bitfarm-Archiv DMS - Funktionen und Möglichkeiten
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet alle Funktionen eines digitalen Archivsystems, Dokumentenmanagementsystems und Enterprise-Content-Management-Systems. Es erfasst manuell oder automatisch (Papier-) Dokumente über Scanner, Dateien, Office-Dokumente, E-Mails, E-Rechnungen, Faxe, Zeichnungen und Bilder aus verschiedenen Quellen. Diese werden zentral auf dem Server gespeichert. Die interne Ablage erfolgt dabei sowohl im originären Format als auch in TIFF (auf Wunsch auch PDF/A), wodurch eine langfristige Kompatibilität und Plattformneutralität sichergestellt ist.
Indexieren
Über die manuelle Verschlagwortung und/oder die automatische Indexierung und Sortierung erhalten die so gespeicherten Dokumente Suchbegriffe und Kategorisierungen, die dann in einer Datenbank gespeichert werden.
Über den bitfarm-Archiv Viewer ist der Zugriff über das Netzwerk für alle Benutzer in sekundenschnelle möglich – die Zeitersparniss bei der Suche von Dokumenten und Informationen ist sicher einer der Hauptgründe für den Einsatz des Open Source DMS.
Integration & Zusammenarbeit
Weitreichende Integrationsmöglichkeiten machen den Einsatz von bitfarm-Archiv flexibel und komfortabel. Dokumente aus den meisten Verwaltungs-, ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen können automatisch übernommen werden. Der bitfarm-Archiv Client ist komplett fernsteuerbar, eine entsprechende Applikation ist bereits mitgeliefert, so dass auch ohne Programmieraufwand bereits aus vielen Systemen heraus einfach per Tastenkombination passende Dokumente bzw. Akten in bitfarm-Archiv angezeigt werden können.
Die Integration in das Windows-Betriebssystem und die wichtigsten Menüs sowie in die gängigen Office-Produkte (auch Open Office), vereinfachen das Arbeiten mit Dateien, E-Mails und Faxen. Dabei dient bitfarm-Archiv nicht nur dem einfachen Ablegen und schnellen Wiederfinden der Dokumente, sondern bietet umfangreiche Managementfunktionen, die größtenteils automatisch aktiv werden: Versionierung, Protokollierung, Änderungsüberwachung, Abonnements, Mutter-Tochter-Relationen und Dokumentenhistorie sind nur einige Stichpunkte.
Die wichtigsten Funktionen des DMS
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Automatische Erfassung von elektronischen Dokumenten und Papierdokumenten
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Versionierung und Protokollierung
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Schnelles Suchen über Index, Metadaten und Volltext
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Automatische Texterkennung (OCR) auch bei Papierdokumenten
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Revisionssichere Archivierung nach gesetzlicher Vorgabe
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Leistungsfähiges Workflowsystem
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Individuell anpassbare Software durch frei konfigurierbare Datenfelder und Plugins
Controlling und Sicherheit
Informationen zu Abläufen und Bearbeitungsständen können vom System selbstständig geführt werden. Auch die Benutzung von grafischen Elementen wie Stempel, "Post-it" Notizen, Textfeldern und vielerlei Stiften und Markern ist möglich, genau wie auf einem Papierdokument. Die verschiedenen Statusmöglichkeiten eines Dokuments sind abhängig vom Dokumententyp. Nach dem Dokumentenstatus kann auch gesucht oder gefiltert werden. So kann man sich zum Beispiel alle Dokumente eines Vorgangs oder Projektes anzeigen lassen, die noch nicht "freigegeben" wurden, oder alle Rechnungen, die noch nicht "geprüft" sind. Wer ein Dokument mit welchem Ergebnis bearbeitet hat, wird übrigens zu jedem einzelnen Dokument unveränderbar in der Historie aufgezeichnet. Für jeden Arbeitsprozess gibt es überdies einen oder mehrere Controller, die direkten Einblick in den Workflowablauf haben und beispielsweise bei Zeitüberschreitungen eingreifen können.
Damit nicht jeder Benutzer Einblick in vertrauliche Dokumente erhält, sorgt ein fein abstufbares Rechtesystem für Sicherheit. Es basiert auf den Benutzerrechten auf Betriebssystemebene, etwa in der Windows-Domäne oder dem Active-Directory, so dass eine ganzheitliche Sicherheitsbetrachtung möglich ist. Wer Information wie benutzt, wird überdies protokolliert, zum Beispiel, wer ein Dokument wann an wen per E-Mail sendet, ausdruckt etc. Umfangreiche Auswertungen und detaillierte Reportings vom einzelnen Benutzer bis hin zu den Admintätigkeiten erfüllen auch gehobene Ansprüche. bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erfüllt zudem alle Anforderungen an ein revisionssicheres Archivierungssystem gemäß GoBD und AO.
Abbilden von Arbeitsprozessen
Ein in bitfarm-Archiv integriertes Benachrichtigungssystem schickt Dokumente zur Bearbeitung manuell oder automatisch an zuständige Bearbeiter. Das System kann dabei auch mit den meisten E-Mail-Systemen zusammenarbeiten.
Per Serverregel wird ein Dokument anhand verschiedener Kategorien oder bestimmter Dokumenteneigenschaften mit Arbeitsauftrag an eine oder mehrere Personen oder Gruppen geschickt. Dabei handelt es sich nicht um das Dokument selbst sondern um einen Link, also einen Verweis auf das Dokument.
Hat eine Person oder ein Gruppenmitglied die Bearbeitung abgeschlossen, können weitere Benachrichtigungen oder andere Aktionen folgen. Der Aufbau von komplexen sequentiellen und parallelen Abläufen ist damit möglich. Abwesenheitsvertreterregelungen und Eskalationsstufen sorgen für eine hohe Prozesssicherheit.
Flexibilität und Anpassbarkeit
Dank Open Source Technologie und dem Einsatz konfigurierbarer Scripte auf dem Server für alle nicht zeitkritischen Operationen, kann das System sehr einfach an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst werden.
Es existieren definierte Plugin-Schnittstellen an denen individueller Code, der Spezialaufgaben ausführt, beispielsweise in die Dokumentenverarbeitungsprozesse, "eingeklinkt" werden kann.
Nicht nur die Plugins, auch die Clientoberfläche und die Datenbank sind für verschiedene Aufgabenstellungen vielseitig konfigurierbar. Das macht bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement im Vergleich mit anderen namhaften Produkten zu einer der flexibelsten DMS/ECM-Lösung, wie von der Robert Bosch GmbH bestätigt wurde.
Zugriffsmöglichkeiten
Sollen Außendienstmitarbeiter oder Filialen angebunden werden, so können die gängigen VPN oder Terminalmethoden verwendet werden. Für Smartphones und Tablets gibt es die bitfarm-Archiv mobile App, sowie den Zugriff über den Browser.
Es können auch eigene bitfarm-Archiv Server an den jeweiligen Standorten installiert werden. In diesem Fall kann man bei der Anmeldung mit dem bitfarm-Archiv-Client auswählen mit welchem Server man sich verbinden möchte.
Für den schnellen Zugriff auf die archivierten Dokumente unterwegs ohne Netzwerkzugang können selektiv Teile, oder gar das ganze Archiv auf DVD, USB-Stick etc. exportiert werden. Dabei wird gleich eine Datenbank samt bitfarm-Archiv Offlineviewer mit auf das Medium gepackt, so dass fast wie im Netzwerk gearbeitet werden kann.
Ergebnis
Resultat ist eine leistungsfähige, gut integrierte und funktionale Softwarelösung zu einem, im Vergleich mit anderen Systemen, fairen Gesamtpreis – schließlich soll das DMS unter dem Strich Kosten sparen und nicht verursachen. Es soll einfach und intuitiv bedienbar sein, so dass die Anwender gerne mit der Software arbeiten und es als echte Entlastung empfinden. Denn nur, wenn die Mitarbeiter auf dem Weg zum elektronischen Dokumentenmanagement mitgenommen werden können, kann die DMS/ECM Einführung im Unternehmen eine Erfolgsgeschichte werden.