Ideen für Hausverwaltung und Immobilienbetreuung

Dokumente in der Hausverwaltung und Immobilienbetreuung müssen in der Regel mehrfach klassifiziert abgelegt werden. So gehört jedes Dokument zu einem Objekt, wird zusätzlich als Dokumententyp klassifiziert (Kauf- oder Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung, Kündigung, Mängelanzeige etc.) und muss unter Umständen einer oder mehreren Wohneinheiten und Mietern zugeordnet werden. 
 
bitfarm-Archiv liefert dazu die passenden Ablagestrukturen und ermöglicht unterschiedliche Sichtweisen auf ein und dasselbe Dokument. Von dieser Flexibilität profitieren unsere Kunden speziell aus dieser Branche.

Deckblätter ermöglichen die einfache Erfassung von Altaktenbeständen. Komplette Ordner werden zur Ablage im DMS vorbereitet, indem zunächst Deckblätter generiert werden. In diesen wird mithilfe von Barcodes die Klassifizierung der einzelnen Akten hinterlegt. Dokumente innerhalb der Akten werden durch Trennblätter kenntlich gemacht. Der Papierstapel kann dann komplett einem leistungsfähigen Scanner übergeben werden. Weitere Nacharbeiten sind nicht erforderlich.
 
Werden Altakten nur zu Recherchezwecken genutzt, vereinfacht die in bitfarm-Archiv Version 3.6 eingeführte Fundstellenmarkierung die Archivierung nochmals erheblich. In diesem Fall sind nicht einmal Deckblätter notwendig; die Erfassung erfolgt ohne weitere Bearbeitung.

Fotografien der jeweiligen Objekte und Wohnungen spielen ebenfalls eine Rolle in der Immobilienbranche. Moderne Digitalkameras speichern das Aufnahmedatum eines Bildes in den so genannten EXIF-Daten. Manche Kameras sind sogar in der Lage entsprechende GPS-Koordinaten mitzuliefern.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement liest diese Daten und kann so automatisch das Aufnahmedatum des Bildes im DMS klassifizieren und das Objekt über einen zuvor vom Administrator definierten GPS-Grenzrahmen bestimmen. Um Speicherplatz zu sparen, lässt sich optional einstellen, dass die Bilder automatisch verkleinert werden. Ist das DMS entsprechend konfiguriert, muss der Anwender also lediglich seine Speicherkarte einlesen – den Rest erledigt bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement selbstständig.