bitfarm-Archiv 
Wissensdatenbank

Installation der Basis-Komponenten prüfen

Viele Anzeigeprobleme lassen sich auf fehlende oder veraltete Basis-Komponenten zurückführen. Überprüfen Sie daher die Installation und Konfiguration von GhostScript und LibreOffice:

• GhostScript:
  • Stellen Sie sicher, dass eine aktuelle Version von GhostScript installiert ist, insbesondere wenn Probleme bei der TIF-Erstellung auftreten.
  • Die mit bitfarm-Archiv gelieferten kompatiblen Pakete für bfa_pdf2tif und GhostScript finden Sie unter ...\bitfarm-archiv\install\Programme\.
  • Installieren Sie ggf. die aktuelle Version von dort.
• LibreOffice:
  • Überprüfen Sie, ob LibreOffice auf dem neuesten Stand ist, falls Office-Dokumente nicht verarbeitet werden.
  • Öffnen Sie die Datei scripts.ini und prüfen Sie den Pfad unter [Office].
  • Stellen Sie sicher, dass der Eintrag openofficepath= dem Installationsverzeichnis von LibreOffice entspricht.

Konfiguration in der scripts.ini überprüfen

Zentrale Einstellungen für die Dokumentenverarbeitung werden in der Datei scripts.ini festgelegt. Prüfen Sie folgende Schalter:

• extractPDFdirect:
  • Wenn der Schalter auf true steht, wird der im PDF eingebettete Volltext verwendet. Ist dieser fehlerhaft oder unvollständig, kann es zu Problemen kommen.
  • Setzen Sie den Schalter auf false, um die Volltexterkennung zu erzwingen. Beachten Sie, dass dies die Verarbeitungszeit erhöhen kann.
• pdftextminsize:
  • Falls sehr kleine Texte nicht erkannt werden, erhöhen Sie den Wert für pdftextminsize.
• xmltotext:
  • Stellen Sie sicher, dass der Schalter auf true steht, um den Volltext aus XML-Dateien zu extrahieren.
• tesslang:
  • Fügen Sie die entsprechenden Sprachkürzel hinzu, z.B. tesslang=deu+eng für Deutsch und Englisch. Generell können hier die Sprachen erweitert werden, für die Trainingsdaten im tessdata-Verzeichnis zu finden sind. Diese können bei Bedarf hier heruntergeladen werden: https://github.com/tesseract-ocr/tessdata
• ocrxmlfor:
  • Setzen Sie hier das gewünschte Dateiformat, falls die Fundstellenmarkierung bei bestimmten Dateitypen nicht funktioniert.

Dateiformat und Qualität prüfen

• Scanqualität:
  • Verwenden Sie eine Auflösung von 300 DPI für optimale Ergebnisse.
  • Achten Sie auf eine gute Ausleuchtung und Vermeidung von Schatten beim Scannen.
  • Vermeiden Sie Scans im JPEG-Format, da diese oft zu Artefakten und schlechterer Erkennung führen. Verwenden Sie stattdessen TIF mit LZW- oder CCITT4-Kompression.
  • Scannen Sie die Dokumente wenn möglich in Graustufen. Detaillierte Informationen zur Scannereinrichtung finden Sie auch im Abschnitt Duplex Scan/Druck.

Originaldatei auf Fehler untersuchen

Beschädigte Dateien können nicht korrekt verarbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass die Originaldatei in Ordnung ist:

• Prüfen Sie die Integrität der Originaldatei durch Öffnen in einem Standardprogramm (Scans beispielsweise in der Windows-Fotoanzeige.).
• Falls die Datei auch dort nicht geöffnet beziehungsweise ordnungsgemäß angezeigt werden kann, ist sie möglicherweise defekt.
• In diesem Fall liegt die Fehlerquelle möglicherweise beim Scanner oder anderen Drittanbieter-Tools.

Verarbeitung erneut anstoßen

Möglicherweise kann es helfen, die Verarbeitung der Dokumente erneut anzustoßen:

• Öffnen Sie das Menü „Werkzeuge“ im Viewer.
• Wählen Sie die Option zur Aktualisierung der Dokumente.

Omnipage- oder Tesseract-spezifische Einstellungen

Je nachdem, welche OCR-Engine verwendet wird, können spezifische Einstellungen angepasst werden. Diese sind auch für die automatische Verschlagwortung (WFD) relevant.

• Omnipage:
  • Stellen Sie sicher, dass der Omnipage-Job korrekt eingerichtet ist.
  • Überprüfen Sie, ob der Dienstbenutzer, unter dem bitfarm-Archiv läuft, über die erforderlichen Berechtigungen für Omnipage verfügt.
  • Überprüfen Sie das der OmpAgent Dienst läuft.
  • Stellen Sie sicher, dass ompwaittime in der scripts.ini korrekt konfiguriert ist.
  • Manchmal hilft es auch, Ominpage neu zu installieren.
• Tesseract:
  • Achten Sie darauf, dass der Tesseract-Ordner (Tesseract-OCR) im bitfarm-Archiv-Verzeichnis vorhanden ist.
  • Überprüfen Sie, ob die Datei bfa_tessocr.exe vorhanden ist.
  • Die Pfade in der Datei bfa_tessocr_standalone.ini müssen korrekt sein.
  • Geben Sie der Tesseract auch genügend Kerne frei.

Abgeschnittener Rand von PDFs in der Voransicht

Wenn bei PDFs in den Voransichten ein Rand abgeschnitten ist, kann ein Update von bfa_pdf2tif und Ghostscript helfen. Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellen Komponenten verwenden.

Updates

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

• Wiedervorlagen werden nicht angezeigt:
  • Prüfen Sie, ob der korrekte Benutzer angemeldet ist.
  • Stellen Sie sicher, dass die Wiedervorlage nicht versehentlich "in Arbeit" genommen wurde (entfernt den Eintrag bei der Option "Einer für alle" aus der Liste der anderen Gruppenmitglieder).
  • Prüfen Sie, ob die Wiedervorlage durch eine Urlaubsvertretung umgeleitet wurde.
  • Überprüfen Sie, ob in der Workflow-Sektion (workflow.vbs) die Anweisung controller= fehlt. Ergänzen Sie diese gegebenenfalls. Mehr zur Konfiguration von Workflows finden Sie im Abschnitt WFD-Datei.
  • Überprüfen Sie die Sortierung des Mehrfachauswahlfeldes für Benutzernamen in der Wiedervorlage (z.B. nach Vornamen sortiert, Benutzer erwarten Nachnamen).
  • Überprüfen, ob der Zeitraumfilter in der WV-Liste korrekt eingestellt wurde
  • Testen Sie, ob das Problem auch im ausgedockten WVL-Fenster auftritt.
  • Überprüfen Sie im Viewer-Log, ob die Wiedervorlage geladen wird.
  • Starten Sie den Viewer neu oder löschen Sie die Konfigurationsdateien unter %appdata%\bitfarm-archiv\, insbesondere die sortings.ini, wenn die Darstellung der Wiedervorlage fehlerhaft ist.
• Wiedervorlage wird nicht korrekt angelegt:
  • Stellen Sie sicher, dass in der Workflow-Definition (WFD-Datei) der Befehl nextworkflow und der korrekte Benutzer bzw. die korrekte Gruppe (mit # für Gruppen oder § für "Jeder Einzeln") angegeben sind. Beispiel: bearbeiter=#MeineGruppe.
  • Prüfen Sie, ob das richtige Datumsformat verwendet wird (Probleme mit AM/PM in dbimp.log). Gegebenenfalls Windows-Uhrzeit auf 24h-Format umstellen.
  • Stellen Sie sicher, dass der Benutzer, für den die Wiedervorlage angelegt wird, existiert und nicht gesperrt oder gelöscht ist.
  • Überprüfen Sie die Workflow-Konfiguration (WFD-Datei) auf korrekte Syntax und Logik (CASE-Anweisungen, continue, nextworkflow). Weitere Informationen finden Sie unter WFD-Datei.
• Probleme beim Fertigsetzen / Fortsetzen / Abbrechen der Wiedervorlage:
  • Stellen Sie sicher, dass das Dokument in Bearbeitung genommen wurde, bevor Änderungen gespeichert und die Wiedervorlage fortgesetzt wird. Dies betrifft die Funktion Einchecken von Dokumenten.
  • Prüfen Sie, ob das Recht "Workflow abbrechen" für das jeweilige Archiv gesetzt ist.
  • Überprüfen Sie die Berechtigungen des Benutzers auf das Dokument und das Archiv.
  • Wenn die Fehlermeldung "Kein Zugriff auf den Workflow mit der timid=..." erscheint, deutet dies auf ein Berechtigungsproblem oder eine fehlerhafte Workflow-Konfiguration hin.
• Wiedervorlage wird nicht an die richtige Person / Gruppe gesendet:
  • Stellen Sie sicher, dass im Workflow (WFD-Datei) der korrekte Benutzer oder die korrekte Gruppe (mit #) angegeben ist. Beispiel: bearbeiter=#MeineGruppe.
  • Überprüfen Sie, ob der angegebene Benutzer existiert und nicht gesperrt ist.
  • Prüfen Sie, ob die Gruppe existiert und der Benutzer Mitglied dieser Gruppe ist.
  • Wenn eine Gruppe als Controller angegeben ist ("einer für alle"), wird die Wiedervorlage nur so lange angezeigt, bis ein Mitglied der Gruppe sie "in Arbeit" nimmt.
• Erinnerungsmails werden nicht korrekt versendet:
  • Prüfen Sie die Konfiguration des SMTP-Servers in der bfaServer36.ini (smtpserver, sendername, ggf. authuser und authpass).
  • Stellen Sie sicher, dass der SMTP-Server vom bitfarm-Server aus erreichbar ist (Port, Firewall).
  • Prüfen Sie, ob im Viewer die Option "Benachrichtigung per E-Mail" bzw. "Erinnerungsmail senden" aktiviert ist.
  • Überprüfen Sie die Servereinstellung bfa_server_smtp in der bfaserver36.ini. Wenn auf False, wird der Versand über das alte bfa_sendmail.exe gesteuert.
  • Stellen Sie sicher, dass der Benutzer, für den die Wiedervorlage bestimmt ist, eine gültige E-Mail-Adresse in seinem Benutzerprofil hinterlegt hat.
  • Überprüfen Sie, ob HTML-Mails korrekt gesendet werden (Problem mit fehlendem Link, HTML-Inhalt im Anhang -> ggf. Update des bfaServer).
• Unerwünschte Benachrichtigungen durch HotSearch:
  • HotSearch benachrichtigt nur, wenn es neue, noch nicht gesehene Aufgaben gibt. Ein Klick in die Wiedervorlageliste (auch wenn sie leer ist) stoppt die Benachrichtigungen vorübergehend.
  • Die Häufigkeit der Benachrichtigungen kann über den Parameter -time XXX (in Sekunden) in der HotSearch-Verknüpfung angepasst werden. Beispiel: ...\bitfarm-archiv\hotsearch.exe -lang:de -time 300 für eine Benachrichtigung alle 5 Minuten.
  • HotSearch kann über das Kontextmenü (Rechtsklick auf das HotSearch-Symbol) oder durch Entfernen der Verknüpfung aus dem Autostart-Ordner deaktiviert werden. Mehr dazu im Abschnitt HotSearch.
  • Windows-Benachrichtigungseinstellungen können ebenfalls angepasst werden.
• Statusfeld "auf Wiedervorlage" wird nicht korrekt angezeigt/aktualisiert:
  • Stellen Sie sicher, dass Sie die neuste Version der Software verwenden.
  • Prüfen Sie, ob die Workflow-Konfiguration korrekt ist und das Statusfeld korrekt setzt.
• Wiedervorlage-Favoriten werden nicht korrekt angezeigt/gespeichert:
  • Die Wiedervorlage-Favoriten werden in der Datei ResubFavs.ini im Benutzerprofil (%appdata%\bitfarm-archiv\) gespeichert. Stellen Sie sicher, dass der Benutzer Schreibrechte auf dieses Verzeichnis hat.
  • Überprüfen Sie, ob die Favoriten in der richtigen Reihenfolge angezeigt werden (entspricht der Reihenfolge der Anlage, nicht der vergebenen Nummer).
  • Prüfen Sie den Tooltip des Favoriten-Buttons, um sicherzustellen, dass die korrekten Informationen (Empfänger, Frist, Info) angezeigt werden.
• Probleme mit verschobenen Dokumenten und Wiedervorlagen:
  • Wird ein Dokument, das auf Wiedervorlage liegt, in ein anderes Archiv verschoben, auf das der Benutzer der Wiedervorlage keine Berechtigung hat, kann er das Dokument nicht mehr bearbeiten.
  • Stellvertreter können Wiedervorlagen verschobener Dokumente möglicherweise nicht mehr bearbeiten.
• Darstellungsprobleme in der Wiedervorlage:
  • Wenn Zusatzfelder in der Wiedervorlageliste fehlen oder nicht korrekt angezeigt werden, prüfen Sie die Zuordnung der Zusatzfelder zur Wiedervorlage im Administratorbereich.
  • Stellen Sie sicher, dass der Benutzer die Berechtigung hat, die entsprechenden Zusatzfelder zu sehen.
  • Wenn die Spaltenanordnung in der Wiedervorlageliste nicht korrekt ist, versuchen Sie, die Spaltensortierung zurückzusetzen (Rechtsklick in die Liste -> "Spaltensortierung aufheben").
  • Bei Anzeigeproblemen im Dark Mode (z.B. schwarze Schrift auf schwarzem Grund) prüfen Sie die Einstellungen in der Skindatei.
• Wiedervorlage wird nach Fertigsetzen nicht aus der Liste entfernt:
  • Prüfen Sie, ob der Dienstbenutzer, unter dem bitfarm-Archiv läuft, über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, um die Einträge in der Datenbank (sys_timer) zu aktualisieren.

Updates

Support

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Allgemeine Probleme und erste Schritte

• Überprüfen Sie die Queue: Stellen Sie sicher, dass Dokumente tatsächlich in der Archivierungs-Queue liegen und diese dort abgearbeitet werden.
• Neustart: Ein einfacher Neustart des Archivierungs- und Spooldienstes behebt oft grundlegende Probleme. Verwenden Sie die Termall.bat und Startall.bat Skripte im Installationsverzeichnis. Stellen Sie sicher, dass die Skripte mit Administratorrechten ausgeführt werden. Ebenfalls kann ein kompletter Serverneustart unter Umständen hilfreich sein.

Detaillierte Fehlerbehebung

• Dokumente verschwinden aus der Queue:
  • Garbage-Ordner: Prüfen Sie den \garbage Ordner auf fehlgeschlagene Archivierungsversuche. Die zugehörigen .err Dateien geben oft Aufschluss über die Ursache.
  • Dubletten-Ordner: Stellen Sie sicher, dass das Dokument nicht als Dublette erkannt wurde.
• Dienste laufen, aber Queue wird nicht abgearbeitet:
  • Superlock-Datei: Entfernen Sie temporäre Superlock-Dateien (superlock) aus dem \temp Verzeichnis im bitfarm-Archiv-Ordner. Sie können diese Dateien ggf. über die Ansichtseinstellungen im Explorer einblenden.
  • Falsche Anmeldeinformationen: Stellen Sie sicher, dass der bitfarm-Dienstbenutzer korrekte Anmeldeinformationen hat und dass diese nicht abgelaufen sind.
  • Abhängigkeiten: Probleme können auftreten, wenn Dienste in der falschen Reihenfolge gestartet werden. Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Dienste (z. B. MySQL) vor dem Archivierungsdienst gestartet werden. Siehe auch Abschnitt MySQL-Datenbank.
• Probleme mit Berechtigungen:
  • Zugriffsrechte: Stellen Sie sicher, dass der bitfarm-Dienstbenutzer über die erforderlichen Berechtigungen für alle relevanten Ordner verfügt (\queue, \import, \uebergabe, Archivablage).
  • Freigabeberechtigungen: Bei Verwendung von Netzwerkfreigaben (z.B. für die Archivablage) müssen die entsprechenden Freigabeberechtigungen für den bitfarm-Dienstbenutzer korrekt gesetzt sein.
• Probleme mit großen Dateien:
  • Große Dateien: Sehr große Dateien (z.B. PDFs mit vielen Seiten oder hochauflösende Bilder) können die Archivierung blockieren oder verlangsamen. Verschieben Sie diese Dateien testweise aus der Queue, um zu sehen, ob die Verarbeitung fortgesetzt wird.
  • Timeout-Einstellungen: Erhöhen Sie ggf. die Timeout-Werte für die Archivierung (insbesondere für die OCR-Verarbeitung großer Dateien). Beachten Sie jedoch, dass dies nur eine temporäre Lösung sein sollte und die zugrundeliegende Ursache (z.B. mangelnde Serverressourcen) behoben werden muss.
• Probleme mit der OCR-Verarbeitung:
  • Inkompatible Komprimierung: TIF-Dateien mit inkompatibler Komprimierung (z. B. JPG-Komprimierung) können zu Fehlern bei der OCR-Verarbeitung führen. Wandeln Sie die Dateien ggf. in ein anderes TIF-Format um (z. B. TIFF G4).
  • Ghostscript: Stellen Sie sicher, dass Ghostscript korrekt installiert und konfiguriert ist und der Pfad in der scripts.ini korrekt angegeben ist. Führen Sie gs_detect aus, um die Installation zu überprüfen. Mehr dazu im Abschnitt Voransicht oder Volltext.
  • Ghostscript-Version: Inkompatibilitäten zwischen Ghostscript und bfa_pdf2tif können auftreten. Aktualisieren Sie Ghostscript auf die neueste Version.
  • Tesseract: Wenn Sie Tesseract verwenden, stellen Sie sicher, dass die korrekten Sprachpakete installiert sind und die Einstellungen in der scripts.ini korrekt konfiguriert sind (tesslang).
  • Beschädigte TIF-Dateien: Überprüfen Sie TIF-Dateien mit einem Bildbetrachtungsprogramm (z.B. IrfanView), um sicherzustellen, dass sie nicht beschädigt sind.
  • Umlaute: Bei Problemen mit Umlauten in der OCR-Verarbeitung stellen Sie sicher, dass die korrekte Kodierung (z. B. UTF-8) verwendet wird.
• Probleme mit der WFD-Datei:
  • Fehlerhafte WFD-Regeln: Falsche reguläre Ausdrücke oder fehlende end section Anweisungen in der WFD können die Archivierung blockieren. Überprüfen Sie die WFD sorgfältig auf Syntaxfehler. Nutzen Sie dafür gerne bei Bedarf unseren Validator auf dieser Seite. Mehr Informationen finden Sie im dedizierten Abschnitt zur WFD-Datei.
  • Hohe Komplexität: Sehr komplexe WFD-Regeln (z.B. mit vielen searchpattern Anweisungen) können die Archivierung verlangsamen. Vereinfachen Sie die WFD ggf. oder teilen Sie sie in mehrere kleinere Regeln auf.
• Probleme mit dem SQL-Mapper:
  • Falsche Konfiguration: Stellen Sie sicher, dass die bfa_sqlmapper.ini korrekt konfiguriert ist und die korrekten Anmeldeinformationen für die Datenbank enthält.
  • ODBC-Treiber: Stellen Sie sicher, dass der korrekte ODBC-Treiber installiert und konfiguriert ist.
  • Fehlende Berechtigungen: Der für die SQL-Verbindung verwendete Benutzer benötigt die erforderlichen Berechtigungen für die Datenbank.
  • Inkompatible Datentypen: Stellen Sie sicher, dass die Datentypen der Felder in der Datenbank mit den Datentypen der Zusatzfelder in bitfarm übereinstimmen.
  • UTF-8 BOM: Die bfa_sqlmapper.ini darf nicht im UTF-8 BOM Format gespeichert sein.
  • SQL-Syntaxfehler: Überprüfen Sie die SQL-Abfragen auf Syntaxfehler.
  • Verbindungsfehler: Wenn der bfa_sqlmapper keine Verbindung zur Datenbank herstellen kann, überprüfen Sie die Netzwerkkonfiguration und die Firewall-Einstellungen. Weitere Hilfestellungen finden Sie im Abschnitt SQL-Mapper.
• Probleme mit E-Mail-Archivierung:
  • Falsche IMAP/POP3-Einstellungen: Stellen Sie sicher, dass die IMAP- oder POP3-Einstellungen korrekt sind (Serveradresse, Port, Benutzername, Passwort). Mehr Details dazu finden Sie auf dieser Seite in der entsprechenden Rubrik IMAP.
  • SSL/TLS-Probleme: Aktivieren Sie ggf. SSL/TLS für die Verbindung zum E-Mail-Server und stellen Sie sicher, dass die korrekte TLS-Version verwendet wird (TLSVersion=V1_2 in der imap.ini oder pop3.ini).
  • Oauth: Bei Verwendung von OAuth-Authentifizierung (z.B. für Office 365) stellen Sie sicher, dass die OAuth-Konfiguration korrekt ist und die erforderlichen Berechtigungen erteilt wurden. Erstellen Sie ggf. eine neue OAuth-Datei. . Mehr Details dazu finden Sie auf dieser Seite in der entsprechenden Rubrik OAuth.
  • Große E-Mails: Sehr große E-Mails mit vielen Anhängen können die Archivierung verlangsamen oder fehlschlagen lassen. Erhöhen Sie ggf. die maximale E-Mail-Größe oder beschränken Sie die Anzahl der Anhänge.
  • Nicht extrahierte Anhänge: Wenn Anhänge nicht extrahiert werden, überprüfen Sie die Einstellungen für die Dateiextraktion (extractatt in der imap.ini oder pop3.ini).
  • Beschädigte E-Mails: Beschädigte oder fehlerhaft formatierte E-Mails können die Archivierung blockieren. Versuchen Sie, die E-Mail erneut zu senden oder zu reparieren.
  • Unerwünschte E-Mails: E-Mails, die nicht archiviert werden sollen (z.B. Werbe-E-Mails), können durch Konfiguration von Filtern oder regulären Ausdrücken in den WFD-Regeln aussortiert werden.
  • Groß-/Kleinschreibung bei Dateiendungen: Stellen Sie sicher, dass die Dateiendungen in den Einstellungen korrekt angegeben sind (z.B. in ocrxmlfor).
  • Leerzeichen in Dateinamen: Dateinamen, die mit einem Leerzeichen beginnen, können zu Problemen führen. Entfernen Sie ggf. die führenden Leerzeichen.
• Multiqueue-Probleme:
  • Falsche Konfiguration: Stellen Sie sicher, dass die Multiqueue-Einstellungen korrekt konfiguriert sind (insbesondere die Pfade zu den Uebergabe-Ordnern der Slaves in der scripts.ini des Masters).
  • Verbindungsfehler: Überprüfen Sie die Netzwerkverbindung zwischen dem Master und den Slaves.
  • Versionsunterschiede: Stellen Sie sicher, dass alle Server im Multiqueue-Verbund die gleiche bitfarm-Version verwenden.
  • Falsche Benutzerrechte:Stellen Sie sicher, dass der Dienstbenutzer die Rechte hat, um Dateien zwischen den Servern zu verschieben
  • Ghostscript: Stellen Sie sicher, dass Ghostscript installiert ist und im gleichen Verzeichnis wie bfa_pdf2tif liegt.
• Probleme nach Aktualisierungen:
  • Sicherheitsflag: Entfernen Sie das Sicherheitsflag von den Dateien im Update-Paket, bevor Sie diese entpacken.
  • Veraltete Konfigurationsdateien: Überprüfen Sie die Konfigurationsdateien (con, scripts.ini) auf veraltete oder inkorrekte Einträge und passen Sie diese ggf. an.
  • Anmeldeprobleme: Vergewissern Sie sich, dass nach einem Neustart der Datenbank-Server auch wieder mit dem bitfarm Server verbunden ist. Ein typisches Problem ist im Abschnitt "Anmeldung am bitfarm-Server nicht möglich" beschrieben.

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Support

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Performance-Probleme

• Langsame Grid-Aktualisierung: Bei großen Rechnungen mit vielen Positionen (z.B. 50 Zeilen und 10 Spalten) kann der Aufbau des Grids langsam sein.
• Lösung:
  • Optimieren Sie die Serverlast, indem Sie Arbeiten mit großen Tabellen reduzieren, wenn diese nicht benötigt werden.
  • Deaktivieren Sie testweise die visuelle Aktualisierung von Tabellen beim Füllen mit Daten aus der Datenbank, um zu sehen, ob dies die Performance verbessert.
• Verzögerung beim Anzeigen von Dokumenten mit Tabellen: Das Lesen oder Auswählen eines Dokuments zur Ansicht kann Verzögerungen verursachen.
• Lösung:
  • Überprüfen Sie, ob serverseitige Verarbeitungsprozesse des Dokuments die Verzögerung verursachen.
  • Beachten Sie, dass die Verzögerungszeit von der Anzahl der Zeilen in den Tabellen abhängt.

Datenübertragung und Export

• Fehlender Wert im DATEV Export: Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Werte, einschließlich berechneter Werte, korrekt in den DATEV-Export übernommen werden.
• Lösung:
  • Nutzen Sie Expressions im Grid, um beispielsweise den Bruttobetrag zu berechnen und sicherzustellen, dass dieser korrekt exportiert wird.
  • Überprüfen Sie die Konfiguration des bfa_csv_export, um sicherzustellen, dass die korrekten Felder und Spalten zugeordnet sind. Mehr Details finden Sie im Abschnitt CSV-Export.
  • Prüfen Sie die Kompatibilität der Casting-Funktionen, um sicherzustellen, dass diese die erforderlichen Werte korrekt umwandeln.
• Zeilenumbrüche in Gridfeldern: Werte mit Zeilenumbrüchen werden nicht korrekt in Grid-Zusatzfelder übertragen.
• Lösung:
  • Nutzen Sie den passenden Caster, um das Problem zu beheben.
• Werte werden nicht in die Datenbank geschrieben: Im Viewer sind Werte sichtbar, aber sie werden nicht in die Datenbank geschrieben, was zu Problemen beim DATEV-Export führt.
• Lösung:
  • Starten Sie den Server neu, um sicherzustellen, dass die Einträge korrekt in die Datenbank gelangen.
• Keine Grid Daten in Job-Datei: Nach Update sind keine Grid Daten in der Job-Datei.
• Lösung:
  • Prüfen Sie, ob die Zusatzfelder dem Gridfeld zugeordnet werden können.
  • Nutzen Sie eine alte Version von createnewjobfile.exe als Workaround.
• Duplizierung von Gridzeilen beim Aktualisieren von Dokumenten: Beim Aktualisieren eines Dokuments mit Gridzeilen werden diese dupliziert.
• Lösung:
  • Aktualisieren Sie die createnewjobfile.
  • Aktualisieren Sie die DBImpV3.
• Doppelte Werte bei Verwendung von continue in WFD: Bei der Verwendung von "continue" in der naming section werden doppelte Werte nicht mitgenommen.
• Lösung:
  • Ersetzen Sie "continue" durch "keepall_continue" in der WFD-Datei, um doppelte Werte beizubehalten.
• Probleme beim CSV-Export mit Bedingungen: Beim Export von Dokumenten mit Gridfeldern und aktiven  Bedingungen werden nicht alle relevanten Daten exportiert.
• Lösung:
  • Passen Sie die Bedingungen im bfa_csv_export an, um sicherzustellen, dass die korrekten Dokumente exportiert werden.
  • Überprüfen Sie, ob die Zusatzfelder korrekt zugeordnet sind und die Bedingungen erfüllt sind.

Probleme bei der Suche

• Gridspalten in Lesezeichen nicht durchsuchbar: Gridspalten können in Lesezeichen nicht durchsucht werden oder funktionieren nicht korrekt.
• Lösung:
  • Verwenden Sie bei der Definition des Lesezeichens die korrekten Parameter und stellen Sie sicher, dass die indizierten Spalten durchsuchbar sind.
  • Überprüfen Sie, ob die Sucheinstellungen richtig konfiguriert sind.
• Suche mit Leerzeichen wirft Treffer, gespeichert als Lesezeichen aber nicht: Eine Suche mit Leerzeichen wirft Treffer, aber die gleiche Suche, gespeichert als Lesezeichen, wirft keinen Treffer.
• Lösung:
  • Die Feldwerte in den Gridfeldspalten, die leer sind, tragen im Zusatzfeld den Wert ; ein. Da das Semikolon auskommentiert wird, ist das Feld bei der Suche (Lesezeichen) leer.

Berechtigungs- und Zugriffsprobleme

• Zugriffsprobleme auf Gridfelder: Fehlermeldung "Fehler bei der Datenbankabfrage" beim Zugriff auf Gridfelder.
• Lösung:
  • Überprüfen Sie die Benutzerberechtigungen und stellen Sie sicher, dass der Benutzer die erforderlichen Rechte für den Zugriff auf das Gridfeld hat.

Wichtige Hinweise

• Regelmäßige Updates: Stellen Sie sicher, dass die bitfarm-Software auf dem neuesten Stand ist, und installieren Sie ggf. verfügbare Updates.
• Backup der Datenbank: Sichern Sie die Datenbank vor größeren Änderungen.

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Statusfelder werden nicht angezeigt

• Fehlende Berechtigungen: Überprüfen Sie im Administrationsbereich unter "Zuordnung und Rechte", ob der Benutzer oder die zugehörige Gruppe das Recht "Lesen" für das betreffende Statusfeld im jeweiligen Archiv besitzt. Ohne Leserecht wird das Feld nicht angezeigt.
• Falscher Kontext: Stellen Sie sicher, dass das Statusfeld dem spezifischen Archiv zugewiesen ist, in dem der Benutzer arbeitet. Eine Zuweisung nur zum übergeordneten Lagerort reicht nicht aus, damit das Feld im Archiv-Kontext erscheint.
• Lesezeichen auf Lagerort-Ebene: Wird ein Lesezeichen ausgeführt, das auf einen Lagerort anstatt auf ein spezifisches Archiv verweist, werden standardmäßig keine Statusfelder angezeigt. Aktivieren Sie hierfür im Viewer unter Datei → Optionen → Suche die Option "Zusatzfelder des Dokuments zusätzlich anzeigen", um die Statusfelder des jeweiligen Dokuments anzuzeigen.
• Anzeigefehler im Viewer: In seltenen Fällen kann das Zurücksetzen der Viewer-Einstellungen das Problem beheben. Mehr dazu unter Oberfläche/Darstellung des Viewers.

Statusfelder können nicht geändert werden

• Fehlende "Ändern"-Rechte: Vergewissern Sie sich im Administrationsbereich, dass der Benutzer (oder eine seiner Gruppen) das Recht "Ändern" für das Statusfeld besitzt. Die Rechte "Lesen" oder "Schreiben" sind nicht ausreichend, um einen bestehenden Status zu ändern.
• "Bearbeiten"-Modus nicht aktiv: Eine Änderung von Metadaten ist nur im Bearbeitungsmodus möglich. Der Benutzer muss vor dem Setzen des Status auf den Button "Bearbeiten" klicken und anschließend mit "Speichern" bestätigen.
• Fehler im Workflow: Falls ein Workflow verwendet wird, stellen Sie sicher, dass alle Workflowbedingungen erfüllt sind. Ein Benutzer kann einen Status oft erst setzen, nachdem ein vorheriger Schritt abgeschlossen wurde. Prüfen Sie zudem, ob der Benutzer nach dem Setzen des Status auf "Fertig/Fortsetzen" klickt, um den Workflowschritt abzuschließen.
• Abhängigkeit von Stempeln: Ist der Status mit einem Stempel verknüpft, schlägt das Stempeln fehl, wenn die Berechtigung zum Ändern des Statusfeldes fehlt.

Falsche Statusfelder werden angezeigt

• Symbolic Links: Bei der Arbeit mit Verknüpfungen und Symbolic Links werden unter Umständen die Statusfelder des zuletzt angeklickten Dokuments anstatt des aktuell ausgewählten angezeigt. Um die korrekten Status zu sehen und zu bearbeiten, wechseln Sie mit Strg+U zum Ursprungsarchiv des Dokuments.
• Statusfelder mit dem gleichen Namen in verschiedenen Archiven können zu Verwirrung bei der Konfiguration führen. Verwenden Sie möglichst eindeutige Namen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Statusfeld vs. Zusatzfeld

• Oft werden die Konzepte von Status- und Zusatzfeldern verwechselt. Ein Statusfeld repräsentiert einen Zustand (z.B. geprüft, freigegeben), der per Klick geändert wird. Ein Zusatzfeld speichert Daten und Attribute (z.B. eine Rechnungsnummer, einen Bearbeiternamen, ein Datum).
• Überprüfen Sie bei Lesezeichen und Workflows, ob Sie das korrekte Feld abfragen. Ein häufigerer Fehler ist die Abfrage des Statusfeldes "erledigt", obwohl der Wert im Zusatzfeld "Erledigungsdatum" gesucht wird.
• Wenn ein Button eine Aktion auslösen und dabei z.B. ein Datum in ein Feld eintragen soll, benötigen Sie ein Statusfeld, das mit dem entsprechenden Zusatzfeld verknüpft ist.

Statusfelder in Lesezeichen funktionieren nicht korrekt

• Falscher Kontext: Stellen Sie sicher, dass das Lesezeichen auf das richtige Archiv (nicht Lagerort) verweist und die abgefragten Statusfelder diesem Archiv auch zugewiesen sind.
• Berechtigungen: Prüfen Sie, ob die Gruppe, für die ein Gruppenlesezeichen erstellt wurde, auch mindestens das Recht "Anzeigen" auf das betreffende Archiv hat.
• Gelöschte Felder: Der Lesezeicheneditor zeigt mitunter auch bereits gelöschte Statusfelder an. Stellen Sie sicher, dass Sie ein aktives, korrekt zugewiesenes Statusfeld in Ihrer Abfrage verwenden. Siehe auch Abschnitt Lesezeichen.

Probleme mit der Verknüpfung von Status- und Zusatzfeldern

• Wert wird nicht sofort angezeigt: Wird im Importer ein Status gesetzt, der mit einem Zusatzfeld verknüpft ist (z.B. für Benutzer/Zeitstempel), wird der Wert im Zusatzfeld erst nach dem finalen Archivieren durch den Server eingetragen und ist nicht sofort im Importer sichtbar. Dies ist das korrekte Verhalten.
• Manuelle Eingaben werden überschrieben: Trägt ein Benutzer manuell einen Wert in ein Zusatzfeld ein, das mit einem Statusfeld verknüpft ist, wird dieser Wert überschrieben, sobald der Status gesetzt und gespeichert wird. Dies ist ebenfalls das erwartete Verhalten. 
• Verknüpfung funktioniert nicht: Prüfen Sie im Administrationsbereich ("Globale Einstellungen" → "Statusfelder"), ob die Verknüpfung zum korrekten Zusatzfeld besteht und die Funktion ("Feld füllen mit") korrekt eingestellt ist.
• Fehlende Zusatzfeld-Berechtigung: Auch wenn der Status gesetzt wird, kann der Wert im verknüpften Zusatzfeld nicht angezeigt werden, wenn der Benutzer keine Leseberechtigung für dieses Zusatzfeld hat.

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Allgemeine Ansätze wenn das Dokument nicht eingecheckt werden kann

• Dokument/Anwendung noch geöffnet: Stellen Sie sicher, dass die zugehörige Anwendung (z.B. Excel, Word, PDF-Annotator) vollständig geschlossen ist. Ein häufiger Fehler ist ein hängender Hintergrundprozess ("Zombieprozess"), der die Datei blockiert, obwohl das Programmfenster bereits geschlossen wurde.
• Hängender bfaDocLauncher-Prozess: Der bfaDocLauncher ist für die Rückübertragung der Datei zuständig. Wenn dieser Prozess selbst oder ein von ihm gestarteter Kindprozess hängt, wird das Einchecken verhindert.  Öffnen Sie den Task-Manager und suchen Sie nach hängenden Prozessen der Bearbeitungssoftware (z.B. excel.exe, winword.exe, PDF-Annotator.exe) sowie nach bfaDocLauncher.exe oder bfaMessage.exe. Beenden Sie diese manuell.
• Versteckte Dialogfenster: Manchmal blockiert ein im Hintergrund geöffnetes, nicht sichtbares Dialog- oder Infofenster (z.B. von bfaMessage) den gesamten Prozess, da es auf eine Benutzereingabe wartet.

Weitere Lösungansätze

1. Lokalen Checkout-Ordner prüfen

• Pfad: Überprüfen Sie das lokale Checkout-Verzeichnis (%appdata%\bitfarm-archiv\checkout\ oder C:\bitfarm-archiv\checkout\) auf den Status der Datei.
• 0-KB-Datei: Ist die Datei dort nur 0 KB groß, ist bei der Übertragung ein Fehler aufgetreten. Die geänderte Version befindet sich in diesem Fall oft noch im Checkout-Verzeichnis auf dem Server.
• Manuelle Übertragung: Falls die bearbeitete Datei lokal vorhanden ist, aber nicht auf dem Server ankommt, kopieren Sie sie manuell vom lokalen Checkout-Ordner in das entsprechende Checkout-Verzeichnis auf dem Server. Anschließend kann das Einchecken erneut versucht werden.

2. Benutzeroberfläche und Interaktion

• Zwangseinchecken: Als DMSAdmin (mit der Berechtigung „Admin-Funktionen“) können Sie das Dokument eines anderen Benutzers zwangsweise einchecken. Hierbei können ungespeicherte Änderungen verloren gehen, wenn die Datei nicht korrekt auf den Server übertragen wurde.

3. Zusätzliche Hinweise

• Umbenennen während des Auscheckens vermeiden: Das Umbenennen von Dokumenten im Viewer, während diese ausgecheckt sind, ist nicht vorgesehen und kann unter Umständen zu Fehlern führen, bei denen die Datei nicht mehr eingecheckt werden kann.
• Korrekter Ablauf Viele Probleme entstehen durch ein Missverständnis des Prozesses. Der korrekte Ablauf ist: Auschecken → Originaldatei öffnen → Bearbeiten → Speichern →Dritt-Anwendung schließen → Warten auf die Rückübertragung (Meldung „Dokument wird übertragen“) → Manuell Einchecken.
• Netzwerkverbindung: Eine instabile Netzwerkverbindung (z.B. über VPN) kann die Dateiübertragung stören und zu Fehlern führen.

Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Enterprise-Kunden finden die neuesten Pakete imKundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.

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• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über dasForum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Allgemeine Lösungsansätze für Lesezeichenprobleme

• Berechtigungen prüfen:

  • Gruppenzugehörigkeit: Ist der Benutzer Mitglied der korrekten Gruppe, falls es sich um ein Gruppen-Lesezeichen handelt?
  • Archiv-Rechte: Besitzt der Benutzer mindestens das Recht "Anzeigen" für das betreffende Archiv? Ohne dieses Recht liefert ein Lesezeichen keine Ergebnisse, selbst wenn der Benutzer das Suchen-Recht nicht hat.

Lesezeichen liefert falsche oder keine Ergebnisse

• Trefferlimit im Lesezeichen prüfen: Eine sehr häufige Fehlerquelle. Ist die maximale Trefferanzahl im Lesezeichen-Editor zu niedrig eingestellt (z.B. auf 50)? Erhöhen Sie den Wert oder setzen Sie ihn auf 0 (für Admins), um alle Ergebnisse zu sehen.

• Falsche Logik und Operatoren:

  • Überprüfen Sie alle UND/ODER-Verknüpfungen und die Klammersetzung. Eine falsche Klammer kann die gesamte Logik verändern.
  • Verwenden Sie den korrekten Operator. Ein häufiger Fehler ist die Verwendung von = statt LIKE bei der Suche nach Textteilen. Für die Suche nach Benutzernamen mit der Variable %username% ist fast immer LIKE '%username%' korrekt.

• Statusfeld vs. Zusatzfeld: Haben Sie versehentlich ein Statusfeld anstelle eines gleichnamigen Zusatzfeldes (oder umgekehrt) im Lesezeichen-Editor ausgewählt? Achten Sie auf die korrekte Kategorie im Editor.

• Aufbauende Suche: Nach Ausführung eines Lesezeichens können die Ergebnisse durch Eingabe weiterer Kriterien und Klick auf "Suchen" weiter gefiltert werden (sofern im Lesezeichen aktiviert). Ein Klick auf "Reset" und dann "Suchen" startet eine komplett neue Suche, die nichts mit dem Lesezeichen zu tun hat.

• Datumsformat und -auswahl: Achten Sie darauf, im Lesezeicheneditor zwischen dem Systemfeld "Datum" (Archivierungsdatum) und einem eventuellen Zusatzfeld vom Typ Datum (z.B. "Belegdatum") zu unterscheiden. Verwenden Sie für Datumsbereiche korrekte SQL-Funktionen wie beispielsweise NOW() - INTERVAL 7 DAY.

Problem: Lesezeichen werden nicht angezeigt oder gefunden

• Korrekte Zuordnung: Stellen Sie sicher, dass das Lesezeichen dem richtigen Archiv, Lager oder Benutzer/Gruppe zugeordnet ist. Ein Lesezeichen für "Archiv A" wird per Rechtsklick nicht in "Archiv B" angezeigt.

• Lesezeichen in Unterordnern: Beachten Sie, dass Lesezeichen in Unterordnern unter Umständen nicht im Kontextmenü des Archivs (Rechtsklick) angezeigt werden. Der primäre Zugriff erfolgt dann über den Lesezeichen-Tab.

LZ_check (E-Mail-Benachrichtigungen)

• Detaillierte Fehlerausprägungen und Ansätze zur Behebung  beim Thema LZ_Check finden Sie hier.

Best Practices für Erstellung und Nutzung

• Aus Suche erstellen: Der sicherste Weg, ein Lesezeichen zu erstellen, ist, zuerst eine funktionierende Suche im Viewer durchzuführen und diese dann über die "Verlaufslesezeichen" als neues lokales oder globales Lesezeichen zu speichern. Dies vermeidet Syntaxfehler.

• Zugriff über gdocid umgehen: Beachten Sie, dass Benutzer mit einem direkten gdocid-Link die durch Lesezeichen gesetzten Berechtigungseinschränkungen umgehen können. Dies ist bei der Konzeption von Sicherheits-Workflows zu berücksichtigen.

Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Enterprise-Kunden finden die neuesten Pakete im Kundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.

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Warum fehlen Einträge in der History? (Fehlende Protokollierung)

Problem: Eine Aktion (z.B. Statusänderung, E-Mail-Versand) wird am Dokument durchgeführt, aber in der Historie erscheint kein entsprechender Eintrag. Dies ist die häufigste Fehlerkategorie.

• Aktionen durch Plugins & Skripte: Viele automatisierte Prozesse, wie z.B. durch den bfa_sqlmapper, den Importer oder andere Plugins, erzeugen nicht automatisch einen History-Eintrag. 
• Drag & Drop: Das Ziehen eines Dokuments aus dem Viewer auf den Desktop wird standardmäßig nicht erfasst in der Historie.
• Rechte prüfen: Stellen Sie im Administratorbereich sicher, dass der Benutzer die Berechtigung "History anzeigen" für das betreffende Archiv besitzt. 

Warum sind History-Einträge widersprüchlich oder inkonsistent?

Problem: Die Historie zeigt eine Aktion an (z.B. "Wiedervorlage angelegt"), aber die Aktion selbst ist im System nicht wirksam geworden oder das Ergebnis ist nicht sichtbar.

• Fehlgeschlagene Aktionen: Manchmal wird der History-Eintrag geschrieben, bevor die Aktion vom Server vollständig und erfolgreich verarbeitet wurde. Schlägt die Aktion danach fehl (z.B. aufgrund einer kurzen Netzwerkunterbrechung oder eines Serverfehlers), bleibt der irreführende History-Eintrag bestehen. In der bfaServer36.log finden sich oft Hinweise auf den eigentlichen Fehler (z.B. "Die Wiedervorlage konnte nicht angelegt werden").
• Status nicht übernommen: Die Historie zeigt eine Statusänderung, aber das Statusfeld im Dokument reflektiert diese nicht. Dies kann passieren, wenn ein anderer Benutzer fast zeitgleich eine Änderung speichert oder wenn die Anzeige im Viewer nicht korrekt aktualisiert wird. Eine neue Suche oder ein Klick auf "Reset" kann die Anzeige korrigieren.

Warum sind Einträge fehlerhaft oder unvollständig?

Problem: Einträge sind vorhanden, aber inhaltlich unklar, z.B. steht statt eines Namens "None" oder "System".

• "System" als Benutzer: Dieser Eintrag ist korrekt und tritt auf, wenn Aktionen durch automatisierte Prozesse ohne direkten Benutzerkontext ausgeführt werden, z.B. bei der Archivierung über einen Import-Ordner oder bei der Anlage einer Wiedervorlage durch den Importer.
• Benutzername vs. Anzeigename: In der History wird standardmäßig der eindeutige Benutzername (Anmeldename, z.B. m.mustermann) und nicht der Anzeigename (z.B. "Max Mustermann") angezeigt. Dies dient der eindeutigen Nachvollziehbarkeit, auch wenn sich Anzeigenamen ändern.

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Dokumente zusammenführen vs. verknüpfen

• Hintergrund: Sie möchten mehrere Dokumente (z.B. Rechnung und Lieferschein) zu einer einzigen Datei zusammenfügen, um eine digitale Akte zu bilden.
• Lösung: Das Kernkonzept von bitfarm-Archiv ist die Bildung von Akten durch "Verknüpfungen", nicht durch das Zusammenführen von Dateien. Jedes Dokument bleibt dabei als eigenständiges Original erhalten. Die Funktion "Zusammenführen" im Arbeitsplatz dient lediglich dazu, die Vorschauansichten von Bilddateien (z.B. TIF) zu einer neuen Datei zu kombinieren und ist nicht der empfohlene Weg zur Aktenbildung. Nutzen Sie stattdessen die Verknüpfungsfunktionen, um Dokumente logisch zu einer Akte zu verbinden.

Automatisierung von Verknüpfungen 

• Es gibt zwei primäre Wege zur Automatisierung:
  1. Verknüpfungsfeld: Im Administrationsbereich kann ein Zusatzfeld als "Verknüpfungsfeld" definiert werden. Alle Dokumente, die in diesem Feld denselben Wert haben (z.B. eine Auftragsnummer), werden automatisch miteinander verknüpft. Werden mehrere Werte semikolongetrennt eingetragen, wird das Dokument zu jeder dieser Verknüpfungen hinzugefügt.
  2. WFD-Regeln: In der `bitfarm.wfd`-Datei können mit den Anweisungen createlink oder linkstring Verknüpfungen während der Archivierung automatisch erstellt werden. Dies ermöglicht auch die Verwendung von Präfixen (z.B. "LS-" für Lieferscheinnummern), um Eindeutigkeit sicherzustellen.

Verknüpfungssuche liefert keine, falsche oder langsame Ergebnisse

• Problem: Die Suche nach einer Verknüpfung liefert keine Treffer, obwohl die Verknüpfung existiert, oder die Suche ist extrem langsam.
• • Richtiges Suchfeld nutzen: Eine Verknüpfungssuche muss über das dedizierte Verknüpfungsfeld im Reiter "Standard" oder "Verknüpfungen" durchgeführt werden, nicht über den allgemeinen Suchschlitz.
  • Berechtigungen: Die Suche liefert nur Dokumente aus Archiven, für die der Benutzer mindestens "Anzeigen"-Rechte hat. Wenn Dokumente in der Verknüpfung fehlen, prüfen Sie die Archivberechtigungen.
  • Performance bei Autovervollständigung: Bei sehr vielen Verknüpfungen kann die Autovervollständigung den Viewer verlangsamen. Deaktivieren Sie diese Testweise unter "Datei → Optionen → Suche". Alternativ kann über den Schalter LinkChars in der .con-Datei die Anzahl der Zeichen erhöht werden, ab der die Autovervollständigung greift.
  • Fehlermeldung "Fehler bei der Suche": Dies kann auf eine Limitierung in der Datenbank hindeuten. Erhöhen Sie den Wert von group_concat_max_len in der `my.ini` auf dem MySQL-Server (z.B. auf 4096) und starten Sie den MySQL-Dienst neu.

Fehlende oder falsche Anzeige von Informationen bei Verknüpfungen

• Problem: Nach Aufruf einer Verknüpfung werden die Zusatz- oder Statusfelder des zuvor ausgewählten Archivs angezeigt, nicht die des aktuell markierten Dokuments aus der Trefferliste.
• Lösung: Dies ist das Standardverhalten, um ein ständiges Neuladen der Oberfläche zu vermeiden. Es gibt zwei Lösungsansätze:
  • Aktivieren Sie in den Optionen unter "Suche" die Funktion "Zusatzfelder des Dokuments zusätzlich anzeigen".
  • Wechseln Sie mit der Tastenkombination Strg+U gezielt in das Ursprungsarchiv des markierten Dokuments.
• Problem: Der Reiter "Verknüpfungen" wird nicht angezeigt.
• Lösung: Aktivieren Sie in den Optionen unter "Allgemein" den Punkt "Verknüpfungsliste in Tab anzeigen".

Updates

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Erstellung, Verteilung & zentrale Verwaltung

Standardstempel fehlen nach der Installation

Nach einer Neuinstallation des Clients sind die vordefinierten Standardstempel (z. B. „Erledigt“, „Ungültig“) nicht verfügbar.

Lösung: Die Standardstempel können manuell nachinstalliert werden. Führen Sie dazu auf dem betroffenen Client die Datei Standardstempel.reg aus. Sie finden diese auf dem Server im Verzeichnis ...\bitfarm-archiv\Viewer-files\locale\de\.

Benutzerdefinierte Stempel sollen verteilt oder auf einen neuen PC übertragen werden

Auf einem Client erstellte Stempel sind nicht automatisch auf anderen Rechnern oder für andere Benutzer verfügbar.

Lösung: Stempel werden in der Windows-Registry des jeweiligen Benutzers gespeichert. Für eine Übertragung gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie auf dem Quell-PC den Registrierungs-Editor (regedit).
• Navigieren Sie zum Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\bitfarm\Archiv_V3\Viewer\Stamps.
• Exportieren Sie diesen kompletten „Stamps“-Zweig in eine .reg-Datei.
• Übertragen Sie diese Datei auf den Ziel-PC und importieren Sie sie dort per Doppelklick. Dies kann auch zentral per Gruppenrichtlinie (GPO) verteilt werden.

Darstellung & Formatierung

Größe von Stempeln variiert je nach Dokumentenauflösung

Ein Stempel wird auf einem hochauflösenden Scan (z. B. 300 DPI) deutlich kleiner dargestellt als auf einem Dokument mit niedriger Auflösung.

• Lösung: Erstellen Sie bei Bedarf separate Stempel für unterschiedliche Dokumententypen und passen Sie die Schriftgröße entsprechend an. Um ein einheitliches Verhalten zu erzwingen, kann in der CON-Datei unter [Options] der Schalter SetAnnoDPI=true gesetzt werden. Dadurch wird die Stempelgröße an die DPI des Dokuments angepasst.

Stempel hat unerwünschte Zeilenumbrüche oder einen unpassenden Rahmen

Ein Stempel, insbesondere mit Textvariablen, bricht unerwartet um oder der Rahmen ist zu groß/klein.

Lösung: Dieses Verhalten hängt oft mit den Einstellungen in den Grafikoptionen des Stempels zusammen. Für die meisten Anwendungsfälle hat sich die Aktivierung beider Optionen – „Feste Größe“ und „Anpassen“ – als beste Lösung erwiesen. Dies sorgt für eine definierte Ausgangsgröße, erlaubt aber weiterhin manuelle Anpassungen.

Funktionalität & Verhalten

Stempel kann nicht gesetzt werden.

Beim Aufbringen eines Stempels erscheint die Fehlermeldung, dass keine Berechtigung zum Setzen des Status vorhanden sei.

Mögliche Ursache: Der Stempel ist mit einem Statusfeld verknüpft, für das der Benutzer keine Schreib-/Änderungsrechte hat. Die Berechtigung, Annotationen zu erstellen, reicht hier nicht aus.

• Prüfen Sie im Administrator, welche Benutzergruppe der betroffene Nutzer angehört.
• Vergewissern Sie sich, dass diese Gruppe im entsprechenden Archiv das Recht „Ändern“ auf das betreffende Statusfeld (und ggf. auf ein damit verknüpftes Zusatzfeld) besitzt.

Allgemeine Probleme & Bedienung

Stempel lassen sich nicht mehr auswählen oder bearbeiten

• Lösung 1: Manchmal hilft es, in den Grafikoptionen die Nummer des fehlerhaften Stempels zu ändern (z. B. von 3 auf 30).
• Lösung 2: Setzen Sie die lokalen Viewereinstellungen zurück, indem Sie die .ini-Dateien im Benutzerverzeichnis (%appdata%\bitfarm-archiv) löschen oder umbenennen. Achtung: Hiermit gehen auch andere lokale Einstellungen verloren.

Updates

Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Viele der beschriebenen Probleme wurden in neueren Versionen behoben.

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Volltextprobleme bei PDF-Dokumenten

• Problem: Informationen, die sich auf dem Briefpapier befinden (z.B. Firmenname, IBAN), werden bei der Volltextsuche nicht gefunden.
• Ursache: Dies tritt häufig bei PDF-Dateien auf, die bereits einen eigenen Text-Layer mitbringen. Wenn der Schalter extractPDFdirect in der scripts.ini auf true gesetzt ist, wird dieser vorhandene Text extrahiert, anstatt eine erneute OCR durchzuführen. Das als Bild eingebettete Briefpapier ist jedoch nicht Teil dieses Text-Layers.
• Lösung: Setzen Sie den Schalter extractPDFdirect auf false. Dadurch wird für alle PDFs eine OCR erzwungen, die auch den Text des grafischen Briefpapiers erfasst.

Briefpapier wird nur auf den ersten Seiten angezeigt

• Problem: Bei mehrseitigen Dokumenten wird das Briefpapier korrekt auf den ersten Seiten angezeigt, auf den Folgeseiten jedoch nicht.
• Ursache: Die Anzahl der generierten Vorschauseiten ist durch den Schalter maxpdfpages in der scripts.ini begrenzt. Da das Briefpapier als Layer über die generierte Vorschau gelegt wird, fehlt es auf allen Seiten, die dieses Limit überschreiten.
• Lösung: Erhöhen Sie den Wert von maxpdfpages oder kommentieren Sie den Schalter aus, um die Begrenzung aufzuheben.

Briefpapier wird generell nicht angezeigt

• Überprüfen Sie, ob der im Administrationsbereich hinterlegte Pfad zum Briefpapier korrekt und erreichbar ist. Fehlerhafte Pfade sind eine häufige Ursache, insbesondere nach einem Serverumzug.
• Stellen Sie sicher, dass der Pfad aus Sicht des Clients erreichbar ist. Verwenden Sie einen UNC-Pfad (Netzwerkfreigabe, z.B. \\Server\Freigabe\brief.tif), damit alle Clients zugreifen können. Ein lokaler Pfad (z.B. C:\...) funktioniert nur, wenn die Datei auf jedem Client exakt am selben Ort liegt.
• Das Briefpapier muss im TIF-Format vorliegen. Andere Formate wie PDF oder JPG werden nicht unterstützt.
• Wenn das Briefpapier über eine Regel in der WFD-Datei mit dem Befehl form=name.tif eingebunden wird, hat diese Einstellung Vorrang vor der Konfiguration im Administrationsbereich.
• Prüfen Sie bei ausbleibender Wirkung Ihrer Einstellungen im Administrator, ob eine solche Regel in der WFD existiert. Die TIF-Datei muss sich bei dieser Methode im Unterverzeichnis forms des bitfarm-Archiv Programmverzeichnisses befinden.
• Schauen Sie, ob der "Briefpapierknopf" im Viewer aktiviert ist, um den Layer einzublenden.
• Bei Suchen über einen Lagerort hinweg wird das Briefpapier für ein Dokument erst dann zur Auswahl angeboten, wenn Sie in das Ursprungsarchiv des Dokuments wechseln.
• Überprüfen Sie im Administrationsbereich, ob für das betroffene Archiv das gewünschte Briefpapier korrekt zugewiesen ist.

Briefpapier für Folgeseiten (mehrseitiges TIF)

• Soll auf Folgeseiten ein anderes oder kein Briefpapier angezeigt werden, erstellen Sie eine mehrseitige TIF-Datei. Die erste Seite enthält das Briefpapier für die erste Dokumentenseite, die zweite Seite der TIF-Datei wird für alle Folgeseiten verwendet (diese kann z.B. leer sein oder nur eine Fußzeile enthalten).

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Konfiguration der Versionierung

• Prüfen Sie, ob die Option zur Versionierung in der Konfigurationsdatei (con) aktiviert ist. Der Parameter "SvnInfo=1" unter "[Optionen]" muss gesetzt sein.
• Stellen Sie sicher, dass die Datei "pre-revprop-change.bat" im "hooks"-Verzeichnis des Repositorys vorhanden ist.
• Kontrollieren Sie, ob die Dateitypen, die versioniert werden sollen, in der Datei "scripts.ini" unter der Sektion "[svnfiletypes]" eingetragen sind.

SVN-Repository

• Für eine Migration: Sichern Sie das SVN-Repository, um Datenverlust zu vermeiden.
• Bei Problemen: Erstellen Sie ein neues Repository, falls das bestehende beschädigt ist.
• Stellen Sie sicher, dass der bitfarm-Dienstbenutzer die erforderlichen Rechte hat, um auf das Repository zuzugreifen.

Besonderheiten bei der Verwendung von Vorlagen

• Beachten Sie, dass die Versionierung bei Dokumenten, die über eine Vorlage erstellt wurden, möglicherweise nicht direkt funktioniert.
• Stellen Sie sicher, dass das Tool unter dem bitfarm-Dienstbenutzer ausgeführt wird.

bfaDocLauncher Probleme

• Stellen Sie sicher, dass die Version des bfaDocLaunchers aktuell ist.
• Überprüfen Sie im Task-Manager, ob mehrere Instanzen des bfaDocLaunchers laufen und beenden Sie diese gegebenenfalls. Dies ist auch relevant für das Einchecken von Dokumenten.

Zusätzliche Hinweise

• Stellen Sie sicher, dass die Archivablage für den bitfarm-Dienstbenutzer erreichbar ist.
• Achten Sie darauf, dass bei Verwendung einer Multiqueue-Umgebung ein UNC-Pfad für die Archivablage verwendet wird.

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Werkseinstellungen zurücksetzen

• Öffnen Sie das Anmeldefenster des Viewers.
• Klicken Sie auf Optionen.
• Im Drop-down-Menü wählen Sie die Option Ansicht auf Werkseinstellungen zurücksetzen.
• Starten Sie den Viewer neu.

• Falls das Problem nicht behoben wurde: Gehen Sie zu Ansicht → Layout → Standard.
• Die Ansicht wird auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt.

Benutzerkonfiguration zurücksetzen

Falls das Zurücksetzen der Werkseinstellungen nicht hilft, entfernen oder sichern Sie die Benutzerkonfigurationsdateien: 

• Öffnen Sie den Explorer und geben Sie %appdata% in die Adressleiste ein.
• Navigieren Sie zum Verzeichnis bitfarm-Archiv.
• Bennen Sie folgende Dateien um oder verschieben Sie sie in ein Sicherungsverzeichnis:
  • Viewer.ini
  • MainForm.ini
  • ViewerLayout.ini
• Starten Sie den Viewer erneut.

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Grundvoraussetzungen und Konfiguration

• Überprüfen Sie die exakte Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung aller Befehle in der WFD-Datei. Achten Sie besonders auf Leerzeichen, Sonderzeichen und korrekte Datumsformate.
• Die WFD-Datei muss im ANSI-Format gespeichert werden, da es sonst zu Problemen bei der Darstellung von Sonderzeichen und Umlauten kommt (in Notepad++: Menü Kodierung → In ANSI konvertieren).
• Stellen Sie sicher, dass der korrekte PluginRunner und die zugehörigen Plugins (z.B. bfa_sqlmapper, bfa_xmlmapper) korrekt angebunden und konfiguriert sind. Überprüfen Sie die zugehörigen Konfigurationsdateien (z.B. plugin_runner.ini, bfa_sqlmapper.ini) auf korrekte Pfade und Einstellungen.
• Vergewissern Sie sich, dass der für die Verarbeitung zuständige Benutzer (oft DMSAdmin) die erforderlichen Berechtigungen für die betroffenen Archive und Zusatzfelder besitzt.
• Stellen Sie nach Änderungen an Zusatzfeldern oder der Archivstruktur sicher, dass die zugehörigen Importvorlagen (Templates) im Administrator neu erstellt werden, da veraltete Templates zu Fehlern bei der Verschlagwortung führen können.
• In Umgebungen mit mehreren Servern muss die WFD-Datei auf allen verarbeitenden Servern (Slaves) identisch sein oder von einer zentralen Quelle geladen werden.
• WFD greift nicht bei manuellen Aktionen: Die WFD wird nur beim initialen Archivieren oder bei der Funktion „Dokument aktualisieren" ausgeführt. Manuelle Änderungen an Zusatzfeldern oder das Erstellen von Wiedervorlagen über Favoriten werden nicht von der WFD beeinflusst.
• Falsche WFD-Datei bearbeitet: Stellen Sie sicher, dass Sie die aktive WFD-Datei auf dem Server bearbeiten (üblicherweise im Verzeichnis %bitfarm-archiv%\) und nicht eine lokale Kopie. Änderungen greifen nur in der auf dem Server hinterlegten Datei.
• WFD-Generator und Validator: Nutzen Sie bei Bedarf den WFD-Generator zur Erstellung neuer Regeln oder den Validator zur Überprüfung bestehender Regeln. Beide Tools finden Sie hier in der Wissensdatenbank.

Probleme beim Auslesen von Daten (Naming Sections)

• Suchmustern und Syntaxfehler: Das definierte Muster passt nicht exakt auf den Volltext oder enthält Syntaxfehler. Verwenden Sie den RegExp-Tester (regexptester.exe) oder eine Online-Plattform wie https://regex101.com/, um reguläre Ausdrücke zu überprüfen. Beachten Sie folgende Best Practices:
  • Berücksichtigen Sie variable Leerzeichen: Nutzen Sie \s für ein einzelnes Leerzeichen/Zeilenumbruch, \s+ für ein oder mehrere und \s* für kein oder mehrere Leerzeichen.
  • Stellen Sie sicher, dass das Muster nicht zu allgemein ist (z.B. eine Regel für eine 6-stellige Nummer, die fälschlicherweise eine IBAN erfasst) oder zu spezifisch (z.B. sucht nach 6 Ziffern, im Dokument stehen aber 7).
  • Verwenden Sie searchpattern für reguläre Ausdrücke und searchstring nur für die Suche nach exakten Zeichenketten.
• Fehlerhafte oder fehlende Patterngroup: Überprüfen Sie, ob die patterngroup in Ihrer WFD-Datei korrekt indiziert ist. patterngroup=0 bezieht sich auf die erste Klammergruppe (...) im Suchmuster. Eine vergessene oder falsche Patterngroup ist eine häufige Fehlerquelle. Bei Verwendung von searchpattern ist die Option patterngroup essenziell, um den gewünschten Teil des gefundenen Musters zu extrahieren.
• Fehlende oder falsche Anweisungen zur Wertaufbereitung: Der gefundene Wert wird vor dem Speichern ungewollt verändert. Verwenden Sie die folgenden Anweisungen zur korrekten Aufbereitung:
  • Nutzen Sie nodeletedashes, um Schräg- und Bindestriche zu erhalten.
  • Nutzen Sie nodeletespaces, um Leerzeichen zu erhalten.
  • Verwenden Sie continue, um mehrere Vorkommen eines Musters zu finden und semikolon-getrennt in ein Feld zu schreiben.
  • Stellen Sie sicher, dass bei Währungsfeldern die Anweisung value verwendet wird, um das korrekte Format zu gewährleisten.
• Falsches Zusatzfeld als Ziel angegeben: Stellen Sie sicher, dass der korrekte Name des Zusatzfeldes in der zusatzfeld=-Anweisung angegeben ist. Überprüfen Sie ebenfalls, ob Ihr Suchmuster den gewünschten Wert exakt erfasst oder ob eventuell eine andere, allgemeinere Regel zuvor das Feld bereits füllt. Beachten Sie auch, dass Universal-Zusatzfelder standardmäßig eine maximale Länge von 255 Zeichen haben – längere Werte werden abgeschnitten.
• Falsche Reihenfolge der Regeln: Eine allgemeine Regel greift vor einer spezifischeren. Da die WFD von oben nach unten abgearbeitet wird, platzieren Sie spezifischere Regeln (z.B. für einen bestimmten Kreditor) vor den allgemeineren Regeln. Eine globale Regel am Ende kann als „Fallback" dienen, wenn keine spezifische Regel gegriffen hat.
• displayname wird ignoriert: Wenn der Dokumententitel nicht wie in der WFD-Regel definiert gesetzt wird, liegt es oft an der Client-Einstellung „Titel beim Archivieren immer verwenden" (unter Datei → Optionen → Importer). Ist diese Option aktiviert, überschreibt sie die displayname-Anweisung.
• Konflikte mit anderen Prozessen: Die WFD wird als einer der ersten Schritte bei der Archivierung ausgeführt. Beachten Sie, dass nachfolgende Prozesse wie der SQL-Mapper oder Plugins die von der WFD gesetzten Werte wieder überschreiben können.

Probleme mit Volltext und OCR

• Kein oder schlechter Volltext erkannt:
  • Prüfen Sie die Qualität der Scans (Auflösung min. 300dpi, s/w, keine Graustufen, korrekte Kompression wie CCITT4).
  • Bei PDFs mit Bildanteilen: Setzen Sie in der scripts.ini den Schalter extractPDFdirect=false oder nutzen Sie für einzelne Archive den Filter forceOMP im Template, damit die OCR das gesamte Dokument liest und nicht nur den eingebetteten Text.
  • Stellen Sie sicher, dass die OCR-Engine (Omnipage oder Tesseract) korrekt installiert ist und der Dienst läuft.
• Bindestriche werden entfernt: Die Option nodeletedashes verhindert das Entfernen von Bindestrichen für die Verschlagwortung. Das Entfernen im Volltext selbst kann nicht beeinflusst werden.
• Falsche Texterkennung bei Zahlen/Buchstaben: Optimieren Sie die Scanqualität. Bei wiederkehrenden Fehlern (z.B. „5" statt „S") kann eine Regel mit einem regulären Ausdruck, der beide Varianten berücksichtigt (z.B. (S|5)), oder ein virtuelles Zusatzfeld zur Korrektur Abhilfe schaffen.
• Mehr Informationen zur Problembehebung beim Thema Volltext finden Sie hier.

Spezifische Dateiformate

• ZUGFeRD/Factur-X Rechnungen: Verwenden Sie den XML-Mapper (ein Plugin für den Plugin-Runner), um ZUGFeRD/Factur-X Rechnungen zu verarbeiten. Konfigurieren Sie im XML-Mapper-Tool die korrekte Zuordnung von XML-Werten zu den entsprechenden Zusatzfeldern. Die Regeln werden im Hintergrund hinterlegt und stehen von da an zur automatischen Verschlagwortung zur Verfügung.
• Reine XML-Rechnungen (z.B. XRechnung): Nutzen Sie das Plugin XML_to_TIF, um eine lesbare Voransicht zu erzeugen. Die Verschlagwortung erfolgt ebenfalls über den bfa_xmlmapper.

Barcode-Erkennung

• Überprüfen Sie die Konfiguration der Barcode-Erkennung (BCplus oder die interne Lösung) und stellen Sie sicher, dass der richtige Barcode-Typ (z.B. Code 128, QR-Code) ausgewählt ist.
• Stellen Sie sicher, dass der Barcode von guter Qualität und gut lesbar auf dem Dokument platziert ist.
• Für die Sortierung von Dokumenten anhand eines Barcodes muss die Anweisung docbarcode= in einer sorting section verwendet werden. Für die Befüllung von Zusatzfeldern mit dem Barcode-Inhalt wird searchbarcode= in einer naming section genutzt.
• Mehr Informationen zur Problembehebung bei Barcodes finden Sie hier.

Probleme mit Workflows

• Falsche Symbole für Benutzer/Gruppen: Achten Sie auf die korrekte Verwendung der Präfixe. bearbeiter=#Gruppenname weist einer Gruppe eine Aufgabe zu, während bearbeiter=$Benutzername sie einem einzelnen Benutzer zuweist.
• Statusfelder werden nicht gesetzt: In WFD-Workflows können Statusfelder nur lesend ausgewertet (z.B. in einer CASE-Bedingung), aber nicht aktiv gesetzt werden. Das Setzen von Statusfeldern ist eine Benutzeraktion.
• Falsche Template-Namen in sortto: Überprüfen Sie, ob der in sortto angegebene Archivname exakt mit dem Namen des Templates für dieses Archiv übereinstimmt.
• Mehr Informationen zur Problembehebung bei Workflows finden Sie hier.

Fehlersuche und Testing

• Regeln testen: Um eine geänderte WFD-Regel an einem bereits archivierten Dokument zu testen, leeren Sie die betroffenen Zusatzfelder, benennen Sie das Dokument ggf. in „Dokument" um und wählen Sie dann Werkzeuge → Dokument aktualisieren.
• Ereignisanzeige prüfen: Die Windows-Ereignisanzeige (Anwendungsprotokoll, Quelle „WSH") kann wertvolle Informationen über Fehler während der Archivierung und WFD-Verarbeitung liefern.
• Debug-Modus aktivieren: Aktivieren Sie den ScriptDebug=true-Modus in der archivierung.vbs, um detaillierte Informationen über die Verarbeitung von WFD-Regeln in der Ereignisanzeige zu erhalten.

Support und Updates

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Duplex-Scan funktioniert nicht oder fehlerhaft

• Falscher Scannertreiber: Stellen Sie sicher, dass im Scanprofil ein TWAIN-Treiber und nicht ein WIA-Treiber ausgewählt ist. WIA-Treiber werden nicht unterstützt und führen oft zu Problemen wie zusätzlichen schwarzen Seiten, fehlenden Rückseiten oder einem komplett fehlschlagenden Duplex-Scan.
• Widersprüchliche Einstellungen: Die Einstellungen im nativen Scannertreiber-Dialog können die Einstellungen des Scanprofils überschreiben. Öffnen Sie einmal den Scandialog (im Viewer unter "Optionen" -> "Scan-Profile" -> Button mit Schraubenschlüssel) und prüfen Sie, ob dort Duplex (oft als "Beide Seiten" oder "Zweiseitig" bezeichnet) aktiviert ist.
• Fehlendes Scanprofil: Insbesondere nach einer Neuinstallation, einem Update oder an einem neuen Arbeitsplatz kann es sein, dass noch gar kein Scanprofil existiert. Legen Sie in diesem Fall die benötigten Profile (z. B. "SW Duplex") neu an.

Unerwünschte leere Seiten beim Duplex-Scan

• Aktivieren Sie im Scanprofil die Option "Seiten verwerfen, die kleiner sind als".
  Tipp: Um den optimalen Wert zu finden, scannen Sie testweise ein Dokument mit leeren Rückseiten. Markieren Sie im Importer eine leere Seite und prüfen Sie im erscheinenden Hinweis-Fenster die Dateigröße. Stellen Sie den Wert in der Option etwas höher ein (z. B. bei 1 KB angezeigter Größe auf 2 KB einstellen).

Duplex-Druck funktioniert nicht

• Prüfen Sie, ob in den Druckereigenschaften des physischen Druckers auf dem Client-PC Duplex als Standard eingestellt ist.
• Wenn der Druck über das Icon "Standarddrucker" nur einseitig erfolgt, versuchen Sie es über die Funktion "Drucken mit Vorschau". Dort können Sie den Drucker und seine Eigenschaften erneut explizit auswählen, was oft zum Erfolg führt.

Falsches Verständnis: Stapelscan + Duplex

• Erwartung vs. Realität: Viele Anwender erwarten, dass bei der Kombination von "Stapelscan" und "Duplex" alle gescannten Blätter (Vorder- und Rückseiten) zu einem einzigen, mehrseitigen Dokument zusammengefügt werden.
  Funktionsweise der Software: Die Option "Stapelscan" behandelt jedes physische Blatt Papier als ein separates Dokument. Ist "Duplex" zusätzlich aktiviert, wird dieses eine Blatt beidseitig gescannt, aber weiterhin als ein einzelnes (nun zweiseitiges) Dokument im Importer abgelegt. Es werden also so viele Dokumente erstellt, wie Blätter im Einzug lagen.

Weiterführende Scanner-Fehlerbehebung

• Transfermodus anpassen: In seltenen Fällen kann eine Änderung des Transfermodus im Scanprofil von „Standard (speichern)“ auf „Datei (kompatibel)“ helfen. Beachten Sie jedoch, dass dieser Modus manchmal die Farbeinstellungen ignoriert und farbig scannt, obwohl schwarz-weiß eingestellt ist.
• Fehlende Farben/Schrift: Werden bestimmte Farben (z. B. blaue Kugelschreiberschrift) nicht mitgescannt, überprüfen Sie in den erweiterten Einstellungen des TWAIN-Treibers die Option "Farb-Dropout" (kann je nach Hersteller auch "Color Dropout" oder "Farbunterdrückung" heißen). Stellen Sie sicher, dass diese auf "Ohne" bzw. "Deaktiviert" steht, damit keine Farben herausgefiltert werden.
• Allgemeine Probleme: Testen Sie den Scanner mit einer neutralen Anwendung (z. B. IrfanView), um Hardware- von Softwareproblemen zu unterscheiden. Manchmal kann auch ein einfacher Neustart des Computers Treiberprobleme beheben.

Probleme nach PC-Wechsel oder Neuinstallation

• Nach dem Umzug auf einen neuen Rechner müssen die Scanprofile neu eingerichtet werden. Alternativ können Sie die Datei `ScannerProfiles.ini` vom alten Rechner kopieren. Diese befindet sich je nach Konfiguration im Benutzerprofil (`%appdata%\bitfarm-archiv`) oder im globalen Profilordner (`%programdata%\bitfarm-archiv`).

Sonstiges

• Einige Antivirenprogramme können die Kommunikation mit dem Scanner blockieren. Stellen Sie sicher, dass der Viewer und die zugehörigen Prozesse des Scannertreibers in der Ausnahmeliste des Antivirenprogramms eingetragen sind. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

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Strukturierte Lösungsansätze

Dieses Problem hat meist Ursachen in der Konfiguration, den Berechtigungen oder dem Installationszustand des Clients. Gehen Sie die folgenden Punkte systematisch durch, um die Fehlerquelle zu beheben.

1. Manuelle Ausführung zur Behebung von Berechtigungsproblemen

Der Updater benötigt für Schreibvorgänge im Programmverzeichnis erweiterte Rechte. Fehlen diese, schlägt das Update fehl, ohne dass die Ursache sofort ersichtlich ist.

• Führen Sie den Updater einmalig manuell mit Administratorrechten aus. Navigieren Sie dazu zum Client-Installationsverzeichnis (je nach Installationstyp .\Program Files (x86)\bitfarm-archiv\client oder %appdata%\bitfarm-archiv\), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Updater.exe und wählen Sie "Als Administrator ausführen".

2. Prüfung und Korrektur der Client-Komponenten

Eine veraltete Updater-Version oder eine unvollständige Installation auf dem Client können die Update-Logik stören.

• Veraltete Updater-Version: In manchen Fällen kann sich eine fehlerhafte Updater.exe nicht selbst aktualisieren. Kopieren Sie in diesem Fall die aktuelle Updater.exe aus dem bitfarm-Archiv Share vom Server und ersetzen Sie damit die Version auf dem Client.
• Unvollständige Installation: Prüfen Sie, ob alle für den Betrieb notwendigen Dateien (z.B. scripts.ini oder SSL-DLLs wie libeay32.dll) im Client-Verzeichnis vorhanden sind. Fehlende Dateien deuten auf eine fehlerhafte Erstinstallation oder eine unvollständige Konfiguration des Updaters hin.

3. Prüfung der Serverkonfiguration und der Netzwerkverbindung

Häufige Ursachen liegen in der serverseitigen Konfiguration, die den Updater steuert, oder in der Netzwerkkommunikation.

• Konfigurationsdatei (profil.con) auf dem Server: Die Sektion [Updater] in der profil.con definiert, welche Dateien und Verzeichnisse aktualisiert werden. Prüfen Sie, ob hier alle essenziellen Komponenten (z.B. ViewerV3.exe, Updater.exe, scripts.ini) korrekt eingetragen sind. Fehlende Einträge sind eine häufige Fehlerquelle.
• Inkonsistente Verbindungseinstellungen (SSL, Port, Servername): Wenn auf dem Server eine zentrale Verbindungseinstellung (z.B. Deaktivierung von SSL via nossl=true) geändert wird, können sich lokal installierte Clients nicht mehr verbinden, da ihre lokale Konfiguration veraltet ist. Der Updater kann die neue Konfiguration nicht abrufen, was zu Verbindungsfehlern führt. In diesem Fall muss die aktualisierte profil.con manuell auf die betroffenen Clients verteilt werden.
• Netzwerk und Firewall: Der Updater kommuniziert direkt mit dem Serverdienst (bfaServer36). Stellen Sie sicher, dass keine Firewall die Kommunikation auf dem konfigurierten Port (Standard: 50001) blockiert.

4. Spezifische Umgebung: Terminalserver

In Terminalserver-Umgebungen können Caching-Mechanismen dazu führen, dass veraltete Dateiversionen geladen werden, was die Update-Schleife auslöst.

• Leeren Sie den System-Cache des Terminalservers und prüfen Sie das Verhalten nach einer Neuanmeldung des Benutzers.

Vorübergehende Maßnahmen

• Um den Arbeitsablauf kurzfristig nicht weiter zu stören, können Sie die automatische Update-Prüfung im Viewer unter Optionen → Allgemein → Updater auf "keine Aktion" stellen. Dies ist jedoch keine dauerhafte Lösung.
• In Umgebungen mit zentraler Softwareverteilung ist es oft sinnvoller, Client-Updates über diesen Mechanismus auszurollen, anstatt den integrierten Updater zu verwenden.

Weiterführende Analyse

• Aktivieren Sie detailliertes Logging für den Updater, um die Ursache des Problems zu identifizieren. Die Logdateien befinden sich üblicherweise im %temp%-Verzeichnis des Benutzers (oder bei Ausführung als Admin im %temp%-Verzeichnis des Administratorkontos).

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Allgemeine Erstprüfungen

Beginnen Sie mit diesen schnellen Überprüfungen, die die häufigsten Ursachen abdecken:

• Läuft der bitfarm-Serverdienst?
  • Öffnen Sie die Dienste-Verwaltung (Windows-Taste + R, dann services.msc eingeben). Suchen Sie den Dienst "bitfarm Server36". Der Status sollte "Wird ausgeführt" lauten.
  • Falls der Dienst nicht läuft, starten Sie ihn per Rechtsklick → "Starten".
  • Falls der Dienst im Status "Wird beendet" hängt, muss der Prozess manuell beendet werden. Öffnen Sie den Task-Manager (Strg+Shift+Esc), gehen Sie zum Reiter "Details", suchen Sie bfaserver36.exe, klicken Sie darauf und wählen Sie "Task beenden". Starten Sie anschließend den Dienst neu.
• Ist der Server im Netzwerk erreichbar?
  • Öffnen Sie die Eingabeaufforderung (Windows-Taste + R, dann cmd eingeben) und pingen Sie den Server mit ping IhrServername an. Wenn Sie eine Antwort erhalten, ist die grundlegende Netzwerkverbindung in Ordnung.
• Starten Sie den Server neu. Ein einfacher Neustart des Servers kann temporäre Probleme beheben, insbesondere nach Windows-Updates oder wenn Dienste nicht korrekt gestartet sind.

Detaillierte Lösungsansätze 

Sollten die obigen Überprüfungen nicht zur Fehlerbehebung führen, prüfen Sie bitte folgenden Schritte:

• Probleme nach Server-Neustart oder nächtlichem Backup
  • Dienst startet zu früh: Oft versucht der bitfarm-Dienst nach einem Neustart zu starten, bevor die MySQL-Datenbank oder die Domänenverbindung (Netlogon) bereit ist.
    Lösung: Setzen Sie den Starttyp des Dienstes auf "Automatisch (Verzögerter Start)". Öffnen Sie services.msc, Rechtsklick auf "bitfarm Server36" → "Eigenschaften" und ändern Sie den Starttyp.
  • Fehler im Backup-Skript: Das nächtliche Backup-Skript (bfa-backup.vbs) beendet die Dienste, kann sie aber aufgrund eines Fehlers nicht wieder starten.
    Häufige Ursachen: Der konfigurierte Backup-Pfad ist nicht erreichbar, es gibt einen Fehler beim Packen der Dateien (z.B. durch zu wenig Speicherplatz) oder die Datenbank kann nicht korrekt gestoppt werden.
    Lösung: Überprüfen Sie die Konfiguration des Backups in der profil.con-Datei und die Windows-Ereignisanzeige auf Fehlermeldungen zur Zeit der Ausführung des Backups.
• Netzwerk- und Konfigurationsfehler
  • Firewall: Eine Firewall (Windows oder Drittanbieter wie Sophos) blockiert den bitfarm-Port ((Enterprise: 50001; GPL: 50362). Überprüfen Sie die Firewall-Regeln und fügen Sie eine explizite Ausnahme für die Anwendung bfaserver36.exe oder den Port hinzu.
  • Namensauflösung (DNS): Der Client kann den Servernamen nicht in die korrekte IP-Adresse auflösen (häufig in Umgebungen mit VPN, mehreren Domänen oder nach IP-Adressänderungen).
    Lösung: Ersetzen Sie in der Konfigurationsdatei (.con) den Servernamen durch die direkte IP-Adresse des Servers (z.B. server=192.168.1.100).
  • Portkonflikt: Ein anderes Programm verwendet bereits den Port, den bitfarm-archiv benötigt (Enterprise: 50001; GPL: 50362).
    Lösung: Prüfen Sie mit netstat -ano | findstr :Port in der Eingabeaufforderung, ob der Port belegt ist. Falls ja, ändern Sie den Port in der bfaServer36.ini und der profil.con auf einen freien Wert.
• SSL-Verbindungsprobleme
  • Beschreibung: Im Server-Log (bfaserver36.log) finden sich Fehler wie `[WinError 10054] Eine vorhandene Verbindung wurde vom Remotehost geschlossen` oder `EOF occurred in violation of protocol`.
    Lösung: Laden Sie das neueste Enterprise-Paket herunter, in dem das SSL-Problem gefixt wurde (Update 3.6.2.278).
    Workaround: Sollte das Problem weiterhin bestehen, deaktivieren Sie testweise die SSL-Verschlüsselung, indem Sie in der profil.con und der bfaServer36.ini im Abschnitt `[Server]` den Eintrag `noSSL=True` hinzufügen. Starten Sie danach den Serverdienst neu.
• Datenbank (MySQL) nicht erreichbar
  • Prüfen Sie in services.msc, ob der MySQL-Dienst läuft.
  • Erhöhen Sie den Wert für `max_connections` in der `my.ini`-Datei (Konfigurationsdatei der MySQL), falls zu viele Benutzer gleichzeitig zugreifen. Ein Wert von Benutzeranzahl * 10 (mindestens 150) ist ein guter Richtwert.
  • Überprüfen Sie das MySQL-Fehlerprotokoll (.err-Datei im Datenverzeichnis der MySQL) auf konkrete Fehlermeldungen.
• Berechtigungsprobleme des Dienstbenutzers
  • Überprüfen Sie, ob das Passwort des für die bitfarm-Dienste hinterlegten Benutzers abgelaufen oder falsch ist.
  • Stellen Sie sicher, dass der Dienstbenutzer über lokale Administratorrechte verfügt und auf alle notwendigen Netzwerkfreigaben (Archivablage, Übergabeverzeichnis) zugreifen kann.

Logs und erweiterte Analyse

• Server-Log: Die wichtigste Anlaufstelle ist die bfaserver36.log im `bin`-Verzeichnis Ihrer Installation. Suchen Sie nach `ERROR` oder `WARNING`.
• Windows-Ereignisanzeige: Öffnen Sie die Ereignisanzeige (eventvwr.msc) und prüfen Sie die Protokolle "Anwendung" und "System" auf Fehler mit der Quelle "WSH", "bfaServer36" oder "MySQL".

Support kontaktieren

• Enterprise-Kunden: Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie unseren Support per Telefon oder E-Mail. Halten Sie relevante Log-Auszüge und Screenshots bereit.
• Für die GPL-Version gibt es kostenlosen Community-Support über das Forum auf SourceForge.

Schritt-für-Schritt: App-Registrierung in Microsoft Entra ID anlegen

Eine korrekte Konfiguration in Microsofts Entra ID (ehemals Azure AD) ist die Grundlage für eine funktionierende OAuth-Anbindung und gleichzeitig häufige Fehlerquelle.  Meist fehlt die Administratorzustimmung (Schritt 6) oder die Aktivierung der öffentlichen Clientflows (Schritt 7).

Stellen Sie bei vorhandenen Problemen sicher, dass die Konfiguration wiefolgt korrekt durchgeführt wurde: 

1. Melden Sie sich im Azure-Portal an und navigieren Sie zu Azure Active Directory.
2. Wählen Sie im linken Menü App-Registrierungen und klicken Sie auf + Neue Registrierung.
3. Konfigurieren Sie die Anwendung wie folgt:
   • Name: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen (z.B. bfa_imap4 oder bfa_smtp).
   • Unterstützte Kontotypen: Wählen Sie „Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis“.
   • Umleitungs-URI: Wählen Sie als Plattform Öffentlicher Client/nativ (mobil und Desktop) und tragen Sie als URI https://localhost ein.
4. Klicken Sie auf Registrieren. Navigieren Sie anschließend in der neuen App-Registrierung zu API-Berechtigungen.
5. Fügen Sie die erforderlichen Berechtigungen hinzu:
   • Klicken Sie auf + Berechtigung hinzufügen, wählen Sie Microsoft Graph und dann Delegierte Berechtigungen.
   • Für IMAP-Abruf: Suchen und aktivieren Sie IMAP.AccessAsUser.All und offline_access.
   • Für SMTP-Versand: Suchen und aktivieren Sie SMTP.Send, User.Read und offline_access.
6. Wichtig: Nachdem Sie die Berechtigungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf den Button Administratorzustimmung für [Ihr Unternehmen] erteilen, um die Berechtigungen für den gesamten Mandanten zu bestätigen.
7. Navigieren Sie im Menü zu Authentifizierung. Scrollen Sie nach unten zu „Erweiterte Einstellungen“ und setzen Sie den Schalter bei Öffentliche Clientflows zulassen auf Ja. Speichern Sie die Änderung.
8. Erstellen Sie den geheimen Clientschlüssel unter Zertifikate & Geheimnisse.
   • Klicken Sie auf + Neuer geheimer Clientschlüssel, vergeben Sie eine Beschreibung und eine Gültigkeitsdauer (z.B. 12 Monate).
   • ACHTUNG: Der Wert des Schlüssels wird nur einmalig direkt nach der Erstellung angezeigt. Kopieren Sie den Wert sofort und speichern Sie ihn sicher. Die Secret-ID wird nicht benötigt.
9. Wechseln Sie zur Übersicht der App-Registrierung. Kopieren Sie die Anwendungs-ID (Client-ID) und die Verzeichnis-ID (Tenant-ID).

Fehlerbehebung

Wenn trotz korrekter Einrichtung Probleme auftreten, prüfen Sie die folgenden Punkte:

• Probleme mit der .oauth-Datei: Diese Datei enthält den Authentifizierungs-Token.
  • Im falschen Benutzerkontext erstellt: Die .oauth-Datei muss unter dem Windows-Benutzerkonto erstellt werden, das auch den Dienst (z.B. bfa_imap4) ausführt. Andernfalls schlägt die Entschlüsselung fehl.
  • Korrupt oder leer: Überprüfen Sie die Dateigröße (0 kb?). Erstellen Sie bei Bedarf die Datei mit create_oauth_config.exe neu und stellen Sie sicher, dass alle Credentials (Client-ID, Tenant-ID, Client Secret) korrekt eingegeben wurden.
• Falschen Benutzer bei der Browser-Anmeldung verwendet: Während der Erstellung der .oauth-Datei müssen Sie sich im Browser bei Microsoft authentifizieren. Achten Sie darauf, das korrekte, berechtigte Konto zu verwenden. Wenn Sie die Berechtigung mit diesem falschen Microsoft 365-Konto erteilen, erhält das Tool einen Token, der aber nicht für das gewünschte Firmenpostfach gültig ist.
• Abgelaufener Client Secret: Die Secret Schlüssel haben eine begrenzte Gültigkeit. Wenn die Authentifizierung plötzlich fehlschlägt, erstellen Sie in Azure einen neuen Schlüssel und generieren Sie die .oauth-Datei neu.

Hinweise für spezielle Konfigurationen

• Funktionspostfächer (Shared Mailboxes):
  • Die App-Registrierung und die OAuth-Erstellung müssen mit einem Benutzerkonto durchgeführt werden, das Vollzugriff auf das Shared Mailbox hat.
  • In der bfa_imap4.ini wird als username die E-Mail-Adresse des Shared Postfachs eingetragen.

Updates

• Überprüfen Sie, ob neue Versionen des Viewers oder der Komponenten verfügbar sind. Enterprise-Kunden finden Updates im Kundenbereich. GPL-Nutzer können sie hier herunterladen.

Support

• Enterprise-Kunden: Kontaktieren Sie uns telefonisch oder per E-Mail hier.

MySQL-Verbindungsprobleme beheben

• Dienststatus prüfen: Stellt der Serverdienst keine Verbindung her, läuft oft der MySQL-Dienst nicht.
  • Drücken Sie Strg + Alt + Entf, wählen Sie „Task-Manager“, klicken Sie auf den Reiter „Dienste“ und suchen Sie nach Ihrem MySQL-Dienst (z.B. „MySQL57“ oder „MySQL8-bf“). Wenn der Dienst nicht den Status „Wird ausgeführt“ hat, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Starten“.
• Startreihenfolge korrigieren: Der bitfarm-Serverdienst startet vor der Datenbank.
  • Dies ist ein häufiges Problem nach einem Server-Neustart. Stellen Sie den Starttyp des Dienstes „bfaServer36“ auf „Automatisch (Verzögerter Start)“, um sicherzustellen, dass die MySQL-Datenbank zuerst vollständig initialisiert wird.
• Fehlermeldung: „Host... is blocked because of many connection errors“.
  • Dieser Fehler tritt auf, wenn ein Client zu oft erfolglos versucht hat, sich zu verbinden. Die MySQL sperrt dann präventiv dessen IP-Adresse.
    Lösung: Öffnen Sie die MySQL-Workbench, verbinden Sie sich mit Ihrer Datenbank, führen Sie den Befehl FLUSH HOSTS; aus und passen Sie in der my.ini den Wert für max_connect_errors auf einen höheren Wert an (z.B. 10000).
• Fehlermeldung: „Too many connections“.
  • Die maximal zulässige Anzahl an gleichzeitigen Datenbankverbindungen wurde erreicht.
    Lösung: Erhöhen Sie den Wert für max_connections in der my.ini. Eine Faustformel lautet: (Anzahl der Benutzer * 4) + ~20%. Ein Wert von 500 ist oft ein guter Startpunkt.
• Fehlermeldung: „MySQL server has gone away“ oder „Lost connection to MySQL server“.
  • Dies deutet darauf hin, dass eine bestehende, aber längere Zeit inaktive Verbindung vom Server beendet wurde.
    Lösung: Überprüfen Sie die Timeout-Werte in der my.ini (wait_timeout, interactive_timeout). Aktivieren Sie zusätzlich in der Client-Konfigurationsdatei (profil.con) den Schalter auto_reconnect=true im Abschnitt [Server].
• SSL-Verbindungsfehler.
  • Wenn SSL für die MySQL-Verbindung aktiviert ist, müssen die Zertifikatsdateien korrekt platziert sein.
    Lösung: Kopieren Sie die Zertifikate (ca.pem, client-cert.pem, client-key.pem) aus dem data-Verzeichnis der MySQL in das Verzeichnis %bitfarm-archiv%\bin\certs.
• Firewall blockiert den MySQL-Port.
  • Gehen Sie zu „Systemsteuerung“ > „Windows Defender Firewall“ > „Erweiterte Einstellungen“, klicken Sie auf „Eingehende Regeln“ und prüfen Sie, ob eine Regel für den MySQL-Port (Enterprise standardmäßig 3306, GPL-Version: 6604) vorhanden ist. Falls nicht, erstellen Sie eine neue Regel, um den Port für TCP-Verbindungen freizugeben.

MySQL-Datenbank startet nicht

• Überprüfen der MySQL-Fehlerprotokolle (Error-Logs).
  •  Öffnen Sie den Datei-Explorer, gehen Sie zum data-Verzeichnis Ihrer MySQL-Installation und öffnen Sie die Datei mit der Endung .err. Suchen Sie nach Einträgen mit `[ERROR]` am Ende der Datei, um die genaue Ursache zu finden.
• Fehlerhafte `my.ini`-Konfiguration.
  • Falsche Pfade, Tippfehler, ungültige Werte oder eine falsche Zeichencodierung (z.B. durch Bearbeitung mit dem Windows Editor) sind die häufigste Ursache. Mehr Informationen dazu im Systemhandbuch innerhalb des Kapitels I. 5.
    Lösung: Überprüfen Sie die zuletzt vorgenommenen Änderungen. Nutzen Sie zur Bearbeitung einen Editor wie Notepad++, der die UTF-8-Kodierung (ohne BOM) beibehält.
• Ressourcenmangel.
  • Öffnen Sie den Datei-Explorer, klicken Sie auf „Dieser PC“ und prüfen Sie den freien Speicherplatz der Festplatte, auf der die MySQL-Datenbank gespeichert ist. Ein voller Datenträger verhindert den Start.
• Fehlende oder falsche Berechtigungen des Dienstbenutzers.
  • Drücken Sie Windows-Taste + R, tippen Sie services.msc ein, suchen Sie Ihren MySQL-Dienst, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Eigenschaften“ > „Anmelden“ und prüfen Sie das Benutzerkonto. Stellen Sie sicher, dass dieser Benutzer volle Zugriffsrechte auf das data-Verzeichnis und die my.ini hat.

Performance-Probleme mit MySQL-Datenbank beheben

• In diesem Video zeigen wir praxiserprobte Tipps zur Verbesserung der Such-Performance.

Behebung von Fehlern im Zusammenhang mit dem bfaDBAdmin-Tool

• Verwenden Sie das korrekte Root-Passwort.
  • Suchen Sie das Root-Passwort in der Datei Zusammenfassung.txt im bitfarm-Installationsordner (für GPL-Nutzer) und geben Sie es korrekt ein. Bei Passwörtern mit Sonderzeichen (z.B. @, >) muss das gesamte Passwort in Anführungszeichen gesetzt werden.
• Stellen Sie die Verbindung zum richtigen Server her.
  • Bei Verbindungsfehlern zu localhost, versuchen Sie explizit die IP-Adresse 127.0.0.1 mit dem Parameter -srv 127.0.0.1 zu verwenden.

Updates

Überprüfen Sie, ob neue Versionen für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten verfügbar sind:

• Enterprise-Kunden: Neueste Pakete im Kundenbereich.
• GPL-Nutzer: Download hier.

Support

• Enterprise-Kunden: Telefonisch oder per E-Mail hier Kontakt aufnehmen.

1. Dienste und Startverhalten

• Dienstezustand prüfen: Öffnen Sie unter Windows 11 die Diensteverwaltung (services.msc → Startmenü > Ausführen), und kontrollieren Sie folgende Dienste:
  • bitfarm Server36
  • bitfarm Spooldienst
  • Archivierungsdienst
  • MySQL (oder HeidiSQL, falls genutzt)
  Der Status muss auf „Wird ausgeführt“ stehen. Starten Sie ausgefallene Dienste manuell mit Rechtsklick → Starten.
• Automatischen Start sicherstellen: Doppelklicken Sie in der Diensteverwaltung auf den jeweiligen Dienst, wählen Sie im Feld Starttyp den Eintrag „Automatisch (Verzögerter Start)“ und bestätigen Sie mit OK. Damit wird gewährleistet, dass der Dienst nach Systemstart automatisch und in der korrekten Reihenfolge (nach MySQL) ausgeführt wird.
• Dienste manuell neu starten: Nutzen Sie alternativ im bitfarm-Installationsverzeichnis die Skripte:
  • Startall.bat – startet alle relevanten Dienste
  • Termall.bat – beendet alle Dienste kontrolliert
  Achten Sie auf Fehlermeldungen im Konsolenfenster.

2. Backup- und Wartungsprozesse

• Backup-Zeitfenster prüfen: Öffnen Sie den Aufgabenplaner (taskschd.msc) und kontrollieren Sie, ob das Skript bfa-backup.vbs während der Nacht ausgeführt wurde. Wenn das Backup morgens noch läuft, blockiert es Datenbankzugriffe und kann zu Dienstfehlern führen.
• Reihenfolge der Neustarts: Nach einem Backup müssen Dienste in folgender Reihenfolge starten:
  1. MySQL-Dienst
  2. bitfarm Server36
  3. Spooldienst / Archivierungsdienst
  Nutzen Sie gegebenenfalls verzögerten Start, um sicherzustellen, dass MySQL vollständig initialisiert ist, bevor die bitfarm-Dienste darauf zugreifen.
• Speicherplatz prüfen: Ein unvollständiges Backup aufgrund fehlender Kapazität kann zu blockierten Prozessen führen. Überprüfen Sie die Laufwerke C: und D: (je nach Installation).
• Ereignisanzeige Prüfen Sie die Ereignisanzeige (eventvwr.msc → Windows-Protokolle > Anwendung) auf Fehler im Zeitraum des Backups.

3. Systemumgebung und Drittanbieter-Software

• Windows-Ereignisanzeige: Überprüfen Sie Windows-Protokolle → System auf Start- oder Dienstfehler.
• Windows-Updates: Halten Sie den Server auf dem aktuellen Patchstand.
• Antivirus-Interferenzen: Fügen Sie das komplette bitfarm-Verzeichnis (Standard: C:\bitfarm-archiv\) sowie die Datenbank- und Log-Verzeichnisse als Ausnahmen hinzu. Hinweise siehe Abschnitt Virenscanner-Ausnahmen.

4. Weitere Prüfungen

• Systemzeit und DNS: Eine unsynchronisierte Uhrzeit oder fehlerhafte Namensauflösung kann Anmeldungen und Serververbindungen verhindern.
  • Zeitprüfung: Führen Sie w32tm /query /status aus, um den Status des Windows-Zeitdienstes zu prüfen. Wichtige Angaben sind Source (Zeitquelle, z. B. Domain-Controller) und Last Successful Sync Time. Fehlt die Quelle oder ist die Synchronisation fehlerhaft, führen Sie eine Neuabstimmung durch:

    net stop w32time
      w32tm /config /syncfromflags:domhier /update
      net start w32time
      w32tm /resync

    Dadurch wird die Zeit erneut mit der Domäne synchronisiert.
  • Namensauflösung: Testen Sie mit nslookup <Servername>, ob der DNS-Server den Host korrekt auflöst. Der angezeigte Address-Wert muss mit der tatsächlichen IP des Zielservers übereinstimmen. Bei Fehlern prüfen Sie die DNS-Server-Einstellungen der Netzwerkkarte und löschen Sie ggf. den Cache:

    ipconfig /flushdns

• socket_timeout erhöhen: In der bfaServer36.ini im Abschnitt [Server] kann der Wert (z. B. socket_timeout=60) angepasst werden, um langsame Verbindungen zu tolerieren.
• Protokollierung aktivieren: Setzen Sie scriptdebug=True im Abschnitt [Logging] der jeweiligen Konfigurationsdatei (bfaServer36.ini, oder bfaBackup.ini im Ordner bin\). Dies erzeugt detaillierte Laufzeitprotokolle unter bin\logs\.

5.  Support

• Support: Enterprise-Kunden erreichen den Support über Kontakt. Für GPL-Versionen steht das SourceForge-Forum zur Verfügung.

Allgemeine Hinweise

Damit die bitfarm-archiv Dienste zuverlässig funktionieren, sollten bestimmte Verzeichnisse, Programme und Dienste von Virenscans ausgenommen werden. So wird verhindert, dass temporäre Dateien blockiert, Datenbankzugriffe verlangsamt oder Archivierungsprozesse unterbrochen werden.

Fremdprogramme

• Ghostscript – Program Files\gs\gs10.04.0
• LibreOffice – Program Files\LibreOffice
• 7-Zip – Program Files\7-Zip
• MySQL Server 8.4 – Program Files\MySQL\MySQL Server 8.4
• MySQL Workbench 8.0 CE – Program Files\MySQL\MySQL Workbench 8.0 CE
• Slik Subversion – Program Files\SlikSvn
• Tortoise SVN – Program Files\TortoiseSVN

bitfarm-Verzeichnisse und überwachte Ordner

Das Verzeichnis .\bitfarm-archiv\ dient als Hauptverzeichnis der Installation. Alle Unterverzeichnisse dieses Ordners sollten vom Virenscanner ausgeschlossen werden, um eine störungsfreie Funktion des Systems sicherzustellen.

In den nachfolgenden, von bitfarm überwachten Ordnern werden eingehende Dateien automatisch verarbeitet. Eine Virenprüfung kann insbesondere hier unter Umständen zu Verzögerungen bei der Verarbeitung führen.

• .\bitfarm-archiv\checkout
• .\bitfarm-archiv\import
• .\bitfarm-archiv\uebergabe

• .\bitfarm-archiv\checkout
• .\bitfarm-archiv\import
• .\bitfarm-archiv\uebergabe

Dienste

• bfaServer36 – .\bitfarm-archiv\bin\bfaServer36\bfaServer36.exe
• bitfarm-archiv Spooldienst – Windows\srvany.exe
• bitfarm-archiv Archivierungsdienst – Windows\srvany.exe

Updates

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Allgemeine Fehlerbehebung

• Druckerstatus überprüfen:
  • Öffnen Sie die Systemsteuerung: Klicken Sie auf „Start“ und geben Sie „Systemsteuerung“ ein, dann drücken Sie Enter.
  • Navigieren Sie zu Geräte und Drucker: Klicken Sie auf „Hardware und Sound“ > „Geräte und Drucker“.
  • Suchen Sie Ihren Drucker in der Liste und prüfen Sie, ob er als „Online“ angezeigt wird und keine Fehlermeldungen vorliegen.
• Druckerwarteschlange überprüfen:
  • Öffnen Sie die Druckerwarteschlange: Doppelklicken Sie in „Geräte und Drucker“ auf Ihren Drucker.
  • Prüfen Sie, ob Aufträge vorhanden sind: Falls ja, klicken Sie auf „Drucker“ > „Alle Dokumente abbrechen“, um die Warteschlange zu leeren.
• Druckerdienst neu starten:
  • Drücken Sie Windows-Taste + R, geben Sie services.msc ein und drücken Sie Enter.
  • Scrollen Sie zu Druckwarteschlange (oder „Spooler“) und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
  • Wählen Sie Neu starten aus dem Kontextmenü.
• Client und Server neu starten:
  • Schließen Sie alle Programme auf dem Client-Rechner.
  • Klicken Sie auf Start > Neu starten, um den Client neu zu starten.
  • Melden Sie sich am Server an und starten Sie ihn ebenfalls neu.
• VirtPrinter Prozess überprüfen:
  • Öffnen Sie den Task-Manager: Drücken Sie Strg + Umschalt + Esc.
  • Wechseln Sie zum Reiter Prozesse.
  • Suchen Sie nach bfa_virt_printer.exe.
  • Falls nicht vorhanden, navigieren Sie im Datei-Explorer zu dessen Speicherort und doppelklicken Sie darauf, um ihn zu starten. Ein Neustart des PCs hilft oft, den Prozess automatisch zu starten.

Spezifische Szenarien und Lösungen

Inkompatibilität mit Terminalservern (TS) / Citrix-Umgebungen

Der Standard-Archivdrucker (bfa_virt_printer) ist explizit nicht für den Einsatz auf Terminalservern oder in Citrix-Umgebungen konzipiert. Stattdessen muss der klassische, RedMon-basierte "spezielle Archivdrucker" verwendet werden. Wie Sie diesen einrichten, entnehmen Sie bitte dem Systemhandbuch, Kapitel III. Clientinstallation, Abschnitt 2 „Besonderheiten Terminal-Server“.

Netzwerk- und Berechtigungsprobleme

• Fehlermeldung uncclientspooler dir \\SERVER\uebergabe$\ not found:
  • Dieser Fehler bedeutet, dass der Client die Freigabe uebergabe$ auf dem Server nicht erreichen kann.
  • Prüfen Sie die Netzwerkverbindung zum Server.
  • Stellen Sie sicher, dass der angemeldete Windows-Benutzer Lese- und Schreibrechte auf diese Freigabe hat. Oft erscheint beim ersten Zugriff ein Windows-Anmeldedialog. Geben Sie hier die korrekten Daten ein und setzen Sie den Haken bei "Anmeldedaten speichern".
• Keine Schreibrechte auf C:\Windows\Temp:
  • Besonders nach Windows-Updates kann es vorkommen, dass der Benutzer die Schreibrechte für diesen Ordner verliert.
  • Öffnen Sie den Pfad C:\Windows\Temp im Explorer. Wenn eine administrative Abfrage erscheint, bestätigen Sie diese. Das löst das Problem in der Regel.

Fehlende oder fehlerhafte Installation

• Archivdrucker fehlt nach Installation:
  • Führen Sie den Client-Installer explizit mit Rechtsklick und "Als Administrator ausführen" aus.
  • Sollte dies nicht helfen, deinstallieren Sie den Client vollständig, starten Sie den PC neu und führen Sie die Installation erneut als Administrator durch.
• Prozess bfa_virt_printer.exe fehlt oder startet nicht:
  • Stellen Sie sicher, dass der Prozess nicht von einer Antiviren-Software blockiert wird.
  • Prüfen Sie, ob eine Verknüpfung im Autostart-Ordner des Benutzers angelegt wurde. Wenn nicht, kann der Prozess manuell gestartet werden, um das Problem temporär zu umgehen. Eine saubere Neuinstallation hilft hier oftmals dauerhaft.

Fehlkonfiguration des Druckeranschlusses (spezielle Archivdrucker)

• Veralteter Serverpfad: Nach einem Serverumzug müssen die Pfade in den Anschlusseinstellungen des Druckers auf den neuen Servernamen aktualisiert werden.
• Falsches Skript: Für spezielle Archivdrucker, die direkt in ein Archiv drucken, muss das Skript clientspooler.vbs verwendet werden, nicht druckimport.vbs.
• Druck im falschen Benutzerkontext ("NT-AUTORITÄT"): Dies ist ein bekanntes Problem mit dem RedMon-Portmonitor. Stellen Sie sicher, dass in der Anschlusskonfiguration der Haken bei "Run as User" gesetzt ist. Sollte das Problem bestehen, hilft oft nur eine vollständige De- und Neuinstallation des Druckers inklusive des RedMon-Ports.

Probleme mit der Darstellung von Dokumenten

• Dokumente werden an den Rändern abgeschnitten:
  • Öffnen Sie die Druckereigenschaften des Archivdruckers und wechseln Sie auf den Reiter "Erweitert".
  • Ändern Sie den Treiber von "MS Publisher Color Printer" auf "MS Publisher Imagesetter". Dies löst das Problem fast immer.
• Falsches Ausgabeformat (.ps statt .pdf):
  • Ändern Sie den Druckertreiber in den Druckereigenschaften auf "Microsoft Print to PDF".

Probleme mit dem Paralleldruck ("Y-Druck")

Hierbei wird ein Dokument archiviert und gleichzeitig auf einem physischen Drucker ausgegeben.

• Ausdruck erfolgt aus dem falschen Papierfach:
  • Dies ist eine Einstellung des physikalischen Zieldruckers. bitfarm-Archiv übergibt nur den Druckauftrag. Die Konfiguration des Papierfachs muss in den Druckereinstellungen des Hardware-Druckers selbst vorgenommen werden.
• Paralleldruck funktioniert gar nicht:
  • Für diese Funktion müssen auf dem Client-PC die Programme Ghostscript und Ghostview installiert sein. Fehlen diese, kann der Druckauftrag nicht an den physischen Drucker weitergeleitet werden. Die Installationsdateien finden Sie auf dem Server im Verzeichnis %bitfarm-archiv%\install\Programme\.

Updates

• Öffnen Sie Ihren Browser und besuchen Sie:
  • Enterprise-Kunden: Kundenbereich.
  • GPL-User: Download-Seite.
  Prüfen Sie auf neue Versionen und laden Sie sie bei Bedarf herunter.

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Allgemeine Fehlersuche und Konfiguration

• Konfiguration neu einlesen: Nach Änderungen an der .con-Datei oder an zentralen Parametern muss die Konfiguration neu eingelesen werden. Dies erfolgt im Administratorbereich unter Globale Einstellungen über den Button Konfiguration neuladen.
• Fehlerhafte Zuordnung „Gleichzeitige Benutzer“: Wenn sich Benutzer nach dem AD-Abgleich nicht mehr anmelden können und die Meldung „Gesamtzahl gleichzeitiger Benutzer überschritten“ erscheint, wurde wahrscheinlich irrtürmlich der Haken Gleichzeitige Benutzer bei einer Gruppe gesetzt. Entfernen Sie ihn und führen Sie den Abgleich erneut aus, um die Benutzer wieder als Named User zu registrieren.
• Anmeldedaten für den Abgleich: Der in der Konfiguration hinterlegte Windows-Benutzer muss über ausreichende Rechte für LDAP-Abfragen im Active Directory verfügen. Falsche oder fehlende Angaben führen zu Verbindungsfehlern.
• .con-Datei prüfen: Fehlende oder fehlerhafte Einträge im Abschnitt [Connection] können Verbindungsprobleme verursachen. Wichtig sind insbesondere:
  • Domain: Wenn die Domäne nicht automatisch aufgelöst wird (Fehler „Allgemeiner Serverfehler“ oder „Fehler bei Domainabfrage über LDAP“), tragen Sie den korrekten pre-Windows-2000-Domänennamen ein, z. B. domain=MEINEDOMÄNE.
  • Domaincontroller: Bei weiterhin fehlerhafter Verbindung kann der Domaincontroller manuell per Name oder IP angegeben werden, z. B.:
    • domain=MEINEDOMÄNE
    • domaincontroller=SRV-DC
    Der Server muss erreichbar sein (z. B. per ping), und die LDAP-Ports (Standard: 389) dürfen nicht durch eine Firewall blockiert werden.
  • Mehrere Domänen: Bei Zugriff aus mehreren Domänen können die Namen per Trennzeichen | angegeben werden, z. B. domain=DOMÄNE1|DOMÄNE2.

Active-Directory-spezifische Probleme

• Mitglieder &  Gruppen prüfen: Vergewissern Sie sich, dass alle erwarteten Benutzer direkte Mitglieder dieser Gruppe sind. Nur direkte Gruppenmitglieder werden synchronisiert; untergeordnete bzw. verschachtelte Gruppen werden nicht berücksichtigt.  Legen Sie stattdessen eine flache Gruppe an, die alle relevanten Benutzer direkt enthält.
• Keine OUs verwenden: Der AD-Abgleich arbeitet ausschließlich mit Gruppen (z. B. Sicherheitsgruppen). Eine Auswahl von Organisationseinheiten (OUs) führt zu Fehlern oder zum Entfernen vorhandener Benutzer.
• Pflege der AD-Benutzerdaten: Fehlende Pflichtattribute, insbesondere E-Mail-Adressen, können zu Fehlern im Viewer führen. Stellen Sie sicher, dass alle zu synchronisierenden Benutzer vollständige AD-Profile besitzen.
• Inkonsistente Gruppenliste: Entfernen Sie in bitfarm-Archiv alle Gruppen, die im AD nicht mehr existieren, um Fehler wie no such object on server zu vermeiden.

Umgang mit gelöschten oder geänderten Benutzern

• Änderungen im Active Directory werden beim nächsten Abgleich automatisch berücksichtigt. Deaktivierte Benutzer in der AD-Gruppe bleiben in bitfarm aktiv und belegen weiterhin Lizenzen; sperren oder entfernen Sie solche Konten manuell, um Plätze bei Bedarf freizugeben. Gelöschte Benutzer werden als „deleted“ markiert, ihre bisherigen Aktionen im DMS bleiben aber nachvollziehbar. Namens- oder E-Mail-Änderungen werden übernommen, sofern die Option „E-Mail-Adresse übernehmen“ aktiviert ist. Wird ein Benutzer erneut hinzugefügt, wird sein Zugang reaktiviert; Gruppenzugehörigkeiten müssen ggf. manuell nachgepflegt werden. Ist die maximale Benutzerzahl erreicht, können neue Benutzer erst nach Freigabe oder Lizenz­erweiterung angelegt werden.

Performance und Timeouts

• LDAP-Timeouts: In sehr großen Active-Directory-Umgebungen kann es zu sizelimit_exceeded-Fehlern kommen. Erhöhen Sie in der bfaServer36.ini im Abschnitt [Server] den Wert ldap_sizelimit (z. B. ldap_sizelimit=1000) und starten Sie den Dienst bfaServer36 neu.

Protokollierung und Support

• Loganalyse: Prüfen Sie bei anhaltenden Problemen die Datei bfaserver36.log im Verzeichnis bin\logs. Typische Meldungen: Passwort falsch, Can't contact LDAP server oder no such object.
• Version prüfen: Viele Fehler wurden in neueren Versionen behoben. Verwenden Sie stets die aktuelle Version 3.6.2 oder höher.
• Support: Enterprise-Kunden erhalten Unterstützung über den offiziellen Supportkanal. Für GPL-Anwender steht das SourceForge-Forum bereit.

Allgemeine Konfigurationsprobleme

• Fehler: „Kann Konfigurationsdatei nicht lesen“
  Der genannte Fehler tritt auf, weil der Client-PC eine für ihn unverständliche Pfadangabe vom Server erhält.
  • Erklärung: Autoscan wird auf dem Client gestartet, greift aber auf Konfigurationen zu, die auf dem Server in der zentralen Konfigurationsdatei (die .con-Datei, z. B. Profil.con) im Hauptverzeichnis der bitfarm-Archiv-Freigabe liegen. Ist in dieser Datei der Pfad zu den Vorlagen (templates=) als lokaler Pfad (z. B. C:\bitfarm-archiv\templates) eingetragen, kann der Client damit nicht umgehen, da dies aus seiner Sicht kein gültiger Ort ist. Der Pfad muss als universell erreichbarer Netzwerkpfad (UNC-Pfad) angegeben sein.
  • Lösung: Öffnen Sie auf dem Server die zentrale .con-Datei. Suchen Sie den Parameter templates= und ändern Sie den lokalen Pfad in den vollständigen UNC-Pfad um.
    Falsch: templates=C:\bitfarm-archiv\templates\
    Richtig: templates=\\SERVERNAME\bitfarm-archiv\templates\
  • Diagnose: Um zu prüfen, ob der UNC-Pfad vom Client aus erreichbar ist, kopieren Sie den vollständigen Pfad (z. B. \\SERVERNAME\bitfarm-archiv\templates) und fügen Sie ihn in die Adressleiste des Windows Explorers auf dem betroffenen Client-PC ein. Wenn sich der Ordner öffnet, ist der Pfad grundsätzlich korrekt und das Problem liegt wahrscheinlich bei den Berechtigungen.
• Fehlerhafter UNC-Pfad (Berechtigungsprobleme)
  Auch ein syntaktisch korrekter UNC-Pfad kann fehlschlagen, wenn der zugreifende Benutzer keine ausreichenden Rechte auf dem Server hat.
  • Erklärung: Der Windows-Benutzer, der am Client-PC angemeldet ist, benötigt mindestens Leserechte auf die bitfarm-Archiv-Freigabe und die darin enthaltenen Ordner und Dateien. Diese Berechtigungen werden auf zwei Ebenen verwaltet: den Freigabeberechtigungen und den NTFS-Sicherheitsberechtigungen des Ordners. Fehlen die Rechte auf einer dieser Ebenen, wird der Zugriff verweigert.
  • Lösung: Überprüfen Sie auf dem Server die Berechtigungen für den bitfarm-Archiv-Ordner.
    1. Freigaberechte: Rechtsklick auf den Ordner → Eigenschaften → Tab Freigabe → Erweiterte Freigabe → Berechtigungen. Stellen Sie sicher, dass die Gruppe "Jeder" (oder "Authentifizierte Benutzer") mindestens die Berechtigung "Lesen" hat.
    2. NTFS-Rechte: Rechtsklick auf den Ordner → Eigenschaften → Tab Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Benutzer oder Gruppen (z. B. "Benutzer" oder "Jeder") mindestens die Berechtigungen "Lesen, Ausführen", "Ordnerinhalt anzeigen" und "Lesen" besitzen.
  • Diagnose: Navigieren Sie im Explorer des Clients zum UNC-Pfad (z. B. \\SERVERNAME\bitfarm-archiv\templates) und versuchen Sie, eine der dort liegenden Vorlagendateien zu öffnen oder auf den Desktop zu kopieren. Schlägt dies mit einer "Zugriff verweigert"-Meldung fehl, liegt es vermutlich an den Berechtigungen.
• Netzwerkprobleme: Namensauflösung (DNS) statt IP-Adresse verwenden
  Die Verwendung von IP-Adressen anstelle von Servernamen in der .con-Datei kann zu Authentifizierungsproblemen führen, auch wenn der Pfad technisch erreichbar scheint.
  • Erklärung: In einer Domänenumgebung ist die Authentifizierung an den Computernamen gebunden. Wenn Sie eine IP-Adresse verwenden, kann dies dazu führen, dass die automatische Authentifizierung fehlschlägt und der Client plötzlich nach Anmeldedaten für die Serverfreigabe fragt . Autoscan kann diese Abfrage nicht beantworten und schlägt fehl. Die Verwendung des Domänennamens (FQDN, z. B. server.firma.local) stellt sicher, dass der korrekte Sicherheitskontext verwendet wird.
  • Lösung: Ersetzen Sie in der .con-Datei und allen anderen Konfigurationen (z. B. Autoscan-Verknüpfungen) konsequent alle IP-Adressen des Servers durch dessen DNS-Namen.
  • Diagnose: Öffnen Sie die Kommandozeile (cmd) auf dem Client-PC und prüfen Sie die Namensauflösung:
    • ping SERVERNAME: Testet die grundlegende Erreichbarkeit. Der Befehl sollte den Namen zur korrekten IP-Adresse auflösen.
    • nslookup SERVERNAME: Überprüft, ob der DNS-Server den Namen korrekt zu einer IP-Adresse auflösen kann.
    Wenn diese Befehle fehlschlagen, liegt ein grundlegendes Netzwerk- oder DNS-Problem vor,

Autoscan-Verknüpfungen und Scanprofile

• Fehlerhafte Autoscan-Verknüpfung
  Wenn der Doppelklick ins Leere führt oder eine Windows-Fehlermeldung erscheint, ist meist der Pfad im "Ziel"-Feld der Verknüpfung falsch.
  • Erklärung: Die Autoscan-Verknüpfung ist ein einfacher Zeiger auf die Skriptdatei autoscan.vbs, die sich im zentralen Programmverzeichnis auf der Serverfreigabe befindet. Zwei häufige Fehler sind:
    1. Lokaler Pfad: Die Verknüpfung zeigt auf eine lokale Installation (z. B. C:\Programme\...), die jedoch nicht die zentrale Konfiguration enthält. Autoscan muss immer über die Serverfreigabe gestartet werden.
    2. Alter Servername: Nach einem Serverumzug (Migration) zeigt die Verknüpfung noch auf den alten Servernamen (z. B. \\alter-server\bitfarm-archiv\...).
  • Lösung: Passen Sie den Pfad in der Verknüpfung an.
    Korrekter Pfad: \\SERVERNAME\bitfarm-archiv\autoscan.vbs Rechnungen -G:Farbscan
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Autoscan-Verknüpfung und wählen Sie Eigenschaften. Überprüfen Sie im Tab Verknüpfung den Eintrag im Feld Ziel. Stellen Sie sicher, dass der Servername korrekt ist und der Pfad auf die Freigabe verweist.
• Fehler: „Profil nicht gefunden“ durch fehlende oder falsche Scanprofile
  Die Anweisung aus der Verknüpfung kann nicht ausgeführt werden, weil die dafür benötigten Scaneinstellungen (das Profil) auf dem lokalen PC nicht existieren oder falsch benannt sind.
  • Erklärung: Scanprofile werden nicht zentral auf dem Server, sondern lokal auf jedem Client-PC gespeichert. Bei einem neuen Rechner oder einem neuen Benutzerprofil sind diese daher standardmäßig nicht vorhanden. Autoscan bricht den Vorgang mit der Meldung "Profil nicht gefunden" ab.
  • Lösung (bei neuem PC): Übertragen Sie die Profile von einem funktionierenden Arbeitsplatz.
    1. Öffnen Sie auf dem alten/funktionierenden PC den Viewer, gehen Sie zu Datei → Optionen → Scan-Profile und exportieren Sie die benötigten Profile.
    2. Alternativ können Sie für Benutzerprofile die Datei scannerprofiles.ini aus dem Verzeichnis %appdata%\bitfarm-archiv kopieren.
    3. Öffnen Sie auf dem neuen PC den Viewer und importieren Sie die Profile über denselben Dialog.
  • Öffnen Sie auf dem betroffenen PC den Viewer (Datei → Optionen → Scan-Profile) und vergleichen Sie die dort aufgelisteten Profilnamen  mit dem Namen, der in der Autoscan-Verknüpfung nach dem Schalter -G: oder -U: steht.

Timeout- und Übertragungsprobleme

• Problem: Autoscan bricht bei großen Dokumentenstapeln ab
  Wenn Autoscan bei kleinen Scans problemlos funktioniert, aber bei größeren Stapeln reproduzierbar abbricht, ist in der Regel der eingestellte Timeout-Wert zu niedrig.
  • Erklärung: Autoscan wartet nur eine begrenzte Zeit auf die Fertigstellung des Scans durch den Scanner. Das Verarbeiten vieler Seiten dauert naturgemäß länger. Überschreitet diese Zeit den in der Verknüpfung definierten Timeout, bricht Autoscan den Vorgang ab, da es von einem Fehler ausgeht.
  • Lösung 1 (Timeout erhöhen): Passen Sie den Timeout-Parameter direkt in der Autoscan-Verknüpfung an.
    1. Rechtsklick auf die Verknüpfung → Eigenschaften.
    2. Suchen Sie im Feld "Ziel" den Parameter -t: gefolgt von einer Zahl (die Sekunden angibt).
    3. Erhöhen Sie diesen Wert deutlich, z.B. von -t:50 auf -t:300 (für 5 Minuten).
  • Lösung 2: Nutzen Sie für sehr große Dokumentenstapel den Importer im Viewer. Dieser ist für interaktives Scannen konzipiert und unterliegt keinen starren Timeouts. Er bietet zudem eine bessere Kontrolle und eine direkte visuelle Prüfung der gescannten Seiten vor der Archivierung 
• Problem: Scan startet, aber hängt oder überträgt keine Daten
  In manchen Fällen werden die Blätter vom Scanner eingezogen, aber der Autoscan-Prozess scheint sich aufzuhängen oder schließt sich ohne Ergebnis. Dies deutet oft auf eine Inkompatibilität zwischen dem Scannertreiber und der Standard-Datenübertragungsmethode hin.
  • Erklärung: Der TWAIN-Standard bietet verschiedene Methoden (Transfermodi), wie die Bilddaten vom Scanner an die Software übergeben werden können (z.B. direkt in den Arbeitsspeicher oder als temporäre Datei). Nicht jeder Scannertreiber funktioniert mit jedem Modus gleich stabil. Insbesondere bei Scans mit mehreren Seiten kann es hier zu Problemen kommen.
  • Lösung: Ändern Sie den Transfermodus im verwendeten Scanprofil. 
    1. Öffnen Sie den bitfarm-Archiv Viewer und gehen Sie zu Datei → Optionen → Scan-Profile.
    2. Wählen Sie das betroffene Scanprofil aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
    3. Wechseln Sie im Dropdown-Menü "Transfermethode" zwischen den Optionen (z.B. Speicher, Standard, Dateitransfer).
    4. Speichern Sie die Änderung und testen Sie die Autoscan-Verknüpfung erneut. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie eine funktionierende Einstellung gefunden haben. Oftmals erweist sich "Dateitransfer" als robusteste Alternative 

Weitere Lösungsansätze

• Temporäre Dateien: %temp% leeren.
• Energiesparen: Standby des Scanners während des Scanvorgangs verhindern.
• Registry-Prüfung: Sind die Scanprofile unter HKCU\Software\bitfarm\Archiv_V3\scan\profiles bzw. HKLM\SOFTWARE\Wow6432Node\bitfarm\Archiv_V3\scan\profiles vorhanden und korrekt?
• Antivirus: Testweise deaktivieren bzw. Ausnahmen setzen (siehe Hinweise), wenn Scans blockiert/verlangsamt werden.

Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Enterprise-Kunden finden aktuelle Pakete im Kundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Verbindungsprobleme

• Problem: Der IMAP-Dienst kann keine Verbindung zum Mailserver herstellen.
  Symptome: Im Log erscheinen Timeout-Fehler wie WinError 10060; der Dienst startet, ruft aber keine E-Mails ab.
• Firewall-/Port-Freigaben prüfen: Der IMAP-Port (meist 993 für SSL/TLS oder 143 für STARTTLS/ohne Verschlüsselung) muss sowohl in der Windows-Firewall als auch in Netzwerk-Firewalls für ausgehende Verbindungen freigegeben sein.
  Praxis-Tipp: PowerShell-Test: Test-NetConnection mail.example.com -Port 993. Für TLS-Handshakes: openssl s_client -connect mail.example.com:993 -quiet.
• Verschlüsselungsmethode: Die Einstellung encryption_method in der bfa_imap4.ini muss exakt zur Serverkonfiguration passen (ssltls für Port 993 oder starttls für Port 143). Eine falsche Kombination führt zu Verbindungsfehlern.
• DNS-Auflösung prüfen: nslookup mail.example.com zeigt, ob der Servername korrekt aufgelöst wird. Alternativ kann testweise die IP-Adresse verwendet werden. Bei Bedarf Eintrag in C:\Windows\System32\drivers\etc\hosts.

Authentifizierungsprobleme

• Problem: Anmeldung am IMAP-Server schlägt fehl, obwohl die Verbindung steht.
  Symptome: Im Log erscheinen „LOGIN failed“, „bad password“, „decryption failed“ oder „no access_token“ (OAuth2).
• Falsches oder geändertes Passwort: Wenn das Postfach- oder Dienstbenutzerpasswort geändert wurde, muss es in der bfa_imap4.ini aktualisiert und ggf. neu verschlüsselt werden.
• Hinweise zum Benutzerkontext (DPAPI & OAuth):
  • Die Passwortverschlüsselung mit credcrypt.exe (use_dpapi = True) und die Erstellung der .oauth-Datei sind an das Windows-Benutzerprofil gebunden, unter dem sie ausgeführt werden.
  • Ursache: Verschlüsselung oder Token-Erstellung erfolgten mit einem anderen Benutzer (z. B. Administrator), der IMAP-Dienst läuft aber unter einem Dienstkonto (z. B. „bitfarm“).
  • Lösung: Melden Sie sich als Dienstbenutzer an oder verwenden Sie „Ausführen als“, und erzeugen Sie Passwort (credcrypt.exe IhrPasswort) bzw. .oauth im richtigen Kontext. Danach Wert in der INI eintragen bzw. alte Datei ersetzen.
  • Wichtig: Wenn OAuth2 genutzt wird (auth_mechanism = xoauth2), darf das Feld password leer bleiben und use_dpapi = False gesetzt sein.
  • OAuth2-Hinweise: Bei Microsoft 365 oder Google muss die App-Registrierung die Berechtigungen IMAP.AccessAsUser.All und offline_access enthalten. Der Administrator muss „Admin Consent“ erteilen. Bei Public Clients (Standard für bitfarm-Archiv) gibt es kein Client Secret.
  Alle diese Schritte müssen im Kontext des Dienstbenutzers ausgeführt werden.
• Sonderzeichen im Passwort: Bei unverschlüsselten Passwörtern muss % als %% maskiert werden. Vermeiden Sie Sonderzeichen wie & oder ^ oder nutzen Sie grundsätzlich credcrypt.exe.
• Weitere Authentifizierungsparameter: Über auth_mechanism = plain|login|xoauth2 wird das verwendete Login-Verfahren bestimmt. Der Standard ist plain.

Konfigurationsprobleme

• Problem: E-Mails werden abgerufen, landen aber im falschen Archiv oder in „unverteilt“.
• Maildir-Namen: Die Angabe in maildirs = ... muss exakt mit den Ordnernamen des Servers übereinstimmen. Groß-/Kleinschreibung und Sonderzeichen beachten.
  Praxis-Tipp: Temporär loglevel = debug aktivieren. Im Log erscheint eine Zeile „list of available maildirs: [...]“. Ordner mit Leerzeichen oder Sonderzeichen ggf. in Anführungszeichen setzen, z. B. "Gesendete Elemente". INBOX ist in der Regel nicht case-sensitiv, andere Ordner können es sein.
• Syntaxfehler in INI-Dateien: Eine fehlende schließende Klammer (]) kann ganze Sektionen unbrauchbar machen.
  Hinweis: Kommentare beginnen mit #; Leerzeilen werden ignoriert.
• Encoding: Alle Konfigurationsdateien müssen als UTF-8 gespeichert werden. ANSI, UTF-16 oder BOM sind nicht zulässig.
• Spooldienst überwacht Zielverzeichnis nicht: Liegen abgerufene .eml Dateien im savefolder, wird dieses Verzeichnis evtl. nicht vom Spooldienst überwacht.
  Prüfung: Pfad muss in der scripts.ini unter ScannerImportPath oder ExtendedImportPath eingetragen sein. Der Spooldienst für dieses Profil muss aktiv sein. Wichtig: savefolder darf nicht direkt auf das Archivverzeichnis zeigen, sondern auf ein Importverzeichnis des Spooldienstes.

Probleme bei der Verarbeitung von E-Mails und Anhängen

• Problem: Das Plugin extract_att funktioniert nicht wie erwartet.
• Reguläre Ausdrücke (Regex) – Groß-/Kleinschreibung: Verwenden Sie case-insensitive Ausdrücke, z. B. (?i).*\.pdf$, oder setzen Sie regex_case_sensitiv = False in extract_att.ini.
• Doppelte Archivierung: Wenn mehrere Sektionen in extract_att.ini auf denselben Anhang zutreffen, setzen Sie in der letzten Sektion continue_on_match = False.
  Hinweis: Der Parameter include_email = True kann zusätzlich Duplikate erzeugen, wenn Anhänge separat extrahiert werden.

Allgemeine Probleme und Fehlerbehebung

• Der Dienst läuft, holt aber keine E-Mails mehr ab
  • Symptome: Der Windows-Dienst „bfa_imap4“ steht auf „Wird ausgeführt“, die Log-Datei aktualisiert sich aber nicht. Neustart ohne Wirkung.
  • Ursache: Vorheriger Lauf wurde nicht korrekt beendet (z. B. Timeout bei OAuth). Der Prozess blockiert die Log-Datei.
  • Lösung: Dienst beenden → im Task-Manager verbleibenden bfa_imap4.exe Prozess manuell beenden → Dienst neu starten.
• Dienst startet nach Server-Neustart nicht: Ursache: Netz- oder Domänendienste (z. B. Netlogon) sind beim Start noch nicht bereit. Lösung: Starttyp des Dienstes in der Diensteverwaltung auf „Automatisch (Verzögerter Start)“ stellen.
• E-Mails werden mehrfach archiviert:
  Ursache: Kombination aus fetch_method = all und delete_after_fetch = False führt zu Mehrfachabrufen. Lösung: Verwenden Sie fetch_method = unseen (nur ungelesene Mails). Diese werden als gelesen markiert (mark_as_read = True) und nicht erneut abgerufen. Wenn Mails nach Abruf gelöscht werden sollen: fetch_method = all und delete_after_fetch = True. Hinweis: Bei Exchange Online kann delete_after_fetch = True durch Serverregeln blockiert werden; die Mail wird dann in „Gelöschte Elemente“ verschoben, nicht entfernt.
• Timeouts bei großen Postfächern: Setzen Sie in der Sektion den Parameter max_mails_per_run, um die Anzahl der Mails pro Abruflauf zu begrenzen. Dadurch lassen sich Abbrüche bei großen Postfächern vermeiden.

Debugging und Log-Analyse

• Fehleranalyse: In [main] loglevel = debug setzen, Dienst neu starten und Fehler reproduzieren.
• Log-Analyse: Log-Datei (unter logfile) auf „ERROR“ oder „EXCEPTION“ prüfen. Im Debug-Modus werden auch Server-Kommunikationen mitprotokolliert.
• Wichtig: Nach der Analyse loglevel = info setzen, da Debug-Logs sensible Daten enthalten und schnell groß werden.
• Ereignisanzeige: Windows-Anwendungsprotokoll auf Ereignisse von „bfa_imap4“ prüfen (betreffend Start oder Absturz des Dienstes).

1. Fehlerhafte Pfad-, Berechtigungs- und Dateikonfigurationen

• Falsche oder nicht erreichbare Pfade: Stellen Sie sicher, dass alle Pfade in der bfa_csv_export.ini korrekt und vom ausführenden Client aus erreichbar sind. Oft werden lokale Pfade (z. B. C:\Users\admin\Desktop) verwendet, die nur auf einem Rechner existieren. Verwenden Sie stattdessen immer UNC-Pfade (Netzwerkfreigaben), auf die alle berechtigten Benutzer zugreifen können (z. B. \\Servername\Freigabe\Export).
• Nicht (mehr) existierende Ordner: Vergewissern Sie sich, dass der im Schalter exportdir angegebene Zielordner tatsächlich existiert und nicht verschoben oder gelöscht wurde. Das Plugin kann keine Ordner erstellen, die im Pfad fehlen.
• Fehlende Berechtigungen: Der Benutzer, der den Export ausführt, benötigt Schreibrechte auf das Zielverzeichnis (exportdir) und das Verzeichnis für die Log-Dateien (logfile). Prüfen Sie die Windows-Sicherheits- und Freigabeberechtigungen für diese Ordner.
• Inkorrekte Logfile-Pfade: Der Wert für logfile muss ein vollständiger Pfad inklusive Dateiname sein (z. B. logfile=\\Server\Freigabe\Logs\csv_export.log), nicht nur ein Verzeichnis. Ein fehlender Dateiname führt zu einem „Permission denied“-Fehler.

2. Fehlerhafte Konfigurationsdateien (.ini)

• Falsche Dateikodierung: Die bfa_csv_export.ini muss zwingend in der Kodierung UTF-8 ohne BOM gespeichert werden. Eine Speicherung als ANSI oder mit BOM führt dazu, dass der Export nicht startet oder mit einem Encoding-Fehler abbricht. Verwenden Sie einen Editor wie Notepad++.
• Tippfehler bei Feld- und Archivnamen: Prüfen Sie die Schreibweise von Zusatzfeld- und Archivnamen in allen Sektionen ([cols], [conditions], [update]). Die Namen müssen exakt mit denen in der bitfarm-Archiv Administration übereinstimmen (inkl. Groß-/Kleinschreibung). Falsch geschriebene Namen führen dazu, dass Bedingungen nicht greifen oder Werte nicht gefunden werden.
• Ungültige Zeichen im Dateinamen: Wenn Sie Zusatzfelder zur Benennung der Exportdatei verwenden (über den Schalter exportfile), achten Sie darauf, dass deren Inhalte keine von Windows verbotenen Zeichen enthalten. Besonders Schrägstriche (/, \) in Rechnungsnummern sind problematisch, da sie als Pfadtrenner interpretiert werden. Weitere ungültige Zeichen sind: : * ? " < > |.

3. Nicht erfüllte Export-Bedingungen

Manchmal funktioniert der Export nicht, weil die Dokumente die in der Konfiguration festgelegten Kriterien nicht erfüllen. Dies ist kein Fehler, sondern das erwartete Verhalten.

• Bedingungen nicht erfüllt: In der Sektion [conditions] können Regeln definiert werden, die ein Dokument erfüllen muss, um exportiert zu werden. Überprüfen Sie insbedondere folgende Bedingungen:  
• Statusfelder nicht gesetzt: Eine häufige Bedingung ist stat_geprüft=True. Wenn das Statusfeld „geprüft“ beim Dokument nicht gesetzt ist, wird der Export für dieses Dokument übersprungen.
• Pflichtfelder sind leer: Eine weitere typische Bedingung prüft, ob ein Feld gefüllt ist, z. B. zus_Rechnungsnummer=!=|. Ist das Feld „Rechnungsnummer“ leer, wird das Dokument nicht exportiert. Stellen Sie sicher, dass alle für den Export notwendigen Daten am Dokument gepflegt sind.

4. Unerwartetes Verhalten und sonstige Fehler

• Fehlendes escape_char: Wenn Metadaten Zeichen enthalten, die auch als Trenn- oder Quote-Zeichen verwendet werden (z. B. ein Anführungszeichen im Buchungstext), kann der Export mit der Meldung need to escape, but no escapechar set abbrechen. Definieren Sie in der [csv]-Sektion einen escapechar, z. B. escapechar="\".
• Nur ein Dokument wird exportiert: Wenn bei der Auswahl mehrerer Dokumente nur ein Dokument erzeugt wird, liegt das oft an einem nicht eindeutigen Dateinamen in der exportfile-Konfiguration. Jedes exportierte Dokument überschreibt das vorherige. Verwenden Sie die Variable %gdocid% im Dateinamen (z. B. exportfile=Rechnung_%Rechnungsnummer%_%gdocid%), um Eindeutigkeit sicherzustellen.

Updates

• Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Version des bfa_csv_export-Plugins verwenden, da viele Fehler in neueren Versionen behoben wurden. Enterprise-Kunden finden die neuesten Pakete im Kundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

1. Fehler in der Konfiguration und Syntax

• Falsches oder unzureichendes Suchmuster (Regex): Das definierte Muster passt nicht exakt auf den Barcode-Inhalt. Prüfen Sie Ihren regulären Ausdruck auf häufige Fehler:
  • Falsche Längenangabe: Es wird nach 6 Ziffern gesucht, der Barcode hat aber 7 (\d{6} statt \d{7}).
  • Tippfehler oder falsche Zeichen: Ein erwartetes Zeichen ist falsch geschrieben (z. B. „VQK“ statt „VAK“).
  • Syntaxfehler: Das Schlüsselwort ||regex|| vor dem Ausdruck wurde vergessen.
• Fehlende oder fehlerhafte Konfigurationsparameter: In scripts.ini oder Template-Dateien müssen bestimmte Schalter korrekt gesetzt sein.
  • Barcode-Erkennung deaktiviert: Ist readbarcode=false eingetragen, aktivieren Sie die Erkennung durch readbarcode=true.
  • Fehlende Barcodetrennung: Für die Dokumententrennung muss im Template des Archivs der Filter barcodemerge vorhanden sein.
• Falsche Befehle in der WFD-Datei: Für bestimmte Aktionen gelten feste Befehle.
  • searchbarcode darf nur in naming sections verwendet werden, während docbarcode für sorting- oder workflow sections vorgesehen ist.
• Inkonsistente Konfiguration (Master/Slave): In MultiQueue-Umgebungen müssen readbarcode- und Barcode-Definitionen in allen scripts.ini-Dateien identisch sein.
• Geänderter Barcode-Inhalt: Wenn sich Format oder Präfix geändert haben, passen Sie die Regex-Regeln im System entsprechend an.

2. Mangelhafte Scanqualität und Hardware

• Schlechte Barcodequalität: Achten Sie auf eine klare Darstellung:
  • durchgehende Linien ohne Unterbrechungen,
  • keine Verpixelung oder verschwommene Kanten,
  • ausreichender weißer Rand (Ruhezone) um den Barcode.
• Ungünstige Scaneinstellungen: Verwenden Sie geeignete Scannerparameter.
  • Empfohlen: TIF-Format, 300 DPI, Graustufen.
  • Vermeiden: Schwarz-Weiß-Scans oder JPG-Kompression (Artefakte erschweren die Erkennung).
• Physische Probleme: Verschmutztes Scannerglas verursacht Streifen und erschwert die Erkennung – reinigen Sie es regelmäßig.

3. Prozess- und Anwenderfehler

• Barcodetrennung manuell deaktiviert: Bei manuellen Scans im Importer muss die Option „Barcodetrennung“ aktiv sein.
• Falscher Importordner: Scans in einen Ordner ohne Template mit barcodemerge werden nicht getrennt.

Zusätzliche Tipps

• Performance: Die Barcode-Erkennung kann zeitaufwendig sein. Bei Performance-Problemen: Nutzen Sie sie gezielt. Deaktivieren Sie die globale Erkennung (readbarcodes=false) und aktivieren Sie sie nur über Templates mit filter=barcodemerge.
• Protokollierung: Aktivieren Sie in der scripts.ini den Parameter scriptdebug=true, um detaillierte Logeinträge im Eventlog zur Barcode-Erkennung zu erhalten.

Updates

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Support

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Dokumente im Papierkorb (oder anderen Archiven) werden nicht gelöscht

• Mögliche Ursache 1: Es sind keine oder falsche Löschfristen konfiguriert.

  Lösung:

  1. Melden Sie sich als Administrator im Viewer an und wechseln Sie zum Reiter "Administration".
  2. Wählen Sie im Archivbaum das betreffende Archiv (z.B. "Papierkorb") aus.
  3. Im Bereich "Globale Einstellungen" aktivieren Sie den Bearbeiten-Modus.
  4. Überprüfen und stellen Sie im Abschnitt "Lager, Archive, Zusatzfelder" unter "Dokumentenlebensdauer" die gewünschte Frist ein (z.B. 8 Wochen).
  5. Um komplexere Regeln zu prüfen, klicken Sie im Bereich "Report, Vertragsmanagement, DLM" auf den Button "DLM aktive Elemente". Hier sehen Sie, welche Status- oder Zusatzfelder die Lebensdauer zusätzlich beeinflussen und können deren Konfiguration prüfen.
  6. Speichern Sie die Änderungen. Das Löschdatum wird nun für betroffene Dokumente neu berechnet.

• Mögliche Ursache 2: Berechnungsgrundlage und Prioritäten.

  Zur Berechnung der Löschfrist wird standardmäßig das ursprüngliche Archivierungsdatum herangezogen. Das Verschieben in den Papierkorb hat darauf keinen Einfluss.

  Zudem gilt eine klare Prioritäten-Hierarchie:

  1. Ein manuell gesetztes Löschdatum hat immer Vorrang.
  2. Danach greifen die Regeln der DLM-aktiven Elemente (Status- und Zusatzfelder).
  3. Zuletzt wird die allgemeine Dokumentenlebensdauer des Archivs herangezogen.

• Mögliche Ursache 3: Die definierte Uhrzeit zur Löschung wurde noch nicht erreicht.

  Das DLM ist ein zeitgesteuerter Prozess. Dokumente verschwinden nicht sofort, wenn ihr Löschdatum erreicht ist.

  Der DLM-Prozess läuft standardmäßig täglich um 06:00 Uhr. Die Uhrzeit kann in der .CON-Datei mit dem Schalter check_time in der Sektion [DLM] angepasst werden. Ein Neustart des Serverdienstes (bfaServer36) stößt den Prozess ebenfalls an.

• Mögliche Ursache 4: Das DLM ist global deaktiviert.

  Lösung: Stellen Sie sicher, dass in der .CON-Datei in der Sektion [DLM] der Schalter dont_check_expired entweder nicht vorhanden oder auf False gesetzt ist. Steht er auf True, ist das gesamte DLM ausgeschaltet.

Problem: Festplatte läuft voll

• Ursache: Das expired-Verzeichnis wird nicht geleert.

  Jedes vom DLM gelöschte Dokument wird als ZIP-Backup im expired-Verzeichnis abgelegt. Dies dient der Sicherheit, aber das Verzeichnis muss manuell bereinigt werden, sonst läuft die Festplatte unter Umständen voll.

  Lösung:

  1. Überprüfen Sie regelmäßig den Inhalt des Verzeichnisses, das in der .CON-Datei unter expired_dir konfiguriert ist (Standard: C:\bitfarm-archiv\bin\expired\).
  2. Löschen Sie alte ZIP-Dateien, die nicht mehr als Backup benötigt werden.

Problem: Expired-Verzeichnis wird nicht gefunden oder ist nicht beschreibbar

• Ursache: Falscher Pfad oder fehlende Berechtigungen.

  Der Löschvorgang schlägt fehl, wenn das Backup nicht geschrieben werden kann.

  Lösung:

  1. Prüfen Sie den Pfad für expired_dir in der [DLM] Sektion der .CON-Datei auf Korrektheit und Erreichbarkeit.
  2. Stellen Sie sicher, dass der bitfarm-Dienstbenutzer volle Schreib- und Leserechte auf dieses Verzeichnis hat.

Problem: Probleme beim Setzen eines Löschdatums

• Erforderliche Berechtigungen: Nur Benutzer mit administrativen Berechtigungen können ein Löschdatum manuell setzen oder zurücksetzen. Stellen Sie sicher, dass der angemeldete Benutzer (z.B. DMSAdmin) diese Rechte besitzt.
• Manuelle Datumsänderung hat Vorrang: Wenn ein manuelles Löschdatum gesetzt wurde, wird dieses durch automatische DLM-Regeln (z.B. durch Verschieben in ein anderes Archiv) nicht mehr geändert. Um die automatische Berechnung wieder zu aktivieren, muss das Löschdatum über "Werkzeuge -> Löschdatum neu berechnen" zurückgesetzt werden.

Problem: DLM verursacht hohe Serverlast oder dauert extrem lange

• Ursache: Erstmalige Aktivierung auf einem System mit sehr vielen Dokumenten.

  Wenn das DLM zum ersten Mal auf einem System mit einer hohen Anzahl an Dokumenten aktiviert wird, muss für jedes Dokument das Löschdatum berechnet werden. Stehen viele Dokumente zur Löschung an, kann dieser Prozess Stunden oder sogar Tage dauern und die Serverleistung stark beeinträchtigen.

  Lösung: Führen Sie die Erstaktivierung am besten am Wochenende oder außerhalb der Hauptgeschäftszeiten durch. Beobachten Sie den Prozess und haben Sie Geduld. Brechen Sie den Vorgang nicht ab.

  Updates

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HotSearch startet nicht automatisch

• Prüfen Sie, ob eine Verknüpfung zur HotSearch.exe im Autostart-Ordner vorhanden ist:
  C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\StartUp.
• Fehlt die Verknüpfung, fügen Sie sie manuell hinzu oder führen Sie den Client-Installer erneut aus (legt sie automatisch an).
• Überprüfen Sie im Task-Manager (Reiter Autostart), ob HotSearch aktiviert ist. Wird sie dort deaktiviert angezeigt, aktivieren Sie den Eintrag.
• Falls HotSearch weiterhin nicht startet, prüfen Sie die Ereignisanzeige → Windows-Protokolle → Anwendung auf Fehlermeldungen zu HotSearch.exe.

Hotkey funktioniert nicht oder verursacht Konflikte

• Überprüfen Sie im Viewer unter Datei → Optionen → HotSearch, ob ein Hotkey definiert und aktiviert ist.
• Konflikte vermeiden: Wählen Sie eine Tastenkombination, die nicht von anderen Programmen (z. B. Teams, OneNote, Snipping Tool) belegt ist.
• Zum Zurücksetzen der Einstellungen löschen Sie die Datei %appdata%\bitfarm-archiv\HotSearchOptions.ini und starten Sie HotSearch neu.
• Wenn die Windows-Benachrichtigung deaktiviert wurde, aktivieren Sie sie unter Einstellungen → System → Benachrichtigungen → HotSearch.

HotSearch findet keine Dokumente

• Stellen Sie sicher, dass im Menü Datei → Optionen → HotSearch das richtige Profil ausgewählt ist.
• Überprüfen Sie, ob Sie sich im korrekten Archiv oder Lagerort befinden, in dem die Dokumente erwartet werden.

Benachrichtigungen und Pop-ups (Wiedervorlagen)

• HotSearch zeigt Wiedervorlagen-Pop-ups an, bis diese im Viewer geöffnet wurden. Wechseln Sie dazu in den Reiter Wiedervorlage, um Benachrichtigungen zu schließen.
• Aktualisierungsintervall ändern:
  • Über Datei → Optionen → Wiedervorlage im Viewer.
  • Oder über den Parameter -time XXX (in Sekunden) in der HotSearch-Verknüpfung im Autostart-Ordner.
• Zum Deaktivieren der Pop-ups beenden Sie HotSearch über das Tray-Symbol und entfernen die Verknüpfung aus dem Autostart-Ordner.

Pop-up erscheint doppelt oder reagiert nicht korrekt

• Löschen Sie die Datei %appdata%\bitfarm-archiv\HotSearchOptions.ini, um alle HotSearch-Einstellungen zurückzusetzen.
• Prüfen Sie im Task-Manager oder per tasklist | find "HotSearch.exe", ob HotSearch mehrfach ausgeführt wird. Beenden Sie ggf. alle Instanzen und starten Sie neu.

Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder HotSearch verfügbar ist. Enterprise-Kunden finden aktuelle Pakete im Kundenbereich, GPL-User unter Downloads & Support.

Support

• Enterprise-Kunden: Kontaktieren Sie uns telefonisch oder per Mail hier.
• GPL-Version: Kostenfreier Support über das SourceForge-Forum.

Konfigurationsdatei (INI) überprüfen

• Achten Sie darauf, dass die INI-Datei im UTF-8-Format (ohne BOM) gespeichert ist. (In Notepad++: Menü Kodierung → In UTF-8 ohne BOM konvertieren).
• Überprüfen Sie die LZ_Check INI-Datei auf korrekte Syntax und korrekte Schreibweise der Parameter. Achten Sie zudem insbesondere auf folgende Aspekte:
• Stellen Sie sicher, dass alle Sektionsnamen (z. B. [MeinLesezeichen]) in der INI-Datei eindeutig sind. Doppelte Sektionsnamen können zu unerwartetem Verhalten führen.
• Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Parameter in der INI-Datei vorhanden sind, wie z. B. der Name des Lesezeichens (lesezeichen = ...) und die E-Mail-Adresse des Empfängers (mailto = ...).
• Achten Sie darauf, dass bei der Angabe mehrerer E-Mail-Adressen im Parameter mailto diese korrekt durch Semikolons getrennt sind (z. B. mailto = email1@domain.de; email2@domain.de).
• Vermeiden Sie Leerzeichen am Anfang oder Ende des Lesezeichennamens in der INI-Datei.
• Veraltete Anmeldedaten: Wurde das Passwort des verwendeten bitfarm-Benutzers geändert, müssen die in der INI hinterlegten Zugangsdaten mit credcrypt.exe neu verschlüsselt werden. Andernfalls kommt es zu Anmelde-/Versandfehlern.

Lesezeichen überprüfen

• Stellen Sie sicher, dass das in der INI-Datei angegebene Lesezeichen tatsächlich existiert und korrekt benannt ist. Detaillierte Informationen zu Lesezeichen finden Sie im Abschnitt Lesezeichen.
• Überprüfen Sie, ob der in der INI-Datei konfigurierte Benutzer die Berechtigung hat, auf das Lesezeichen zuzugreifen und es auszuführen. Dazu wechseln Sie als Admin in den Bereich „Lesezeichen“. Dort hat jeder Benutzer und jede Gruppe einen eigenen Unterordner innerhalb der globalen Lesezeichen.
• Achten Sie darauf, dass das Lesezeichen für den korrekten Archivbereich konfiguriert ist. Dies können Sie im Lesezeichen-Dialog überprüfen (Reiter „Lesezeichen“ in der oberen Menüleiste).

SMTP-Einstellungen prüfen

•  Server-Konfiguration (.con-Datei) – 

  Nutzen Sie OAuth (z.B. mit Microsoft 365), so prüfen Sie folgende Punkte:

  • Korrekte Aktivierung: Stellen Sie sicher, dass in Ihrer .con-Datei der Schalter bfa_server_smtp=true gesetzt ist.
  • Konflikte vermeiden: Gleichzeitig darf in der lz_check.ini-Datei keine [email]-Sektion vorhanden sein, da diese die Servereinstellungen überschreiben würde. Entfernen oder kommentieren Sie diese Sektion vollständig.
  • OAuth-Fehler:
    • Abgelaufenes Client-Secret: Überprüfen Sie in Microsoft Entra/Azure, ob der geheime Clientschlüssel ("Client-Secret") Ihrer App-Registrierung noch gültig ist. Dieser läuft oft nach 12-24 Monaten ab und muss dann erneuert werden.
    • Fehlerhafte OAuth-Datei: Stellen Sie sicher, dass die OAuth-Datei korrekt generiert wurde und im richtigen Pfad liegt.
    (→ Detaillierte Hilfe finden Sie im Abschnitt OAuth)
• Konfiguration via INI-Datei

  Wenn in Ihrer lz_check.ini-Datei eine [email]-Sektion existiert, werden die zentralen Servereinstellungen ignoriert. Gehen Sie in diesem Fall die folgende Checkliste sorgfältig durch:

  • Server und Port: Sind der Servername (smtp) und der Port (smtpport) exakt korrekt? 
  • Verschlüsselung: Ist die richtige Verschlüsselungsmethode aktiviert? Fast alle modernen Server erfordern usetls=true oder usessl=true.
  • Anmeldedaten: Sind smtpuser und smtppass korrekt? Wichtig: Beide Werte müssen mit dem Tool credcrypt.exe verschlüsselt werden. Passwörter im Klartext funktionieren hier nicht.
  • Absender: Ist eine gültige Absenderadresse (sender) eingetragen, die über diesen Account versenden darf?
• Erreichbarkeit: Prüfen Sie, ob der SMTP-Server vom bitfarm-Server aus erreichbar ist (z. B. mit telnet <Server> <Port> oder openssl s_client -connect <Server>:Port). Achten Sie darauf, dass keine Firewall, kein Proxy oder Virenscanner die Ports blockiert.
• Authentifizierung: Stellen Sie sicher, dass Benutzername und Passwort korrekt sind. Bei Microsoft 365 muss die SMTP-Authentifizierung ("SMTP AUTH") im Admin Center aktiviert sein.
• Anmeldedaten für bitfarm-Server aktuell halten: In der [main]-Sektion der INI-Datei sind der Benutzer (user) und das Passwort (password) für die Anmeldung am bitfarm-Server hinterlegt. Wenn das Passwort dieses Benutzers im DMS geändert wird, müssen Sie es hier mit credcrypt.exe neu verschlüsseln und eintragen, ansonsten schlägt die Verbindung zum Server fehl.

Benutzerkontext beachten

• Wenn LZ_Check als ein bestimmter Benutzer (z. B. DMSAdmin) ausgeführt wird, aber Lesezeichen im Kontext anderer Benutzer ausgeführt werden sollen, stellen Sie sicher, dass die Option userid= in der INI-Datei korrekt konfiguriert ist.
• Beachten Sie, dass die Variable %username% im Lesezeichen im User-Context des Benutzers aufgelöst wird, der das Lesezeichen ausführt.

Aufgabenplanung überprüfen

Wenn LZ-Check manuell in der Konsole funktioniert, aber als geplanter Task fehlschlägt, liegt das Problem fast immer in der Konfiguration der Windows-Aufgabenplanung. Gehen Sie die folgenden Schritte zur detaillierten Problembehebung durch.

• Schritt 1: Konfiguration des Tasks überprüfen

  Öffnen Sie die Windows-Aufgabenplanung und suchen Sie den Task für LZ-Check. Öffnen Sie dessen Eigenschaften und prüfen Sie die folgenden Reiter:

  • Reiter "Allgemein":
    • Benutzerkonto: Welcher Benutzer ist für die Ausführung eingetragen? Dies ist ein entscheidender Punkt. Der hier eingetragene Benutzer muss die erforderlichen Berechtigungen haben (siehe Schritt 2).
    • Sicherheitsoptionen: Stellen Sie sicher, dass "Unabhängig von der Benutzeranmeldung ausführen" und "Mit höchsten Privilegien ausführen" aktiviert sind, 
  • Reiter "Aktionen":
    • Programm/Skript: Hier muss der vollständige Pfad zur lz_check.exe stehen
    • Argumente hinzufügen: Hier muss der vollständige Pfad zur korrekten .ini-Datei angegeben werden. 
• Schritt 2: Benutzerkonto und Berechtigungen sicherstellen

  Das unter "Allgemein" konfigurierte Benutzerkonto benötigt spezifische Berechtigungen, um LZ-Check korrekt auszuführen:

  • Erforderliche Berechtigungen: Der Benutzer muss ein Dienstbenutzer mit lokalen Administratorrechten sein. Er benötigt mindestens Lese- und Schreibezugriff auf das bitfarm-Verzeichnis, die .con-Datei und die lz_check.ini sowie Ausführungsrechte für die .exe.
  • Wichtiger Hinweis zum SYSTEM-Konto: Vermeiden Sie die Verwendung des integrierten "SYSTEM"-Kontos. Die mit credcrypt.exe verschlüsselten Anmeldeinformationen in der INI-Datei sind an das Windows-Benutzerprofil gebunden, unter dem sie erstellt wurden. Das SYSTEM-Konto hat keinen entsprechenden Benutzerkontext und kann diese Daten nicht entschlüsseln, was zu Anmeldefehlern führt.
    Lösung: Führen Sie den Task immer unter demselben dedizierten Benutzerkonto aus, mit dem Sie auch die Passwörter via credcrypt.exe verschlüsselt haben.
• Schritt 3: Hängende oder bereits laufende Instanzen prüfen

  Ein häufigeres Problem ist, dass eine vorherige Ausführung von LZ-Check nicht korrekt beendet wurde und den Start einer neuen Instanz blockiert.

  • Überprüfung in der Aufgabenplanung: Prüfen Sie in der Hauptansicht der Aufgabenplanung die Spalte "Status". Wenn der Task über einen längeren Zeitraum als "Wird ausgeführt" angezeigt wird, hängt er wahrscheinlich.
  • Überprüfung im Task-Manager: Öffnen Sie den Task-Manager und suchen Sie nach Prozessen namens lz_check.exe. Ein hängender Task kann sich hinter einem dieser Prozesse verbergen.
  • Behebung: Beenden Sie den Task zuerst über einen Rechtsklick -> "Beenden" in der Aufgabenplanung. Wenn das nicht hilft, beenden Sie den zugehörigen Prozess manuell über den Task-Manager.

Sonstige Hinweise

• Führen Sie LZ_Check in der Konsole mit den Parametern -debug und -dryrun aus, um detaillierte Informationen und eventuelle Fehler zu erhalten.
• Prüfen Sie die Ereignisanzeige auf Fehlermeldungen im Zusammenhang mit LZ_Check.

Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Enterprise-Kunden finden die neuesten Pakete im Kundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.

Allgemeine Konfigurationsprobleme

• Überprüfen Sie die ini-Datei des Exports: Viele Fehlerquellen liegen in fehlerhaften Einträgen der Konfigurationsdatei (z.B. Dateipfade, Feldnamen, Statusfeldnamen). Kontrollieren Sie diese auf Tippfehler und Korrektheit. Mehr Informationen zur Konfigurationsdatei finden Sie im Systemhandbuch innerhalb des entsprechenden Kapitels.
• Encoding der INI-Datei prüfen: Stellen Sie sicher, dass die verwendete INI-Datei im UTF-8 Format ohne BOM (Byte Order Mark) gespeichert ist.  (In Notepad++: Menü Kodierung → In UTF-8 ohne BOM konvertieren).

Pfad- und Berechtigungsprobleme

• Prüfen Sie die Erreichbarkeit der Pfade: Öffnen Sie die im Export-INI angegebenen Verzeichnisse (z. B. Logfiledir, Exportdir) manuell über den Windows-Explorer oder per cmd-Befehl dir \\Server\Pfad. Stellen Sie sicher, dass Sie ohne Fehlermeldung darauf zugreifen können. Oft ist der konfigurierte Pfad nicht von dem Client oder dem Dienstbenutzer erreichbar.
• Fehlende Schreibrechte im Exportverzeichnis: Der ausführende Benutzer benötigt zwingend Schreibrechte auf dem Zielordner, insbesondere wenn dieser auf einem DATEV- oder Bitfarm-Server liegt (NTFS- und Freigabeberechtigungen müssen stimmen).
• Vermeiden Sie lokale Pfade: Verwenden Sie anstelle von lokalen Pfaden wie C:\... immer UNC-Pfade wie \\Servername\Freigabe\.... 
• Anpassung nach Serverumzug: Nach einem Serverumzug oder einer Infrastrukturänderung müssen die Exportpfade in allen relevanten INI- oder Konfigurationsdateien

Problembehebung bei der Ausführung

• Plugin im Viewer aktivieren: Prüfen Sie, ob das Plugin im Viewer des jeweiligen Benutzers unter Datei → Optionen → Plugins sichtbar und mit einem Haken aktiviert ist.
• VBS-Ausführung prüfen: Öffnen Sie den Windows Script Host über wscript.exe → Rechtsklick → Eigenschaften und prüfen Sie, ob Skripte erlaubt sind. 

Workflow und Statusprobleme

• Falsche Status-Bedingungen (Conditions): Der Export schlägt fehl, wenn konfigurierte Statusfelder (z. B. `stat_geprüft=True`) im Dokument nicht gesetzt sind oder sich die Konfiguration des Statusfeldes geändert hat. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente die erforderlichen Statuswerte besitzen.
• Status wird nach Export nicht gesetzt: Wenn das Statusfeld (z. B. `nach DATEV übertragen`) nach erfolgreichem Export nicht gesetzt wird:
  • Überprüfen Sie, ob der ausführende Benutzer die Berechtigung zum Ändern des entsprechenden Statusfeldes in der Bitfarm-Administration besitzt.

Datenkorrektheit und Formatierung

• Datumsformate anpassen: Nutzen Sie Castings (z. B. date2string), um das Datumsformat exakt an die DATEV-Vorgaben (z. B. ohne Punkte/Jahrhundertangabe) anzupassen. (Beispiel: date2string("%d%m%y") statt date2string("%d.%m.%Y")).
• Währungssymbole und Tausenderpunkte entfernen: Wenn DATEV Zahlenfelder ohne Währungszeichen oder Tausendertrennzeichen erwartet, verwenden Sie im Casting-Skript Ersetzungen wie replace("€","").replace(".",""), um eine reine Dezimalzahl mit Komma zu erhalten.

Zusatzfelder und Performance

• Grid-Felder prüfen: Vergewissern Sie sich, dass alle benötigten Grid-Spalten (z. B. für Kostenstellen oder Kontierung) korrekt befüllt sind, bevor der Export ausgelöst wird. Bei fehlenden Werten ist die Ursache oft in der vorgelagerten Verschlagwortung oder WFD zu suchen.
• Export als TIF/PDF Qualität: Wenn die exportierten Dokumente unleserlich oder zu groß sind, passen Sie die Einstellungen in der scripts.ini an, z. B. archpdfincolor=grey (PDFs werden in Graustufen archiviert, was besonders die Qualität der Kopfdaten verbessert.) oder Defaultresolution=hires (TIFF-Voransichten werden mit 300 dpi statt 200 dpi ausgegeben, was die Darstellungsqualität erhöht.). Achten Sie auf den Kompromiss zwischen Dateigröße und Bildqualität. 

Sonstige Fehlerbehebung

• Antivirensoftware: Öffnen Sie Ihr Antivirenprogramm und fügen Sie die bitfarm-Archiv-Verzeichnisse sowie den Exportpfad als Ausnahmen hinzu. Achten Sie darauf, dass insbesondere Skripte (.vbs) und die ausführbaren Export-Dateien nicht blockiert werden.
• Neustart: Führen Sie nach Konfigurationsänderungen oder Softwareinstallationen einen Neustart des Clients und/oder des Servers durch.

Updates

• Softwarestände prüfen: Öffnen Sie im Viewer unter Hilfe → Info die Versionsanzeige. Vergleichen Sie diese mit der im Kundenbereich angegebenen aktuellen Version. Laden Sie neue Installationspakete herunter und führen Sie ein Update gemäß der Anleitung durch.

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.

Add-In wird in Outlook nicht angezeigt oder ist deaktiviert

• Überprüfen der Add-In-Aktivierung: Stellen Sie sicher, dass das Add-In in den Outlook-Optionen unter "Datei" -> "Optionen" -> "Add-Ins" aktiviert ist. 
• COM-Add-Ins überprüfen: Im selben Fenster (Outlook-Optionen -> Add-Ins) klicken Sie auf "COM-Add-Ins verwalten" und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen neben dem Add-In "bfaoffice" aktiviert ist.
• LoadBehavior in der Registry anpassen:
  Sollte sich das Add-In dennoch bei jedem Start von Outlook deaktivieren, kann es helfen, das LoadBehavior anzupassen.
  1. Schließen Sie Outlook.
  2. Öffnen Sie den Registrierungseditor (regedit).
  3. Navigieren Sie zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\[Add-In-Name].
  4. Suchen Sie den Eintrag "LoadBehavior". Ändern Sie den Wert auf "3", um das Add-In beim Start zu laden.
  5. Starten Sie Outlook neu.
• Kompatibilitätsmodus aktivieren: Aktivieren Sie den Kompatibilitätsmodus in Outlook unter "Datei" -> "Optionen" -> "Allgemein" -> "Für Kompatibilität optimieren". Starten Sie Outlook anschließend neu.
• Sicherheitswarnungen bestätigen: Stellen Sie sicher, dass der Server, von dem das Add-In geladen wird, als vertrauenswürdige Site in den Internetoptionen eingetragen ist. Dies verhindert Sicherheitswarnungen, die das Laden des Add-Ins blockieren könnten.
• Sicherheitsflag entfernen: Überprüfen Sie, ob die Dateien des Add-Ins mit einem Sicherheitsflag versehen sind. Um zu prüfen, ob eine Add-In-Datei mit einem Sicherheitsflag versehen ist, klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an und wählen Eigenschaften. Befindet sich im Eigenschaftenfenster unten der Hinweis „Die Datei stammt von einem anderen Computer und wurde eventuell zur Sicherheit blockiert“, ist die Datei mit einem Sicherheitsflag versehen. Fehlt dieser Hinweis, liegt kein Sicherheitsflag vor. Verwenden Sie das Tool bzw. den Befehl `streams.exe -s -d `, um Sicherheitsflags zu entfernen.
• • Outlook 365: Das neue Outlook unterstützt aktuelle keine klassischen Add-Ins. Kehren Sie zur klassischen Ansicht zurück, um die Add-Ins zu nutzen. Um im neuen Outlook zum klassischen Outlook zurückzukehren, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf den Schalter "Das neue Outlook" und bestätigen Sie die Rückkehr zur klassischen Ansicht. Wenn Sie diese Option nicht sehen, können Sie auch die neuere Outlook-App deinstallieren, was dazu führt, dass die klassische Version automatisch wieder gestartet wird. Wir arbeiten akuell an einem kompatiblen Add-In für Outlook 365.

Neinstallation 

• Add-In-Installation als Administrator ausführen: Stellen Sie sicher, dass die Installation des Add-Ins mit Administratorrechten erfolgt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Installationsdatei und wählen Sie "Als Administrator ausführen".
• Office-Anwendungen während der Installation schließen: Stellen Sie sicher, dass alle Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel) während der Installation des Add-Ins geschlossen sind.
• .NET Framework 3.5 : Stellen Sie sicher, dass diese Komponente auf dem System installiert & aktiviert ist. Der Client-Intalliert installiert diese Komponente standardmäßig mit. Sie können unter "Systemsteuerung" -> "Programme und Features" -> "Windows-Funktionen prüfen, ob die Komponente aktiviert ist.

Weitere Tipps zur Fehlerbehebung

• Neustart von Outlook und Rechner: Ein einfacher Neustart von Outlook oder des gesamten Rechners kann möglicherweise das Problem beheben.
• Outlook im abgesicherten Modus starten: Starten Sie Outlook im abgesicherten Modus (outlook.exe /safe), um zu überprüfen, ob andere Add-Ins oder Fehlerquellen das Problem verursachen.
• Temporäre Dateien löschen: Wenn Outlook-Add-Ins nicht korrekt arbeiten oder Fehler auftreten, können veraltete oder beschädigte temporäre Dateien die Ursache sein. Löschen Sie daher den Inhalt des temporären Ordners des Benutzers: 1. Drücken Sie **Windows + R**, geben Sie `%temp%` ein und bestätigen Sie mit **Enter**. 2. Es öffnet sich der temporäre Ordner des aktuellen Benutzers. Markieren Sie alle Dateien und Ordner und löschen Sie diese. 3. Schließen Sie alle Office-Anwendungen und starten Sie Outlook neu, damit das Add-In temporäre Daten neu anlegen kann.
• Sicherstellen, dass der Server erreichbar ist: Überprüfen Sie, ob der bitfarm-Archiv-Server erreichbar ist. Stellen Sie sicher, dass der Client eine Netzwerkverbindung zum Server hat und dass keine Firewall-Regeln den Zugriff blockieren. Siehe auch Abschnitt "Anmeldung am bitfarm-Server nicht möglich".
• UAC (User Account Control) prüfen: Deaktivieren Sie testweise die Benutzerkontensteuerung (UAC), um auszuschließen, dass diese die Ausführung des Add-Ins behindert. Um die Benutzerkontensteuerung (UAC) testweise zu deaktivieren, öffnen Sie die Systemsteuerung und wählen Benutzerkonten → Einstellungen der Benutzerkontensteuerung ändern. Schieben Sie den Regler ganz nach unten auf „Nie benachrichtigen“ und bestätigen Sie mit OK. Starten Sie anschließend den Computer neu, damit die Änderung wirksam wird. Nach dem Test können Sie die UAC auf die vorherige Stufe zurücksetzen.
• Virenscanner-Einstellungen überprüfen: Einige Virenscanner können die Funktion von Add-Ins beeinträchtigen. Stellen Sie sicher, dass das Add-In in den Einstellungen des Virenscanners als Ausnahme hinzugefügt wurde. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
• Prüfen der Makrosicherheitseinstellungen: Um die Makrosicherheitseinstellungen in Outlook zu prüfen, öffnen Sie Outlook und gehen Sie in die Optionen. Wählen Sie dort den Bereich Trust Center (oder Sicherheitscenter) und klicken Sie auf Einstellungen für das Trust Center....

  Im neuen Fenster öffnen Sie den Abschnitt Makroeinstellungen.

  Überprüfen Sie hier, welche Option aktiv ist. Wenn „Alle Makros ohne Benachrichtigung deaktivieren“ ausgewählt ist, werden Makros – und damit auch Add-Ins, die Makrofunktionen verwenden – vollständig blockiert, ohne dass Outlook eine Meldung anzeigt.

  Wählen Sie stattdessen „Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren“, um Outlook die Möglichkeit zu geben, beim Start auf blockierte Makros oder Add-Ins hinzuweisen. Diese Einstellung erlaubt es, Makros bzw. Add-Ins bei Bedarf gezielt zu aktivieren.

  Schließen Sie anschließend alle Fenster mit OK und starten Sie Outlook neu, damit die geänderten Sicherheitseinstellungen übernommen werden.

• Ereignisanzeige überprüfen: Um die Windows-Ereignisanzeige auf Fehlermeldungen im Zusammenhang mit einem Outlook-Add-In zu prüfen, öffnen Sie zunächst die Ereignisanzeige: Drücken Sie Windows-Taste + R, geben Sie eventvwr.msc ein und bestätigen Sie mit Enter.

  Navigieren Sie dann zu Windows-Protokolle → Anwendung. In dieser Liste werden alle Anwendungsereignisse protokolliert, darunter auch Fehler, die während des Starts oder der Ausführung von Outlook-Add-Ins auftreten.

  Suchen Sie gezielt nach Einträgen, bei denen als Quelle „Outlook“ oder der Name des Add-Ins angegeben ist, oder nach Fehlern mit dem Typ Fehler bzw. Warnung, die zeitlich mit dem Start von Outlook oder dem Laden des Add-Ins zusammenfallen.

  Details zu den einzelnen Ereignissen können Sie durch Doppelklick auf den Eintrag einsehen. Besonders wichtig sind Fehlercodes, Beschreibungstexte und Hinweise auf fehlende Dateien oder Berechtigungen. Diese Informationen helfen, die Ursache für Probleme mit dem Add-In zu identifizieren und gezielt zu beheben.

  Wenn mehrere Add-Ins installiert sind, empfiehlt es sich, die Ereignisse nach Zeitstempel zu filtern, um Einträge zu finden, die direkt nach dem Start von Outlook auftreten.

Probleme bei der Archivierung

• Mail-Kategorie wird nicht hinzugefügt: Wenn beim Archivieren von E-Mails über das Outlook-Add-In die zugewiesene Kategorie nicht erscheint, liegt dies häufig an fehlenden Berechtigungen oder eingeschränkten Outlook-Einstellungen. Prüfen Sie zunächst, ob der Benutzer ausreichende Rechte besitzt, um Kategorien in Outlook zu erstellen oder zu ändern. In Unternehmensumgebungen können Gruppenrichtlinien das Hinzufügen oder Ändern von Kategorien einschränken.
• Langsame Archivierung: Wenn die Archivierung von Dokumenten langsamer als üblich erfolgt, kann dies mehrere Ursachen haben. Häufige Gründe sind Netzwerkprobleme, hohe Serverauslastung oder eine große Anzahl zu archivierender Dokumente. Prüfen Sie zunächst die Netzwerkverbindung zwischen Client und bitfarm-Archiv-Server, um sicherzustellen, dass keine Paketverluste oder Verbindungsabbrüche vorliegen. Überprüfen Sie außerdem die Serverressourcen wie CPU-Auslastung, Arbeitsspeicher und Festplatten-I/O. Bei Multiuser-Umgebungen kann eine hohe Last durch parallele Archivierungsaufträge entstehen.
• Dubletten: Können Sie die Mail trotz Übertragung nach bitfarm-Archiv nicht im Viewer finden, überprüfen Sie, ob es sich bei dem Dokument möglicherweise um eine Dublette handelt. Im Verzeichnis .\bitfarm-archiv\dubletten werden die Dubletten gesammelt.

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Allgemeine Konfiguration

• Falsches Encoding der Konfigurationsdatei: Prüfen Sie, ob die Datei bfa_sqlmapper.ini im Format UTF-8 ohne BOM (Byte Order Mark) gespeichert ist. Ein falsches Encoding kann zu Fehlern beim Einlesen der Konfiguration führen. Zur Überprüfung und Anpassung empfehlen wir einen geeigneten Editor, wie z.B. Notepad++.
• Umlaute in Zusatzfeldnamen: Bitte beachten Sie, dass der SQL-Mapper unter Umständen Probleme mit Umlauten in Zusatzfeldnamen haben kann. In einem solchen Fall sollten Sie Umlaute vermeiden oder diese durch alternative Schreibweisen ersetzen (z.B. "ae" statt "ä").
• Falsche Anmeldedaten (Credentials): Überprüfen Sie , ob die Anmeldedaten (Benutzername und Passwort) in der bfa_sqlmapper.ini korrekt verschlüsselt sind. Verwenden Sie hierfür das Tool credcrypt, um die Anmeldedaten bei Bedarf neu zu verschlüsseln. Weitere Informationen zu diesem Tool finden Sie im Systemhandbuch im gleichnamigen Kapitel.
• Konflikt mit Antivirensoftware: Es kann vorkommen, dass Antivirenprogramme die Ausführung des SQL-Mappers beeinträchtigen oder Dateien blockieren. Stellen Sie sicher, dass das bitfarm-archiv-Verzeichnis in Ihrer Antivirensoftware als Ausnahme definiert wurde. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
• Fehlende oder falsche ODBC-Verbindung: Der SQL-Mapper benötigt eine korrekt eingerichtete 32-Bit ODBC-Verbindung. Bitte prüfen Sie, ob diese vorhanden ist und fehlerfrei funktioniert. Mit dem Befehl bfa_sqlmapper -c odbctest -s all können Sie die Verbindung testen. Stellen Sie sicher, dass es sich um eine 32-Bit-Verbindung handelt, da 64-Bit-Verbindungen nicht unterstützt werden.
• Fehlende Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass der Benutzer, unter dem der SQL-Mapper-Dienst ausgeführt wird, über die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf die Datenbank und die betreffenden Archive verfügt (Lesen und Schreiben auf die Zusatzfelder).
• Unerwartete Ergebnisse/Abstürze aufgrund von NULL-Werten: Sollte ein SQL-Statement einen NULL-Wert zurückliefern, kann dies zu Problemen führen. Verwenden Sie in diesem Fall die Optionen emptyonmissing=True und emptyonnoresult=True, um leere Felder zu behandeln. Alternativ kann ein Output-Caster genutzt werden, um NULL-Werte in leere Strings zu konvertieren. Achten Sie bitte generell auf eine korrekte SQL-Syntax.

Konfigurationsdatei (bfa_sqlmapper.ini)

• Fehlende oder falsche Konfigurationseinträge: Prüfen Sie, ob alle erforderlichen Einträge (z.B. constring, sql, lookupindex) in der bfa_sqlmapper.ini korrekt definiert sind. Häufige Fehlerquellen sind doppelte Einträge, falsche Sektionsnamen (der SQL-Mapper ist case-sensitiv) oder ein falsches Log-Verzeichnis. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie hier.

WFD-Regeln & Casting

• Falsche oder fehlende WFD-Regeln: Stellen Sie sicher, dass die WFD-Regeln korrekt konfiguriert sind, um den SQL-Mapper aufzurufen. Bei Bedarf können Sie den WFD-Generator & Validator innerhalb der Wissensdatenbank nutzen.
• Reihenfolge: Beachten Sie, dass WFD-Regeln vor Plugins ausgeführt werden. Sollte ein Plugin auf Zusatzfelder zugreifen, die durch WFD-Regeln gefüllt werden, muss sichergestellt werden, dass die WFD-Regeln zuerst zur Ausführung kommen.
• Datentyp- und Zeichencodierungskompatibilität: Stellen Sie bitte sicher, dass die Datentypen der abzufragenden Datenbankfelder und der Ziel-Zusatzfelder in bitfarm-Archiv zueinander passen. Verwenden Sie bei Bedarf geeignete Input- und Output-Caster, um Datentypen zu konvertieren oder spezielle Formatierungen (z.B. für Datumswerte oder Zahlen) vorzunehmen. Caster können außerdem eingesetzt werden, um Unicode- oder Sonderzeichen, etwa durch Verwendung von unicode2latin1, korrekt zu behandeln.

Netzwerk und Server

• Keine Verbindung zum bfaserver: Stellen Sie sicher, dass der SQL-Mapper eine Verbindung zum bfaserver herstellen kann. Überprüfen Sie hierzu die Netzwerkkonfiguration und eventuelle Firewall-Einstellungen. Achten Sie auch darauf, dass auf dem SQL-Server dieselben SSL-Einstellungen aktiv sind wie auf dem Client.
• MultiQueue-Konfiguration: Sollten Sie MultiQueue verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass alle Slaves korrekt konfiguriert sind und auf dieselbe Datenbank zugreifen können. Die bfa_sqlmapper.ini muss auf allen Slaves identisch sein.

Performance-Probleme

• Lange Verarbeitungszeiten: Sollte der SQL-Mapper lange Verarbeitungszeiten aufweisen, kann dies an einer ineffizienten SQL-Abfrage oder an einer großen Anzahl zu durchsuchender Archive liegen. In diesem Fall ist die SQL-Abfrage zu optimieren und ggf. die Anzahl der zu durchsuchenden Archive einzuschränken.
• Archivbaum: Bitte beachten Sie, dass eine große Anzahl an Archiven die Ladezeit des Archivbaums und damit die Ausführungszeit des SQL-Mappers beeinflussen kann.

Updates

Support

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