…finden statt suchen.

Das fami­lien­ge­führte Tradi­tions­unter­nehmen Viertel Motoren ist spezia­lisiert auf die Instand­setzung, Repa­ratur und War­tung von Ver­bren­nungs­mo­toren, Getrie­ben, Ach­sen und Schalt­schrän­ken vor allem in den Berei­chen Schie­nen­fahr­zeu­ge, Bau und Land­maschinen, Binnen­schiff­fahrt, Strom­erzeu­gung und Nutz­fahr­zeuge. Ein Er­satz­teil­lager mit über 18.000 mecha­nischen und elek­tro­nischen Er­satz­tei­len so­wie die Pro­jek­tier­ung und Lie­ferung kom­plet­ter Not­strom­ver­sor­gungen run­den das An­gebot ab.

Die Wur­zeln des Unter­neh­mens rei­chen bis 1928 zu­rück; 1948 wur­de es in Nürn­berg wie­der auf­gebaut und be­schäf­tigt heu­te etwa 130 Mit­arbei­ter. Wei­tere Stand­or­te in Stutt­gart und Leipzig ge­währ­leis­ten den fle­xib­len deutschland­wei­ten Ein­satz der 35 mobi­len Ser­vice­tech­niker. Im Fo­kus steht für Viertel Motoren im­mer der An­spruch, je­dem Kun­den indi­vidu­elle Pro­blem­lösun­gen an­zu­bie­ten und mit mo­dern­sten Ge­rä­ten und op­ti­mal ge­schul­tem Per­sonal pro­fessi­onell um­zu­set­zen.

bitfarm-Archiv DMS bei der Viertel Motoren GmbH

bitfarm-Archiv Do­ku­men­ten­manage­ment wur­de 2016 bei Viertel Motoren im­ple­men­tiert. In der voran­ge­gan­ge­nen Eva­lua­tion über­zeu­gte das Open-Source DMS vor al­lem durch sein un­schlag­bares Preis-Leis­tungs­ver­häl­tnis, er­klärt Rudolf Simon, Leiter IT und Kommu­nika­tions­tech­nik.

In­zwi­schen arbei­ten etwa 80 Mit­ar­bei­ter mit dem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem und das digi­tale Ar­chiv um­fasst cir­ca 244.000 Doku­men­te. Archi­viert wer­den Ein­gangs- und Aus­gangs­rech­nun­gen, Lie­fer­pa­pie­re und E-Mails. Da­rü­ber hi­naus spei­chert die Lohn­buch­hal­tung die Spe­sen­ab­rech­nun­gen der Mit­arbei­ter in ei­nem ge­son­der­ten Be­reich des Ar­chivs, um die vor­geschrie­be­nen Auf­be­wah­rungs­fris­ten zu ge­währ­leis­ten. Auch die Ab­tei­lung „Projekte und Qualität“ nutzt ei­nen Teil des digi­ta­len Ar­chivs zur Ab­la­ge von Bau- und Ar­beits­unter­la­gen.


„Der bitfarm-Archiv Support ist herausragend. Immer kompetent. Immer freundlich. Immer eine Lösung parat. Immer ein offenes Ohr, für vielleicht auch ausgefallene Anforderungen.“

Rudolf Simon, Leiter IT- und Kommunikationstechnik, Viertel Motoren GmbH
Zylinderkopf eines Dieselmotors

Optimierte Dokumentenprozesse

Die Bearbei­tung der Ein­gangs­rech­nun­gen kon­nte durch die Ein­füh­rung von bitfarm-Archiv er­heb­lich be­schleu­nigt wer­den. Al­le Rech­nun­gen, Lie­fer­papie­re und E-Mails der drei Stand­or­te wer­den di­rekt nach Er­halt ein­ge­scannt und in ei­nem zen­tra­len Ar­chiv ge­spei­chert. An­schlie­ßend wer­den sie an­hand fest­ge­leg­ter Work­flow­re­geln zur wei­teren Be­arbei­tung auto­ma­tisch an die zu­stän­di­gen Mit­ar­bei­ter ge­sen­det. Das geht na­tür­lich deut­lich schnel­ler und si­che­rer als der Trans­port und die Ver­tei­lung von Pa­pier­doku­men­ten.

Vor Ein­füh­rung des bitfarm-Archiv DMS gin­gen Lie­fe­ran­ten­rech­nun­gen in Pa­pier­form hin und wie­der ver­lo­ren oder blie­ben in Sta­peln von Un­ter­la­gen lie­gen. Seit al­le Ein­gangs­rech­nun­gen so­fort nach Er­halt ins Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ein­ge­scannt wer­den, ha­ben Mah­nun­gen von Lie­feran­ten deut­lich ab­ge­nom­men. Selbst falsch ab­ge­leg­te Doku­mente kön­nen über die per­for­man­te Voll­text­suche des Open-Source-DMS kom­for­ta­bel und zü­gig wie­der­ge­fun­den wer­den. Auch Skon­to­ver­lus­te wer­den in­zwi­schen nahe­zu voll­stän­dig ver­mie­den, da die Fi­nanz­buch­hal­tung stets ei­nen Über­blick über al­le Rech­nun­gen hat, die noch zu be­arbei­ten sind.

Kommunikation und Transparenz

Der je­wei­li­ge Be­arbei­tungs­stand ei­ner Rech­nung kann übri­gens von al­len be­tei­lig­ten Mit­ar­bei­tern je­der­zeit ein­ge­se­hen wer­den. Da­bei kom­men die gra­fi­schen Kom­men­tar-­Funk­ti­onen der Soft­ware zum Ein­satz. In­for­ma­ti­onen zum Stand der Be­ar­bei­tung kön­nen auf ei­ner Art No­tiz­zet­tel di­rekt auf dem Do­ku­ment ver­merkt wer­den. Die in­terne Kom­mu­ni­ka­ti­on be­züg­lich ei­ner Rech­nung hat sich auch da­durch ver­bes­sert, dass man ei­nen Link mit Hin­wei­sen zum je­wei­li­gen Do­ku­ment ver­sen­den kann. Über­dies las­sen sich al­le Ver­än­derun­gen oder Ar­beits­schrit­te, die das Doku­ment durch­lau­fen hat an­hand der Doku­men­ten­his­to­rie lücken­los nach­voll­zie­hen. Das schafft Trans­parenz und spart Zeit.

Schnell und flexibel

Die Mit­arbei­ter bei Viertel Motoren schät­zen am bitfarm-Archiv DMS be­son­ders die ein­fach zu be­die­nen­den Ober­flä­che, mit der auch neu­e Be­nut­zer nach kur­zer Ein­wei­sung zu­recht­kom­men.

Darü­ber hi­naus über­zeugt das Sys­tem mit einer schnel­len und leis­tungs­star­ken Su­che in ein­zel­nen Archiv­be­rei­chen oder auch im ge­sam­ten Archiv.

Auf­grund der Fle­xi­bi­li­tät des DMS, ge­lang die In­te­gra­tion in be­reits be­ste­hen­de Sys­teme, wie bei­spiels­wei­se OfficeLine zu­dem pro­blem­los.

Offen für individuelle Lösungen

Durch die Mög­lich­kei­ten ei­gene Work­flow­re­geln und VB-Pro­gram­me zu er­stel­len, lässt sich das Doku­men­ten­manage­ment­sys­tem leicht an die indi­vi­du­ellen Be­dürf­nis­se des Un­ter­neh­mens an­pas­sen. So wer­den bei Viertel Motoren etwa Mit­arbei­ter, die nur sehr we­nige Ein­gangs­rech­nun­gen zu prü­fen ha­ben, auto­ma­tisch per E-Mail be­nach­rich­tigt, wenn neue Dokumente zur Bear­bei­tung vor­lie­gen.

Auch für die Über­ga­be der Da­ten an die Fi­nanz­buch­hal­tun­gen wur­de ein ei­ge­nes Mo­dul er­stellt und in bitfarm inte­griert, das al­le be­nötig­ten Da­ten zur Er­zeu­gung ei­nes kor­rek­ten Bu­chungs­sat­zes er­mit­telt. Über ei­ne Ver­knüp­fung zwi­schen FiBu und bitfarm-Archiv ge­lan­gen die Mit­ar­bei­ter der Fi­nanz­buch­hal­tung mit ei­nem Klick auf die Ein­gangs­rech­nung im bitfarm-Archiv Vie­wer und kön­nen die­se so­fort be­arbei­ten.

Ins­ge­samt ist man bei Viertel Motoren sehr zu­frie­den mit bitfarm-Archiv Doku­men­ten­management - auch weil die Qua­li­tät des Sup­ports stimmt. „Wir wür­den uns auf je­den Fall wie­der für bitfarm-Archiv ent­schei­den“, so Rudolf Simon.

Halle in der Motoren repariert werden