…finden statt suchen.

Wussten Sie schon...?

Neu in bitfarm-Archiv Version 3.6 – Symbolic Links

Die Baumstruktur des bitfarm-Archiv DMS ließ in der Vergangenheit nicht zu, dass ein Dokument an verschiedenen Stellen des Archivs sichtbar war, ohne es mehrfach zu erfassen. In der unternehmerischen Praxis ist es allerdings häufig notwendig, beispielsweise Rechnungen unterschiedlichen Abteilungen, wie etwa der Buchhaltung und dem Einkauf zugänglich zu machen. Überdies sollen sie unter Umständen auch in entsprechenden Projektarchiven verfügbar sein.

Die neue bitfarm-Archiv Version 3.6 ermöglicht erstmals die Erzeugung eines oder mehrerer Symbolic Links des Dokuments, die dann an verschiedenen Stellen des Archivs abgelegt werden können. Ein erneutes Erfassen des Dokuments ist nicht mehr notwendig.

Ein Symbolic Link ist dabei nicht einfach eine Kopie des Originaldokuments, sondern repräsentiert dieses mithilfe eines Verweises in einem anderen Archiv. Das Dokument selbst existiert also nur ein einziges Mal im gesamten DMS, kann aber durch Symbolic Links in verschiedenen Archiven, also Kontexten gefunden werden. Die Basiseigenschaften wie elektronische Notizen, Diskussionen und Protokolle der Dokumentenverwendung sind ebenfalls an allen Speicherorten identisch. Lediglich die kontextabhängigen Eigenschaften wie Zusatz- und Statusfelder, sowie die Berechtigungen sind jeweils archivabhängig. Mithilfe der Symbolic Links entfällt also das zeitaufwändige mehrmalige Erfassen eines Dokuments. Gleichzeitig sparen sie Speicherplatz, der ansonsten durch die Dokumentenkopien belegt werden würde.

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Unter der Überschrift Wussten Sie schon...? stellen wir Ihnen einzelne, wie wir finden, bemerkenswerte Funktionen, Aspekte und Neuerungen rund um bitfarm-Archiv DMS kurz vor.