…finden statt suchen.

Was nützt ein Dokumentenmanagementsystem?

Der Informationsspeicher des Unternehmens

Wer kennt sie nicht, die tägliche Suche nach wichtigen Unterlagen, Dokumenten und Informationen. Die Ablage und Suche von Dokumenten ist für Menschen zeitaufwendig, für den Computer dagegen überhaupt kein Problem. Überall dort, wo sehr viele Dokumente und Informationen verarbeitet und abgelegt werden müssen, die zudem bei Bedarf schnell verfügbar sein sollen, lohnt sich die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem.

Nutzen

Dank schneller Server und einer exakten, automatischen Texterkennung können selbst große Dokumentenmengen ohne Aufwand erfasst und so abgelegt werden, dass eine spätere Suche schnell zum gewünschten Dokument führt.

Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt außerdem für eine höhere Transparenz von Dokumentenprozessen im Unternehmen. Produktivität und Arbeitsqualität profitieren ebenfalls davon. Die Steigerung der Prozessgeschwindigkeit durch den Einsatz eines DMS ist enorm und hat einen positiven Einfluss auf alle Unternehmensbereiche. Die Einsparungen, die dadurch erzielt werden, können ganz handfest sein: Verpasste Skontofristen oder versäumte Kündigungsmöglichkeiten gehören der Vergangenheit an.

Wo früher mancherorts wichtige Dokumente in Papierstapeln hoffnungslos untergingen und keine Aussicht auf baldige Bearbeitung hatten, ändert sich die Situation mit Einführung eines DMS und der disziplinierten, konsequenten Dokumentenerfassung schlagartig. Dokumente sind für alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit einsehbar, auch wenn sie in Bearbeitung sind. Egal, wo oder bei welchem Mitarbeiter. Durch die Dokumentenhistorie ist nachvollziehbar, wer wann was mit Dokumenten macht. Ein Dokumentenverlust nach dem Scannen ist ausgeschlossen.

Insgesamt ist die Einführung einer DMS-Software im Unternehmen eine der IT-Investitionen, bei der der Return-on-Investment auf der Hand liegt und ausgerechnet werden kann.

Kostensenkung

Wenn Unternehmen in Zeiten des härter werdenden Wettbewerbs nach Möglichkeiten zur Kostensenkung suchen, ist elektronisches Dokumentenmanagement in jedem Fall eine Möglichkeit, die eine nähere Betrachtung rechtfertigt.



„Als Handwerksbetrieb sind wir pragmatisch gestartet, zuerst haben wir nur die Rechnungen und Lieferscheine archiviert. Nach einem halben Jahr sahen unsere Mitarbeiter keinen Sinn mehr in der Führung von Papierakten. Somit wurden sämtliche Altakten und Rechnungen archiviert. Heute stehen alle Informationen auf Tastendruck zur Verfügung. Die Zeitersparnis durch den Wegfall des unnützen Suchens von abgehefteten Informationen und die daraus resultierende Zufriedenheit der Mitarbeiter ist gigantisch.“ (Jürgen Maicher, ACCENTFORM GmbH)