…finden statt suchen.

Die Hela Gewürz­werk Herman Laue GmbH produ­ziert und ver­treibt welt­weit Ket­chup, Gewürz­saucen, Gewürz­mischun­gen und Roh­gewür­ze als auch Spezial­artikel für die Fleisch-, Wurst-, Fisch-, Molkerei- und Fein­kost­branche sowie für die Gastro­nomie und Groß­ver­braucher. Im Markt­seg­ment Ketchup ist Hela in Deutsch­land seit 1963 mit dem bekan­nten Curry Gewürz Ketchup ver­tre­ten und nimmt heute im Lebens­mittel­einzel­handel (LEH) in diesem Seg­ment eine markt­führende Posi­tion ein.

Hela wurde 1905 von Hermann Laue im Ham­burger Schan­zen­viertel als Darm- und Gewürz­handlung gegrün­det. 1989 wurde der Fir­men­sitz auf­grund des Expan­sions­be­darfs nach Ahrens­burg ver­legt, wo auf dem 86.000 qm großen Firmen­gelän­de mit modernen Produk­tions­stät­ten sowie einem High-Tech-Labo­rato­rium produ­ziert wird. Die Zerti­fizie­rung nach IFS Food (Inter­natio­nal Fea­tured Stan­dards Food) ist für Hela Ver­pflich­tung für modern­ste Spitzen­techno­logie und hoch­wertig­ste Pro­dukte.

Am Stand­ort Ahrens­burg be­schäf­tigt das Unter­neh­men knapp 400 Mit­arbei­ter, welt­weit arbei­ten für Hela 660 Mit­arbei­ter. Das Unter­neh­men hat 11 Nieder­las­sun­gen u.a. in Öster­reich, der Schweiz, den Nieder­landen, in China, Singa­pur, und Kanada sowie Joint-Ventures in Chile und Australien.


„Wir sind immer wieder begeistert von der schnellen, qualifizierten und freundlichen Unterstützung durch das bitfarm-Supportteam. Das Leistungsspektrum ist beachtlich. Auf Anfrage werden auch individuelle Sonderwünsche erfüllt.“

Teamleiter IT-Systembetreuung , Hela Gewürzwerk Hermann Laue GmbH

bitfarm-Archiv DMS bei Hela

2014 sol­lte das bis da­hin instal­lierte Doku­menten­manage­ment­system bei Hela abge­löst werden. Das er­klär­te Ziel war es, Kos­ten zu spa­ren und den Mit­ar­beitern die Um­stel­lung mög­lichst leicht zu machen. Da­her sol­lte das neue DMS für Nut­zer und Admini­stra­toren leicht zu be­die­nen sein, im Ideal­fall ähn­lich funk­tio­nieren, wie das abzu­lösen­de Sys­tem und bei glei­chem Funk­tions­um­fang weni­ger Aus­gaben verur­sachen.

Mit bitfarm-Archiv ent­schie­den sich die Projekt­verant­wort­lichen für ein Sys­tem auf Open-Source-Basis, für das keine Li­zenz­gebüh­ren an­fal­len. Die klar struk­turier­te und intui­tiv zu bedie­nende Ober­fläche er­mög­lich­te eine un­kompli­zierte Ein­füh­rung ohne gro­ßen Schu­lungs­auf­wand. Durch die offene Architektur und zahlreiche Plugins ließ sich das DMS überdies sehr einfach an die spezifischen Anforderungen bei Hela anpassen.

Heute arbeiten bei Hela 80 Mitarbeiter aus Buchhaltung, Vertrieb und IT-Abteilung mit dem DMS und das digitale Archiv umfasst bereits etwa 2 Millionen Dokumente.

Abfüllanlage für Curry Ketchup bei Hela

Zen­trales Archiv mit per­for­manter Voll­text­suche

Zu Be­ginn wur­de das Doku­men­ten­manage­ment­sys­tem haupt­säch­lich als zen­tra­les Ar­chiv für Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne, Spezi­fika­tio­nen und an­dere Doku­men­te ge­nutzt. Auch die direk­te Über­nahme der Fak­turen und Lie­ferun­gen aus SAP ERP und der Zu­griff auf die archi­vier­ten Doku­mente über SAP waren dank der vor­han­denen Archive-Link- und RFC-Schnitt­stellen des DMS schnell bereit­gestellt.

Be­son­ders schät­zen die Be­nut­zer die schnel­le Voll­text­suche von bitfarm-Archiv, die einen intui­tiven Zugang er­mög­licht und viel Zeit spart. Mit der gra­fischen Ober­fläche des Ad­ministra­tor­pro­gramms ge­stal­tet sich auch die Er­stel­lung von Er­fassungs­mas­ken und die Anpas­sung an­derer Struk­turen denk­bar ein­fach. Pro­grammier­kennt­nisse sind da­für nicht er­forder­lich und Än­derun­gen kön­nen wäh­rend des lau­fenden Betriebs durch­geführt werden.

Außer­dem über­zeugte die dif­feren­zierte Rechte­ver­gabe, die sowohl den Zu­griff, als auch die Nut­zung von Doku­menten reg­lemen­tiert sowie die durch­gehende Proto­kollie­rung sämt­licher Akti­onen im DMS, bei Hela auf An­hieb.

Effi­zien­tes Ver­trags­manage­ment

In­zwischen ver­wal­tet man bei Hela auch Ver­trä­ge mit bitfarm-Archiv. Die zu­stän­digen Mit­arbei­ter oder ihre Ver­treter wer­den un­ter Be­rück­sich­ti­gung der je­wei­ligen Kün­digungs­fris­ten auto­ma­tisch be­nach­rich­tigt, wenn Ver­trä­ge aus­lau­fen. So bleibt ge­nü­gend Zeit, die Kondi­tionen und die Not­wendig­keit ei­nes Ver­trags zu prü­fen und ent­sprechen­de Maß­nah­men zu er­grei­fen. Die auto­mati­sche Ver­länge­rung von nicht mehr be­nötig­ten Ver­trä­gen und sol­chen zu un­güns­tigen Kondi­tionen ge­hört da­mit der Ver­gangen­heit an.

Zu­dem macht sich der deut­lich be­schleu­nigte Zu­griff auf Doku­mente auch bei Ver­trä­gen be­merk­bar. Statt auf­wen­diger Su­chen in Ord­ner sind al­le In­for­mation zu be­stehen­den Ver­trä­gen mit weni­gen Maus­klicks be­quem ab­ruf­bar.

Nicht nur im Ver­trags­manage­ment sorgt bitfarm-Archiv für opti­mierte Pro­zes­se bei Hela. Die weit­reichen­den Auto­mati­sierungs­mög­lich­keiten be­frei­en Mit­arbei­ter von Stan­dard­auf­gaben, etwa der hän­dischen Ein­ga­be bei der Doku­menten­erfas­sung, sodass auch Kosten in der Ver­waltung redu­ziert wer­den.

Luftbild des Hela-Werks

Ausblick

Mit der Ein­führung von bitfarm-Archiv wurde im Ver­gleich zum Vor­gänger­system nicht nur die Kosten­struk­tur ver­schlankt, sondern auch Mögl­ich­keiten zur Digi­tali­sie­rung wei­terer An­wen­dungs­bereiche ge­schaf­fen.

So plant man bei Hela als näch­sten Schritt, die Nut­zung der bitfarm App für Tab­lets und Smart­phones voran­zu­brin­gen, um auch Mit­arbei­tern in der Produk­tion den mobi­len Zu­griff auf das Doku­men­ten­archiv zu er­mög­lichen. Des Wei­teren soll bitfarm-Archiv zu­künf­tig ver­mehrt als Work­flow-Manage­ment-Sys­tem zum Ein­satz kom­men. Da­zu müs­sen übri­gens keine neu­en Kompo­nenten in­stal­liert wer­den, denn die Soft­ware beinhal­tet die­se Funk­tionen von An­fang an. Wie und wann sie ge­nutzt wer­den, bleibt dabei stets dem Kun­den über­lassen.

„Dass unser DMS sich bei den Kunden 'ver­selbst­ständigt' ist kein unbe­kanntes Phäno­men“ meint Heino Schneider, Geschäftsführer der bitfarm GmbH. „Das ganze Poten­tial des DMS er­schließt sich oft erst bei des­sen prak­tischem Ein­satz“.