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Consulting & Planung

Mit der richtigen Strategie ein Dokumentenmanagementsystem einführen

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen bedeutet zunächst eine genaue Analyse der vorhandenen Dokumenten- und Informationsvorgänge – schließlich soll sich das DMS den eingespielten Abläufen anpassen, sich integrieren, und nicht umgekehrt.

Dokumentenmanagement im Unternehmen einführen

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement skaliert mit den gestellten Anforderungen. Es kann zunächst mit nur einigen automatisierten Vorgängen und wenigen installierten Arbeitsplätzen eingeführt werden und später beliebig erweitert werden – je nach Vorstellungen des Kunden.

Eine Einführung in mehreren Schritten eignet sich gut, um Erfahrungen zu sammeln und Fehler zu vermeiden. Allerdings entfaltet ein Dokumentenmanagementsystem seine volle Stärke und sein Potential erst mit der Anzahl der enthaltenen Dokumente und der Anzahl der das System tatsächlich einsetzenden Benutzer. Dies wird am besten erreicht, indem möglichst überall, wo Dokumente und Belege entstehen bzw. eintreffen, automatisch archiviert wird. Denn dann ist jedem Mitarbeiter sofort klar, wo er eine Information findet.

Richtige Strategie herausfinden

Damit der beste Weg und die richtige Strategie für jedes Unternehmen gefunden wird, werden Aspekte rund um das Thema Dokumentenmanagement im Unternehmen in einem Workshop erarbeitet. Aus dem bitfarm-Archiv-Team steht zu diesem Zweck ein Berater mit idealerweise branchenbezogener DMS-Projekterfahrung zur Verfügung, um die entscheidenden Fragen zu stellen und gemeinsam die Antworten zu entwickeln.

Verschiedene Möglichkeiten

Unterschiedliche Wege und Strategien können bei bitfarm-Archiv DMS zum Ziel führen. Während manche Projekte, angefangen von der Planung, über die Installation, Anpassung, Schulung und Einführungsbegleitung komplett von bitfarm-Archiv-Beratern durchgeführt werden, gibt es ebenso Projekte, wo vom Kunden viele Aufgaben selbst durchgeführt werden und so die Tätigkeit von externen Kräften auf ein Minimum reduziert wird.

Letzteres kann von Vorteil sein, spart Kosten, ermöglicht bei der Einführung ein besseres Feintuning und erreicht bei den Mitarbeitern eine höhere Akzeptanz, weil sie beteiligt werden und die Prozesse besser kennen als jeder Berater es in wenigen Tagen schaffen kann. Als Gefahr bei dieser Vorgehensweise muss gesehen werden, dass mit zu wenig Hintergrundwissen über die Konzepte und Datenstrukturen des DMS ungünstige Anwendungsszenarien entwickelt und Funktionen zweckfremd genutzt werden, was bei den Anwendern Unmut erzeugt. Manche Fehlinterpretation der Konzepte kann zu Fehlkonfigurationen führen, die sich erst nach einer Zeit, zum Beispiel durch schlechte Suchperformance, negativ bemerkbar machen und dann nur schwer beziehungsweise kostenintensiv zu beheben sind.

Goldene Mitte

Wie so oft liegt das Optimum der Arbeitsteilung bei einer DMS-Einführung irgendwo in er Mitte zwischen dem Dokumentenmanagement-Know-how eines erfahrenen Beraters und dem Prozess-Know-how sowie die höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern durch einen Inhouse-Projektverantwortlichen.

Optimierung von Dokumentenprozessen

Ein wichtiges Thema bei der DMS-Planung ist die Optimierung von Dokumentenprozessen. Dabei soll erreicht werden, dass die gesamte Bearbeitung von Dokumenten – angefangen vom Erfassen über die einzelnen Bearbeitungsstufen bis zur endgültig ruhenden Archivablage – möglichst einfach erfolgt.

Anwender sollen mit dem DMS nicht nur ein Werkzeug zum schnellen Informationszugriff erhalten, sondern auch bei der Arbeit mit Dokumenten optimal unterstützt werden. Damit die Arbeit im digitalen Archiv keine Mehrarbeit im Vergleich zur herkömmlichen Arbeit mit Dokumenten darstellt, bietet das Open-Source-DMS viele Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben und Dokumentenprozesse zu automatisieren. So kann, im besten Fall, die händische Sortierung und Verschlagwortung von Dokumenten bei der Erfassung vollständig vermieden werden. Auch die Zuweisung von Arbeitsaufgaben kann mit Hilfe von erstellten Workflow-Konfigurationen automatisch erfolgen. Die Reduktion von manuellen Prozessen auf ein Minimum hilft, Mehrarbeit bei Anwender zu vermeiden und trägt so zum Erfolg einer DMS-Lösung im Unternehmen bei.