ten­zie­ren, je mehr Do­ku­men­te auf die­se Wei­se ver­wal­tet wer­den. Im We­sent­lichen las­sen sich die fol­genden Be­rei­che aus­ma­chen, auf die sich die klas­si­sche Ab­lage un­güns­tig aus­wirkt:

Und die Lösung ?

Ein Dokumenten­management­system im All­ge­mei­nen oder bitfarm-Archiv Dokumenten­management im Be­son­deren löst all die­se Prob­leme oder lässt sie gar nicht erst ent­ste­hen. Be­gin­nen Sie so früh wie mög­lich mit der di­gi­talen Ver­wal­tung Ih­rer Do­ku­men­te. Das schafft Struk­tur und Trans­parenz auf al­len Ebe­nen Ih­res Un­ter­neh­mens.

Nicht zu­letzt pro­fi­tie­ren so­wohl die ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter als auch das ge­samte Un­ter­neh­men von schnel­leren und ef­fi­zien­te­ren Pro­zes­sen. Workflows las­sen sich mit­hil­fe ei­nes DMS au­to­ma­ti­sie­ren und auch die Su­che nach Do­ku­men­ten und In­for­ma­ti­onen wird um ein viel­fa­ches be­schleu­nigt. Über­dies kön­nen al­le be­rech­tig­ten Mit­ar­bei­ter auch auf Do­ku­men­te zu­grei­fen, die sich ge­ra­de in Be­ar­bei­tung be­fin­den.