Open Source Vertragsmanagement

DSGVO konformes Vertrags­management

Für die Ein­hal­tung der Datenschutz­be­stim­mun­gen, auch im Ver­trags­ma­nage­ment, sorgt das Docu­ment Life­cycle Ma­nage­ment (DLM) des bitfarm-Archiv DMS. Die He­raus­for­de­rung be­steht spe­zi­ell bei Ver­trä­gen, da­rin, die Lösch­fris­ten in Ab­hän­gig­keit von der Lauf­zeit des Ver­trags fest­zu­le­gen.

Das DLM der bitfarm-Archiv Enter­prise-Ver­sion ist in der La­ge, Auf­be­wa­rungs­fris­ten ab­hän­gig von Datums­wer­ten - in die­sem Fall dem ge­setz­ten Kün­di­gungs­da­tum - zu be­rech­nen. So­mit brau­chen bei der DLM-Kon­fi­gu­ra­ti­on nur noch die je­wei­li­gen ge­setz­li­chen Lösch­fris­ten vom Ad­mi­nis­tra­tor ein­ge­stellt wer­den, bei­spiels­wei­se 10 Jah­re nach Ver­trags­ende. Die An­wen­der selbst be­nö­ti­gen da­ge­gen kein Fach­wis­sen über die DSGVO und de­ren tech­ni­scher Um­set­zung im DMS.

DMS mit Vorlage­management

All die­se Funk­tio­nen ba­sie­ren auf dem Vor­la­ge­ma­nage­ment des bitfarm-Archiv DMS. Da­mit kön­nen pe­ri­o­disch wie­der­keh­ren­de Er­eig­nis­se Dok­u­men­ten zu­ge­wie­sen wer­den. Das DMS prüft täg­lich, ob ein Er­eig­nis im Zeit­fens­ter ak­tiv wird.

Kön­nen Doku­mente an ei­nem Tag nicht vor­ge­legt wer­den, er­folgt die Vor­lage zum nächst­mög­lichen Zeit­punkt, bis das Zeit­fens­ter für ei­ne mög­li­che Re­ak­tion ge­schlos­sen ist. Dann er­folgt die Vor­la­ge in der nächs­ten Pe­rio­de – es sei denn die Vor­la­ge wird ab­ge­bro­chen, etwa durch die Kün­digung ei­nes Ver­tra­ges.

Auch ab­seits des Ver­trags­ma­nage­ments gibt es vie­le nütz­liche Ein­satz­be­rei­che für das Vor­lage­ma­nage­ment des DMS. Sie kön­nen sich eben­so gut an­zei­gen las­sen, wel­che Fahr­zeu­ge Ihres Fuhr­parks dem­nächst zum TÜV / HU müs­sen oder wel­che Doku­men­ta­ti­o­nen im nächs­ten Quar­tal zur Über­ar­bei­tung an­ste­hen. Ihr DMS er­in­nert Sie auch an fäl­lige Si­cher­heits­un­ter­wei­sun­gen und Zer­ti­fi­ka­te, die zu er­neu­ern sind, wenn Sie dies wün­schen.