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Consulting & Planung

Die richtige Strategie zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Analyse.

Der erste Schritt bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen ist eine differenzierte Analyse der vorhandenen Dokumenten- und Informationsprozesse. Das DMS soll sich schließlich den eingespielten Abläufen anpassen und nicht umgekehrt.

Die spezifischen Anforderungen an bitfarm-Archiv DMS in Ihrem Unternehmen können beispielsweise im Rahmen eines Workshops ermittelt werden. Zu diesem Zweck steht Ihnen ein Berater des bitfarm-Teams zur Verfügung, der in der Regel branchenbezogene DMS-Projekterfahrung mitbringt. So kann er die entscheidenden Fragen stellen und gemeinsam mit Ihnen Antworten und Lösungen erarbeiten.

Schritt für Schritt

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement skaliert mit den gestellten Anforderungen. Es kann zunächst mit nur einigen automatisierten Vorgängen und wenigen installierten Arbeitsplätzen eingeführt und später beliebig erweitert werden – je nach Vorstellungen des Kunden.

Eine Einführung in mehreren Schritten eignet sich gut, um Erfahrungen zu sammeln und Fehler zu vermeiden. Allerdings entfaltet ein Dokumentenmanagementsystem sein volles Potential erst mit steigender Zahl der enthaltenen Dokumente und der Benutzer. Der Einstieg gelingt am besten, indem Dokumente und Belege dort wo sie entstehen oder eintreffen von Beginn an automatisch archiviert werden. So ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die Informationen hat, die er benötigt.

Verschiedene Möglichkeiten

Bei der Einführung des bitfarm-Archiv DMS können unterschiedliche Wege und Strategien zielführend sein. Während manche Projekte von der Planung, über die Installation, Anpassung, Schulung und Einführungsbegleitung komplett von bitfarm-Archiv-Beratern durchgeführt werden, gibt es ebenso Projekte, bei denen viele Arbeitsschritte vom Kunden oder dessen Mitarbeitern selbst umgesetzt werden.

Letzteres kann insofern von Vorteil sein, als es Kosten spart und unter Umständen ein besseres Feintuning des Systems ermöglicht. Außerdem kann diese Vorgehensweise für eine höhere Akzeptanz der Software bei den Mitarbeitern sorgen, weil sie am Konfigurationsprozess aktiv beteiligt sind und die firmeninternen Prozesse schließlich detaillierter kennen als jeder externe Berater.

Allerdings besteht dabei auch die Gefahr, dass durch mangelndes Hintergrundwissen über die Arbeitsweise und Datenstrukturen des DMS ungünstige Anwendungsszenarien entwickelt und Funktionen zweckfremd genutzt werden. Fehlinterpretationen der Konzepte können außerdem zu fehlerhaften Konfigurationen führen, die sich erst zeitverzögert bemerkbar machen, etwa durch schlechte Suchperformance. Zu diesem Zeitpunkt sind sie oftmals nur noch schwer, also mit erheblichem Aufwand zu beheben.

Der goldene Mittelweg

Wie so oft hat sich auch hier ein Mittelweg bewährt, um die Einführung eines DMS im Unternehmen erfolgreich zu gestalten. Unser Team arbeitet eng mit Ihren Inhouse-Projektverantwortlichen zusammen, um zu gewährleisten, dass Sie genau das System erhalten, das Sie brauchen

Optimierung von Dokumentenprozessen

Ein wichtiger Aspekt bei der DMS-Planung ist die Optimierung von Dokumentenprozessen. Ziel ist es, die gesamte Bearbeitung von Dokumenten, von der Erfassung über die einzelnen Bearbeitungsstufen bis zur endgültig ruhenden Archivablage, möglichst einfach zu gestalten

Das DMS soll einen schnellen Informationszugriff gewährleisten und die Benutzer bei der Arbeit mit Dokumenten optimal unterstützen. Damit durch das digitale Archiv keine Mehrarbeit entsteht, bietet bitfarm-Archiv viele Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben und Dokumentenprozesse zu automatisieren. So kann die händische Sortierung und Verschlagwortung von Dokumenten bei der Erfassung in vielen Fällen vollständig vermieden werden. Auch die Zuweisung von Arbeitsaufgaben kann mit Hilfe von erstellten Workflow-Konfigurationen automatisch erfolgen. Die Reduktion manueller Prozesse auf ein Minimum, verhindert erhöhten Arbeitsaufwand und trägt so zum Erfolg einer DMS-Lösung im Unternehmen bei.