…finden statt suchen.
 Frau mit Headset arbeitet mit einem DMS

Was spricht für die Ein­führung eines Dokumenten­manage­ment­sys­tems?

Infor­mati­onen struk­turiert able­gen & schnell wieder­finden

Wer kennt sie nicht, die täg­liche Su­che nach wich­tigen Un­ter­la­gen, Do­ku­men­ten und In­for­ma­ti­onen. Die Ab­lage von und die an­schlie­ßen­de Su­che nach Do­ku­men­ten ist für Men­schen zeit­auf­wen­dig, für den Com­pu­ter da­ge­gen über­haupt kein Pro­blem.

Dank per­for­man­ter Ser­ver und ei­ner exak­ten, au­to­ma­ti­schen Text­er­ken­nung kön­nen mit­hil­fe ei­nes Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems selbst große Doku­men­ten­men­gen oh­ne Auf­wand er­fasst und so ab­ge­legt wer­den, dass ei­ne spä­te­re Su­che rasch zum ge­wünsch­ten Do­ku­ment führt.

Über­all dort, wo sehr vie­le Doku­men­te und In­for­ma­ti­onen ver­ar­bei­tet und ab­ge­legt wer­den müs­sen, die zu­dem bei Be­darf schnell ver­füg­bar sein sol­len, lohnt sich al­so die In­ves­ti­tion in ein Do­ku­menten­ma­nage­ment­sys­tem.

Prozesse optimieren & Kosten senken

Die Stei­ge­rung der Pro­zess­ge­schwin­dig­keit durch den Ein­satz eines DMS ist e­norm und hat ei­nen po­si­ti­ven Ein­fluss auf al­le Un­ter­neh­mens­be­rei­che. Durch die struk­tu­rier­te Ab­la­ge er­höht sich die Pro­duk­ti­vi­tät und die Ar­beits­qua­li­tät.

Die Ein­spa­run­gen, die da­durch er­zielt wer­den, kön­nen ganz hand­fest sein: Ver­pass­te Skon­to­fris­ten oder ver­säum­te Kün­di­gungs­mög­lich­kei­ten ge­hö­ren der Ver­gan­gen­heit an.

Wenn Un­ter­neh­men in Zei­ten des här­ter wer­den­den Wett­be­werbs nach Mög­lich­kei­ten zur Kos­ten­sen­kung su­chen, ist elek­tro­ni­sches Do­ku­men­ten­ma­nage­ment in je­dem Fall ei­ne Mög­lich­keit, die in Be­tracht zu zie­hen ist.

Transparenz

Ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem sorgt au­ßer­dem für ei­ne hö­here Trans­pa­renz von Do­ku­men­ten­pro­zes­sen im Un­ter­neh­men. Wo frü­her wich­ti­ge Do­ku­men­te in Pa­pier­sta­peln hoff­nungs­los un­ter­gin­gen und kei­ne Aus­sicht auf bal­dige Be­ar­bei­tung hat­ten, än­dert sich die Si­tu­ation mit Ein­füh­rung ei­nes DMS und der dis­zi­pli­nier­ten, kon­se­quen­ten Do­ku­men­ten­er­fas­sung schlag­artig.

Do­ku­men­te sind für al­le be­rech­tig­ten Mit­ar­bei­ter je­der­zeit ein­seh­bar, auch wenn sie in Be­ar­bei­tung sind. Egal, wo oder bei wel­chem Mit­ar­bei­ter. Durch die Do­ku­men­ten­his­torie ist nach­voll­zieh­bar, wer wann was mit Do­ku­men­ten macht. Ein Do­ku­men­ten­ver­lust nach dem Scan­nen ist aus­ge­schlos­sen.


„Als Handwerksbetrieb sind wir pragmatisch gestartet, zuerst haben wir nur die Rechnungen und Lieferscheine archiviert. Nach einem halben Jahr sahen unsere Mitarbeiter keinen Sinn mehr in der Führung von Papierakten. Somit wurden sämtliche Altakten und Rechnungen archiviert. Heute stehen alle Informationen auf Tastendruck zur Verfügung. Die Zeitersparnis durch den Wegfall des unnützen Suchens von abgehefteten Informationen und die daraus resultierende Zufriedenheit der Mitarbeiter ist gigantisch.“

(Jürgen Maicher, ACCENTFORM GmbH)