Ab jetzt immer pünktlich
Open Source Vertragsmanagement
Neben der Verwaltung kaufmännischer und technischer Dokumente gehört das Vertragsmanagement zu den elementaren Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems. In der Enterprise-Version bietet unser lizenzkostenfreies DMS hierzu eine Reihe von praxisnahen Funktionen.
Viele Verträge verlängern sich nach einer definierten Laufzeit automatisch, sofern sie nicht gekündigt werden. Dazu gehören Miet- und Pachtverträge, Abos, befristete Arbeitsverträge, Mobilfunkverträge und viele andere. Aufgrund der Vielzahl bestehender Verträgen kann es gerade in größeren oder wachsenden Unternehmen schwierig und aufwändig sein, den Überblick über die dazugehörigen Laufzeiten und Kündigungsfristen zu behalten. Werden nicht mehr benötigte Verträge nicht fristgerecht gekündigt, verursachen sie unnötige laufende Kosten. Das muss nicht sein.

Vertragsakten bilden
Ein Vertrag besteht nur selten aus einem einzigen, statischen Dokument. Vielmehr beinhaltet eine Vertragsakte in der Regel zusätzlich Anlagen, Nachträge, Schriftwechsel und Kündigungsschreiben. Die Verwaltung von Verträgen ist demnach ein dynamischer Prozess, bei dem es vor allem darauf ankommt, dass hinzukommende Elemente, einem bereits im System befindlichen Vertrag schnell und sicher zugeordnet werden können.
bitfarm-Archiv vergibt dazu für jeden neuen Vertrag eine systemweit eindeutige, interne Vertragsnummer. Über diese Vertragsnummer werden sämtliche Metadaten geführt, wie etwa der Name des Vertragspartners, Anschrift, Abschlussdatum, Laufzeit, Vertragsgegenstand und vieles mehr. Wird ein Nachtrag in das DMS eingestellt, erhält der Anwender auf Basis einiger Angaben Vorschläge zu bestehenden Vertragsnummern. Die folgende Zuordnung ist eine Sache von Sekunden.
Von jedem Vertragsdokument ausgehend lässt sich übrigens die zugehörige Vertragsakte mit einen Klick vollständig aufrufen. Selbstverständlich sehen die jeweiligen Anwender nur die Teile des Vertrages, die sie berechtigt sind einzusehen.
„Das bitfarm-Archiv DMS ist für uns eine Bereicherung. Dass wir Verträge schnell aufrufen und auch verschicken können, ist sowohl für uns als Mitarbeiter als auch für das Unternehmen innovativ.“
Nadine Hnida, Vertragswesen POLO Motorrad.