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bitfarm-Archiv Doku­menten­manage­ment - Funk­tionen und Möglich­keiten

bitfarm-Archiv Doku­menten­manage­ment bietet alle Funk­tionen eines digi­talen Archiv­sys­tems, Doku­menten­manage­ment­sys­tems und Enter­prise-Content-Manage­ment-Systems. Es er­fasst manu­ell oder auto­matisch Papier­doku­mente über Scan­ner, Dateien, Office-Doku­mente, E-Mails, Faxe, Zeich­nungen und Bil­der aus ver­schie­denen Quel­len. Diese wer­den zen­tral auf dem Ser­ver gespei­chert. Die inter­ne Abla­ge erfolgt dabei sowohl im origi­nären For­mat als auch in TIFF (auf Wunsch auch PDF/A), wo­durch eine lang­fris­tige Kompa­tibi­lität und Platt­form­neutra­lität sicher­gestellt ist.

Manu­ell oder automatisch indexieren

Über die manu­elle Ver­schlag­wor­tung und/oder die auto­matische Inde­xie­rung und Sor­tie­rung er­hal­ten die so ge­spei­cher­ten Doku­mente Such­begrif­fe und Kate­gori­sierun­gen, die dann in einer Daten­bank ge­spei­chert wer­den.

Über den bitfarm-Archiv Viewer ist der Zu­griff über das Netz­werk für alle Be­nut­zer in se­kun­den­schnel­le mög­lich – die Zeit­erspar­niss bei der Su­che von Doku­men­ten und Infor­mati­onen ist sicher ei­ner der Haupt­grün­de für den Ein­satz des Open Source DMS.

Durchsatz und Performance

Dank der per­for­man­ten MySQL-Daten­bank kön­nen selbst Doku­men­ten­men­gen von eini­gen Mil­lionen in unter 1 Sekun­de durch­sucht wer­den – genau wie man es von Inter­net­suchen kennt. Auch beim Im­port gibt es Funk­tionen zur Mas­sen­verar­beitung. So kön­nen mit ent­sprechend leis­tungs­fähigen Scan­nern vie­le tausend Doku­mente pro Tag ver­arbei­tet wer­den.

Ist ein ein­ziger Ser­ver da­bei zu lang­sam, skaliert bitfarm-Archiv Doku­menten­manage­ment problem­los auf mehrere Ser­ver zur Last­ver­tei­lung. Es kön­nen auch gan­ze Sta­pel von gemisch­ten Doku­men­ten in einem Durch­gang ge­scannt wer­den, die bitfarm-Archiv-Softw­are sorgt auto­matisch für die Tren­nung der ein­zel­nen Doku­mente, die Erken­nung des Doku­menten­typs, die Erfas­sung von rele­vanten Infor­mati­onen und die Sor­tierung in unter­schied­liche Ziel­abla­gen - ganz ohne Zu­tun des Anwen­ders.

Inte­gration & Zusam­men­arbeit

Weit­reichen­de Inte­grations­mög­lich­keiten machen den Ein­satz von bitfarm-Archiv fle­xibel und kom­for­ta­bel. Doku­men­te aus den meis­ten Verwal­tungs-, ERP-, PPS- und Waren­wirt­schafts­sys­temen kön­nen automatisch übernommen werden. Der bitfarm-Archiv Client ist komplett fernsteuerbar, eine entsprechende Applikation ist bereits mitgeliefert, so dass auch ohne Programmieraufwand bereits aus vielen Sys­temen he­raus ein­fach per Tas­ten­kombi­nation pas­sende Doku­mente bzw. Ak­ten in bitfarm-Archiv an­ge­zeigt wer­den kön­nen.

Die Inte­gra­tion in das Win­dows-Betriebs­system und die wichtig­sten Menüs sowie in die gän­gigen Office-Pro­dukte (auch Open Office), ver­ein­fachen das Arbei­ten mit Dateien, E-Mails und Faxen. Dabei dient bitfarm-Archiv nicht nur dem ein­fachen Ab­legen und schnel­len Wie­der­finden der Doku­mente, son­dern bie­tet umfang­reiche Manage­ment­funkti­onen, die größ­ten­teils auto­matisch ak­tiv wer­den: Versio­nie­rung, Proto­kol­lie­rung, Ände­rungs­über­wachung, Abon­ne­ments, Mutter-Tochter-Rela­tionen und Doku­men­ten­historie sind nur ei­nige Stich­punkte.

Die wichtigsten Funktionen des DMS

  • Auto­matische Erfas­sung von elek­tro­nischen Doku­men­ten und Papier­doku­menten

  • Versi­onie­rung und Proto­kol­lierung

  • Schnel­les Suchen über Index, Meta­daten und Voll­text

  • Auto­matische Text­erken­nung (OCR) auch bei Papier­doku­menten

  • Revisi­ons­sichere Archi­vierung nach gesetz­licher Vor­gabe

  • Leis­tungs­fähiges Work­flow­system

  • Indi­viduell anpass­bare Soft­ware durch frei konfi­gurier­bare Daten­felder und Plug­ins

  • Ein­fache Ver­knüp­fung mit Office und ERP-Sys­temen

  • Voll­ständige Inte­gration von E-Mail und Fax

  • Archi­vierung sämt­licher gän­giger Datei­typen, z.b. auch CAD-Zeich­nungen

  • Enter­prise Content Manage­ment

  • Auto­matische Sortie­rung & Ver­schlag­wortung

  • Auto­matische Bil­dung von Vor­gangs- und Projekt­akten

  • Aus­wertun­gen und Repor­tings

Control­ling und Sicher­heit

Infor­mati­onen zu Ab­läufen und Bear­beitungs­ständen kön­nen vom Sys­tem selbst­stän­dig ge­führt wer­den. Auch die Be­nut­zung von grafischen Ele­men­ten wie Stem­pel, "Post-it" Notizen, Text­fel­dern und vieler­lei Stif­ten und Mar­kern ist mög­lich, genau wie auf ei­nem Papier­dokument. Die ver­schie­denen Sta­tus­möglich­keiten eines Doku­ments sind ab­hän­gig vom Doku­menten­typ. Nach dem Doku­menten­status kann auch ge­sucht oder gefil­tert wer­den. So kann man sich zum Bei­spiel alle Doku­mente ei­nes Vor­gangs oder Pro­jektes an­zei­gen las­sen, die noch nicht "frei­gege­ben" wur­den, oder alle Rech­nun­gen, die noch nicht "ge­prüft" sind. Wer ein Doku­ment mit wel­chem Ergeb­nis bearbei­tet hat, wird übri­gens zu je­dem ein­zelnen Doku­ment un­ver­änder­bar in der His­torie auf­gezeich­net. Für je­den Arbeits­pro­zess gibt es über­dies einen oder meh­rere Con­trol­ler, die direk­ten Ein­blick in den Work­flow­ab­lauf ha­ben und bei­spiels­weise bei Zeit­über­schrei­tungen ein­grei­fen kön­nen.

Damit nicht je­der Benut­zer Ein­blick in ver­trau­liche Doku­mente er­hält, sorgt ein fein ab­stuf­bares Rechte­system für Sicher­heit. Es basiert auf den Benut­zer­rechten auf Betriebs­system­ebene, etwa in der Windows-Domäne oder dem Active-Directory, so dass eine ganz­heit­liche Sicher­heits­betrach­tung mög­lich ist. Wer Infor­mation wie be­nutzt, wird über­dies proto­kolliert, zum Beispiel, wer ein Doku­ment wann an wen per E-Mail sen­det, aus­druckt etc. Um­fang­reiche Aus­wertun­gen und detail­lierte Repor­tings vom ein­zelnen Benut­zer bis hin zu den Admin­tätig­keiten erfül­len auch geho­bene An­sprüche. bitfarm-Archiv Doku­menten­manage­ment erfüllt zudem al­le An­for­derun­gen an ein revi­sions­sicheres Archi­vierungs­system gemäß GoBD und AO.

Ab­bil­den von Arbeits­prozes­sen

Ein in bitfarm-Archiv inte­grier­tes Be­nach­rich­tigungs­system schickt Doku­men­te zur Be­arbei­tung manu­ell oder auto­ma­tisch an zuständige Be­arbei­ter. Das Sys­tem kann da­bei auch mit den meis­ten E-Mail-Sys­temen zu­sam­men­arbei­ten.

Per Ser­ver­regel wird ein Doku­ment an­hand ver­schie­dener Kate­gorien oder be­stim­mter Doku­men­ten­eigen­schaf­ten mit Ar­beits­auf­trag an eine oder meh­re­re Per­so­nen oder Grup­pen ge­schickt. Da­bei han­delt es sich nicht um das Doku­ment selbst son­dern um ei­nen Link, al­so einen Ver­weis auf das Doku­ment.

Hat eine Per­son oder ein Grup­pen­mit­glied die Bear­bei­tung ab­geschlos­sen, kön­nen wei­tere Be­nach­rich­tigun­gen oder an­dere Akti­onen fol­gen. Der Auf­bau von kom­ple­xen sequen­tiel­len und paral­lelen Ab­läu­fen ist damit mög­lich. Ab­wesen­heits­vertre­ter­rege­lungen und Eska­lations­stufen sor­gen für eine hohe Pro­zess­sicher­heit.

Flexi­bili­tät und An­pass­bar­keit

Dank Open Source Tech­nologie und dem Ein­satz einer Script­sprache auf dem Ser­ver für alle nicht zeit­kri­tischen Ope­rati­onen, kann das Sys­tem sehr ein­fach an unter­schied­liche Be­dürf­nisse an­gepasst wer­den.

Es exis­tieren defi­nierte Plugin-Schnitt­stel­len an de­nen indi­vidu­eller Code, der Spe­zial­auf­gaben aus­führt, bei­spiels­weise in die Doku­menten­ver­arbei­tungs­pro­zesse, "ein­ge­klinkt" wer­den kann.

Nicht nur die Plug­ins, auch die Client­ober­fläche und die Daten­bank sind für ver­schie­dene Auf­gaben­stellun­gen viel­sei­tig konfi­gurier­bar. Das macht bitfarm-Archiv Doku­menten­manage­ment im Ver­gleich mit an­deren nam­haften Produk­ten zu einer der flexi­bels­ten DMS/ECM-Lösung, wie von der Robert Bosch GmbH bestä­tigt wur­de.

Zu­griffs­mög­lich­keiten

Sol­len Außen­dienst­mit­arbei­ter oder Fili­alen an­gebun­den wer­den, so kön­nen die gän­gigen VPN oder Terminal­metho­den ver­wen­det wer­den. Für Smart­phones und Tablets gibt es die bitfarm-Archiv mobile App, sowie den Zu­griff über den Brow­ser.

Es kön­nen auch ei­gene bitfarm-Archiv Ser­ver an den jewei­ligen Stand­or­ten in­stal­liert wer­den. In die­sem Fall kann man bei der An­mel­dung mit dem bitfarm-Archiv-Client aus­wählen mit wel­chem Ser­ver man sich ver­bin­den möchte.

Für den schnel­len Zu­griff auf die archi­vierten Doku­mente unter­wegs ohne Netz­werk­zugang kön­nen selek­tiv Teile, oder gar das gan­ze Archiv auf DVD, USB-Stick etc. expor­tiert wer­den. Dabei wird gleich eine Daten­bank samt bitfarm-Archiv Off­line­viewer mit auf das Medium ge­packt, so dass fast wie im Netz­werk gear­bei­tet wer­den kann.

Ergebnis

Resul­tat ist eine leis­tungs­fähige, gut inte­grierte und funk­tionale Software­lösung zu ei­nem, im Ver­gleich mit anderen Sys­temen, fairen Gesamt­preis – schließ­lich soll das DMS unter dem Strich Kos­ten spa­ren und nicht ver­ur­sachen. Es soll ein­fach und intui­tiv bedien­bar sein, so dass die An­wen­der gerne mit der Soft­ware arbei­ten und es als echte Ent­las­tung empfin­den. Denn nur, wenn die Mit­arbei­ter auf dem Weg zum elek­tro­nischen Doku­menten­manage­ment mit­genom­men wer­den kön­nen, kann die DMS/ECM Ein­füh­rung im Unter­nehmen eine Erfolgs­geschichte wer­den.