…finden statt suchen.

Merkmale

Funktionalität

  • Digitale Archivierung, DMS und ECM Software für alle gängigen Dokumentenformate: Office-Dokumente, PDF, CAD-Zeichnungen, Bilder, Papierdokumente, digitale ERP- und Warenwirtschaftsdokumente, E-Mails, ZIP-Container, html, u.v.a.m.
  • Abbildung von typischen und individuellen Dokumentenprozessen aller Branchen dank umfangreicher und flexibel anpassbarer Workflow-Funktionen
  • Vollständige Texterkennung und komplette Durchsuchbarkeit aller unterstützten Dokumentenformate. Einsatz der weltweit führenden Omnipage®-OCR. Zusätzlich Barcodeerkennung, auch 2D-Barcodes.
  • Schnelle Suchfunktionen mit Suchzeiten unter 1 Sekunde selbst bei vielen Millionen Dokumenten (auch in der Volltextsuche). Komfortable grafische Fundstellenmarkierung direkt auf dem angezeigten Dokument, per Tastendruck zum (nächsten) Treffer.
  • Datenbankfelder, Status, Kategorien etc. sind flexibel definierbar und bilden so eine individuell an die Unternehmens-/Institutionsbedürfnisse angepasste Ablagestruktur. Verschiedene Feldtypen und Suchmethoden pro Archiv / Lagerort konfigurierbar.
  • Freie Kombinationsmöglichkeit sämtlicher definierter Suchfelder mit Volltext, Schlagworte, Benutzer, Datum, Workflow-Status, sonstige Metadaten.
  • Revisionssichere Archivierung von Papier- und ERP-Dokumenten – archiviert automatisch Dokumente sämtlicher Windows- Linux- und AS-400 basierter ERP- und Warenwirtschaftssysteme, u.a. SAP® Content Server.
  • Automatische Archivierung weiterer Dokumentenquellen durch überwachte Ordner, AutoArchiv-Druckertreiber oder serverbasierte E-Mail Archivierung.
  • Vollständige Integration in den Windows-Explorer, sowie in MS- und OpenOffice. Integration in Outlook und andere E-Mail Clients. Schnittstellen zu den meisten ERP- und Warenwirtschaftssystemen.
  • Umfangreiche und flexibel anpassbare Workflow-Funktionen bilden Dokumentenprozesse sämtlicher Branchen ab. Urlaubs- und Krankheitsvertreterregelung, Workflows in Gruppen, delegierbare Aufgaben mit temporär vererbten Berechtigungen. Controlling-Funktion für Vorgesetzte. Jederzeitiges Reporting über Excel möglich.
  • Verknüpfungen legen digitale Akten an, zum Beispiel Auftragsakten, Projektakten, Kundenakten, etc. Symbolic Links ermöglichen die Ablage von ein und demselben Dokument in verschiedenen Archiven. Dies kann auch automatisch erfolgen.
  • Automatische Sortierung und Verschlagwortung über Masken, reguläre Ausdrücke, etc. Dadurch zum Beispiel Massenerfassung von heterogenen Dokumenten als Stapelscan bei automatischer Erkennung und Sortierung der einzelnen Dokumente möglich. Dokumentenerfassung mit „nur einem Klick“. Automatische Formularerkennung.
  • Jederzeitiges manuelles Eingreifen in automatische Vorgänge möglich. Unterstützung flexibler Arbeitsweise. Es wird nicht vorgeschrieben, zu welchem Zeitpunkt bestimmte Handlungen erfolgen müssen. So ist zum Beispiel die Verschlagwortung, Verknüpfung oder das Starten eines Workflows früh beim Erfassen, aber auch jederzeit später möglich.
  • Gemeinsames Arbeiten an Office-Dokumenten, CAD-Zeichnungen, etc. Freigabe und Veröffentlichung gemäß Qualitätsmanagementhandbuch (DIN EN 9001 ff.) möglich. Automatisches Einhalten von Compliance-Anforderungen.
  • Automatische Dokumentenversionierung mit SVN, CheckIn / CheckOut, Auswertungen / Datenexport nach Excel, CSV oder Open-Office.
  • Erzeugung selbsttragender Archive, zum Beispiel für Steuerberater, zur Übergabe von Projektdokumentationen an einen Auftraggeber, für den schnellen Dokumentenzugriff externe Mitarbeiter ohne Internetzugang, oder zur Erfüllung des Zugriffsrechts der Finanzbehörden.
  • Vertragsmanagement, Überwachung selbst verlängernder Verträge und Kündigungsmöglichkeiten, Kalkulation laufender Verbindlichkeiten, etc.
  • Komplette unveränderbare Dokumentenhistorie aller Vorgänge auf jedem Dokument, Reporting und Admin-Log.
  • Intelligente Eskalationsmechanismen, zum Beispiel bei Überschreitung von Bearbeitungszeiten, nicht korrekt erkannten Dokumenten, etc.
  • Fernsteuerbarkeit aus anderen Applikationen, zum Beispiel um Dokumente direkt anzuzeigen, Suchen durchzuführen etc., Webservice-API.

Projektbeispiele

ERP-Dokumente archivieren

Der traditionsreiche Hersteller hochwertiger Audiosysteme Canton aus dem hessischen Niederlauken setzt zur revisionssicheren Archivierung seiner ERP-Dokumente auf die Enterprise-Version des Open-Source-DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement.

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Output-Management realisieren

Für einen großen Betreiber eines Internet-Shopsystems war bitfarm-Archiv DMS der entscheidende Schritt hin zu einer fast vollständig automatisierten Auftragsabwicklung. Kundenbestellungen aus den unterschiedlichen Webportalen wurden vom Shopsystem direkt auf eine bestimmte E-Mail-Adresse geleitet.

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Automatisch kalkulieren

Gerade im Gewerbe der Fuhrleute fallen reichlich Dokumente an. Frachtpapiere, Ladepapiere, Wiegescheine, Tachoscheiben, Lieferscheine, Rechnungen, Übernahmescheine und viele mehr verhelfen der Branche zu einer Top-Platzierung, was das Papier­aufkommen angeht. Ein elektronisches DMS lohnt sich hier ganz besonders.

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Benutzeroberfläche

  • Die mehrfach ausgezeichnete Benutzeroberfläche kommt fast ohne Unterfenster aus, ist gut an individuelle Anwenderanforderungen anpassbar, fast alle Funktionen können zu- und abgeschaltet werden.
  • Direkte, große Dokumentendarstellung. Kein Laden einer externen Applikation notwendig, um Dokumente betrachten zu können. Dadurch schnelles browsen und visuelles Erfassen möglich, "blättern wie im Aktenordner". Funktioniert mit ERP-Dokumenten, Papierscans, Office, E-Mails, PDFs, und sogar bei vielen CAD-Formaten. Mehrere Dokumentenfenster gleichzeitig möglich.
  • Arbeiten im DMS wie mit Papier: Direkte Verwendung grafischer Werkzeuge auf dem Dokument wie zum Beispiel Notizzettel („Post-its“), Freitext, Stifte, Linien, Marker, etc.
  • Jeder Anwender kann sich pro Archiv seine eigene Listendarstellung und Sortierung einrichten. Zusätzlich Lesezeichen, Verteilfavoriten, Hotkeys, sowie Stempel pro Anwender konfigurierbar.
  • Tastaturbedienbar für die schnelle tägliche Arbeit mit Dokumenten, viele sinnvolle Hotkeys, makrofähig durch Plugins.
  • Viele bewährte Konzepte kommen zum Einsatz: Kontextmenüs, Drag & Drop, selbstlernende Listen, Autovervollständigung, Zurück-Funktionen, Dokumente merken und abonnieren.
  • Minimaler Schulungsaufwand dank intuitiver Bedienbarkeit.

Architektur & Skalierbarkeit

  • Schnelle Benutzeroberfläche durch nativen multi-thread Programmcode.
  • Schnelle Suchen durch optimierte Datenbankabfragen und Stored Procedures.
  • Datenbank MySQL (MS-SQL, PostgreSQL und Oracle in Planung).
  • Active Directory / LDAP-Anbindung zur einfachen Pflege von Benutzern und Gruppen.
  • Trennung von Datenbank, Dokumentenspeicher, DMS-Server, OCR- und Render-Server auf unterschiedliche Maschinen möglich.
  • OCR-Clustermöglichkeit bei großen Dokumentenmengen.
  • Revisionssicherheit durch Soft-WORM-Verfahren, zusätzlich mit SHA256-Prüfsummen gesichert.
  • Granulares Rechtesystem steuert Zugriff auf Dokumente und Funktionen auf Einzelbenutzer oder Gruppenbasis.
  • Rollenkonzept für einfache Administrierbarkeit.
  • Vererbungsfunktionen für Archiv- und Lagereigenschaften, Felddefinitionen und Rechte.
  • Skalierbarkeit 5 bis 5000 Benutzer/Server, bis zu 100 Mio. Dokumente pro DB/Server
  • Implementierung komplett als serviceorientierte Softwarearchitektur (SOA).
  • Mandantenfähig, mehrere Standorte mit eigenen Servern werden unterstützt.

Systemvoraussetzungen

  • Server: Aktueller Industrie-Standard Server mit mindestens 4 GB freiem Hauptspeicher, min. 100GB Festplattenplatz, Dual-Core CPU Windows Server 2008, 2012, 2016. Funktionierende strukturierte Datensicherung.
  • Infrastruktur: Active-Directory-Infrastruktur mit funktionierendem DNS, Benutzer müssen ohne erneutes Anmeldefenster auf eine Serverfreigabe zugreifen können.
  • Clients: Volle Funktionalität mit Windows-Client, lauffähig unter Windows 7, 8, 8.1, 10. Viele Funktionen auch über Webbrowser und der bitfarm-Archiv App für Android und iOS. Unterstützung für MS-Office ab 2007. Clientinstallation unattended möglich, bzw. nur als Verknüpfung. Keine besonderen Hardwareanforderungen. Client auch über Terminalserver und/oder VPN nutzbar.
  • Scanner: bitfarm empfiehlt statt Multifunktionsgeräte echte Dokumentenscanner einzusetzen. Technisch lassen sich nahezu alle Netzwerkscanner oder TWAIN-kompatiblen Scanner verwenden.

Unterschiede

Die aufgeführten Eigenschaften beziehen sich auf die Enterprise-Edition. Die wesentlichen Unterschiede zwischen Enterprise- und GPL-Edition können hier nachgelesen werden.