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Kosten & Lizenzierung

Lizenzkosten


bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement wird auf Open-Source-Basis entwickelt. Die Software ist größtenteils GPL-lizenziert und damit lizenzkostenfrei. Wir bieten unser DMS in zwei Versionen an. Die GPL-Version für den Privatgebrauch oder für kleinere Arbeitsgruppen können Sie kostenlos herunterladen. Die Kosten der für den Unternehmenseinsatz konzipierten Enterprise-Version richten sich nach den gestellten Anforderungen.

Installation &
Schulung


Für bitfarm-Archiv Enterprise sind zumindest die Serverinstallation und eine Schulung des / der IT-Betreuer durch uns oder einen unserer Partner notwendig. So können wir dafür garantieren, dass das System funktioniert und den technische Teil der zum Nachweis der Revisionssicherheit erforderlichen Verfahrensdokumentation übernehmen.

Gerade in kleineren Unternehmen mit übersichtlichen Anforderungen und knapper Kostenkalkulation kann das DMS anschließend in Eigenleistung konfiguriert werden. Tauchen dabei Fragen oder Probleme auf, stehen Ihnen unsere Supportmitarbeiter zur Seite. So lassen sich die Kosten für Service und Beratung minimieren. Inklusive professionellem Support für ein Jahr ist die Enterprise Version schon ab etwa 2500,- € erhältlich.

Konkrete Zahlen


Um ein individuelles und verbindliches Angebot zu erhalten, senden Sie uns eine E-Mail mit Angaben zum geplanten Vorhaben (primäres Einsatzszenario, weitere Anforderungen, Benutzerzahl, mögliche Eigenleistung) oder rufen Sie uns einfach an.
Sind die Anforderungen nicht klar zu umreißen, kann ein Workshop mit einem bitfarm-Mitarbeiter vor Ort im Vorfeld hilfreich sein, um diese zu ermitteln. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Produkthaftung & Gewährleistung


In Haftungs- und Gewährleistungsfragen hat der Kunde bei Open-Source-Software übrigens die gleichen Rechte wie bei Closed-Source-Produkten. Die bitfarm GmbH ist gemäß deutschem Recht zu Produkthaftung und Gewährleistung in gleichem Maße verpflichtet, wie Anbieter proprietärer Systeme.

Konzept


Bei größeren Installationen in mittelständischen Unternehmen empfiehlt sich eine genaue Analyse der Dokumentenprozesse und der Ablage- und Berechtigungsstrukturen, die durch das System optimiert werden sollen, um Anwender selbst bei großen Dokumentenmengen weitgehend von Standardaufgaben zu entlasten.

Wir bringen unser Know-how aus 15 Jahren Prozessoptimierung im DMS-Umfeld ein und liefern Ihnen ein fertig konfiguriertes, getestetes und auf einfache Bedienbarkeit ausgerichtetes Gesamtsystem inklusive angepasster Dokumentation. Dabei steigen wir nur bei problematischen Prozessen in tiefere Analyse- und Optimierungsverfahren ein, übernehmen aber ansonsten bewährte Konzepte und passen diese an die neuen Möglichkeiten des elektronischen Dokumentenmanagements an.

Diese Vorgehensweise verhindert auch bei größeren Projekten ausufernde Beratungs- und Dienstleistungskosten. Eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Inhouse-Projektverantwortlichen, die unternehmensspezifische Prozesse kennen und täglich anwenden, ist dazu essentiell.

Regelmäßig widerlegen bitfarm-Projekte die verbreitete Annahme, Open-Source-Software sei komplizierter einzuführen und letztlich teurer als Closed-Source-Varianten. Tatsächlich profitieren unsere Kunden von wirtschaftlich vertretbaren Kostenrahmen und der hohen Qualität der Software und des Supports. Im Vergleich zu ähnlich leistungsstarken proprietären DMS, stellt die Einführung unserer Software eine geringe Investition dar, die sich überdies innerhalb kurzer Zeit amortisiert.


„Bei unserer Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem kam es auf die Kosten nicht in erster Linie an. Wichtig war vor allem, eine ausgereifte, anwenderfreundliche Lösung zu finden, die unseren Ansprüchen genügt und genug Potential für zukünftige Anforderungen hat. Nachdem wir uns einige Produkte angesehen hatten, fiel die Entscheidung auf bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement, die interessanter­weise gleichzeitig einer der günstigsten Anbieter im Feld waren.“

Stefan Weiss, J+G Refactories

Service und Support

Wird das DMS in Betrieb genommen, ist der bitfarm Softwaresupport Ihr Ansprechpartner für alle Fragen und Probleme, die auftauchen. Neben dem Supportteam und den Entwicklern können Sie auch direkt mit dem Mitarbeiter sprechen, der das Projekt durchgeführt hat und daher mit der Konfiguration vertraut ist. Üblicherweise erfolgt der Support per Fernwartung, bei Bedarf stehen unsere Mitarbeiter auch vor Ort zur Verfügung.

Unser Softwaresupport ist für Enterprise-Kunden telefonisch oder per E-Mail erreichbar und garantiert schnelle Hilfe bei Problemen. Für den Mittelstand bieten wir spezielle SLAs (Service Level Agreements) an, die individuell angepasst werden können und eine gleichbleibend hohe Servicequalität vertraglich sicherstellen. Patches und Updates erhalten alle Kunden kostenlos. Der Support ist in seinem Leistungsumfang als Flat-Rate konzipiert und wird über eine jährliche Pauschale abgerechnet, die sich nach der Anzahl der Benutzer und der Art des Services berechnet. Anpassungen können seitens des Kunden jederzeit vorgenommen werden.