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Funktionsüberblick

Funktionen und Möglichkeiten von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet alle Funktionen eines digitalen Archivsystems, Dokumentenmanagementsystems und Enterprise-Content-Management-Systems. Es erfasst manuell oder automatisch Papierdokumente über Scanner, Dateien, Office-Dokumente, E-Mails, Faxe, Zeichnungen, Bilder von verschiedenen Quellen. Die Speicherung erfolgt zentral auf dem Server, der dazu seine Kapazität bereitstellt. Die interne Ablage erfolgt dabei sowohl im originären Format als auch in TIFF (auf Wunsch auch PDF/A), wodurch eine langfristige Kompatibilität und Plattformneutralität sichergestellt ist.

Manuelle Verschlagwortung und/oder automatische Indizierung und Sortierung

Über die manuelle Verschlagwortung und/oder die automatische Indizierung und Sortierung erhalten die so gespeicherten Dokumente Suchbegriffe und Kategorisierungen, die dann in einer Datenbank gespeichert werden. Über den bitfarm-Archiv Viewer ist dann der Zugriff über das Netzwerk für alle Benutzer in sekundenschnelle möglich – die Zeitersparniss bei der Suche von Dokumenten und Informationen ist sicher einer der Hauptgründe für den Einsatz des Open-Source-DMS.

Durchsatz und Performance

Dank der performanten MySQL-Datenbank können selbst Dokumentenmengen von einigen Millionen in unter 1 Sekunde durchsucht werden – genau wie man es von Internetsuchen kennt. Auch beim Import gibt es Funktionen zur Massenverarbeitung. So können mit entsprechend leistungsfähigen Scannern viele tausend Dokumente pro Tag verarbeitet werden. Ist ein einziger Server dabei zu langsam, skaliert bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement problemlos auf mehrere Server zur Lastverteilung. Es können auch ganze Stapel von gemischten Dokumenten in einem "Rutsch" gescannt werden, die bitfarm-Archiv-Software sorgt automatisch für die Trennung der einzelnen Dokumente, Erkennung des Dokumententyps, Erfassung von relevanten Informationen und Sortierung in unterschiedliche Zielablagen - ganz ohne Zutun des Anwenders.

Integration und Zusammenarbeit

Weitreichende Integrationsmöglichkeiten machen den Einsatz von bitfarm-Archiv flexibel und komfortabel. Dokumente aus den meisten Verwaltungs-, ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen können automatisch übernommen werden. Der bitfarm-Archiv Client ist komplett fernsteuerbar, eine entsprechende Applikation ist bereits mitgeliefert, so dass auch ohne Programmieraufwand bereits aus vielen Systemen heraus einfach per Tastenkombination passende Dokumente bzw. Akten in bitfarm-Archiv angezeigt werden können.

Die Integration in das Windows-Betriebssystem und die wichtigsten Menüs sowie in die gängigen Office-Produkte (auch OpenOffice), vereinfachen für den Benutzer das Arbeiten mit Dateien, E-Mails und Faxen. Dabei dient bitfarm-Archiv nicht nur dem einfachen Ablegen und schnellen Wiederfinden der Dokumente, sondern bietet umfangreiche Managementfunktionen, die auch noch größtenteils automatisch ohne Zutun aktiv werden: Versionierung, Protokollierung, Änderungsüberwachtung, Abonnements, Mutter-Tochter-Relationen und Dokumentenhistorie sind einige Stichpunkte.

Die wichtigsten Funktionen des DMS

  • Automatische Erfassung von elektronischen Dokumenten und Papierdokumenten
  • Versionierung und Protokollierung
  • Schnelles Suchen über Index, Metadaten und Volltext
  • Automatische Texterkennung (OCR) auch bei Papierdokumenten
  • Revisionssichere Archivierung nach gesetzlicher Vorgabe
  • Leistungsfähiges Workflowsystem
  • Individuell anpassbare Software durch frei konfigurierbare Datenfelder und Plugins
  • Einfache Verknüpfung mit Office und ERP-Systemen
  • Vollständige Integration von E-Mail und Fax
  • Archivierung sämtlicher gängiger Dateitypen, z.b. auch CAD-Zeichnungen
  • Enterprise Content Management
  • Automatische Sortierung & Verschlagwortung
  • Automatische Bildung von Vorgangs- und Projektakten
  • Auswertungen und Reportings

Abbilden von Arbeitsprozessen

Ein in bitfarm-Archiv integriertes Benachrichtigungssystem schickt die Dokumente manuell oder automatisch auf die Reise. Das System kann, muss aber nicht, auch mit den meisten E-Mail-Systemen dabei ergänzend oder ausschließlich zusammenarbeiten. Per Serverregel kann anhand von Kategorien oder bestimmten Dokumenteneigenschaften einer oder mehreren Personen oder Gruppen ein Verweis auf das Dokument mit Arbeitsauftrag geschickt werden. Ist eine Person oder ein Gruppenmitglied fertig mit der Bearbeitung, dann können weitere Benachrichtigungen oder andere Aktionen folgen. Der Aufbau von komplexen sequentiellen und parallelen Abläufen ist damit möglich. Abwesenheitsvertreterregelungen und Eskalationsstufen sorgen für eine hohe Prozesssicherheit.

Nachvollziehbarkeit und Sicherheit

Informationen zu Abläufen und Bearbeitungsständen können vom System selbstständig geführt werden. Auch die Benutzung von grafischen Elementen wie Stempel, "Post-it" Notizen, Textfeldern und vielerlei Stiften und Markern ist möglich, genau wie auf einem Papierdokument. Die verschiedenen Statusmöglichkeiten eines Dokuments sind abhängig vom Dokumententyp. Nach dem Dokumentenstatus kann gesucht bzw. gefiltert werden, zum Beispiel alle Dokumente eines Vorgangs oder Projektes anzeigen, die noch nicht "freigegeben" wurden, oder alle Rechnungen, die noch nicht "geprüft" sind. Wer ein Dokument mit welchem Ergebnis bearbeitet hat, wird übrigens zu jedem einzelnen Dokument unveränderbar in der Historie aufgezeichnet. Für jeden Arbeitsprozess gibt es überdies einen oder mehrere Controller, die direkten Einblick in den Workflowablauf haben und zum Beispiel bei Zeitüberschreitungen eingreifen können.

Damit nicht jeder Benutzer Einblick in vertrauliche Dokumente bekommt, sorgt ein fein abstufbares Rechtesystem für Sicherheit. Es basiert dabei auf den Benutzerrechten auf Betriebssystemebene, zum Beispiel in der Windows-Domäne oder dem Active-Directory, so dass eine ganzheitliche Sicherheitsbetrachtung möglich ist. Wer Information wie benutzt, wird überdies protokolliert, zum Beispiel, wer wann ein Dokument an wen per E-Mail sendet, ausdruckt etc. Umfangreiche Auswertungen und detaillierte Reportings vom einzelnen Benutzer bis hin zu den Admintätigkeiten erfüllen auch gehobene Ansprüche.

Flexibilität und Anpassbarkeit

Dank Open-Source-Technologie und dem Einsatz einer Scriptsprache auf dem Server für alle nicht zeitkritischen Operationen kann das System sehr einfach an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst werden. Es existieren definierte Plugin-Schnittstellen an denen individueller Code, beispielsweise in die Dokumenten­verarbeitungs­prozesse, "eingeklinkt" werden kann, der Spezialaufgaben ausführt. Nicht nur die Plugins, auch die Clientoberfläche und die Datenbank sind für verschiedene Aufgabenstellungen vielseitig konfigurierbar. Das macht bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement im Vergleich mit anderen namhaften Produkten zu einer der flexibelsten DMS/ECM-Lösung, wie von der Robert Bosch GmbH bestätigt wurde.

Zugriffsmöglichkeiten

Sollen Außendienstmitarbeiter oder Filialen angebunden werden, so können die gängigen VPN oder Terminalmethoden verwendet werden. Für Smartphones und Tablets gibt es die bitfarm-Archiv mobile App, sowie den Zugriff über den Browser. Es können auch eigene bitfarm-Archiv Server an den jeweiligen Standorten installiert werden – egal mit welchem bitfarm-Archiv Client kann man bei Anmeldung dann auswählen, mit welchem Server man sich verbinden möchte. Für den schnellen Zugriff auf die archivierten Dokumente unterwegs ohne Netzwerkzugang können selektiv Teile, oder gar das ganze Archiv auf DVD, USB-Stick etc. exportiert werden. Dabei wird gleich eine Datenbank samt bitfarm-Archiv Offlineviewer mit auf das Medium gepackt, so dass fast wie im Netzwerk gearbeitet werden kann.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erfüllt alle Anforderungen an ein revisionssicheres Archivierungssystem gemäß GoBD und AO.

Ergebnis

Resultat ist eine leistungsfähige, gut integrierte und funktionale Softwarelösung zu einem im Vergleich mit anderen Systemen fairen Gesamtpreis – schließlich soll das DMS unter dem Strich Kosten sparen und verursachen. Es soll einfach und intuitiv bedienbar sein, so dass die Anwender gerne mit der Software arbeiten und es als echte Entlastung empfinden. Denn nur, wenn die Mitarbeiter auf dem Weg zum elektronischen Dokumentenmanagement mitgenommen werden können, kann die DMS/ECM Einführung im Unternehmen eine Erfolgsgeschichte werden.