Funktionsüberblick

Funktionen und Möglichkeiten von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet alle Funktionen eines digitalen Archivsystems, Dokumentenmanagementsystems und Enterprise-Content-Management-Systems. Es erfasst manuell oder automatisch Papierdokumente über Scanner, Dateien, Office-Dokumente, E-Mails, Faxe, Zeichnungen, Bilder von verschiedenen Quellen. Die Speicherung erfolgt zentral auf dem Server, der dazu seine Kapazität bereitstellt. Die interne Ablage erfolgt dabei sowohl im originären Format als auch in TIFF (auf Wunsch auch PDF/A), wodurch eine langfristige Kompatibilität und Plattformneutralität sichergestellt ist.

Manuelle Verschlagwortung und/oder automatische Indizierung und Sortierung

Über die manuelle Verschlagwortung und/oder die automatische Indizierung und Sortierung erhalten die so gespeicherten Dokumente Suchbegriffe und Kategorisierungen, die dann in einer Datenbank gespeichert werden. Über den bitfarm-Archiv Viewer ist dann der Zugriff über das Netzwerk für alle Benutzer in sekundenschnelle möglich – die Zeitersparniss bei der Suche von Dokumenten und Informationen ist sicher einer der Hauptgründe für den Einsatz des Open-Source-DMS.

Durchsatz und Performance

Dank der performanten MySQL-Datenbank können selbst Dokumentenmengen von einigen Millionen in unter 1 Sekunde durchsucht werden – genau wie man es von Internetsuchen kennt. Auch beim Import gibt es Funktionen zur Massenverarbeitung. So können mit entsprechend leistungsfähigen Scannern viele tausend Dokumente pro Tag verarbeitet werden. Ist ein einziger Server dabei zu langsam, skaliert bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement problemlos auf mehrere Server zur Lastverteilung. Es können auch ganze Stapel von gemischten Dokumenten in einem "Rutsch" gescannt werden, die bitfarm-Archiv-Software sorgt automatisch für die Trennung der einzelnen Dokumente, Erkennung des Dokumententyps, Erfassung von relevanten Informationen und Sortierung in unterschiedliche Zielablagen - ganz ohne Zutun des Anwenders.

Integration und Zusammenarbeit

Weitreichende Integrationsmöglichkeiten machen den Einsatz von bitfarm-Archiv flexibel und komfortabel. Dokumente aus den meisten Verwaltungs-, ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen können automatisch übernommen werden. Der bitfarm-Archiv Client ist komplett fernsteuerbar, eine entsprechende Applikation ist bereits mitgeliefert, so dass auch ohne Programmieraufwand bereits aus vielen Systemen heraus einfach per Tastenkombination passende Dokumente in bitfarm-Archiv angezeigt werden können.

Die Integration in das Windows-Betriebssystem und die wichtigsten Menüs sowie in die gängigen Office-Produkte (auch OpenOffice), vereinfachen für den Benutzer das Arbeiten mit Dateien, E-Mails und Faxen. Dabei dient bitfarm-Archiv nicht nur dem einfachen Ablegen und schnellen Wiederfinden der Dokumente, sondern bietet umfangreiche Managementfunktionen, die auch noch größtenteils automatisch ohne Zutun aktiv werden: Versionierung, Protokollierung, Änderungsüberwachtung, Mutter-Tochter-Relationen und Dokumentenhistory sind einige Stichpunkte.

Dokumentenorganisation

Über Verknüpfungen werden inhaltliche Beziehungen der Dokumente untereinander transparent. So gehören Dokumente zum Beispiel zu einem Auftrag oder Projekt. Ein oder mehrere Lieferscheine gehört zu einer Rechnung und ggf. zu einem Angebot und einer Bestellung. Eine Word-Datei gehört möglicherweise zu einer E-Mail, mit der sie geschickt wurde bzw. zu einer anderen Word-Datei, aus der sie erstellt wurde. Gleichzeitig gehören alle diese Dateien zu einem gemeinsamen Projekt, Produkt, Vorgang etc.

Abbilden von Arbeitsprozessen

Ein in bitfarm-Archiv integriertes Benachrichtigungssystem schickt die Dokumente manuell oder automatisch auf die Reise. Das System kann, muss aber nicht, auch mit den meisten E-Mail-Systemen dabei ergänzend oder ausschließlich zusammenarbeiten. Per Serverregel kann anhand von Kategorien oder bestimmten Dokumenteneigenschaften einer oder mehreren Personen oder Gruppen ein Verweis auf das Dokument mit Arbeitsauftrag geschickt werden. Ist eine Person oder ein Gruppenmitglied fertig mit der Bearbeitung, dann können weitere Benachrichtigungen oder andere Aktionen folgen. Der Aufbau von komplexen sequentiellen und parallelen Abläufen ist damit möglich.

Nachvollziehbarkeit und Sicherheit

Informationen zu Abläufen und Bearbeitungsständen können vom System selbstständig geführt werden. Auch die Benutzung von grafischen Elementen wie Stempel, "Post-it" Notizen, Textfeldern und vielerlei Stiften und Markern ist möglich, genau wie auf einem Papierdokument. Die verschiedenen Statusmöglichkeiten eines Dokuments sind abhängig vom Dokumententyp. Nach dem Dokumentenstatus kann auch direkt gesucht bzw. gefiltert werden, zum Beispiel alle Dokumente eines Vorgangs oder Projektes anzeigen, die noch nicht "freigegeben" wurden, oder alle Rechnungen, die noch nicht "geprüft" sind. Wer ein Dokument mit welchem Ergebnis bearbeitet hat, wird übrigens zu jedem einzelnen Dokument unveränderbar in der History aufgezeichnet. Für jeden Arbeitsprozess gibt es überdies einen oder mehrere Controller, die direkten Einblick in den Workflowablauf haben und zum Beispiel bei Zeitüberschreitungen eingreifen können.

Damit nicht jeder Benutzer Einblick in vertrauliche Dokumente bekommt, sorgt ein fein abstufbares Rechtesystem für Sicherheit. Es basiert dabei auf den Benutzerrechten auf Betriebssystemebene, zum Beispiel in der Windows-Domäne oder dem Active-Directory, so dass eine ganzheitliche Sicherheitsbetrachtung möglich ist. Wer Information wie benutzt, wird überdies protokolliert, zum Beispiel, wer wann ein Dokument an wen per E-Mail sendet, ausdruckt etc.

Flexibilität und Anpassbarkeit

Dank Open-Source-Technologie und dem Einsatz einer Scriptsprache auf dem Server für alle nicht zeitkritischen Operationen kann das System sehr einfach an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst werden. Es existieren Plugin-Schnittstellen an denen einfach individueller Code, beispielsweise in die Dokumenten­verarbeitungs­prozesse, „eingeklinkt“ werden kann, der Spezialaufgaben ausführt. Nicht nur die Plugins, auch die Clientoberfläche und die Datenbank sind für verschiedene Aufgabenstellungen vielseitig konfigurierbar. Das macht bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement im Vergleich mit anderen namhaften Produkten zur flexibelsten DMS/ECM-Lösung, wie von der Robert Bosch GmbH bestätigt wurde.

Zugriffsmöglichkeiten

Sollen Außendienstmitarbeiter oder Filialen angebunden werden, so können die gängigen VPN oder Terminalmethoden verwendet werden. Es können auch eigene bitfarm-Archiv Server an den jeweiligen Standorten installiert werden – mit dem bitfarm-Archiv Client kann man bei Anmeldung dann auswählen, mit welchem Server man sich verbinden möchte. Für den schnellen Zugriff auf die archivierten Dokumente unterwegs ohne Netzwerkzugang können selektiv Teile, oder gar das ganze Archiv auf DVD, USB-Stick etc. exportiert werden. Dabei wird gleich eine Datenbank samt bitfarm-Archiv Offlineviewer mit auf das Medium gepackt, so dass fast wie im Netzwerk gearbeitet werden kann.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erfüllt alle Anforderungen an ein revisionssicheres Archivierungssystem gemäß GoBD.

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