Ein maßgeschneidertes DMS für jeden Anspruch

Wählen Sie die Version, die zu Ihnen passt. Von der leistungsstarken, kostenlosen GPL-Version für den Einstieg bis zur skalierbaren Enterprise-Lösung für den anspruchsvollen Mittelstand.

Vergleichstabelle

Kleine Teams

GPL-Version

Der ideale Einstieg in das professionelle Dokumentenmanagement. Die GPL-Version ist vollständig kostenfrei, transparent und basiert auf demselben robusten Kern wie die Enterprise-Variante. Sie eignet sich hervorragend für Einzelbenutzer, kleinere Unternehmen oder Vereine.

Profitieren Sie von aktuellen Erweiterungen wie der Verarbeitung von E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) und dem neuen Buchungsgrid für eine noch effizientere Datenerfassung direkt auf Dokumentenebene.

Dank der Open-Source Lizenz (GPLv2) behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten. Ein Upgrade ist jederzeit unter vollständiger Mitnahme aller Daten möglich.

Kostenfrei

Keine Werbung

Vollwertig

Ideal für: Einzelplätze, kleine Unternehmen & Evaluationen.

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Ideal für: Mittelstand & komplexe Organisationen.

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Business & Skalierung

Enterprise-Version

Die Enterprise-Version ist konsequent auf den professionellen Unternehmenseinsatz und Skalierbarkeit ausgerichtet. Sie bedient Installationen von 5 bis hin zu 5.000 Anwendern performant und zuverlässig.

Neben einem erweiterten Rechtesystem und flexibleren Datenstrukturen bietet diese Version entscheidende Features für moderne Arbeitsumgebungen: Dazu zählen der Web-Viewer für den browserbasierten Zugriff sowie eine mobile App für iOS und Android. Prozesse werden durch Funktionen wie Barcode-Erkennung, umfangreiche Workflow-Engines, AD-Anbindung (Active Directory), Versionierung und automatische Aktenbildung effizienter gestaltet. Für größere Infrastrukturen unterstützt das System verteilte Server und Standortvernetzung. Zusätzlich erhalten Kunden direkten Hersteller-Support und einen kostenlosen Update-Service.

Auch die Enterprise-Version bleibt dem Open-Source-Gedanken treu und ist lizenzkostenfrei. Die anfallenden Kosten beziehen sich rein auf die Service-Dienstleistungen (Support, Updates, Patches), wodurch die TCO (Total Cost of Ownership) im Vergleich zu proprietären Systemen extrem niedrig bleiben.

Technische Details

Die Versionsunterschiede im Überblick

Funktion / Eigenschaft

GPL

Enterprise

Architektur

GPL:Client – Server

Ent:Client – Server

Datenbank

GPL:MySQL 8.4 (LTS)

Ent:MySQL 8.4 (LTS)

Serverplattformen

GPL:Windows 10/11 / Server 2016/2019/2022/2025 (64-bit)

Ent:Windows 10/11 / Server 2016/2019/2022/2025 (64-bit)

Clientplattformen

GPL:MS-Windows 10/11, Server 2016-2025 (64-bit)

Ent:MS-Windows, Browser (Chrome, Opera, Firefox, Edge, Safari), Android (ab V.7.0), iOS (ab V.12)

OCR

GPL:Tesseract

Ent:Tesseract

Barcode

GPL:-

Ent:Rdtifbar 1D, optional BCPlus 1D, QR-Code, Datamatrix

Unterstützte Dateitypen

GPL:TIF, PDF, JPG, PNG, MS-Office, Open-/Libreoffice, EML, MSG, Postscript, ZIP, XML, ZUGFeRD (mit Vorschau)

Ent:Wie GPL, zusätzlich div. CAD-Formate mit Vorschau

Dokumentenscanner

GPL:TWAIN (empfohlen) / WIA / Netzwerkscanner

Ent:TWAIN (empfohlen) / WIA / Netzwerkscanner

E-Mail Anbindung

GPL:Outlook / Thunderbird

Ent:Outlook / Thunderbird / POP3 / IMAP4 / SMTP (OAuth2)

Importwege & Datenquellen

GPL:Drag&Drop, Kontextmenü, Archivdrucker, überwachte Ordner, Office

Ent:Wie GPL + SQL-Import (ERP/CRM), App mit Fotofunktion

Daten- / Dokumentenexport

GPL:Multiselect, CSV, XLS, Openoffice

Ent:Wie GPL + XML, spezifischer CSV-Export, selbsttragende Archive (Z3)

Installations- / Speicherort

GPL:Lokal (On Premise) / Cloud

Ent:Lokal (On Premise) / Cloud

Sprachen

GPL:Deutsch, Englisch + Maschinelle Übersetzung (20+ Sprachen)

Ent:Deutsch, Englisch + Maschinelle Übersetzung (20+ Sprachen)

Max. Anzahl Dokumente

GPL:Limitiert nur durch Storage. Viele Mio. möglich.

Ent:Limitiert nur durch Storage. Viele Mio. möglich.

Dokumentenzuwachs / Tag

GPL:Max. ca. 2.000 (mit OCR)

Ent: Max. ca. 50.000 (mit OCR-Clustering)

Benutzerzahl

GPL:Unlimitiert (1-4 empfohlen)

Ent:Unlimitiert (4-5.000 empfohlen)

Mandantenfähig

GPL:Nein

Ent: Ja

Mehrere Standorte / DBs

GPL:Nein

Ent: Ja

Terminalserver / Citrix

GPL:Ja (nur Client)

Ent:Ja (nur Client)

VPN / Homeoffice

GPL:Ja

Ent:Ja

Client Update

GPL:Manuell

Ent: Zentral gesteuert / Automatisiert

Suchfunktionen

GPL:Universelle Suche, Volltext, Verknüpfungen, Schlagworte, Kombinatorik UND/ODER/NICHT, Hervorhebung

Ent:Universelle Suche, Volltext, Verknüpfungen, Schlagworte, Kombinatorik UND/ODER/NICHT, Hervorhebung

Gespeicherte Suchen

GPL:Ja, lokale

Ent: Ja, lokale und globale

UI Eigenschaften

GPL:Flexible Bereiche, Tabs, Multiselect, Sortierung/Filterung/Gruppierung

Ent:Flexible Bereiche, Tabs, Multiselect, Sortierung/Filterung/Gruppierung

Ablageorganisation

GPL:Baumstruktur, Zusatz- & Statusfelder, Berechtigungen je Feld/Status/Archiv

Ent:Baumstruktur, Zusatz- & Statusfelder, Berechtigungen je Feld/Status/Archiv

Ablagefunktionen

GPL:Importieren, verschieben, duplizieren, löschen

Ent:Wie GPL + Symbolic Link

Dokumentenansicht

GPL:Zoomen, Drehen, Notizen, Miniaturansichten, Lesemodus

Ent:Zoomen, Drehen, Notizen, Miniaturansichten, Lesemodus

Grafische Werkzeuge

GPL:Notizen, Stempel, Stifte, Textmarker, Layer (Öffentlich/Privat)

Ent:Notizen, Stempel, Stifte, Textmarker, Layer (Öffentlich/Privat)

Stempelfunktionen

GPL:Setzen autom. Statusbuttons

Ent:Setzen Statusbuttons + Starten Plugins (z.B. DATEV)

Metadaten

GPL:Volltext, Schlagworte, Zusatz-/Statusfelder, Historie, Kommentare

Ent:Volltext, Schlagworte, Zusatz-/Statusfelder, Historie, Kommentare

Bearbeitungsfunktionen

GPL:Check-Out/In, Externe Bearbeitung, Verschlagwortungshilfe

Ent:Check-Out/In, Externe Bearbeitung, Verschlagwortungshilfe

Arbeitsorganisation

GPL:Wiedervorlage, Arbeitsplatz, Lesezeichen, Terminüberwachung

Ent:Wiedervorlage, Arbeitsplatz, Lesezeichen, Terminüberwachung

Info bei Aufgaben

GPL:Wiedervorlage (Pop-ups)

Ent:Wiedervorlage & Lesezeichen (Pop-ups + E-Mail)

Bearbeitung von Dateien

GPL:Konfigurierbar, Check-Out, Abschließen (Revisionssicher)

Ent:Wie GPL + Versionierung, Abo-Funktion

Dokumente abonnieren

GPL:Nein

Ent: Ja

Versionierung

GPL:Nein

Ent: Ja

Abwesenheitsvertretung

GPL:Nein

Ent: Ja

Vorgesetzte / Controller

GPL:Nein

Ent: Ja

Vertragsmanagement

GPL:Nein

Ent: Ja

Selbsttragende Archive (z.B. USB)

GPL:Nein

Ent: Ja

Usability-Funktionen

GPL:Hotkeys, Drag&Drop, Auto-Save, Auto-Complete, Mehrbildschirm

Ent:Hotkeys, Drag&Drop, Auto-Save, Auto-Complete, Mehrbildschirm

Barrierefreiheit

GPL:Tastaturbedienung, Hochkontrast, Screenreader (eingeschränkt)

Ent:Tastaturbedienung, Hochkontrast, Screenreader (eingeschränkt)

Designs / Themes

GPL:3 Designs (Standard, Dark, Alu)

Ent: 15+ Designs (div. Farben, High Contrast)

Reguläre Ausdrücke (Lesezeichen)

GPL:Ja

Ent:Ja

Weiterleitung bei Abwesenheit

GPL:Nein

Ent: Ja

Automatische Erfassung

GPL:Stapelscan, Überwachte Ordner, Druckdaten

Ent:Stapelscan (Barcode/Trennblatt), Überwachte Ordner, Druckdaten

Automatische Sortierung

GPL:Nach Inhalt

Ent: Nach Barcode und Inhalt

Automatische Verschlagwortung

GPL:Per Regel aus Dokumententypen

Ent:Per Regel aus Dokumententypen oder Barcode

Auto-Verschlagwortung (Regex)

GPL:Ja

Ent:Ja

Auto-Verknüpfung (Records Mgmt)

GPL:Ja (über Nummern-/Bezeichnerkreis)

Ent:Ja (über Nummern-/Bezeichnerkreis)

Workflow (Dokumententransport)

GPL:Wiedervorlage (parallel/sequentiell/gemischt)

Ent:Erweitert (Fallunterscheidungen, globale Lesezeichen)

Erweiterte Businessintelligenz

GPL:Nicht verfügbar

Ent: Plugins, Scripting, Customizing

Integrierte Admin-Oberfläche

GPL:Ja

Ent:Ja

Benutzerkontenfunktionen

GPL:User/Gruppen verwalten, Rollen

Ent: AD-User/Gruppen, Vertreter, Vorgesetzte, Controller

Kopieren v. Objekten/Rechten

GPL:Ja

Ent:Ja

Feldtypen

GPL:Alpha, Zahl, Währung, Datum, Auswahl, Status, Tabelle, DLM

Ent:Alpha, Zahl, Währung, Datum, Auswahl, Status, Tabelle, DLM

Rechtelevel (Feld/Struktur)

GPL:Lesen, Schreiben, Ändern

Ent:Lesen, Schreiben, Ändern

Funktionsberechtigungen

GPL:Umfangreich (Anzeigen, Drucken, Löschen, Admin, etc.)

Ent:Wie GPL + Exportieren

Löschfristen (DLM)

GPL:Fest nach Typ/Metadaten oder Workflow

Ent:Fest nach Typ/Metadaten oder Workflow

Pflichtfelder

GPL:Ja

Ent:Ja

Plausibilitätsprüfung (Check)

GPL:Nein

Ent: Ja

Black-/Whitelist (Dateien)

GPL:Ja

Ent:Ja

Dublettenprüfung

GPL:Einfach (Dateivergleich)

Ent: Erweitert (über Metadaten)

Reporting

GPL:-

Ent: 8 Reports, Admin-Log, History

Troubleshooting

GPL:Server / Client Logs

Ent:Server / Client Logs

AD-Integration

GPL:Nein

Ent: Ja

Client-Server Kommunikation

GPL:SSL-gesichert

Ent:SSL-gesichert

Metadatenübernahme

GPL:Nein

Ent: ODBC, TXT, CSV, XML, DB-Zugriff

Thunderbird Integration

GPL:Ja

Ent:Ja

Archivierung David/Faxware

GPL:Ja

Ent:Ja

MS-Office Integration

GPL:Ja

Ent:Ja

Konverter

GPL:Libre Office

Ent:Libre Office + Third-Party Tools (CAD, etc.)

ERP/CRM Systeme

GPL:Alle Systeme mit Druckjob-Ausgabe / Hotkey

Ent: Spezifische Schnittstellen für SAP, Dynamics, Sage, Datev, Lexware u.v.m. (1)

AS/400 CI-/Cold-Belege

GPL:Nein

Ent: Ja

SAP / Content Server

GPL:Nein

Ent: Ja (2)

DATEV-Anbindung

GPL:Nein

Ent: Ja (ReWe, Unternehmen Online)

HTTP-API

GPL:Nein

Ent: Ja

GoBD Konformität

GPL:Ja (3)

Ent:Ja (3)

DSGVO Konformität

GPL:Ja (4)

Ent:Ja (4)

ISO 9001 Workflows

GPL:Ja

Ent:Ja

Plugin-Schnittstellen

GPL:Nein

Ent: Ja

Lizenzkosten

GPL:Keine

Ent:Keine Lizenzkosten (Supportkosten nach Usern)

Volumenabhängige Kosten

GPL:Keine

Ent:Keine

Kosten pro Scanplatz

GPL:Keine

Ent:Keine

Kostenpflichtige Zusatzmodule

GPL:Keine

Ent:Bei Bedarf: Barcode, Omnipage Ultimate

Kommerzielle Nutzung

GPL:Ja

Ent:Ja

Werbung / Adware

GPL:Nein (Digital signiert)

Ent:Nein (Digital signiert)

Lizenz

GPL:GPLv2

Ent:GPLv2

Consulting / Schulung

GPL:Nein

Ent: Ja

Support

GPL:Community Forum (Sourceforge)

Ent: Direkter Support (Hersteller/Partner)

Anmerkungen:

(1) Kostenpflichtige Zusatz-/Partnerprodukte

(2) Nur für direkt von der bitfarm GmbH betreute Installationen erhältlich

(3) GoBD-Konformität setzt Verfahrensdokumentation voraus.

(4) DSGVO-Konformität setzt entsprechende Konfiguration voraus.

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