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GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronsicher Form sowie zum Datenzugriff

Seit 01.01.2015 gilt in Deutschland die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronsicher Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD wurde Ende 2014 vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben. Ergänzend zur weiterhin geltenden GDPdU und der GoBS werden die Anforderungen an Buchführung und beteiligte Dokumente spezifiziert. Während sich weite Teile der GoBD auf die Minimalanforderungen der ordnungsgemäßen Buchhaltung und deren Prüfbarkeit beziehen, sind auch einige Passagen enthalten, welche neue Regelungen in Bezug auf die digitale Archivierung schaffen oder bereits vorhandene Regeln genauer fassen.

Neue Position zur E-Mail Archivierung

Zur E-Mail Archivierung gab es eine Änderung zur bisherigen, sehr stringenten Position, bei der quasi der gesamte E-Mail Verkehr archiviert werden musste. Nun reicht es aus, lediglich die E-Mails zu Archivieren, welche „Geschäftsdokumente“ im Sinne des Steuerrechts darstellen. Dabei muss ein Vorgang komplett nachvollziehbar sein. Werden in einer Rechnung beispielsweise keine Stückzahlen aufgelistet, diese aber auf einem Lieferschein entnehmbar sind, so muss auch der Lieferschein zur Rechnung archiviert werden. Es reicht aber aus, die eigentlichen Geschäftsdokumente zu archivieren. Die lediglich zum Transport des Dokuments verwendete E-Mail darf verworfen werden. Auch reicht eine bildliche Darstellung aus, es ist nicht zwingend das Originalformat zu archivieren - solange dadurch keine relevanten Informationen verloren gehen.

Papierdokumente dürfen nach dem Scannen vernichtet werden

Ebenfalls wurde ausdrücklich klargestellt: Papierdokumente dürfen nach dem Einscannen in ein revisionssicheres Archivsystem vernichtet werden, wenn nicht andere Vorschriften dagegenstehen. Auf die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation wurde allerdings in diesem Zusammenhang auch noch einmal hingewiesen, genauso wie darauf, dass Zertifikate – gleich welcher Form – vor den Finanzbehörden keine Wirkung entfalten. Auch von den Finanzbehörden werden keine Zertifikate erteilt. Eine einmal ohne Beanstandung erfolgte Prüfung sollte nicht als "Persilschein" für zukünftige Prüfungen verstanden werden.

Zum Scannen von Papierdokumenten, der weiteren Bearbeitung, sowie zu Art und Umfang der Verfahrensdokumentation finden sich in der neuen GoBD einige dezidierte Handlungsanweisungen. Das eingescannte Dokument ersetzt das Papierdokument vollständig, mit allen sich daraus ergebenden Konsequenzen.

Aus dem Inhalt

(9.3 / 136)

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

  • wer scannen darf
  • zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)
  • welches Schriftgut gescannt wird
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat

(9.3 / 137)

  • Eine vollständige Farbwiedergabe ist (nur) erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt.

(9.3 / 138)

  • Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich

(9.3 / 139)

  • Nach dem Einscannen darf die weitere Bearbeitung nur noch auf dem digitalen Dokument erfolgen.

GoBD in der Praxis

Die Befolgung der GoBD in der Praxis erfordert einige organisatorische Maßnahmen, die dokumentiert werden sollten. Ein Dokumentenmanagementsystem kann dabei helfen, die Anforderungen an die Dokumentenarchivierung und das Arbeiten an Dokumenten nach dem Scanvorgang gesetzeskonform umzusetzen. Durch die klaren Fomulierungen der GoBD mit einigen Praxisbeispielen wurde allen Beteiligten - DMS-Herstellern, Anwendern, Prüfern und dem verantwortlichen Unternehmer - jedoch mehr Rechtssicherheit gegeben.

  • GoBD.pdf - Der komplette Schriftsatz zum Nachlesen.

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