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Die richtige Stra­tegie zur Ein­füh­rung eines Doku­menten­management­systems

Analyse

Der erste Schritt bei der Ein­füh­rung eines Doku­menten­manage­ment­systems in einem Unter­neh­men ist eine diffe­ren­zierte Ana­lyse der vor­han­de­nen Doku­men­ten- und Infor­mations­prozes­se. Das DMS soll sich schließ­lich den ein­gespiel­ten Ab­läufen an­pas­sen und nicht um­ge­kehrt.

Die spezi­fischen An­forde­rungen an bitfarm-Archiv DMS in Ihrem Unter­nehmen können bei­spiels­weise im Rahmen eines Work­shops ermit­telt werden. Zu diesem Zweck steht Ihnen ein Be­rater des bitfarm-Teams zur Ver­fügung, der in der Regel branchen­bezo­gene DMS-Projekt­erfah­rung mit­bringt. So kann er die ent­schei­denden Fragen stellen und gemein­sam mit Ihnen Ant­worten und Lösungen er­arbei­ten.

Schritt für Schritt

bitfarm-Archiv Doku­menten­manage­ment skaliert mit den gestel­lten Anfor­derun­gen. Es kann zu­nächst mit nur einigen auto­mati­sierten Vor­gängen und wenigen instal­lierten Arbeits­plätzen ein­ge­führt und spä­ter belie­big er­wei­tert wer­den – je nach Vor­stel­lungen des Kunden. Eine Ein­führung in meh­reren Schrit­ten eig­net sich gut, um Er­fah­run­gen zu sam­meln und Feh­ler zu ver­meiden.

Aller­dings ent­fal­tet ein DMS sein vol­les Poten­tial erst mit stei­gender Zahl der ent­hal­tenen Doku­mente und der Be­nut­zer. Der Ein­stieg ge­lingt am bes­ten, in­dem Doku­mente und Be­lege dort wo sie ent­ste­hen oder ein­tref­fen von Beginn an auto­ma­tisch archi­viert werden. So ist gewähr­leistet, dass jeder Mit­arbei­ter zu je­dem Zeit­punkt Zu­griff auf die Infor­mati­onen hat, die er be­nötigt.

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Opti­mie­rung von Doku­menten­pro­zes­sen

Ein wich­tiger As­pekt bei der DMS-Pla­nung ist die Opti­mie­rung von Doku­men­ten­pro­zes­sen. Ziel ist es, die ge­sam­te Bear­bei­tung von Doku­men­ten, von der Er­fas­sung über die ein­zelnen Bear­bei­tungs­stufen bis zur end­gül­tig ruhen­den Archiv­ablage, mög­lichst ein­fach zu gestal­ten.

Das DMS soll einen schnel­len Infor­mations­zu­griff ge­währ­leis­ten und die Be­nut­zer bei der Arbeit mit Do­ku­men­ten opti­mal unter­stüt­zen. Damit durch das digi­tale Ar­chiv keine Mehr­ar­beit ent­steht, bie­tet bitfarm-­Ar­chiv vie­le Mög­lich­kei­ten, wie­der­keh­rende Auf­ga­ben und Doku­men­ten­pro­zes­se zu auto­mati­sie­ren. So kann die hän­dische Sor­tie­rung und Ver­schlag­wor­tung von Doku­men­ten bei der Er­fas­sung in vie­len Fäl­len voll­stän­dig ver­mie­den wer­den. Auch die Zu­wei­sung von Arbeits­auf­gaben kann mit Hil­fe von er­stel­lten Work­flow-Kon­figu­ratio­nen auto­matisch er­fol­gen. Die Re­duk­tion manu­eller Pro­zes­se auf ein Mini­mum, ver­hin­dert er­höh­ten Arbeits­auf­wand und trägt so zum Er­folg einer DMS-Lösung im Unter­nehmen bei.

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Ver­schie­dene Mög­lich­keiten

Bei der Ein­füh­rung des bitfarm-Archiv DMS kön­nen unter­schied­liche We­ge und Stra­tegien ziel­füh­rend sein. Wäh­rend man­che Pro­jek­te von der Pla­nung, über die In­stal­lation, An­pas­sung, Schu­lung und Ein­führungs­beglei­tung kom­plett von bitfarm-Archiv-Bera­tern durch­ge­führt wer­den, gibt es eben­so Pro­jek­te, bei de­nen vie­le Arbeits­schrit­te vom Kun­den oder des­sen Mit­arbei­tern selbst um­ge­setzt wer­den.

Letz­teres kann in­so­fern von Vor­teil sein, als es Kos­ten spart und un­ter Um­stän­den ein bes­se­res Fein­tuning des Sys­tems er­mög­licht. Au­ßer­dem kann die­se Vor­gehens­weise für eine hö­here Ak­zep­tanz der Soft­ware bei den Mit­arbei­tern sor­gen, weil sie am Kon­figu­rations­pro­zess ak­tiv be­tei­ligt sind und die fir­men­inter­nen Pro­zes­se schließ­lich detail­lier­ter ken­nen als je­der ex­terne Be­ra­ter.

Aller­dings be­steht da­bei auch die Ge­fahr, dass durch man­geln­des Hin­ter­grund­wis­sen über die Arbeits­weise und Daten­struk­turen des DMS un­gün­stige An­wen­dungs­sze­narien ent­wickelt und Funk­tionen zweck­fremd ge­nutzt wer­den.

Fehl­inter­preta­tionen der Kon­zepte kön­nen außer­dem zu feh­ler­haf­ten Kon­figu­rati­onen füh­ren, die sich erst zeit­ver­zö­gert be­merk­bar ma­chen, et­wa durch schlechte Such­per­for­mance. Zu die­sem Zeit­punkt sind sie oft­mals nur noch schwer, al­so mit er­heb­lichem Auf­wand zu be­he­ben.

Der goldene Mittel­weg

Wie so oft hat sich auch hier ein Mittel­weg be­währt, um die Ein­füh­rung ei­nes DMS im Unter­neh­men er­folg­reich zu ge­stal­ten. Un­ser Team arbei­tet eng mit Ihren In­house-Projekt­verant­wort­lichen zu­sam­men, um zu ge­währ­leis­ten, dass Sie ge­nau das Sys­tem er­hal­ten, das Sie brau­chen