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Uhren

Ab jetzt immer pünktlich

Open Source Vertragsmanagement

Neben der Ver­wal­tung kauf­män­ni­scher und tech­ni­scher Do­ku­men­te ge­hört das Ver­trags­ma­nage­ment zu den ele­men­ta­ren Funk­ti­o­nen ei­nes Dokumenten­management­systems. In der Enterprise-Version bie­tet un­ser li­zenz­kosten­frei­es DMS hier­zu ei­ne Rei­he von pra­xis­na­hen Funk­ti­onen.

Vie­le Ver­trä­ge ver­län­gern sich nach ei­ner de­fi­nier­ten Lauf­zeit au­to­ma­tisch, so­fern sie nicht ge­kün­digt wer­den. Da­zu ge­hö­ren Miet- und Pacht­ver­trä­ge, Abos, be­fris­te­te Ar­beits­ver­trä­ge, Mobil­funk­ver­trä­ge und vie­le an­de­re. Auf­grund der Viel­zahl be­ste­hen­der Ver­trä­gen kann es ge­ra­de in grö­ße­ren o­der wach­sen­den Un­ter­neh­men schwie­rig und auf­wän­dig sein, den Über­blick ü­ber die da­zu­ge­hö­ri­gen Lauf­zei­ten und Kün­digungsfristen zu be­hal­ten. Wer­den nicht mehr be­nötigte Ver­träge nicht frist­ge­recht ge­kün­digt, ver­ur­sa­chen sie un­nö­tige lau­fen­de Kos­ten. Das muss nicht sein.

Keine Frist mehr versäumen

Unser Open Source Vertragsmanagement legt Ver­trä­ge auf Ba­sis der er­fass­ten Ver­trags­da­ten au­to­ma­tisch und recht­zei­tig vor dem nächst­mög­li­chen Kün­di­gungs­zeit­punkt dem je­weils zu­stän­di­gen Mit­a­bei­ter zur Prü­fung vor. Bei des­sen Ab­we­sen­heit grei­fen Stell­ver­tre­ter­re­ge­lun­gen. So wird ge­währ­leis­tet, dass je­der Ver­trag in Ru­he ge­prüft wer­den kann, be­vor er sich au­to­ma­tisch ver­län­gert.

Alle Verträge im Blick

Mit­hil­fe ent­spre­chen­der Lese­zei­chen er­hal­ten Mit­ar­bei­ter des Ver­trags­we­sens au­ßer­dem ei­nen Über­blick ü­ber lau­fen­de Ver­trä­ge und die da­mit ver­bun­de­nen Kos­ten und Fris­ten. Die bitfarm-Archiv Vertrags­manage­ment Software lie­fert ü­ber­dies Aus­wer­tun­gen zu Fra­gen wie: Wel­che Ver­trä­ge lau­fen im nächs­ten Jahr aus? Wel­che Ver­bind­lich­kei­ten er­ge­ben sich un­ter Be­rück­sich­ti­gung von be­reits aus­ge­spro­che­nen Kün­di­gun­gen und sich än­dern­den Ent­gel­ten in den nächs­ten 5 Jah­ren? Die Er­geb­nis­se kön­nen Sie be­quem als Excel-Datei ab­rufen.

Gebündelte Buntstifte

Vertragsakten bilden

Ein Ver­trag be­steht nur sel­ten aus ei­nem ein­zi­gen, sta­ti­schen Do­ku­ment. Viel­mehr be­in­hal­tet eine Ver­trags­ak­te in der Re­gel zu­sätz­lich An­la­gen, Nach­trä­ge, Schrift­wech­sel und Kün­di­gungs­schrei­ben. Die Ver­wal­tung von Ver­trä­gen ist dem­nach ein dy­na­mi­scher Pro­zess, bei dem es vor al­lem da­rauf an­kommt, dass hin­zu­kom­men­de Ele­men­te, ei­nem be­reits im Sys­tem be­find­li­chen Ver­trag schnell und si­cher zu­ge­ord­net wer­den kön­nen. bitfarm-Archiv ver­gibt da­zu für jed­en neu­en Ver­trag eine sys­tem­weit ein­deu­ti­ge, in­ter­ne Ver­trags­num­mer. Über die­se Ver­trags­num­mer wer­den sämt­li­che Me­ta­da­ten ge­führt, wie et­wa der Na­me des Ver­trags­part­ners, An­schrift, Ab­schluss­datum, Lauf­zeit, Ver­trags­ge­gen­stand und vie­les mehr. Wird ein Nach­trag in das DMS ein­ge­stellt, er­hält der An­wen­der auf Ba­sis ei­ni­ger An­ga­ben Vor­schlä­ge zu be­ste­hen­den Ver­trags­num­mern. Die fol­gen­de Zu­ord­nung ist eine Sa­che von Se­kun­den.

Von je­dem Ver­trags­do­ku­ment aus­ge­hend lässt sich üb­ri­gens die zu­ge­hö­ri­ge Ver­trags­ak­te mit ei­nen Klick voll­stän­dig auf­ru­fen. Selbst­ver­ständ­lich se­hen die je­wei­li­gen An­wen­der nur die Tei­le des Ver­tra­ges, die sie be­rech­tigt sind ein­zu­se­hen.

DSGVO konformes Vertrags­management

Für die Ein­hal­tung der Datenschutz­be­stim­mun­gen, auch im Ver­trags­ma­nage­ment, sorgt das Docu­ment Life­cycle Ma­nage­ment (DLM) des bitfarm-Archiv DMS. Die He­raus­for­de­rung be­steht spe­zi­ell bei Ver­trä­gen, da­rin, die Lösch­fris­ten in Ab­hän­gig­keit von der Lauf­zeit des Ver­trags fest­zu­le­gen.

Das DLM der bitfarm-Archiv Enter­prise-Ver­sion ist in der La­ge, Auf­be­wa­rungs­fris­ten ab­hän­gig von Datums­wer­ten - in die­sem Fall dem ge­setz­ten Kün­di­gungs­da­tum - zu be­rech­nen. So­mit brau­chen bei der DLM-Kon­fi­gu­ra­ti­on nur noch die je­wei­li­gen ge­setz­li­chen Lösch­fris­ten vom Ad­mi­nis­tra­tor ein­ge­stellt wer­den, bei­spiels­wei­se 10 Jah­re nach Ver­trags­ende. Die An­wen­der selbst be­nö­ti­gen da­ge­gen kein Fach­wis­sen über die DSGVO und de­ren tech­ni­scher Um­set­zung im DMS.

DMS mit Vorlage­management

All die­se Funk­tio­nen ba­sie­ren auf dem Vor­la­ge­ma­nage­ment des bitfarm-Archiv DMS. Da­mit kön­nen pe­ri­o­disch wie­der­keh­ren­de Er­eig­nis­se Dok­u­men­ten zu­ge­wie­sen wer­den. Das DMS prüft täg­lich, ob ein Er­eig­nis im Zeit­fens­ter ak­tiv wird.

Kön­nen Doku­mente an ei­nem Tag nicht vor­ge­legt wer­den, er­folgt die Vor­lage zum nächst­mög­lichen Zeit­punkt, bis das Zeit­fens­ter für ei­ne mög­li­che Re­ak­tion ge­schlos­sen ist. Dann er­folgt die Vor­la­ge in der nächs­ten Pe­rio­de – es sei denn die Vor­la­ge wird ab­ge­bro­chen, etwa durch die Kün­digung ei­nes Ver­tra­ges.

Auch ab­seits des Ver­trags­ma­nage­ments gibt es vie­le nütz­liche Ein­satz­be­rei­che für das Vor­lage­ma­nage­ment des DMS. Sie kön­nen sich eben­so gut an­zei­gen las­sen, wel­che Fahr­zeu­ge Ihres Fuhr­parks dem­nächst zum TÜV / HU müs­sen oder wel­che Doku­men­ta­ti­o­nen im nächs­ten Quar­tal zur Über­ar­bei­tung an­ste­hen. Ihr DMS er­in­nert Sie auch an fäl­lige Si­cher­heits­un­ter­wei­sun­gen und Zer­ti­fi­ka­te, die zu er­neu­ern sind, wenn Sie dies wün­schen.


„Das bitfarm-Archiv DMS ist für uns eine Bereicherung. Dass wir Verträge schnell aufrufen und auch verschicken können, ist sowohl für uns als Mitarbeiter als auch für das Unternehmen innovativ.“

Nadine Hnida, Vertragswesen POLO Motorrad.