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Kosten & Lizenzierung

Keine Lizenzkosten für das mehrfach ausgezeichnete Dokumentenmanagementsystem

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement wird auf Open Source-Basis entwickelt. Der größte Teil der Software ist GPL-lizenziert. Daher gibt es keine Lizenzkosten, außer geringe Kosten für optionale Komponenten von Drittanbietern wie die Omnipage OCR, die in der Gesamtkostenbetrachtung vernachlässigbar sind.

Welche Kosten fallen an?

Die bitfarm GmbH ist Dienstleister für die von ihr entwickelte DMS-Lösung. Nimmt der Kunde Dienstleistungen in Anspruch, so fallen dafür – je nach Projektstatus – unterschiedliche Kosten an. Notwendige Dienstleistungen für den Einsatz der Enterprise-Version sind Serverinstallation und eine Schulung für den/die zuständigen IT-Betreuer. Dafür gibt es anschließend die Funktionsgarantie und den technischen Teil der zum Nachweis der Revisionssicherheit erforderlichen Verfahrensdokumentation.

Gerade bei kleinen Unternehmen mit knapper Kostenkalkulation und bei übersichtlichen Anforderungen kann das Enterprise-DMS durch Eigenleistung selbst konfiguriert werden – der bitfarm-Archiv Softwaresupport steht dabei jederzeit für alle Fragen und mit wertvollen Tipps zur Seite. Oft sind durch den Einsatz der GPL-Version bereits umfangreiche Kenntnisse vorhanden, so dass sich Schulungs- und Beratungskosten minimieren lassen. Inklusive Support ist die Enterpise-Version so bereits ab etwa 2.500,- Euro erhältlich.

Immer im Fokus: Die Anwender

Bei größeren Installationen im Mittelstand werden weitere Dienstleistungen empfohlen, damit die Einführung des DMS erfolgreich verläuft. Hier geht es um Dokumentenprozesse, komplexe Anforderungen an die Ablage- und Berechtigungsstruktur und das Finden des Optimums, um die Anwender selbst bei großen Dokumentenmengen weitgehend von Standardaufgaben zu entlasten. Die bitfarm GmbH bringt hier ihr Know-how aus 15 Jahren Prozessoptimierung im DMS-Umfeld ein. Dies verkürzt unter dem Strich die Projektdauer bis zum Produktivbetrieb oft erheblich. Es wird dafür gesorgt, dass die Anwender nicht mit immer neuen Konfigurationsversuchen oder halbfertigen Prozesskonfigurationen irgendwann die Lust verlieren, sondern im Gegenteil ein fertig konfiguriertes, getestetes und auf einfache Bedienbarkeit optimiertes Gesamtsystem inklusive Schulung und angepasster Dokumentation vorfinden.

Analyse, Optimierung und Pragmatismus führen schnell zu guten Ergebnissen

Ein Einführungskonzept, welches nur bei problematischen Prozessen in tiefere Analyse- und Optimierungsverfahren einsteigt, ansonsten aber bewährte Konzepte übernimmt und nur an die neuen Möglichkeiten des elektronischen Dokumentenmanagements anpasst, verhindert auch bei größeren Projekten ausufernde Beratungs- und Dienstleistungskosten. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden beziehungsweise den Personen im Unternehmen, welche die Prozesse kennen und täglich anwenden, ist dazu essentiell.

Regelmäßig widerlegen bitfarm-Projekte die gelegentliche Annahme, Open-Source-Software sei komplizierter einzuführen und teurer als Closed-Source-Varianten. Die Kunden freuen sich über wirtschaftlich vertretbare Kostenrahmen und die gleichzeitig hohe Qualität von Software und Services, bei denen die einfache Bedienung und die Entlastung der Anwender von Standardaufgaben im Mittelpunkt steht.

„Bei unserer Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem kam es auf die Kosten nicht in erster Linie an. Wichtig war vor allem, eine ausgereifte, anwenderfreundliche Lösung zu finden, die unseren Ansprüchen genügt und genug Potential für zukünftige Anforderungen hat. Nachdem wir uns einige Produkte angesehen hatten, fiel die Entscheidung auf bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement, die interessanter­weise gleichzeitig einer der günstigsten Anbieter im Feld waren."

Stefan Weiss, J+G Refactories

Produkthaftung und Gewährleistung

Bei Haftungs- und Gewährleistungsfragen ist der Kunde übrigens nicht schlechter gestellt als bei Closed-Source-Anbietern. Die bitfarm GmbH ist gemäß deutschem Recht auf Produkthaftung und Gewährleistung im gleichen Maße verpflichtet – es spielt keine Rolle, ob die Software Geld kostet oder nicht. Die Lizenzform ist unerheblich.

Garant für den langfristig reibungslosen DMS-Betrieb

Wurde nach Schulung oder Hilfe bei der Livestellung und Klärung weiterer Themen (zum Beispiel der Umgang mit Altdaten) das DMS in Betrieb genommen, stellt der bitfarm Softwaresupport die erste Adresse für alle Fragen und Probleme dar. Hier erreicht man neben dem Supportteam und den Entwicklern auch direkt die mit dem Projekt und der Konfiguration vertrauten Mitarbeiter, welche gerne per Fernwartung, aber auch vor Ort bei Bedarf zur Verfügung stehen.

Der Softwaresupport ist für Enterprise-Kunden gemäß den Supportvereinbarungen direkt telefonisch oder per E-Mail erreichbar und garantiert die schnelle Hilfe bei Problemfällen. Für den Mittelstand existieren spezielle SLAs (Service Level Agreements), welche individuell angepasst werden können und eine gleichbleibend hohe Servicequalität vertraglich sicherstellen. Über den Softwaresupport erhalten Kunden alle Patches und Updates kostenlos. Der Support ist in seinem Leistungsumfang als Flat-Rate konzipiert und wird über eine jährliche Pauschale abgerechnet, welche sich in der Höhe nach der Anzahl der Benutzer und der Qualität des Servicelevels berechnet. Anpassungen können seitens des Kunden jederzeit vorgenommen werden.

Konkrete Zahlen

Kontaktieren Sie uns und senden Sie eine E-Mail an info@bitfarm-archiv.de mit einigen Angaben zum geplanten Vorhaben (primäres Einsatzszenario, weitere Anforderungen, Benutzerzahl, mögliche Eigenleistung falls gewünscht) oder rufen Sie uns einfach an: 0271 / 313 96 - 0. Sie erhalten dann ein seitens bitfarm verbindliches Angebot mit den genauen Zahlen. Sind die Anforderungen nicht klar zu umreißen, kann ein Workshop mit einem bitfarm-Mitarbeiter vor Ort im Vorfeld hilfreich sein, um zu exakten Zahlen zu kommen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Nach einer vergleichbaren Lösung hätten wir wohl noch lange suchen müssen. Die Zusammenarbeit mit dem bitfarm-Archiv-Team ist für uns sehr positiv.

Kai Rasch, BRB-Lagertechnik