…finden statt suchen.
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Wussten Sie schon...?
Die Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) & passenden Anbieter ist kein nettes „Nice-to-have“. Sie zählt zu den Weichenstellungen, die langfristig wirken – auf Effizienz, Compliance und Innovationsfähigkeit. Wer hier falsch abbiegt, zahlt später doppelt. Mit Zeit, Geld und erheblichen Aufwand.
Wer hier vorschnell handelt, riskiert spätere Reibungsverluste. Deshalb gilt: Ziele klar definieren. Prozesse analysieren. Und alle relevanten Personen frühzeitig einbinden – besonders diejenigen, die später täglich mit dem System arbeiten.
Und dann kommt der knifflige Teil: die Wahl des Anbieters. Klingt simpel. Ist es aber selten. Denn: Funktionsumfang ist das eine – die eigentliche Frage ist, ob das System zur vorhandenen IT-Architektur passt. Ob es sich integrieren lässt, ohne dass bestehende Strukturen instabil werden oder Prozesse zerfasern. In diesem Artikel gehen wir auch auf weitere wichtige Aspekte ein, die beachtet werden sollten...
Inhalte
Bevor Anbieterverzeichnisse durchforstet werden, sollten die eigenen Prozesse vermessen werden. Vage Ziele wie "bessere Dokumentenverwaltung" helfen nur selten weiter. Stattdessen müssen messbare Ziele definiert werden wie "Suchzeit pro Vertrag halbieren" oder "Rechnungsdurchlauf in zwei Tagen abschließen".
Parallel dazu muss festgehalten werden, welche regulatorischen Vorgaben gelten und welcher Datenstandort erlaubt ist. Budgetobergrenzen und ein realistischer Zeitplan verhindern spätes Zurückrudern, wenn Angebote teurer oder Implementierungen länger dauern als gedacht.
Tipp: Die häufigsten Fehler passieren in der Vorbereitungsphase. Wer seine eigenen Prozesse nicht versteht, kauft Systeme, die am Bedarf vorbeigehen.
Für jede relevante Dokumentenart – beispielsweise Rechnung oder Personalakte – sollte ein Flussdiagramm erstellt werden. Dabei wird notiert, wer ein Dokument erhält, prüft, freigibt und ablegt. So werden Engpässe wie doppelte Eingaben oder manuelle Kontrollen sichtbar, die sich automatisieren lassen.
Die Analyse zeigt auch, welche Funktionen unverzichtbar sind, etwa OCR für gescannte Lieferscheine oder Versionierung für Verträge. Ohne dieses klare Bild besteht das Risiko, Lösungen zu kaufen, die den Arbeitsalltag kaum verbessern.
Ein DMS betrifft fast jede Abteilung, denn überall werden Dateien erzeugt, bearbeitet und abgelegt. Deshalb sollten Vertreter aus Buchhaltung, Einkauf, Personal, IT und Management in ein Kernteam eingeladen werden. Jeder bringt andere Perspektiven ein: Die Buchhaltung achtet auf GoBD-Nachweise, während die IT Integrationen im Blick hat.
Gemeinsame Workshops erzeugen Akzeptanz, weil alle sehen, dass ihre Anliegen gehört werden. Wer Menschen mitnimmt, spart später teure Änderungsrunden.
Es sollte ein Oberwert für Gesamtbetriebskosten über fünf Jahre festgelegt werden, nicht nur für Einmallizenzen. Interne Aufwände wie Projektleitung, Schulungszeiten und mögliche Überstunden während des Go-Lives müssen berücksichtigt werden.
Reserven von 15 Prozent sind empfehlenswert, denn Pilotprojekte bringen oft Zusatzwünsche ans Licht. Ein klarer Endtermin für die Einführung verhindert, dass sich Teilprojekte endlos ziehen. Solche Grenzen helfen auch bei Vertragsverhandlungen, weil bekannt ist, wo die Schmerzgrenze liegt.
Die Bewertung beginnt mit einer Liste unverzichtbarer Features wie revisionssichere Archivierung, Versionierung und Volltextsuche. Dann werden Komfortfunktionen priorisiert wie automatische Klassifikation, Vertragsmanagement oder integrierte E-Rechnung.
Funktionsmatrizen der Anbieter sollten Zeile für Zeile mit den eigenen Anforderungen verglichen werden. Dabei ist gezielt nach Roadmap-Terminen zu fragen, falls ein Feature erst in Entwicklung ist. So wird sichergestellt, dass das System nicht schon zum Start veraltet wirkt.
Offene Schnittstellen sind entscheidend, weil ein DMS selten alleinsteht. Es sollte geprüft werden, ob diverse APIs vorhanden sind und wie gut diese dokumentiert sind. Standardkonnektoren zu ERP, CRM und E-Mail-Servern senken den Implementierungsaufwand deutlich.
Tipp: Schauen Sie sich auf jeden Fall die API-Dokumentation an. Wenn diese unzureichend ist, wird die Integration eine Herausforderung.
Nach bestehenden Plugins zu gängigen Systemen wie SAP, Dynamics 365 oder DATEV sollte gefragt werden. In einer Pilotumgebung sollte getestet werden, ob Metadaten wie Belegnummern korrekt übergeben werden.
Auch die Richtung ist zu beachten: Manche Schnittstellen lesen nur Daten, andere schreiben sie auch zurück. Es sollte geprüft werden, wie Updates der Fremdsysteme die Verbindung beeinflussen. Gute Anbieter liefern Kompatibilitätslisten und Versionstests, damit Integrationen nicht bei jedem Patch brechen.
Ein komplexes Menü ohne klare Icons frustriert Anwender und gefährdet die Projektakzeptanz. Usability-Tests mit typischen Aufgaben sollten durchgeführt werden, z. B. "Vertrag ablegen" oder "Vertragsversion vergleichen".
Klickpfade und Bearbeitungszeiten können gemessen werden, um Unterschiede zwischen Lösungen objektiv zu machen. Gute Anbieter stellen Sandbox-Umgebungen bereit, in denen reale Szenarien gespielt werden können. Wenn sich Nutzer in fünf Minuten zurechtfinden, werden Schulungskosten gespart.
Außendienst und Homeoffice sind heute Standard, darum sollte eine native App für iOS und Android selbstverständlich sein. Offline-Funktionalität ermöglicht Zugriff ohne Netz, etwa im Zug oder Kellerarchiv. Alternativ sollte zumindest die Funktion gegeben sein, Dokumente lokal auf dem Smartphone speichern zu können.
Es sollte geprüft werden, ob die App alle Kernfunktionen bietet oder nur als Viewer dient. Biometrischer Login verkürzt den Zugriff und erhöht die Sicherheit. Zuletzt sollte gefragt werden, wie oft App-Updates erscheinen, damit sie mit neuen Smartphone-Versionen kompatibel bleibt.
Datenmengen wachsen jedes Jahr, besonders wenn OCR Bilder in Text verwandelt. Es sollte getestet werden, wie die Lösung bei einer Verdoppelung des Volumens performt. Cloud-Anbieter sollten Autoscaling versprechen, On-Premise-Varianten hingegen brauchen klare Hardwareanforderungen.
Ein Lasttest im Proof of Concept zeigt, ob Antwortzeiten unter hoher Last stabil bleiben. Auf Caching-Mechanismen und Indizes, die Suchvorgänge beschleunigen, ist zu achten.
Ein Lizenzkauf wirkt im ersten Jahr günstig, doch Wartungsgebühren von 20 Prozent jährlich relativieren das. SaaS-Modelle rechnen pro Nutzer oder Dokument und enthalten Infrastruktur und Updates. Pay-per-Use-Tarife zählen jede archivierte Datei – gut für Saisonbetriebe, riskant für wachsende Unternehmen.
Alle Kostenpositionen sollten in einer Fünf-Jahres-Tabelle gegenübergestellt werden. So wird eine Entscheidung auf Basis der Total Cost of Ownership (TCO) getroffen.
On-Premise-Systeme bieten volle Datenhoheit, jedoch hohe Erstinvestitionen für Hardware, Strom und Kühlung. Cloudlösungen starten schnell, skalieren flexibel und übertragen Wartungspflichten an den Dienstleister. Jedoch besteht bei dieser Variante eine Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter sowie Datenschutzaspekte, die vorher geklärt werden müssen. Bei On-Premise-Lösungen liegen die Dokumente hingegenen sicher auf dem eigenen Server.
Hybridmodelle kombinieren beide Welten: Kritische Daten bleiben lokal, Collaboration-Features liegen in der Cloud. Das senkt Latenzen im Büro und erlaubt gleichzeitig mobiles Arbeiten.
Acht bis zehn Anbieter müssen auf Basis von Fachportalen, Messebesuchen und Kollegenempfehlungen zusammengestellt werden. Kandidaten sind sofort zu entfernen, wenn sie Mindestkriterien verfehlen.
Stärken und Schwächen gehören in einer Excel-Tabelle dokumentiert, um später transparent zu entscheiden. Kulturelle Aspekte sind ebenfalls zu bewerten, etwa ob der Anbieter deutschsprachigen Support liefert. Eine klare Longlist erleichtert die nächste Selektionsstufe.
Ein Request for Information (RFI) holt Basisinfos wie Technologie, Zertifizierungen und grobe Preisspannen ein. Im Request for Proposal (RFP) stehen dann detaillierte Fragen zu Integrationen, Roadmap, SLA und Exit-Strategie.
Zwei Wochen Frist sind zu geben, damit Anbieter fundierte Antworten liefern können. Rückmeldungen sind anhand einer vorab definierten Bewertungsmatrix zu vergleichen. So bleiben subjektive Vorlieben außen vor.
Die Liste ist auf drei Kandidaten zu reduzieren und Kriterien sind zu gewichten – zum Beispiel:
Die Matrix wird mit Punkten von eins bis fünf gefüllt und mit den Gewichten multipliziert. So wird eine Rangfolge erhalten, die im Team diskutiert werden kann. Die Entscheidung ist zu dokumentieren, damit sie später nachvollziehbar bleibt.
Die Shortlist-Anbieter haben einen klar definierten Prozess, etwa die Rechnungsprüfung, in einer Testumgebung abzubilden. Reale Daten werden importiert und typische Benutzerrechte gesetzt, um Alltagsszenarien nachzustellen.
Bearbeitungszeiten sind zu messen und Pilotnutzer nach ihrer Zufriedenheit zu fragen. Der PoC darf auf maximal vier Wochen begrenzt werden, denn lange Tests kosten Ressourcen. Die dokumentierten Ergebnisse dienen später als Vertragsanlage.
Die Messergebnisse gelten als harte Fakten, um Preise und Konditionen nachzuverhandeln. Darauf ist zu achten, dass alle versprochenen Funktionen im Vertrag stehen, inklusive Lieferterminen für Erweiterungen.
Service-Level-Agreements (SLA) mit Reaktionszeiten und finanziellen Pönalen bei Nichterfüllung sind zu fordern. Juristische Fachleute sollen den Vertrag prüfen, insbesondere Datenschutzklauseln. Erst wenn alles passt, wird unterschrieben.
Gute SLAs nennen klare Reaktionszeiten, etwa eine Stunde für kritische Fälle, und Wiederherstellungsziele, etwa vier Stunden. Verfügbarkeitsziele von 99,8 Prozent bedeuten ca. 18 Stunden Ausfallzeit pro Jahr; es sollte geprüft werden, ob das dem Geschäft genügt.
Finanzielle Pönalen sollten automatisch greifen, ohne langes Nachverhandeln. Ergänzt werden sollte, wer Ansprechpartner ist und in welchem Zeitfenster Support auf Deutsch verfügbar ist. So lassen sich Konflikte später schneller lösen.
Nach Releasezyklen und wie lange alte Versionen unterstützt werden, sollte gefragt werden. Ein quartalsweiser Patch verhindert Sicherheitslücken, kann aber Testaufwand bedeuten. Gute Anbieter bieten Staging-Umgebungen, in denen Updates geprüft werden können, bevor sie live gehen.
Ein jährliches Roadmap-Meeting sollte gefordert werden, um neue Features frühzeitig einzuplanen. Es sollte dokumentiert werden, wer Testaufwand trägt, um Überraschungen zu vermeiden.
Kurze Kündigungsfristen von maximal zwölf Monaten geben Freiheit. Darauf ist zu achten, dass Daten und Metadaten in offenen Formaten exportiert werden können, etwa PDF/A und CSV.
Manche Verträge verlangen hohe Gebühren für Datenrückgabe; diese sollten herunterverhandelt werden. Es sollte geprüft werden, ob der Anbieter bei Insolvenz eine Escrow-Lösung bietet, damit weitergearbeitet werden kann. Eine durchdachte Exit-Strategie ist wie eine Versicherung – man hofft, sie nie zu brauchen, ist aber froh, wenn sie existiert.
Einmalige Kosten umfassen Lizenzkauf, Projektmanagement, Datenmigration und Erstschulungen. Laufende Kosten bestehen aus Wartungsgebühren, SaaS-Abos, Hosting oder Support-Paketen.
Die internen Aufwände, etwa Arbeitszeit für Key-User-Support, sind nicht zu unterschätzen. Alle Beträge sollten in einer TCO-Übersicht über fünf Jahre abgelegt werden. Nur so wird der wahre Preisvergleich erkannt.
Beim Lizenzkauf gehört die Software dem Käufer, doch Updates kosten extra. Ein Abo-Modell senkt Einstiegsbarrieren, enthält aber meist Preisstaffeln bei steigender Nutzerzahl. Pay-per-Use berechnet Dokumente oder Speicherplatz und eignet sich für Firmen mit schwankenden Volumina.
Worst-Case-Szenarien sollten berechnet werden, beispielsweise doppelte Dokumentenanzahl nach einer Akquisition. So werden böse Überraschungen vermieden.
Manche Anbieter berechnen API-Calls, Mandantenoptionen oder Premium-Support separat. Datenexporte am Vertragsende können teuer sein, besonders wenn Metadaten gesondert abgerechnet werden.
Nach Schulungsgebühren für neue Releases und nach Kosten für zusätzliche Testumgebungen sollte gefragt werden. Eine vollständige Preisliste sollte eingefordert werden, damit nicht in der Supporthotline nach Einzelpreisen gesucht werden muss. Alle Posten sollten in der TCO-Tabelle dokumentiert werden.
Tipp: Große Kostenüberraschungen können auch aus dem Bereich der Individualprogrammierung kommen.
Doppelte oder veraltete Dateien sind zu bereinigen, bevor sie ins neue System wandern. Altversionen, die rechtlich nicht mehr benötigt werden, muss man löschen, um Speicher und Suchergebnisse schlank zu halten.
Ein Mapping für Metadaten ist zu erstellen, damit Kategorien im Zielsystem richtig ankommen. Alle Schritte sind zu dokumentieren, falls Prüfer später Fragen stellen. Eine saubere Datenbasis halbiert Supportanfragen nach dem Go-Live.
Testinstanzen von ERP, CRM und E-Mail-Servern sind mit dem DMS zu verbinden. Typische Transaktionen wie "Rechnung freigegeben" sollten simuliert und geprüft werden, ob Statusänderungen korrekt zurückgemeldet werden.
Lasttests sind durchzuführen, indem mehrere hundert Dokumente zeitgleich importiert werden. Auf Fehlerlogs ist zu achten und Warnungen dürfen nicht unbeachtet bleiben. So wird sichergestellt, dass der Live-Betrieb ohne böse Überraschungen startet.
Das neue System ist zunächst im Schattenbetrieb zu führen, indem alle Daten in beide Systeme laufen. Nach einer definierten Stabilitätsphase wird die alte Umgebung auf "read-only" geschaltet.
Ein Cut-over-Termin ist zu setzen, damit es keine ewige Doppelpflege gibt. Klar kommuniziert gehört, ab wann nur noch das neue DMS genutzt wird. So bleibt der Umstieg überschaubar.
Offene Exportformate wie PDF/A, XML oder CSV sind vorteilhaft, damit die Wissensträger nicht auf eine proprietäre Datenbank festgenagelt sind. Es ist zu prüfen, ob Konfigurationen als Skripte exportiert werden können, um sie in ein anderes System zu importieren.
Nach einem Escrow-Vertrag ist zu fragen, der Quellcode hinterlegt, falls der Anbieter vom Markt verschwindet. Regelmäßige Datenextrakte zu Testzwecken sind zu vereinbaren, um Exit-Prozesse zu üben.
Mitarbeiter sollten früh über Nutzen und Zeitplan informiert werden. Intranet-Beiträge, Newsletter und kurze Videos können genutzt werden, um Aufmerksamkeit zu gewinnen. Es sollte erklärt werden, wie das neue DMS Suchzeiten verkürzt und Freigaben beschleunigt.
Transparente Kommunikation nimmt Ängste vor Veränderung. Wer den Mehrwert versteht, wird das System schneller akzeptieren.
Rollenspiele sollten geplant werden, in denen Anwender reale Aufgaben wie "Vertrag ablegen" üben. Präsenztrainings sollten durch E-Learning-Module ergänzt werden, damit neue Kollegen jederzeit Zugriff haben.
Cheat-Sheets für die wichtigsten fünf Workflows sollten erstellt werden, die am Arbeitsplatz kleben können. Power-User-Workshops sollten angeboten werden, in denen Fachabteilungen eigene Workflows modellieren. Kontinuierliche Weiterbildung sorgt dafür, dass das System nicht verstaubt.
KPIs wie Suchzeit je Dokument, Workflowdurchlaufzeit oder Benutzerzufriedenheit sollten definiert werden. Baseline-Werte vor Projektstart sollten gemessen und sechs und zwölf Monate nach Go-Live verglichen werden.
Ergebnisse sollten intern veröffentlicht werden, um Fortschritte sichtbar zu machen. Die Zahlen sollten genutzt werden, um weitere Optimierungen zu planen. So bleibt das DMS-Projekt ein lebendiges Verbesserungsprogramm.
Die Wahl des richtigen DMS-Anbieters entscheidet über Effizienz, Rechtssicherheit und Innovationskraft einer Organisation. Es sollte strukturiert vorgegangen, Prozesse analysiert, Stakeholder eingebunden und Kandidaten gründlich getestet werden.
Besonders auf offene Schnittstellen, transparente Kosten und eine klare Exit-Strategie ist zu achten, um Flexibilität zu bewahren. Mit einem durchdachten Projektplan und konsequentem Change Management wird ein DMS vom Kostenfaktor zum Wettbewerbsvorteil.
Tipp: DMS-Projekte scheitern selten an der Technik, sondern meist an mangelnder Vorbereitung und fehlender Nutzerakzeptanz. Investieren Sie Zeit in die Analyse und nehmen Sie die Menschen mit.
So bleibt ein Unternehmen auch in zehn Jahren noch revisionssicher – und die Mitarbeiter arbeiten produktiver denn je. Wie bei allen langfristigen IT-Entscheidungen gilt: Lieber einmal richtig als dreimal billig.
„Durch bitfarm-Archiv DMS und die damit vorhandene Schnittstelle zu DATEV konnten wir unsere Prozesse optimieren . Der Support ist einfach herausragend und alle Fragen und Ideen werden sofort aufgenommen und beantwortet.“
Daniel Schmidt (Buchhaltung), LANG-AG
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