…finden statt suchen.

Dokumentenorganisation in Unternehmen

Elektronische Dokumente sinnvoll organisieren mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement

Wer auftrags- und projektbezogen arbeitet benötigt Funktionen, um die elektronischen Dokumente entsprechend organisieren zu können. Neben einer formalen Gliederung sind die inhaltliche Zugehörigkeit, Projekt- oder Auftragsname und -nummer meist elementare Such- und Ablagekriterien. Bei einem datenbankgestützten Dokumentenmanagementsystem sind verschiedene Sichtweisen und Kategorisierungen möglich, die mehr bieten als nur eine einfache Baumstruktur. Das DMS führt dabei den Anwender beim Einstellen von neuen Dokumenten mit klaren Vorgaben und ggf. Pflichteingaben, so dass Wildwuchs verhindert und der Zugriff für alle Benutzer schnell und zielgerichtet stattfinden kann.

Flexible Kategorisierungsmöglichkeiten

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet viele Möglichkeiten und Wege, um eine zu den tatsächlichen Erfordernissen passende Struktur aufzubauen. Neben dem Explorer-ähnlichen Baum stehen Datenbank- und Steuerfelder zur Verfügung, die dynamisch, je nach Kategorie und Anforderung, geschaltet werden können.

Dokumentenverknüpfungen bilden n <-> n Beziehungen zwischen Dokumenten ab. Ein Dokument ist dabei nicht zwingend nur Mitglied in einem Vorgang, sondern kann in verschiedensten Projekten und Kontexten vorhanden sein. Neben den Verknüpfungen ermöglichen so genannte "Symbolic Links" das Erscheinen ein und desselben Dokuments in verschiedenen Ablageorten der DMS-Struktur.

Automatische Sortierung, Auftrags- und Projektzuordnung, Verschlagwortung

Die Zuweisung und Pflege der Verknüpfungen und Datenbankfelder muss nicht zwingend händisch erfolgen – die bitfarm-Archiv Serverregeln bieten vielfältige Möglichkeiten, um Zuordnungen automatisch stattfinden zu lassen.

Auch Vorauswahlen, zum Beispiel Kunden- und Lieferantenlisten, stehen als Drop-Down-Boxen zur Verfügung. Diese können voll- oder teilautomatisch aus ERP-Systemen übernommen werden.

Automatische Generierung von Vorgangs-, Auftrags-, Bestell- und Projektakten

Sind Ihre Geschäftsdokumente mit einer Vorgangs-, Auftrags-, Bestell- oder Projektnummer / -bezeichnung ausgestattet? In den meisten Fällen erkennt bitfarm-Archiv diese vollautomatisch, und zwar nicht nur auf den selbst erzeugten Dokumenten des ERP-Systems, sondern auch in Fremddokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen, Zeichnungen oder E-Mails. So gelingt es ohne Zusatzaufwand, automatisch alle Dokumente zum gleichen Thema / Bezug miteinander zu verknüpfen. Der Vorteil für den Benutzer: Mit nur einem Klick erreicht er sämtliche relevanten Informationen.

„Programmierkenntnisse sind für die weitere Ausgestaltung und die laufende Administration des Dokumentenmanagementsystems trotz Open-Source-Konzept erfreulicherweise nicht notwendig.“

Hans-Gerd van de Kerkhof, Rosink Maschinenfabrik

Intelligente Mustersuche

bitfarm-Archiv DMS setzt hierzu eine intelligente Mustersuche ein. Es ist kein besonderes Regelwerk erfoderlich, wo, bzw. an welcher Position im Dokument beispielsweise die Bestellnummer steht. Die Software lernt vielmehr, „wie Bestellnummern aussehen“ und kann diese dann überall identifizieren. Der Pflegeaufwand ist minimal bei maximaler Arbeitserleichterung durch die automatische Verknüpfung. Was bleibt ist ggf. etwas Lieferantenerziehnung, denn das Dokumentenmanagementsystem kann natürlich nur mit dem arbeiten, was auch auf den Dokumenten abgedruckt ist...

Elektronischer Dokumententransport

Diverse Dokumentenverteilmechanismen sorgen dafür, dass Dokumente auf elektronischem Weg schnell dort ankommen, wo Sie gebraucht werden, z. B. direkt im Betrieb bei den jeweiligen Mitarbeitern. Mit Controlling und Dokumentenhistory sind Werkzeuge zur Überwachung der Workflows integriert.

Branchenunabhängigkeit

Die Möglichkeiten, die bitfarm-Archiv hier zur Verfügung stellt, sind nicht nur auf einige wenige Branchen anwendbar. Durch die von Grund auf offene und flexible Architektur gibt es kaum einen Anwendungsfall, wo nicht eine gute bis sehr gute Adaption möglich ist. Ein Blick in die Referenzen zeigt einige Beispiele.

Informationen und Vorführung

Weitere Informationen und Vorführung vor Ort mit praktischen Beispielen bzw. Online-Präsentation: E-Mail an info@bitfarm-archiv.de oder Telefon 0271/313 96-0.

„Das bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist die beste und zweckdienlichste IT-Investition, die wir in den vergangenen Jahren getätigt haben.“

Christina Küken, Betriebswirtin