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Dokumenten­organisation in Unternehmen

Elek­tro­nische Do­ku­men­te sinn­voll or­ga­ni­sie­ren mit bitfarm-Archiv Doku­men­ten­ma­nage­ment

Wer auf­trags- und pro­jekt­be­zo­gen ar­bei­tet, be­nö­tigt Funk­ti­onen, um e­lek­tro­ni­sche Do­ku­men­te ent­spre­chend or­ga­ni­sie­ren zu kön­nen. Ne­ben einer for­ma­len Glie­de­rung sind die in­halt­liche Zu­ge­hörig­keit, Pro­jekt- oder Auf­trags­na­me und -num­mer meist ele­men­tare Such- und Ab­la­ge­kri­te­ri­en. Bei ei­nem da­ten­bank­ge­stütz­ten Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem sind ver­schie­dene Sicht­wei­sen und Ka­te­go­ri­sie­run­gen mög­lich, die mehr bie­ten als nur eine ein­fache Baum­struk­tur. Das DMS führt den An­wen­der beim Ein­stel­len neu­er Do­ku­men­te mit kla­ren Vor­ga­ben und/oder Pflicht­ein­gaben, so dass der spä­tere Zu­griff auf die Da­ten für al­le Be­nut­zer schnell und ziel­ge­rich­tet statt­fin­den kann.

Flexibel kate­gori­sie­ren

bitfarm-Archiv Do­ku­men­ten­ma­nage­ment bie­tet vie­le Mög­lich­kei­ten und We­ge, ei­ne Struk­tur auf­zu­bau­en, die zu den tat­säch­li­chen Er­for­der­nis­sen passt. Ne­ben dem Ex­plo­rer-ähn­lichen Baum ste­hen Daten­bank- und Steu­er­fel­der zur Ver­fü­gung, die, je nach Kate­go­rie und An­for­de­rung, dy­na­misch ge­schal­tet wer­den kön­nen. Do­ku­men­ten­ver­knüp­fun­gen bil­den n - n Be­zie­hun­gen zwi­schen Doku­men­ten ab. Ein Doku­ment ist da­bei nicht zwin­gend nur Teil eines ein­zi­gen Vor­gangs, son­dern kann in ver­schie­dens­ten Pro­jek­ten und Kon­tex­ten vorhanden sein. Ne­ben den Ver­knüp­fun­gen er­mög­li­chen so­ge­nan­nte "Symbolic Links" das Er­schei­nen ein und des­sel­ben Do­ku­ments an ver­schie­de­nen Ab­la­ge­or­ten der DMS-Struk­tur.

Sor­tie­ren und zu­ord­nen

Die Zu­wei­sung und Pfle­ge der Ver­knüp­fun­gen und Da­ten­bank­fel­der muss nicht zwin­gend hän­disch er­fol­gen – die bitfarm-Archiv Ser­ver­re­geln bie­ten viel­fäl­tige Mög­lich­kei­ten der au­to­ma­ti­schen Zu­ord­nung. Auch Vor­aus­wah­len, zum Bei­spiel Kun­den- und Lie­fe­ran­ten­lis­ten, ste­hen als Drop-Down-Bo­xen zur Ver­fü­gung. Die­se kön­nen voll- oder teil­au­to­ma­tisch aus ERP-Sys­temen über­nom­men wer­den.

Mitarbeiterin mit Headset

In­for­ma­ti­onen und Vor­füh­rung

Wünschen Sie wei­tere In­for­ma­ti­onen, ei­ne Vor­füh­rung vor Ort oder eine On­line-Prä­sen­ta­tion? Wir freu­en uns auf Ihre An­fra­ge an info@bitfarm-archiv.de oder rufen Sie uns an unter +049 (0)271/313 96-0.

Er­stel­lung vor­gangs-, auf­trags- oder projekt­bezo­gener Ak­ten

Sind Ihre Ge­schäfts­doku­mente mit ei­ner Vor­gangs-, Auf­trags-, Be­stell- oder Pro­jekt­num­mer / -be­zeich­nung aus­ge­stat­tet? In den meis­ten Fäl­len er­kennt bitfarm-Archiv die­se voll­au­to­ma­tisch, und zwar nicht nur auf den selbst er­zeug­ten Do­ku­men­ten des ERP-Sys­tems, son­dern auch in Fremd­do­ku­men­ten wie Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­nen, Zeich­nun­gen oder E-Mails. So ge­lingt es oh­ne Zu­satz­auf­wand, au­to­ma­tisch al­le Do­ku­men­te zum glei­chen The­ma / Be­zug mit­ein­ander zu ver­knüp­fen. Der Vor­teil für den Be­nutzer: Mit nur einem Klick er­reicht er sämt­liche re­le­van­ten In­for­ma­ti­onen.

In­tel­li­gen­te Mus­ter­su­che

bitfarm-Archiv DMS setzt hier­zu ei­ne in­tel­li­gen­te Mus­ter­su­che ein. Es ist kein be­son­de­res Re­gel­werk er­for­derlich, wo, bzw. an wel­cher Posi­ti­on im Do­ku­ment bei­spiels­wei­se die Be­stell­num­mer steht. Die Soft­ware lernt viel­mehr, „wie Be­stell­num­mern aus­se­hen“ und kann die­se dann über­all iden­ti­fi­zie­ren. Der Pfle­ge­auf­wand ist mini­mal bei maxi­ma­ler Ar­beits­er­leich­te­rung durch die au­to­ma­tische Ver­knüp­fung. Was bleibt ist ggf. et­was Lie­feran­ten­er­zie­hung, denn das Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem kann na­tür­lich nur mit dem ar­bei­ten, was auch auf den Do­ku­men­ten ab­ge­druckt ist...

Elek­tro­ni­scher Do­ku­men­ten­trans­port

Di­ver­se Do­ku­men­ten­ver­teil­me­cha­nis­men sor­gen da­für, dass Do­ku­men­te auf e­lek­tro­ni­schem Weg schnell dort an­kom­men, wo Sie ge­braucht wer­den, z. B. di­rekt im Be­trieb bei den je­wei­li­gen Mit­ar­bei­tern. Mit Con­trol­ling und Do­ku­men­ten­history sind Werk­zeu­ge zur Über­wachung der Work­flows in­te­griert.

Bran­chen­un­ab­hän­gig­keit

Die Mög­lich­kei­ten, die bitfarm-Archiv hier zur Ver­fü­gung stellt, sind nicht nur auf ei­nige we­ni­ge Bran­chen an­wend­bar. Durch die von Grund auf of­fene und fle­xib­le Ar­chi­tek­tur gibt es kaum einen An­wen­dungs­fall, wo nicht eine gute bis sehr gute Adap­tion mög­lich ist. Ein Blick in die Re­fe­renz­en zeigt ei­ni­ge Bei­spie­le.


„Das bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist die beste und zweckdienlichste IT-Investition, die wir in den vergangenen Jahren getätigt haben.“

Christina Küken, Betriebswirtin