…finden statt suchen.

bitfarm-Archiv Dokumenten­management - Merkmale und Funktionalität

Archivierung

  • Revisionssichere Archivierung von Papier- und ERP-Dokumenten – archiviert automatisch Dokumente sämtlicher Windows- Linux- und AS-400 basierter ERP- und Warenwirtschaftssysteme, u.a. SAP® Content Server.
  • Erzeugung selbsttragender Archive, zum Beispiel für Steuerberater, zur Übergabe von Projektdokumentationen an einen Auftraggeber, für den schnellen Dokumentenzugriff externe Mitarbeiter ohne Internetzugang, oder zur Erfüllung des Zugriffsrechts der Finanzbehörden.
  • Datenbankfelder, Status, Kategorien etc. sind flexibel definierbar und bilden so eine individuell an die Unternehmens-/Institutions­bedürfnisse angepasste Ablagestruktur. Verschiedene Feldtypen und Suchmethoden pro Archiv / Lagerort konfigurierbar.
  • Automatische Archivierung weiterer Dokumentenquellen durch überwachte Ordner, AutoArchiv-Druckertreiber oder serverbasierte E-Mail Archivierung.
  • Verknüpfungen legen digitale Akten an, zum Beispiel Auftragsakten, Projektakten, Kundenakten, etc.. Symbolic Links ermöglichen die Ablage von ein und demselben Dokument in verschiedenen Archiven. Dies kann auch automatisch erfolgen.
  • Automatische Sortierung und Verschlagwortung über Masken, reguläre Ausdrücke, etc. Dadurch zum Beispiel Massenerfassung von heterogenen Dokumenten als Stapelscan bei automatischer Erkennung und Sortierung der einzelnen Dokumente möglich. Dokumentenerfassung mit nur einem Klick. Automatische Formularerkennung.

Suche

  • Vollständige Texterkennung und komplette Durchsuchbarkeit aller unterstützten Dokumentenformate. Einsatz der weltweit führenden Omnipage®-OCR. Zusätzlich Barcodeerkennung, auch 2D-Barcodes.
  • Schnelle Suchfunktionen mit Suchzeiten unter 1 Sekunde selbst bei vielen Millionen Dokumenten (auch in der Volltextsuche). Komfortable grafische Fundstellenmarkierung direkt auf dem angezeigten Dokument, per Tastendruck zum (nächsten) Treffer.
  • Freie Kombinationsmöglichkeit sämtlicher definierter Suchfelder mit Volltext, Schlagworte, Benutzer, Datum, Workflow-Status, sonstige Metadaten.

Workflow

  • Gemeinsames Arbeiten an Office-Dokumenten, CAD-Zeichnungen, etc. Freigabe und Veröffentlichung gemäß Qualitätsmanagementhandbuch (DIN EN 9001 ff.) möglich. Automatisches Einhalten von Compliance-Anforderungen.
  • Intelligente Eskalationsmechanismen, zum Beispiel bei Überschreitung von Bearbeitungszeiten, nicht korrekt erkannten Dokumenten, etc.
  • Umfangreiche und flexibel anpassbare Workflow-Funktionen bilden Dokumentenprozesse sämtlicher Branchen ab. Urlaubs- und Krankheitsvertreter­regelung, Workflows in Gruppen, delegierbare Aufgaben mit temporär vererbten Berechtigungen. Controlling-Funktion für Vorgesetzte. Jederzeitiges Reporting über Excel möglich.

Controlling

  • Komplette unveränderbare Dokumentenhistorie aller Vorgänge auf jedem Dokument, Reporting und Admin-Log.
  • Automatische Dokumentenversionierung mit SVN, CheckIn / CheckOut, Auswertungen / Datenexport nach Excel, CSV oder Open-Office.
  • Vertragsmanagement, Überwachung selbst verlängernder Verträge und Kündigungsmöglichkeiten, Kalkulation laufender Verbindlichkeiten, etc.
  • Jederzeitiges manuelles Eingreifen in automatische Vorgänge möglich. Unterstützung flexibler Arbeitsweise. Es wird nicht vorgeschrieben, zu welchem Zeitpunkt bestimmte Handlungen erfolgen müssen. So ist zum Beispiel die Verschlagwortung, Verknüpfung oder das Starten eines Workflows früh beim Erfassen, aber auch jederzeit später möglich.

Benutzeroberfläche

  • Die mehrfach ausgezeichnete Benutzeroberfläche kommt fast ohne Unterfenster aus, ist gut an individuelle Anwenderanforderungen anpassbar, fast alle Funktionen können zu- und abgeschaltet werden.
  • Direkte, große Dokumentendarstellung. Kein Laden einer externen Applikation notwendig, um Dokumente betrachten zu können. Dadurch schnelles browsen und visuelles Erfassen möglich, "blättern wie im Aktenordner". Funktioniert mit ERP-Dokumenten, Papierscans, Office, E-Mails, PDFs, und sogar bei vielen CAD-Formaten. Mehrere Dokumentenfenster gleichzeitig möglich.
  • Arbeiten im DMS wie mit Papier: Direkte Verwendung grafischer Werkzeuge auf dem Dokument wie zum Beispiel Notizzettel („Post-its“), Freitext, Stifte, Linien, Marker, etc.
  • Jeder Anwender kann sich pro Archiv seine eigene Listendarstellung und Sortierung einrichten. Zusätzlich Lesezeichen, Verteilfavoriten, Hotkeys, sowie Stempel pro Anwender konfigurierbar.
  • Tastaturbedienbar für die schnelle tägliche Arbeit mit Dokumenten, viele sinnvolle Hotkeys, makrofähig durch Plugins.
  • Viele bewährte Konzepte kommen zum Einsatz: Kontextmenüs, Drag & Drop, selbstlernende Listen, Autovervollständigung, Zurück-Funktionen, Dokumente merken und abonnieren.
  • Minimaler Schulungsaufwand dank intuitiver Bedienbarkeit.

Unterstützte Dokumentenformate

  • Office-Dokumente
  • PDF
  • CAD-Zeichnungen
  • Bilder
  • Papierdokumente
  • digitale ERP- und Warenwirtschaftsdokumente
  • E-Mails
  • ZIP-Container
  • HTML
  • ...

Architektur & Skalierbarkeit

  • Schnelle Benutzeroberfläche durch nativen multi-thread Programmcode.

  • Schnelle Suchen durch optimierte Datenbankabfragen und Stored Procedures.

  • Datenbank MySQL (MS-SQL, PostgreSQL und Oracle in Planung).

  • Active Directory / LDAP-Anbindung zur einfachen Pflege von Benutzern und Gruppen.

  • Trennung von Datenbank, Dokumentenspeicher, DMS-Server, OCR- und Render-Server auf unterschiedliche Maschinen möglich.

  • OCR-Clustermöglichkeit bei großen Dokumentenmengen.

  • Revisionssicherheit durch Soft-WORM-Verfahren, zusätzlich mit SHA256-Prüfsummen gesichert.

  • Granulares Rechtesystem steuert Zugriff auf Dokumente und Funktionen auf Einzelbenutzer oder Gruppenbasis.

  • Rollenkonzept für einfache Administrierbarkeit.

  • Vererbungsfunktionen für Archiv- und Lagereigenschaften, Felddefinitionen und Rechte.

  • Skalierbarkeit 5 bis 5000 Benutzer/Server, bis zu 100 Mio. Dokumente pro DB/Server.

  • Implementierung komplett als serviceorientierte Softwarearchitektur (SOA).

  • Mandantenfähig, mehrere Standorte mit eigenen Servern werden unterstützt.

Systemvoraussetzungen

Server

Aktueller Industrie-Standard Server mit mindestens 4 GB freiem Hauptspeicher, min. 100GB Festplattenplatz, Dual-Core CPU, Windows Server ab 2008 R2 SP2, 2012 oder 2016. Funktionierende strukturierte Datensicherung. Serverhardware mit RAID-System und Datensicherung,aktuelle CPU ab 2 GHz, min. 8 GB RAM, ATA/SCSI-RAID-1,Datensicherung, Domänen-/AD-struktur

Clients

Volle Funktionalität mit Windows-Client, Windows 7, 8, 8.1, 10. Viele Funktionen auch über Webbrowser und bitfarm-Archiv App für Android und iOS verfügbar. Unter­stützung für MS-Office ab 2007. Client­installation unattended bzw. nur als Verknüpfung möglich. Der Client ist auch über Terminal­server und/­oder VPN nutzbar.

Scanner

bitfarm empfiehlt statt Multi­funktions­geräten echte Dokumenten­scanner einzusetzen. Technisch lassen sich nahezu alle Netzwerk­scanner oder TWAIN-kompatiblen Scanner verwenden. Dokumentenscanner verfügen jedoch im Vergleich über wichtige Funktionen wie Doppeleinzug­serkennung und Bildaufbereitung um die Erfassung von Papierdokumenten prozesssicher zu gestalten.

Infrastruktur

Active-Directory-Infra­struktur mit funk­tionieren­dem DNS, Benutzer müssen ohne erneutes Anmelde­fenster auf eine Server­freigabe zugreifen können. Auf netzinternen Firewalls müssen die Ports für den Datenbank­zugriff und den bitfarm-Archiv Serverdienst geöffnet werden. Für die externe Nutzung des Dokumenten­management­systems mit Smartphones und Tablets ist eine VPN-Verbindung notwendig.

Kompatibilität

  • Fernsteuerbarkeit aus anderen Applikationen, zum Beispiel um Dokumente direkt anzuzeigen, Suchen durchzuführen etc., Webservice-API.
  • Vollständige Integration in den Windows-Explorer, sowie in MS- und OpenOffice. Integration in Outlook und andere E-Mail Clients. Schnittstellen zu den meisten ERP- und Warenwirtschaftssystemen.