…finden statt suchen.

Das familiengeführte Traditionsunternehmen Viertel Motoren ist spezialisiert auf die Instandsetzung, Reparatur und Wartung von Verbrennungsmotoren, Getrieben, Achsen und Schaltschränken vor allem in den Bereichen Schienenfahrzeuge, Bau und Landmaschinen, Binnenschifffahrt, Stromerzeugung und Nutzfahrzeuge. Ein Ersatzteillager mit über 18.000 mechanischen und elektronischen Ersatzteilen sowie die Projektierung und Lieferung kompletter Notstromversorgungen runden das Angebot ab.

Die Wurzeln des Unternehmens reichen bis 1928 zurück; 1948 wurde es in Nürnberg wieder aufgebaut und beschäftigt heute etwa 130 Mitarbeiter. Weitere Standorte in Stuttgart und Leipzig gewährleisten den flexiblen deutschlandweiten Einsatz der 35 mobilen Servicetechniker. Im Fokus steht für Viertel Motoren immer der Anspruch, jedem Kunden individuelle Problemlösungen anzubieten und mit modernsten Geräten und optimal geschultem Personal professionell umzusetzen.

bitfarm-Archiv DMS bei der Viertel Motoren GmbH

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement wurde 2016 bei Viertel Motoren implementiert. In der vorangegangenen Evaluation überzeugte das Open-Source DMS vor allem durch sein unschlagbares Preis-Leistungsverhältnis, erklärt Rudolf Simon, Leiter IT und Kommunikationstechnik.

Inzwischen arbeiten etwa 80 Mitarbeiter mit dem Dokumentenmanagementsystem und das digitale Archiv umfasst circa 244.000 Dokumente. Archiviert werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferpapiere und E-Mails. Darüber hinaus speichert die Lohnbuchhaltung die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter in einem gesonderten Bereich des Archivs, um die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten. Auch die Abteilung „Projekte und Qualität“ nutzt einen Teil des digitalen Archivs zur Ablage von Bau- und Arbeitsunterlagen.


„Der bitfarm-Archiv Support ist herausragend. Immer kompetent. Immer freundlich. Immer eine Lösung parat. Immer ein offenes Ohr, für vielleicht auch ausgefallene Anforderungen.“

Rudolf Simon, Leiter IT- und Kommunikationstechnik, Viertel Motoren GmbH
Zylinderkopf eines Dieselmotors

Optimierte Dokumentenprozesse

Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen konnte durch die Einführung von bitfarm-Archiv erheblich beschleunigt werden. Alle Rechnungen, Lieferpapiere und E-Mails der drei Stand­orte werden direkt nach Erhalt ein­gescannt und in einem zentralen Archiv gespeichert. An­schließend werden sie anhand festgelegter Workflowregeln zur weiteren Be­arbeitung auto­matisch an die zuständigen Mit­arbeiter gesendet. Das geht natürlich deutlich schneller und sicherer als der Transport und die Verteilung von Papierdokumenten.

Vor Einführung des bitfarm-Archiv DMS gingen Lieferanten­rechnungen in Papier­form hin und wieder verloren oder blieben in Stapeln von Unterlagen liegen. Seit alle Eingangs­rechnungen sofort nach Erhalt ins Dokumenten­management­system eingescannt werden, haben Mahnungen von Lieferanten deutlich abgenommen. Selbst falsch abgelegte Doku­mente können über die performante Voll­text­suche des Open-Source-DMS komfortabel und zügig wiedergefunden werden. Auch Skonto­verluste werden inzwischen nahezu vollständig vermieden, da die Finanzbuchhaltung stets einen Überblick über alle Rechnungen hat, die noch zu bearbeiten sind.

Kommunikation und Transparenz

Der jeweilige Bearbeitungs­stand einer Rechnung kann übrigens von allen beteiligten Mit­arbeitern jeder­zeit ein­gesehen werden. Dabei kommen die grafischen Kommentar-­Funktionen der Soft­ware zum Einsatz. Informationen zum Stand der Be­arbeitung können auf einer Art Notiz­zettel direkt auf dem Dokument vermerkt werden. Die interne Kommunikation bezüglich einer Rechnung hat sich auch dadurch verbessert, dass man einen Link mit Hinweisen zum jeweiligen Dokument versenden kann. Überdies lassen sich alle Veränderungen oder Arbeits­schritte, die das Dokument durchlaufen hat anhand der Dokumenten­historie lückenlos nachvollziehen. Das schafft Transparenz und spart Zeit.

Schnell und flexibel

Die Mitarbeiter bei Viertel Motoren schätzen am bitfarm-Archiv DMS besonders die einfach zu bedienenden Oberfläche, mit der auch neue Benutzer nach kurzer Einweisung zurechtkommen.

Darüber hinaus überzeugt das System mit einer schnellen und leistungsstarken Suche in einzelnen Archivbereichen oder auch im gesamten Archiv.

Aufgrund der Flexibilität des DMS, gelang die Integration in bereits bestehende Systeme, wie beispielweise OfficeLine zudem problemlos.

Offen für individuelle Lösungen

Durch die Möglichkeiten eigene Workflowregeln und VB-Programme zu erstellen, lässt sich das Dokumentenmanagementsystem leicht an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. So werden bei Viertel Motoren etwa Mitarbeiter, die nur sehr wenige Eingangsrechnungen zu prüfen haben, automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn neue Dokumente zur Bearbeitung vorliegen.

Auch für die Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltungen wurde ein eigenes Modul erstellt und in bitfarm integriert, das alle benötigten Daten zur Erzeugung eines korrekten Buchungssatzes ermittelt. Über eine Verknüpfung zwischen FiBu und bitfarm-Archiv gelangen die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung mit einem Klick auf die Eingangsrechnung im bitfarm-Archiv Viewer und können diese sofort bearbeiten.

Insgesamt ist man bei Viertel Motoren sehr zufrieden mit bitfarm-Archiv Dokumenten­management - auch weil die Qualität des Supports stimmt. „Wir würden uns auf jeden Fall wieder für bitfarm-Archiv entscheiden“, so Rudolf Simon.

Halle in der Motoren repariert werden