…finden statt suchen.

Gegründet 1972 ist die Canton Elektronik GmbH & Co KG bis heute familien­geführt. Das Unter­nehmen ist der größte Her­steller hoch­wer­tiger Laut­sprecher­systeme Deutsch­lands und der dritt­größte in Eu­ropa. Die eigene Ent­wicklungs­abteilung in Weilrod bei Frankfurt am Main und strenge Qualitäts­kontrollen, die aus­schließlich in Deutschland durch­geführt werden, gewähr­leisten Inno­vation und eine gleich­bleibend hohe Qualität der Produkte. Neben dem An­spruch modernste Techno­logie, edles Design und den perfekten Klang zu liefern, legt man bei Canton großen Wert auf die Lang­lebigkeit der Produkte.


„Wir schätzen an bitfarm-Archiv besonders, dass die Software so flexibel an unsere Geschäftsprozesse anzupassen ist.“

Thomas Becker, IT-Director, Canton Elektronik GmbH & Co KG

bitfarm-Archiv DMS bei Canton Elektronik

Nach der Ein­führung eines neuen ERP-Systems bei Canton, war es not­wendig auch das bisherige Programm zur Rechnungs­archivierung zu er­setzen. Die neue Lösung sollte in erster Linie einfach zu implemen­tieren sein. Auch das Preis-Leistungs­verhältnis war ein wichtiges Aus­wahl­kriterium. Nach ein­gehen­der Prüfung des Marktes fiel die Wahl schließ­lich auf bitfarm­-Archiv Dokumenten­management. Die Open­-Source­-Software ließ sich flexibel an die An­forderungen an­pas­sen und schnell inte­grieren. Durch das Fehlen von Lizenz­gebühren und moderate Ein­führungs-, Service- und Support­kosten konnte zudem der kal­kulierte Kosten­rahmen ein­ge­halten werden.

Canton Lautsprecher schwarz

Das Projekt

Bei der Ein­führung des DMS im Jahr 2012 stand zu­nächst die auto­matische Archi­vierung der im ERP-System er­zeug­ten Aus­gangs­rech­nungen und Liefer­scheine im Fokus. In enger Zu­sammen­arbeit mit dem Projekt­leiter vor Ort wurden DMS-Regeln für sämtliche Dokumenten­arten des ERP Systems ent­wickelt. Für die automa­tisierte Über­nahme der aus­gehen­den Belege des ERP-Systems JD-Edwards sorgt der bitfarm-Archiv Print­spooler. Dieser regelt die Druck­ausgabe und die voll­auto­matische Archi­vierung im Dokumenten­manage­ment­system. Dabei er­kennt das DMS sämt­liche Beleg­typen selbst­stän­dig und sortiert diese pas­send ein. Auf­grund der aus­gelese­nen Meta­daten wird das Dokument an­schließend korrekt ver­schlag­wortet und bei­spiels­weise einem Kunden oder Auf­trag zu­geord­net.

Neben der Er­füllung der primären Projekt­ziele, er­leich­tert das Doku­menten­manage­ment­system auch die täg­liche Arbeit der Canton-Mit­arbeiter erheb­lich. So lassen sich Dokumente etwa viel komfortabler nach­drucken. Außerdem ermöglicht die zentrale Archivierung nun auch externen Handels­vertretern den online-Zugriff auf ihre Belege.

Beliebig zu erweitern

Die revisions­sichere Archi­vierung von Dokumenten, wie Ein­gangs- und Ausgangs­rechnungen stellt in vielen Unter­nehmen den ersten Schritt in Richtung digitali­sierter Dokumenten­prozesse dar.

Aller­dings werden bei Canton längst nicht mehr nur Ausgangs­rech­nungen und Liefer­scheine archiviert. Mittler­weile wird die Software immer mehr auch als Workflow­management­system und zur Opti­mierung von Arbeits­prozes­sen genutzt.

So werden beispiels­weise alle Lieferanten­angebote archiviert. Auf eine aufwendige Verschlag­wortung wird dabei verzichtet. Den­noch ermög­licht die perfor­mante Voll­text­suche des DMS schnel­le Preis­vergleiche. Auch Preis­entwick­lungen las­sen sich so nach­voll­ziehen.

Transparente Arbeitsprozesse

Die Mitarbeiter bei Canton profitieren außerdem von trans­paren­teren Arbeits­abläufen und optimierten Dokumenten­prozessen.

In der Bestell­abwicklung etwa wird der Bearbeitungs­stand externer Rech­nungen mit­hilfe verschiedener Status­buttons dokumentiert. Ein­fache Filter­möglich­keiten erlauben einen Über­blick über Rech­nun­gen, die noch zu bear­bei­ten sind oder zu denen noch keine Ware ein­getrof­fen ist. So bleiben of­fene Vor­gänge stets im Fokus.

Für die Rech­nungs­legung wurde das vor­han­dene Vier-Augen-Prinzip auch in bitfarm-Archiv eingerichtet. Von der Prü­fung des Aus­gangs­doku­ments über die Ver­sen­dung per E-Mail bis zur ab­schlie­ßenden Buchung bei Eingang der Ware wird jeder Arbeits­schritt proto­kolliert und doku­men­tiert. Das schafft Trans­parenz und er­leich­tert das Control­ling.

Ausblick

Insgesamt ist man bei Canton sehr zu­frieden mit der Ent­scheidung für bitfarm­-Archiv Dokumenten­management. Die Er­weite­rung vom reinen Archi­vierungs­system zum Workflow­-Manage­ment­-System, das viele Arbeits­prozesse optimiert, wird stetig voran­getrie­ben. Die Möglich­keiten des DMS sind schließ­lich noch lange nicht aus­geschöpft.

Neben der Anpassungs­fähigkeit des Systems über­zeugt vor allem der stets er­reich­bare tech­nische Support, der bei allen Fragen und Problemen schnelle Hilfe bietet. "Wir sind rundum zufrieden mit bitfarm-Archiv", so Thomas Becker.

Canton Lautsprecher für Draußen mit Smartphone