bitfarm-Archiv 
Wissensdatenbank

Voransichtsprobleme

Viele Anzeigeprobleme lassen sich auf fehlende oder veraltete Basis-Komponenten zurückführen:

• GhostScript: Stellen Sie sicher, dass eine aktuelle Version installiert ist. Die mit bitfarm-Archiv kompatiblen Pakete finden Sie unter .\bitfarm-archiv\install\Programme\.
• LibreOffice: Stellen Sie neben einer aktuellen Version ebenfalls sicher, dass in der scripts.ini unter [Office], der Pfad bei openofficepath= dem korrekten Installationsverzeichnis von LibreOffice entspricht.
• Öffnen Sie die Originaldatei in einem Standardprogramm (z.B. Windows-Fotoanzeige). Falls sie dort nicht korrekt angezeigt wird, liegt möglicherweise ein Defekt vor. Die Fehlerquelle könnte beim Scanner oder anderen Drittanbieter-Tools liegen.
• Nach diesen oder weiteren Fehlerbehebungen können Sie die Voransicht aktualisieren, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen.
• Nutzen Sie dafür im Viewer: "Werkzeuge" → "Dokument aktualisieren"
• Möchten Sie nach einer Vielzahl an archivierten Dokumenten suchen, die keinen Inhalt haben, nutzen Sie das Tool searchemptydoctxt.exe (Anleitung im Systemhandbuch, Kapitel "bitfarm-Archiv-Toolbox")

Konfiguration in der scripts.ini

Prüfen Sie die zentralen Einstellungen für die Dokumentenverarbeitung in der scripts.ini:

• extractPDFdirect: Wenn auf true, wird der im PDF eingebettete Volltext verwendet. Bei fehlerhaftem oder unvollständigem Text setzen Sie den Schalter auf false, um die Volltexterkennung zu erzwingen.
• pdftextminsize: Erhöhen Sie den Wert, wenn sehr kleine Texte nicht erkannt werden.
• xmltotext: Muss auf true stehen, um Volltext aus XML-Dateien zu extrahieren.
• tesslang: Fügen Sie Sprachkürzel hinzu, z.B. tesslang=deu+eng. Weitere Trainingsdaten: https://github.com/tesseract-ocr/tessdata
• ocrxmlfor: Setzen Sie hier Dateiformate für die Fundstellenmarkierung, falls diese nicht funktioniert.
• Prüfen Sie in der scripts.ini im Bereich [OCR], dass usetesseract=true gesetzt ist

Scanqualität optimieren

• Verwenden Sie eine 300 DPI Auflösung
• Achten Sie auf gute Ausleuchtung und vermeiden Sie Schatten
• Nutzen Sie TIF mit LZW- oder CCITT4-Kompression statt JPEG
• Scannen Sie in Graustufen für bessere Ergebnisse. Weitere Informationen im Abschnitt Duplex Scan/Druck

Blockierte Verarbeitung

• Antiviren-Software: Prüfen Sie, ob Antiviren-Software die Ausführung von bitfarm-Archiv-Prozessen (z.B. bfa_tessocr.exe, archivierung.vbs) oder den Zugriff auf ...\bitfarm-archiv\queue blockiert. Fügen Sie das bitfarm-Archiv-Programmverzeichnis zu den Ausnahmen hinzu.
• Fehlerhafte Dokumente: Sehr große oder beschädigte Dateien können die OCR-Engine zum Absturz bringen und die Warteschlange blockieren.
  Lösung: Stoppen Sie die bitfarm-Dienste mit TERMALL.bat, entfernen Sie das fehlerhafte Dokument aus dem queue-Verzeichnis und starten Sie die Dienste mit STARTALL.bat neu.

Unvollständiger Volltext bei PDFs

Problem: Eingebetteter Textlayer

Die Standardeinstellung extractPDFdirect=true in der scripts.ini (Abschnitt [Rendering]) verwendet den im PDF vorhandenen Textlayer, anstatt eine eigene OCR durchzuführen.

Häufige Probleme:

• Wichtige Informationen (Logos, Stempel, Tabellen) sind als Bild eingebettet und nicht im Textlayer enthalten
• Der eingebettete Volltext ist fehlerhaft oder kryptisch
• Das PDF enthält nur sehr wenig Text, sodass die OCR nicht startet

Lösungen

• Globale Lösung: Setzen Sie extractPDFdirect=false in der scripts.ini. Dies erzwingt OCR für alle PDFs.
  Achtung: Erhöht die Verarbeitungszeit und kann WFD-Regeln beeinflussen.

Papiervorlage

Die Layout-Erkennung kann durch Störungen auf dem Dokument beeinträchtigt werden:

• Achten Sie auf geraden Einzug
• Stempel, Notizen und Markierungen können die Erkennung stören
• Dünnes, durchscheinendes, geknittertes oder verschmutztes Papier führt zu Erkennungsfehlern
• Bei schlechter Vorlagenqualität kann eine manuelle Korrektur oder Anpassung der WFD-Regeln (z.B. reguläre Ausdrücke für "O" und "0") notwendig sein.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Client-seitige Fehler (Viewer): Viewer-Abstürze oder Anzeigeprobleme werden in einer Log-Datei im temporären Verzeichnis des Benutzers protokolliert: %Temp%\ViewerV36_Datum_DEBUG.LOG. Der Pfad kann in der profil.con unter `[Options]` mit `LogSaveDirectory` angepasst werden.
• Server-seitige Fehler (Archivierung): Der Hauptarchivierungsprozess (`archivierung.vbs`) schreibt seine Fehler in die Windows-Ereignisanzeige (`eventvwr.msc` → Anwendung, Quelle: "WSH").
• Server-seitige Fehler (Volltexterkennung): Fehler bei der OCR-Verarbeitung finden Sie im Log des Hauptserverdienstes, bfaServer36.log. Der Pfad zu dieser Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

Updates

Enterprise-Kunden finden die neuesten Pakete im Kundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.

Support

• Enterprise-Kunden können hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version steht das Forum auf SourceForge zur Verfügung.

• Wiedervorlagen werden nicht oder fehlerhaft angezeigt:
  • Prüfen Sie den Datumsfilter in der WVL-Liste. WVL in der Zukunft werden nur bei entsprechend angepasstem Filter angezeigt.
  • Bei Gruppen-WVLs mit Option "Einer für alle" verschwindet der Eintrag aus den Listen anderer Gruppenmitglieder, sobald ein Mitglied die WVL "in Arbeit" nimmt.
  • Überprüfen Sie, ob eine aktive Urlaubsvertretung die WVL an einen anderen Benutzer umleitet.
  • Fehlt bei einer WVL die Dokumentenvorschau oder Zusatzfelder, prüfen Sie die Berechtigungen (siehe "Probleme bei Zugriffsrechten").
  • Starten Sie den Viewer neu. Bei bestehenden Anzeigefehlern löschen Sie die Konfigurationsdateien unter %appdata%\bitfarm-archiv\ (insbesondere sortings.ini) bei geschlossenem Viewer.
  • Überprüfen Sie auch, ob der korrekte Benutzer angemeldet ist, der für die WVL zuständig ist.
• Häufigere Bedienungsfehler:
  • Unterschied "Eigene WVL" vs. "Delegierte WVL": Eigene WVLs sind Aufgaben zur Bearbeitung. Delegierte WVLs sind Aufgaben, die Sie an andere vergeben haben und als Controller überwachen.
  • Änderungen werden nicht gespeichert: Änderungen an Dokumenten in der WVL werden nur übernommen, wenn das Dokument zuvor in den Bearbeitungsmodus versetzt wurde. Das Setzen des Status ohne Bearbeitung speichert beispielsweise die Änderung nicht.
• Probleme bei Zugriffsrechten und Delegation:
  • Keine Rechtevererbung: Der Bearbeiter einer WVL erbt nicht die Rechte des Controllers. Er erhält lediglich temporäre Standardrechte im Kontext der Wiedervorlage. Fehlen grundsätzliche Rechte auf das Archiv, kann das Dokument außerhalb der WVL nicht geöffnet werden.
  • Wird ein Dokument auf Wiedervorlage in ein Archiv verschoben, auf das der Bearbeiter keine Rechte hat, verliert dieser den Zugriff.
  • Auch Stellvertreter können WVL von verschobenen Dokumenten oder von gelöschten Benutzern ggf. nicht mehr bearbeiten
• Probleme durch Benutzerverwaltung:
  • WVL von gelöschten oder gesperrten Benutzern können oft nicht mehr bearbeitet werden. Reaktivieren Sie den Benutzer temporär im Administrator, leiten Sie dessen WVL an einen aktiven Benutzer weiter und sperren/löschen Sie den alten Benutzer anschließend. Alternativ kann eine dauerhafte Urlaubsvertretung eingerichtet werden.
  • Nach einem AD-Abgleich kann es vorkommen, dass Benutzer neu angelegt statt reaktiviert werden. Dies führt zu verwaisten WVL.
• Probleme beim Fertigsetzen/Fortsetzen/Abbrechen:
  • Stellen Sie sicher, dass das Dokument in Bearbeitung genommen wurde, bevor Änderungen gespeichert werden.
  • Prüfen Sie, ob das Recht "Workflow abbrechen" für das jeweilige Archiv gesetzt ist.
• Erinnerungsmails werden nicht versendet:
  • Prüfen Sie die SMTP-Konfiguration in der bfaServer36.ini (smtpserver, sendername, ggf. authuser und authpass).
  • Stellen Sie sicher, dass der SMTP-Server vom bitfarm-Server aus erreichbar ist (Port, Firewall).
  • Überprüfen Sie, ob in der WFD-Sektion (z.B. durch sendmailto=) oder den WVL-Optionen die korrekten Empfänger hinterlegt sind.
  • Stellen Sie sicher, dass der empfangende Benutzer eine gültige E-Mail-Adresse im Benutzerprofil hat.
  • Detaillierte Lösungansätze zum Thema SMTP finden Sie auch hier.
• HotSearch-Benachrichtigungen:
  • HotSearch benachrichtigt nur bei neuen, noch nicht eingesehenen Aufgaben. Ein Klick in die Wiedervorlageliste setzt den Zähler zurück und stoppt Benachrichtigungen, bis neue Aufgaben eintreffen.
  • Die Häufigkeit der Benachrichtigungen kann über den Parameter -time XXX (in Sekunden) in der HotSearch-Verknüpfung angepasst werden. Beispiel: ...\hotsearch.exe -time 300 für eine Prüfung alle 5 Minuten.
  • HotSearch kann über das Kontextmenü im Infobereich oder durch Entfernen aus dem Autostart-Ordner deaktiviert werden.
  • Weitere Lösungsansätze zum Thema HotSearch finden Sie hier.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Server-Aktionen: Fehler bei der Erstellung, Zuweisung oder beim E-Mail-Versand von Wiedervorlagen werden in der Log-Datei des Serverdienstes protokolliert: bfaServer36.log. Der Pfad zu dieser Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

Updates

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Allgemeine Probleme und erste Schritte

• Dienste neu starten: Häufige Ursache für eine stehende Verarbeitung ist ein Problem mit den Serverdiensten. Ein gezielter Neustart löst die meisten grundlegenden Probleme. Führen Sie dazu auf dem Server die Skripte Termall.bat und anschließend Startall.bat (beide im bitfarm-Archiv-Programmverzeichnis) explizit "Als Administrator" aus. Ein kompletter Serverneustart kann ebenfalls helfen.
• Queue und Verarbeitungsordner prüfen: Werfen Sie einen Blick in die Verarbeitungsordner auf dem Server.
  • \uebergabe: Hier landen Dokumente, bevor sie verarbeitet werden. Stauen sich hier Dateien, läuft der Spooldienst ggf. nicht korrekt.
  • \queue: Die eigentliche Warteschlange. Stauen sich hier Dateien, hat der Archivierungsdienst ein Problem.
  • \garbage: Hier landen fehlgeschlagene Archivierungsversuche. Die zugehörige .err-Datei enthält die genaue Fehlermeldung und ist der wichtigste Anhaltspunkt für die Analyse.
  • \dubletten: Wenn die Dublettenprüfung (dublettenpruefung=true in der .con-Datei) aktiv ist, landen hier inhaltsgleiche Dokumente.

Detaillierte Fehlerbehebung 

Server- & Verarbeitungsprobleme

• Queue wird nicht abgearbeitet, obwohl Dienste laufen:
  • Hängende Prozesse: Ein einzelnes fehlerhaftes Dokument oder ein abgestürzter Konvertierungsprozess (z.B. wkhtmltopdf.exe, , bfa_pdf2tif.exe) kann die gesamte Queue blockieren. Überprüfen Sie den Task-Manager auf dem Server auf solche Prozesse und beenden Sie diese manuell nach einem Termall.bat.
  • Speicherplatz: Prüfen Sie, ob die Festplatte des Servers, insbesondere die Partition mit der Archivablage und dem \queue-Verzeichnis, vollgelaufen ist. Ein fehlender Speicherplatz führt sonst zu einem Stillstand.
  • Lock-Dateien: In seltenen Fällen können lock- oder superlock-Dateien im \temp-Verzeichnis die Verarbeitung blockieren. Diese können nach dem Stoppen der Dienste gelöscht werden.
  • Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass der bitfarm-Dienstbenutzer volle Lese- und Schreibrechte auf alle relevanten Verzeichnisse (\import, \uebergabe, \queue,  etc.) und Netzwerkfreigaben hat.
  • Falsche Anmeldeinformationen: Stellen Sie sicher, dass der bitfarm-Dienstbenutzer korrekte Anmeldeinformationen hat und dass diese nicht abgelaufen sind.
  • Große Dateien: Sehr große Dateien (z.B. PDFs mit vielen Seiten oder hochauflösende Bilder) können die Archivierung blockieren oder verlangsamen. Verschieben Sie diese Dateien testweise aus der Queue, um zu sehen, ob die Verarbeitung fortgesetzt wird.
• Fehlende oder fehlerhafte Voransicht / kein Volltext:
  • • Hier finden Sie detaillierte Lösungsansätze zu der genannten Symptomatik.
• E-Mails werden nicht oder unvollständig archiviert:
  • Hier finden Sie detaillierte Lösungsansätze zu der genannten Symptomatik.
• Dokumente landen im falschen Archiv:
  • Ursache: Dies liegt oft an einer sorting section in der WFD-Datei. Diese Regeln haben Vorrang vor der manuellen Auswahl im Importer.
  • Lösung: Prüfen Sie die WFD-Datei auf Sortierregeln (sortto=), die auf Basis des Dokumenteninhalts greifen. 
    • Hier finden Sie weitere detaillierte Lösungsansätze zum Thema WFD-Regeln.
• Archivieren aus dem Outlook Add-In funktioniert nicht:
  • Hier finden Sie detaillierte Lösungsansätze zu der genannten Symptomatik.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Fehler bei der Dokumentenarchivierung werden primär in der Windows-Ereignisanzeige (`eventvwr.msc` → Anwendung) unter der Quelle "WSH" protokolliert, da der Prozess über das Skript `archivierung.vbs` läuft.
• Zusätzlich enthält die .err-Datei im Verzeichnis `...\bitfarm-archiv\garbage\` die spezifische Fehlermeldung für das Dokument, das nicht verarbeitet werden konnte.

Support

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• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Statusfelder werden nicht angezeigt

• Fehlende Berechtigungen: Überprüfen Sie im Administrationsbereich unter "Zuordnung und Rechte", ob der Benutzer oder die zugehörige Gruppe das Recht "Lesen" für das betreffende Statusfeld im jeweiligen Archiv besitzt. Ohne Leserecht wird das Feld nicht angezeigt.
• Falscher Kontext: Stellen Sie sicher, dass das Statusfeld dem spezifischen Archiv zugewiesen ist, in dem der Benutzer arbeitet. Eine Zuweisung nur zum übergeordneten Lagerort reicht nicht aus, damit das Feld im Archiv erscheint.
• Lesezeichen auf Lagerort-Ebene: Wird ein Lesezeichen ausgeführt, das auf einen Lagerort anstatt auf ein spezifisches Archiv verweist, werden standardmäßig keine Statusfelder angezeigt. Aktivieren Sie hierfür im Viewer unter Datei → Optionen → Suche die Option "Zusatzfelder des Dokuments zusätzlich anzeigen", um die Statusfelder des jeweiligen Dokuments anzuzeigen.
• Anzeigefehler im Viewer: In seltenen Fällen kann das Zurücksetzen der Viewer-Einstellungen das Problem beheben. Mehr dazu unter Oberfläche/Darstellung des Viewers.

Statusfelder können nicht geändert werden

• Fehlende "Ändern"-Rechte: Vergewissern Sie sich im Administrationsbereich, dass der Benutzer (oder eine seiner Gruppen) das Recht "Ändern" für das Statusfeld besitzt. Die Rechte "Lesen" oder "Schreiben" sind nicht ausreichend, um einen bestehenden Status zu ändern.
• "Bearbeiten"-Modus nicht aktiv: Eine Änderung von Status ist nur im Bearbeitungsmodus möglich. Der Benutzer muss vor dem Setzen des Status auf den Button "Bearbeiten" klicken und anschließend mit "Speichern" bestätigen.
• Fehler im Workflow: Falls ein Workflow verwendet wird, stellen Sie sicher, dass alle Workflowbedingungen erfüllt sind. Ein Benutzer kann einen Status oft erst setzen, nachdem ein vorheriger Schritt abgeschlossen wurde. Prüfen Sie zudem, ob der Benutzer nach dem Setzen des Status auf "Fertig/Fortsetzen" klickt, um den Workflowschritt abzuschließen.
• Abhängigkeit von Stempeln: Ist der Status mit einem Stempel verknüpft, schlägt das Stempeln fehl, wenn die Berechtigung zum Ändern des Statusfeldes fehlt.

Falsche Statusfelder werden angezeigt

• Symbolic Links: Bei der Arbeit mit Verknüpfungen und Symbolic Links werden unter Umständen die Statusfelder des zuletzt angeklickten Dokuments anstatt des aktuell ausgewählten angezeigt. Um die korrekten Status zu sehen und zu bearbeiten, wechseln Sie mit Strg+U zum Ursprungsarchiv des Dokuments.
• Statusfelder mit dem gleichen Namen in verschiedenen Archiven können zu Verwirrung bei der Konfiguration führen. Verwenden Sie möglichst eindeutige Namen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Statusfeld vs. Zusatzfeld

• Manchmal werden die Konzepte von Status- und Zusatzfeldern verwechselt. Ein Statusfeld repräsentiert einen Zustand (z.B. geprüft, freigegeben), der per Klick geändert wird. Ein Zusatzfeld speichert Daten und Attribute (z.B. eine Rechnungsnummer, einen Bearbeiternamen, ein Datum).
• Überprüfen Sie bei Lesezeichen und Workflows, ob Sie das korrekte Feld abfragen. Ein häufigerer Fehler ist die Abfrage des Statusfeldes "erledigt", obwohl der Wert im Zusatzfeld "Erledigungsdatum" gesucht wird.
• Wenn ein Button eine Aktion auslösen und dabei z.B. ein Datum in ein Feld eintragen soll, benötigen Sie ein Statusfeld, das mit dem entsprechenden Zusatzfeld verknüpft ist. Dies können Sie im Administratorbereich unter "Globale Einstellungen" konfigurieren. 

Probleme mit der Verknüpfung von Status- und Zusatzfeldern

• Wert wird nicht sofort angezeigt: Wird im Importer ein Status gesetzt, der mit einem Zusatzfeld verknüpft ist (z.B. für Benutzer/Zeitstempel), wird der Wert im Zusatzfeld erst nach dem finalen Archivieren durch den Server eingetragen und ist nicht sofort im Importer sichtbar. Dies ist das korrekte Verhalten.
• Manuelle Eingaben werden überschrieben: Trägt ein Benutzer manuell einen Wert in ein Zusatzfeld ein, das mit einem Statusfeld verknüpft ist, wird dieser Wert überschrieben, sobald der Status gesetzt und gespeichert wird. Dies ist ebenfalls das erwartete Verhalten. 
• Verknüpfung funktioniert nicht: Prüfen Sie im Administrationsbereich ("Globale Einstellungen" → "Statusfelder"), ob die Verknüpfung zum korrekten Zusatzfeld besteht und die Funktion ("Feld füllen mit") korrekt eingestellt ist.
• Fehlende Zusatzfeld-Berechtigung: Auch wenn der Status gesetzt wird, kann der Wert im verknüpften Zusatzfeld nicht angezeigt werden, wenn der Benutzer keine Leseberechtigung für dieses Zusatzfeld hat.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Prüfen Sie die Viewer-Log-Datei (`%Temp%`) für Anzeigefehler und die bfaServer36.log für Probleme beim Speichern von Änderungen. Der Pfad zu dieser Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

Support

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Das Dokument kann nicht eingecheckt werden

• Dokument/Anwendung noch geöffnet: Stellen Sie sicher, dass die zugehörige Anwendung (z.B. Excel, Word, PDF-Annotator) vollständig geschlossen ist. Ein häufiger Fehler ist ein hängender Hintergrundprozess ("Zombieprozess"), der die Datei blockiert, obwohl das Programmfenster bereits geschlossen wurde.
• Hängender bfaDocLauncher-Prozess: Der bfaDocLauncher ist für die Rückübertragung der Datei zuständig. Wenn dieser Prozess selbst hängt, wird das Einchecken verhindert.  Öffnen Sie den Task-Manager und suchen Sie nach hängenden Prozessen der Bearbeitungssoftware (z.B. excel.exe, winword.exe, PDF-Annotator.exe) sowie nach bfaDocLauncher.exe oder bfaMessage.exe. Beenden Sie diese manuell.
• Versteckte Dialogfenster: Manchmal blockiert ein im Hintergrund geöffnetes, nicht sichtbares Dialog- oder Infofenster (auch einer Drittanbieter-Software) den gesamten Prozess, da es auf eine Benutzereingabe wartet.

Detailliertere Lösungansätze

1. Lokalen Checkout-Ordner prüfen

• Pfad: Überprüfen Sie das lokale Checkout-Verzeichnis (%appdata%\bitfarm-archiv\checkout\ oder C:\bitfarm-archiv\checkout\) auf den Status der Datei.
• 0-KB-Datei: Ist die Datei dort nur 0 KB groß, ist bei der Übertragung ein Fehler aufgetreten. Die geänderte Version befindet sich in diesem Fall oft noch im Checkout-Verzeichnis auf dem Server.
• Manuelle Übertragung: Falls die bearbeitete Datei lokal vorhanden ist, aber nicht auf dem Server ankommt, kopieren Sie sie manuell vom lokalen Checkout-Ordner in das entsprechende Checkout-Verzeichnis auf dem Server. Anschließend kann das Einchecken erneut versucht werden.

2. Benutzeroberfläche und Interaktion

• Zwangseinchecken: Als DMSAdmin (mit der Berechtigung „Admin-Funktionen“) können Sie das Dokument eines anderen Benutzers zwangsweise einchecken. Hierbei können ungespeicherte Änderungen verloren gehen, wenn die Datei nicht korrekt auf den Server übertragen wurde.

3. Zusätzliche Hinweise

• Umbenennen während des Auscheckens vermeiden: Das Umbenennen von Dokumenten im Viewer, während diese ausgecheckt sind, ist nicht vorgesehen und kann unter Umständen zu Fehlern führen, bei denen die Datei nicht mehr eingecheckt werden kann.
• Korrekter Ablauf Probleme können auch durch Missverständnisse beim Prozess entstehen. Der korrekte Ablauf ist: Auschecken → Originaldatei öffnen → Bearbeiten → Speichern →Dritt-Anwendung schließen → Warten auf die Rückübertragung (Meldung „Dokument wird übertragen“) → Manuell Einchecken.
• Netzwerkverbindung: Eine instabile Netzwerkverbindung (z.B. über VPN) kann die Dateiübertragung stören und zu Fehlern führen.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Fehler beim Einchecken werden sowohl auf dem Client als auch auf dem Server protokolliert. Überprüfen Sie die Viewer-Log-Datei (`%Temp%`) auf Fehlermeldungen zur Dateiübertragung und die bfaServer36.log auf serverseitige Fehler beim Verarbeiten des Check-ins. Der Pfad zu dieser Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

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Allgemeine Lösungsansätze für Lesezeichenprobleme

• Berechtigungen prüfen:

  • Gruppenzugehörigkeit: Ist der Benutzer Mitglied der korrekten Gruppe, falls es sich um ein Gruppen-Lesezeichen handelt? Überprüfen Sie dies im Administratorbereich unter "Globale Einstellungen".
  • Archiv-Rechte: Besitzt der Benutzer mindestens das Recht "Anzeigen" für das betreffende Archiv? Ohne dieses Recht liefert ein Lesezeichen keine Ergebnisse, selbst wenn der Benutzer das Suchen-Recht nicht hat.  Änderungen an den Rechten können im Reiter Administration → Zuordnung und Rechte vorgenommen werden.

Lesezeichen liefert falsche oder keine Ergebnisse

• Trefferlimit im Lesezeichen prüfen: Ist die maximale Trefferanzahl im Lesezeichen-Editor zu niedrig eingestellt (z.B. auf 50)? Erhöhen Sie den Wert oder setzen Sie ihn auf 0 (für Admins), um alle Ergebnisse zu sehen.

• Falsche Logik und Operatoren:

  • Überprüfen Sie im Lesezeichen-Editor alle UND/ODER-Verknüpfungen und die Klammersetzung. Eine falsche Klammer kann die gesamte Logik verändern.
  • Verwenden Sie den korrekten Operator. Ein häufiger Fehler ist die Verwendung von = statt LIKE bei der Suche nach Textteilen. Für die Suche nach Benutzernamen mit der Variable %username% ist fast immer LIKE '%username%' korrekt.

• Statusfeld vs. Zusatzfeld: Haben Sie versehentlich ein Statusfeld anstelle eines gleichnamigen Zusatzfeldes (oder umgekehrt) im Lesezeichen-Editor ausgewählt? Achten Sie auf die korrekte Kategorie im Editor.

• Aufbauende Suche: Nach Ausführung eines Lesezeichens können die Ergebnisse durch Eingabe weiterer Kriterien und Klick auf "Suchen" weiter gefiltert werden (sofern im Lesezeichen aktiviert). Ein Klick auf "Reset" und dann "Suchen" startet eine komplett neue Suche, die nichts mit dem Lesezeichen zu tun hat.

• Datumsformat und -auswahl: Achten Sie darauf, im Lesezeicheneditor zwischen dem Systemfeld "Datum" (Archivierungsdatum) und einem eventuellen Zusatzfeld vom Typ Datum (z.B. "Belegdatum") zu unterscheiden. Verwenden Sie für Datumsbereiche korrekte SQL-Funktionen wie beispielsweise NOW() - INTERVAL 7 DAY.

Problem: Lesezeichen werden nicht angezeigt oder gefunden

• Korrekte Zuordnung: Stellen Sie sicher, dass das Lesezeichen dem richtigen Archiv, Lager oder Benutzer/Gruppe zugeordnet ist. 

• Lesezeichen in Unterordnern: Beachten Sie, dass Lesezeichen in Unterordnern unter Umständen nicht im Kontextmenü des Archivs (Rechtsklick) angezeigt werden. Der primäre Zugriff erfolgt dann über den Lesezeichen-Tab.

LZ_check (E-Mail-Benachrichtigungen)

• Detaillierte Fehlerausprägungen und Ansätze zur Behebung  beim Thema LZ_Check finden Sie hier.

Best Practices für Erstellung und Nutzung

• Aus Suche erstellen: Der sicherste Weg, ein Lesezeichen zu erstellen, ist, zuerst eine funktionierende Suche im Viewer durchzuführen und diese dann über die "Verlaufslesezeichen" als neues lokales oder globales Lesezeichen zu speichern. Dies vermeidet Syntaxfehler.

• Zugriff über gdocid umgehen: Beachten Sie, dass Benutzer mit einem direkten gdocid-Link die durch Lesezeichen gesetzten Berechtigungseinschränkungen umgehen können. Dies ist bei der Konzeption von Workflows zu berücksichtigen.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Probleme mit Lesezeichen werden sowohl client- als auch serverseitig protokolliert. Prüfen Sie die Viewer-Log-Datei (`%Temp%`) für Fehler bei der Anzeige oder Ausführung und die bfaServer36.log für serverseitige Probleme bei der Abfrage. Der Pfad zu dieser Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

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Warum fehlen Einträge vollständig in der History?

Problem: Eine Aktion (z.B. Statusänderung, E-Mail-Versand) wird am Dokument durchgeführt, aber in der Historie erscheint kein entsprechender Eintrag. 

• Aktionen durch Plugins & Skripte: Viele automatisierte Prozesse, wie z.B. durch den bfa_sqlmapper oder andere Plugins, erzeugen nicht automatisch einen History-Eintrag. 
• Drag & Drop: Das Ziehen eines Dokuments aus dem Viewer auf den Desktop wird standardmäßig nicht erfasst in der Historie.
• Rechte prüfen: Stellen Sie im Administratorbereich sicher, dass der Benutzer die Berechtigung "History anzeigen" für das betreffende Archiv besitzt. 

Warum sind History-Einträge widersprüchlich oder inkonsistent?

Problem: Die Historie zeigt eine Aktion an (z.B. "Wiedervorlage angelegt"), aber die Aktion selbst ist im System nicht wirksam geworden oder das Ergebnis ist nicht sichtbar.

• Fehlgeschlagene Aktionen: Manchmal wird der History-Eintrag geschrieben, bevor die Aktion vom Server vollständig und erfolgreich verarbeitet wurde. Schlägt die Aktion danach fehl (z.B. aufgrund einer kurzen Netzwerkunterbrechung oder eines Serverfehlers), bleibt der irreführende History-Eintrag bestehen. In der bfaServer36.log finden sich oft Hinweise auf den eigentlichen Fehler.
• Status nicht übernommen: Die Historie zeigt eine Statusänderung, aber das Statusfeld im Dokument reflektiert diese nicht. Dies kann passieren, wenn ein anderer Benutzer fast zeitgleich eine Änderung speichert oder wenn die Anzeige im Viewer nicht korrekt aktualisiert wird. Eine neue Suche oder ein Klick auf "Reset" kann die Anzeige korrigieren.

Warum sind Einträge fehlerhaft oder unvollständig?

Problem: Einträge sind vorhanden, aber inhaltlich unklar, z.B. steht statt eines Namens "System".

• "System" als Benutzer: Dieser Eintrag ist korrekt und tritt auf, wenn Aktionen durch automatisierte Prozesse ohne direkten Benutzerkontext ausgeführt werden, z.B. bei der Archivierung über einen Import-Ordner oder bei der Anlage einer Wiedervorlage durch den Importer.
• Benutzername vs. Anzeigename: In der History wird standardmäßig der eindeutige Benutzername (Anmeldename, z.B. m.mustermann) und nicht der Anzeigename (z.B. "Max Mustermann") angezeigt. Dies dient der eindeutigen Nachvollziehbarkeit, auch wenn sich Anzeigenamen ändern.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Fehler im Zusammenhang mit der Dokumentenhistorie werden primär serverseitig protokolliert. Überprüfen Sie die Log-Datei des Serverdienstes, bfaServer36.log, auf Fehlermeldungen. Der Pfad zu dieser Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

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Verknüpfungssuche liefert keine, falsche oder langsame Ergebnisse

• Problem: Die Suche nach einer Verknüpfung liefert keine Treffer, obwohl die Verknüpfung existiert, oder die Suche ist extrem langsam.
• • Richtiges Suchfeld nutzen: Eine Verknüpfungssuche muss über das dedizierte Verknüpfungsfeld im Reiter "Standard" oder "Verknüpfungen" durchgeführt werden, nicht über den allgemeinen Suchreiter.
  • Berechtigungen: Die Suche liefert nur Dokumente aus Archiven, für die der Benutzer mindestens "Anzeigen"-Rechte hat. Wenn Dokumente in der Verknüpfung fehlen, prüfen Sie die Archivberechtigungen im Administratorbereich.  Änderungen an den Rechten können im Reiter Administration → Zuordnung und Rechte vorgenommen werden.
  • Performance bei Autovervollständigung: Bei sehr vielen Verknüpfungen kann die Autovervollständigung den Viewer verlangsamen. Deaktivieren Sie diese Testweise unter "Datei → Optionen → Suche". Alternativ kann über den Schalter LinkChars in der .con-Datei die Anzahl der Zeichen erhöht werden, ab der die Autovervollständigung greift.

Fehlende oder falsche Anzeige von Informationen bei Verknüpfungen

• Problem: Nach Aufruf einer Verknüpfung werden die Zusatz- oder Statusfelder des zuvor ausgewählten Archivs angezeigt, nicht die des aktuell markierten Dokuments aus der Trefferliste.
• Lösung: Dies ist das Standardverhalten, um ein ständiges Neuladen der Oberfläche zu vermeiden. Es gibt zwei Lösungsansätze:
  • Aktivieren Sie in den Optionen unter "Suche" die Funktion "Zusatzfelder des Dokuments zusätzlich anzeigen".
  • Wechseln Sie mit der Tastenkombination Strg+U gezielt in das Ursprungsarchiv des markierten Dokuments.
• Problem: Der Reiter "Verknüpfungen" wird nicht angezeigt.
• Lösung: Aktivieren Sie in den Optionen unter "Allgemein" den Punkt "Verknüpfungsliste in Tab anzeigen".

Dokumente zusammenführen vs. verknüpfen

• Hintergrund: Sie möchten mehrere Dokumente (z.B. Rechnung und Lieferschein) zu einer einzigen Datei zusammenfügen, um eine digitale Akte zu bilden.
• Lösung: Das Kernkonzept von bitfarm-Archiv ist die Bildung von Akten durch "Verknüpfungen", nicht durch das Zusammenführen von Dateien. Jedes Dokument bleibt dabei als eigenständiges Original erhalten. Die Funktion "Zusammenführen" im Arbeitsplatz dient lediglich dazu, die Vorschauansichten von Bilddateien (z.B. TIF) zu einer neuen Datei zu kombinieren und ist nicht der empfohlene Weg zur Aktenbildung. Nutzen Sie stattdessen die Verknüpfungsfunktionen, um Dokumente logisch zu einer Akte zu verbinden.

Automatisierung von Verknüpfungen 

• Es gibt zwei primäre Wege zur Automatisierung:
  1. Verknüpfungsfeld: Im Administrationsbereich kann ein Zusatzfeld als "Verknüpfungsfeld" definiert werden. Alle Dokumente, die in diesem Feld denselben Wert haben (z.B. eine Auftragsnummer), werden automatisch miteinander verknüpft. Werden mehrere Werte semikolongetrennt eingetragen, wird das Dokument zu jeder dieser Verknüpfungen hinzugefügt.
  2. WFD-Regeln: In der `bitfarm.wfd`-Datei können mit den Anweisungen createlink oder linkstring Verknüpfungen während der Archivierung automatisch erstellt werden. Dies ermöglicht auch die Verwendung von Präfixen (z.B. "LS-" für Lieferscheinnummern), um Eindeutigkeit sicherzustellen.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Fehler im Zusammenhang mit Verknüpfungen werden primär serverseitig protokolliert. Analysieren Sie die bfaServer36.log auf dem Server, um Probleme bei der Erstellung oder Auflösung von Verknüpfungen zu identifizieren. Der Pfad zu dieser Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

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Erstellung, Verteilung & zentrale Verwaltung

Problem: Benutzerdefinierte Stempel sollen verteilt oder auf einen neuen PC übertragen werden

Auf einem Client erstellte Stempel sind nicht automatisch auf anderen Rechnern oder für andere Benutzer verfügbar.

Lösung: Stempel werden in der Windows-Registry des jeweiligen Benutzers gespeichert. Für eine Übertragung gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie auf dem Quell-PC den Registrierungs-Editor (regedit).
• Navigieren Sie zum Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\bitfarm\Archiv_V3\Viewer\Stamps.
• Exportieren Sie diesen kompletten „Stamps“-Zweig in eine .reg-Datei.
• Übertragen Sie diese Datei auf den Ziel-PC und importieren Sie sie dort per Doppelklick. Dies kann auch zentral per Gruppenrichtlinie (GPO) verteilt werden.

Darstellung & Formatierung

Problem: Größe von Stempeln variiert je nach Dokumentenauflösung

Ein Stempel wird auf einem hochauflösenden Scan (z. B. 300 DPI) deutlich kleiner dargestellt als auf einem Dokument mit niedriger Auflösung.

• Lösung: Erstellen Sie bei Bedarf separate Stempel für unterschiedliche Dokumententypen und passen Sie die Schriftgröße entsprechend an. Um ein einheitliches Verhalten zu erzwingen, kann in der CON-Datei unter [Options] der Schalter SetAnnoDPI=true gesetzt werden. Dadurch wird die Stempelgröße an die DPI des Dokuments angepasst.

Problem: Stempel hat unerwünschte Zeilenumbrüche oder einen unpassenden Rahmen

Lösung: Dieses Verhalten hängt oft mit den Einstellungen in den Grafikoptionen des Stempels zusammen. Für die meisten Anwendungsfälle hat sich die Aktivierung beider Optionen – „Feste Größe“ und „Anpassen“ – als beste Lösung erwiesen. Dies sorgt für eine definierte Ausgangsgröße, erlaubt aber weiterhin manuelle Anpassungen.

Funktionalität & Verhalten

Problem: Der Stempel kann nicht gesetzt werden.

Beim Aufbringen eines Stempels erscheint die Fehlermeldung, dass keine Berechtigung zum Setzen des Status vorhanden sei.

Mögliche Ursache: Der Stempel ist mit einem Statusfeld verknüpft, für das der Benutzer keine Schreib-/Änderungsrechte hat. Die Berechtigung, Annotationen zu erstellen, reicht hier nicht aus.

• Prüfen Sie im Administrator, welche Benutzergruppe der betroffene Nutzer angehört.
• Vergewissern Sie sich, dass diese Gruppe im entsprechenden Archiv das Recht „Ändern“ auf das betreffende Statusfeld (und ggf. auf ein damit verknüpftes Zusatzfeld) besitzt.

Allgemeine Probleme & Bedienung

Problem: Stempel lassen sich nicht mehr auswählen oder bearbeiten

• Setzen Sie die lokalen Viewereinstellungen zurück, indem Sie die .ini-Dateien im Benutzerverzeichnis (%appdata%\bitfarm-archiv) löschen oder umbenennen. Achtung: Hiermit gehen auch andere lokale Einstellungen verloren.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Stempel sind eine Client-Funktion. Fehler beim Setzen oder Anzeigen werden in der Viewer-Log-Datei im temporären Verzeichnis des Benutzers protokolliert (`%Temp%`). Wenn das Setzen eines Stempels serverseitige Aktionen (wie das Ändern eines Status) auslöst, finden sich zugehörige Fehler in der bfaServer36.log. Der Pfad zu dieser Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

Updates

Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Viele der beschriebenen Probleme wurden in neueren Versionen behoben.

• Enterprise-Kunden finden die neuesten Pakete im Kundenbereich.
• GPL-User gelangen hier zum Download.

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten.

Volltextprobleme bei PDF-Dokumenten

• Problem: Informationen, die sich auf dem Briefpapier befinden (z.B. Firmenname, IBAN), werden bei der Volltextsuche nicht gefunden.
• Ursache: Dies tritt häufig bei PDF-Dateien auf, die bereits einen eigenen Text-Layer mitbringen. Wenn der Schalter extractPDFdirect in der scripts.ini auf true gesetzt ist, wird dieser vorhandene Text extrahiert, anstatt eine erneute OCR durchzuführen. Das als Bild eingebettete Briefpapier ist jedoch nicht Teil dieses Text-Layers.
• Lösung: Setzen Sie den Schalter extractPDFdirect auf false. Dadurch wird für alle PDFs eine OCR erzwungen, die auch den Text des grafischen Briefpapiers erfasst.

Briefpapier wird nur auf den ersten Seiten angezeigt

• Problem: Bei mehrseitigen Dokumenten wird das Briefpapier korrekt auf den ersten Seiten angezeigt, auf den Folgeseiten jedoch nicht.
• Ursache: Die Anzahl der generierten Vorschauseiten ist durch den Schalter maxpdfpages in der scripts.ini begrenzt. Da das Briefpapier als Layer über die generierte Vorschau gelegt wird, fehlt es auf allen Seiten, die dieses Limit überschreiten.
• Lösung: Erhöhen Sie den Wert von maxpdfpages oder kommentieren Sie den Schalter aus, um die Begrenzung aufzuheben.

Briefpapier wird generell nicht angezeigt

• Überprüfen Sie, ob der im Administrationsbereich hinterlegte Pfad zum Briefpapier korrekt und erreichbar ist. Fehlerhafte Pfade sind eine häufige Ursache, insbesondere nach einem Serverumzug.
• Stellen Sie sicher, dass der Pfad aus Sicht des Clients erreichbar ist. Verwenden Sie einen UNC-Pfad (Netzwerkfreigabe, z.B. \\Server\Freigabe\brief.tif), damit alle Clients zugreifen können. Ein lokaler Pfad (z.B. C:\...) funktioniert nur, wenn die Datei auf jedem Client exakt am selben Ort liegt.
• Das Briefpapier muss im TIF-Format vorliegen. Andere Formate wie PDF oder JPG werden nicht unterstützt.
• Wenn das Briefpapier über eine Regel in der WFD-Datei mit dem Befehl form=name.tif eingebunden wird, hat diese Einstellung Vorrang vor der Konfiguration im Administrationsbereich.
• Prüfen Sie bei ausbleibender Wirkung Ihrer Einstellungen im Administrator, ob eine solche Regel in der WFD existiert. Die TIF-Datei muss sich bei dieser Methode im Unterverzeichnis forms des bitfarm-Archiv Programmverzeichnisses befinden.
• Schauen Sie, ob der "Briefpapierknopf" im Viewer aktiviert ist, um den Layer einzublenden.
• Bei Suchen über einen Lagerort hinweg wird das Briefpapier für ein Dokument erst dann zur Auswahl angeboten, wenn Sie in das Ursprungsarchiv des Dokuments wechseln.
• Überprüfen Sie im Administrationsbereich, ob für das betroffene Archiv das gewünschte Briefpapier korrekt zugewiesen ist.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Da die Briefpapier-Funktion eine reine Client-Anwendung ist, werden Fehler in der Viewer-Log-Datei protokolliert. Diese befindet sich im temporären Verzeichnis des Benutzers (`%Temp%`). Suchen Sie nach Fehlermeldungen, die auf nicht gefundene Dateien oder Zugriffsprobleme hinweisen.

Support

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Konfiguration der Versionierung

• Prüfen Sie, ob die Option zur Versionierung in der Konfigurationsdatei (con) aktiviert ist. Der Parameter "SvnInfo=1" unter "[Optionen]" muss gesetzt sein.
• Stellen Sie sicher, dass die Datei "pre-revprop-change.bat" im "hooks"-Verzeichnis des Repositorys vorhanden ist.
• Kontrollieren Sie, ob die Dateitypen, die versioniert werden sollen, in der Datei "scripts.ini" unter der Sektion "[svnfiletypes]" eingetragen sind.

Besonderheiten bei der Verwendung von Vorlagen

• Beachten Sie, dass die Versionierung bei Dokumenten, die über eine Vorlage erstellt wurden, möglicherweise nicht direkt funktioniert.

bfaDocLauncher Probleme

• Stellen Sie sicher, dass die Version des bfaDocLaunchers aktuell ist.
• Überprüfen Sie im Task-Manager, ob mehrere Instanzen des bfaDocLaunchers laufen und beenden Sie diese gegebenenfalls. Dies ist auch relevant für das Einchecken von Dokumenten.

Zusätzliche Hinweise

• Stellen Sie sicher, dass die Archivablage für den bitfarm-Dienstbenutzer erreichbar ist.
• Achten Sie darauf, dass bei Verwendung einer Multiqueue-Umgebung ein UNC-Pfad für die Archivablage verwendet wird.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Alle relevanten Fehler werden in der bfaServer36.log protokolliert. Suchen Sie hier nach Einträgen, die im Zusammenhang mit SVN stehen. Der Pfad zu dieser Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

Updates

Support

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Werkseinstellungen zurücksetzen

• Öffnen Sie das Anmeldefenster des Viewers.
• Klicken Sie auf Optionen.
• Im Drop-down-Menü wählen Sie die Option Ansicht auf Werkseinstellungen zurücksetzen.
• Starten Sie den Viewer neu.

• Falls das Problem nicht behoben wurde: Gehen Sie zu Ansicht → Layout → Standard.
• Die Ansicht wird auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt.

Benutzerkonfiguration zurücksetzen

Falls das Zurücksetzen der Werkseinstellungen nicht hilft, entfernen oder sichern Sie die Benutzerkonfigurationsdateien: 

• Öffnen Sie den Explorer und geben Sie %appdata% in die Adressleiste ein.
• Navigieren Sie zum Verzeichnis bitfarm-Archiv.
• Bennen Sie folgende Dateien um oder verschieben Sie sie in ein Sicherungsverzeichnis:
  • Viewer.ini
  • MainForm.ini
  • ViewerLayout.ini
• Starten Sie den Viewer erneut.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Anzeigeprobleme sind fast immer client-seitig. Suchen Sie nach Fehlern in der Viewer-Log-Datei. Diese befindet sich standardmäßig im temporären Verzeichnis des Benutzers (`%Temp%`) und enthält die Benutzer-ID im Dateinamen. 

Updates

Support

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Grundvoraussetzungen und Konfiguration

• Überprüfen Sie die exakte Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung aller Befehle in der WFD-Datei. Achten Sie besonders auf Leerzeichen, Sonderzeichen und korrekte Datumsformate.
• Die WFD-Datei muss im ANSI-Format gespeichert werden, da es sonst zu Problemen bei der Darstellung von Sonderzeichen und Umlauten kommt (in Notepad++: Menü Kodierung → In ANSI konvertieren).
• Vergewissern Sie sich, dass der für die Verarbeitung zuständige Benutzer (oft DMSAdmin) die erforderlichen Berechtigungen für die betroffenen Archive und Zusatzfelder besitzt.
• Stellen Sie nach Änderungen an Zusatzfeldern oder der Archivstruktur sicher, dass die zugehörigen Importvorlagen (Templates) im Administrator neu erstellt werden, da veraltete Templates zu Fehlern bei der Verschlagwortung führen können.
• WFD greift nicht bei manuellen Aktionen: Die WFD wird nur beim initialen Archivieren oder bei der Funktion „Dokument aktualisieren" ausgeführt. Manuelle Änderungen an Zusatzfeldern oder das Erstellen von Wiedervorlagen über Favoriten werden nicht von der WFD beeinflusst.
• Falsche WFD-Datei bearbeitet: Stellen Sie sicher, dass Sie die aktive WFD-Datei auf dem Server bearbeiten (üblicherweise im Verzeichnis %bitfarm-archiv%\) und nicht eine lokale Kopie. Änderungen greifen nur in der auf dem Server hinterlegten Datei.
• WFD-Generator und Validator: Nutzen Sie bei Bedarf den WFD-Generator zur Erstellung neuer Regeln oder den Validator zur Überprüfung bestehender Regeln. Beide Tools finden Sie hier in der Wissensdatenbank.

Probleme beim Auslesen von Daten (Naming Sections)

• Suchmustern und Syntaxfehler: Das definierte Muster passt nicht exakt auf den Volltext oder enthält Syntaxfehler. Verwenden Sie den RegExp-Tester (regexptester.exe) oder eine Online-Plattform wie https://regex101.com/, um reguläre Ausdrücke zu überprüfen. Beachten Sie folgende Best Practices:
  • Berücksichtigen Sie variable Leerzeichen: Nutzen Sie \s für ein einzelnes Leerzeichen/Zeilenumbruch, \s+ für ein oder mehrere und \s* für kein oder mehrere Leerzeichen.
  • Stellen Sie sicher, dass das Muster nicht zu allgemein ist (z.B. eine Regel für eine 6-stellige Nummer, die fälschlicherweise eine IBAN erfasst) oder zu spezifisch (z.B. sucht nach 6 Ziffern, im Dokument stehen aber 7).
  • Verwenden Sie searchpattern für reguläre Ausdrücke und searchstring nur für die Suche nach exakten Zeichenketten.
• Fehlerhafte oder fehlende Patterngroup: Überprüfen Sie, ob die patterngroup in Ihrer WFD-Datei korrekt indiziert ist. patterngroup=0 bezieht sich auf die erste Klammergruppe (...) im Suchmuster. Eine vergessene oder falsche Patterngroup ist eine häufige Fehlerquelle. Bei Verwendung von searchpattern ist die Option patterngroup essenziell, um den gewünschten Teil des gefundenen Musters zu extrahieren.
• Fehlende oder falsche Anweisungen zur Wertaufbereitung: Der gefundene Wert wird vor dem Speichern ungewollt verändert. Verwenden Sie die folgenden Anweisungen zur korrekten Aufbereitung:
  • Nutzen Sie nodeletedashes, um Schräg- und Bindestriche beihalten zu können.
  • Nutzen Sie nodeletespaces, um Leerzeichen beihalten zu können.
  • Stellen Sie sicher, dass bei Währungsfeldern die Anweisung value verwendet wird, um das korrekte Format zu gewährleisten.
• Falsches Zusatzfeld als Ziel angegeben: Stellen Sie sicher, dass der korrekte Name des Zusatzfeldes in der zusatzfeld=-Anweisung angegeben ist. Überprüfen Sie ebenfalls, ob Ihr Suchmuster den gewünschten Wert exakt erfasst oder ob eventuell eine andere, allgemeinere Regel zuvor das Feld bereits füllt. Beachten Sie auch, dass Universal-Zusatzfelder standardmäßig eine maximale Länge von 255 Zeichen haben – längere Werte werden abgeschnitten.
• Falsche Reihenfolge der Regeln:Da die WFD von oben nach unten abgearbeitet wird, platzieren Sie spezifischere Regeln (z.B. für einen bestimmten Kreditor) vor den allgemeineren Regeln. Eine globale Regel am Ende kann als „Fallback" dienen, wenn keine spezifische Regel gegriffen hat.
• displayname wird ignoriert: Wenn der Dokumententitel nicht wie in der WFD-Regel definiert gesetzt wird, liegt es oft an der Client-Einstellung „Titel beim Archivieren immer verwenden" (unter Datei → Optionen → Importer). Ist diese Option aktiviert, überschreibt sie die displayname-Anweisung.
• Konflikte mit anderen Prozessen: Die WFD wird als einer der ersten Schritte bei der Archivierung ausgeführt. Beachten Sie, dass nachfolgende Prozesse wie der SQL-Mapper oder Plugins die von der WFD gesetzten Werte wieder überschreiben können.

Probleme mit Volltext und OCR

• Kein oder schlechter Volltext erkannt:
  • Prüfen Sie die Qualität der Scans (Auflösung min. 300dpi, s/w, keine Graustufen, korrekte Kompression wie CCITT4).
  • Bei PDFs mit Bildanteilen: Setzen Sie in der scripts.ini den Schalter extractPDFdirect=false oder nutzen Sie für einzelne Archive den Filter forceOMP im Template, damit die OCR das gesamte Dokument liest und nicht nur den eingebetteten Text.
  • Stellen Sie sicher, dass die OCR-Engine korrekt installiert ist und der Dienst läuft.
• Bindestriche werden entfernt: Die Option nodeletedashes verhindert das Entfernen von Bindestrichen für die Verschlagwortung. Das Entfernen im Volltext selbst kann nicht beeinflusst werden.
• Falsche Texterkennung bei Zahlen/Buchstaben: Optimieren Sie die Scanqualität. Bei wiederkehrenden Fehlern (z.B. „5" statt „S") kann eine Regel mit einem regulären Ausdruck, der beide Varianten berücksichtigt (z.B. (S|5)), oder ein virtuelles Zusatzfeld zur Korrektur Abhilfe schaffen.
• Mehr Informationen zur Problembehebung beim Thema Volltext finden Sie hier.

Spezifische Dateiformate

• ZUGFeRD/Factur-X Rechnungen: Verwenden Sie den XML-Mapper (ein Plugin für den Plugin-Runner), um ZUGFeRD/Factur-X Rechnungen zu verarbeiten. Konfigurieren Sie im XML-Mapper-Tool die korrekte Zuordnung von XML-Werten zu den entsprechenden Zusatzfeldern. Die Regeln werden im Hintergrund hinterlegt und stehen von da an zur automatischen Verschlagwortung zur Verfügung.
• Reine XML-Rechnungen (z.B. XRechnung): Nutzen Sie das Plugin XML_to_TIF, um eine lesbare Voransicht zu erzeugen. Die Verschlagwortung erfolgt ebenfalls über den bfa_xmlmapper.

Barcode-Erkennung

• Überprüfen Sie die Konfiguration der Barcode-Erkennung (BCplus oder die interne Lösung) und stellen Sie sicher, dass der richtige Barcode-Typ (z.B. Code 128, QR-Code) ausgewählt ist.
• Stellen Sie sicher, dass der Barcode von guter Qualität und gut lesbar auf dem Dokument platziert ist.
• Für die Sortierung von Dokumenten anhand eines Barcodes muss die Anweisung docbarcode= in einer sorting section verwendet werden. Für die Befüllung von Zusatzfeldern mit dem Barcode-Inhalt wird searchbarcode= in einer naming section genutzt.
• Mehr Informationen zur Problembehebung bei Barcodes finden Sie hier.

Probleme mit Workflows

• Falsche Symbole für Benutzer/Gruppen: Achten Sie auf die korrekte Verwendung der Präfixe. bearbeiter=#Gruppenname weist einer Gruppe eine Aufgabe zu, während bearbeiter=$Benutzername sie einem einzelnen Benutzer zuweist.
• Statusfelder werden nicht gesetzt: In WFD-Workflows können Statusfelder nur lesend ausgewertet (z.B. in einer CASE-Bedingung), aber nicht aktiv gesetzt werden. Das Setzen von Statusfeldern ist eine Benutzeraktion.
• Falsche Template-Namen in sortto: Überprüfen Sie, ob der in sortto angegebene Archivname exakt mit dem Namen des Templates für dieses Archiv übereinstimmt.
• Mehr Informationen zur Problembehebung bei Workflows finden Sie hier.

Fehlersuche und Testing

• Regeln testen: Um eine geänderte WFD-Regel an einem bereits archivierten Dokument zu testen, leeren Sie die betroffenen Zusatzfelder, benennen Sie das Dokument ggf. in „Dokument" um und wählen Sie dann Werkzeuge → Dokument aktualisieren.
• Ereignisanzeige prüfen: Die Windows-Ereignisanzeige (Anwendungsprotokoll, Quelle „WSH") kann hilfreiche Informationen über Fehler während der Archivierung und WFD-Verarbeitung liefern.
• Debug-Modus aktivieren: Aktivieren Sie den ScriptDebug=true-Modus in der archivierung.vbs, um detaillierte Informationen über die Verarbeitung von WFD-Regeln in der Ereignisanzeige zu erhalten.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Fehler im Zusammenhang mit WFD-Regeln werden vom Archivierungsskript (`archivierung.vbs`) in der Windows-Ereignisanzeige (`eventvwr.msc` → Anwendung) unter der Quelle "WSH" protokolliert. Aktivieren Sie `ScriptDebug=true` in der `archivierung.vbs` für detailliertere Ausgaben.

Support und Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Enterprise-Kunden finden die neuesten Pakete im Kundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.
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Duplex-Scan funktioniert nicht oder fehlerhaft

• Falscher Scannertreiber: Stellen Sie sicher, dass im Scanprofil ein TWAIN-Treiber und nicht ein WIA-Treiber ausgewählt ist. WIA-Treiber werden nicht unterstützt und führen oft zu Problemen wie zusätzlichen schwarzen Seiten, fehlenden Rückseiten oder einem komplett fehlschlagenden Duplex-Scan.
• Widersprüchliche Einstellungen: Die Einstellungen im nativen Scannertreiber-Dialog können die Einstellungen des Scanprofils überschreiben. Öffnen Sie den Scandialog (im Viewer unter "Optionen" -> "Scan-Profile" ->Optionen) und prüfen Sie, ob dort Duplex aktiviert ist.
• Fehlendes Scanprofil: Insbesondere nach einer Neuinstallation, einem Update oder durch einen Arbeitsplatzwechsel kann es sein, dass noch gar kein Scanprofil existiert. Legen Sie in diesem Fall die benötigten Profile (z. B. "SW Duplex") neu an.
• Lösung (bei neuem PC): Übertragen Sie die Profile von einem funktionierenden Arbeitsplatz.
  1. Öffnen Sie auf dem alten/funktionierenden PC den Viewer, gehen Sie zu Datei → Optionen → Scan-Profile und exportieren Sie die benötigten Profile.
  2. Alternativ können Sie für Benutzerprofile die Datei scannerprofiles.ini aus dem Verzeichnis %appdata%\bitfarm-archiv kopieren.
  3. Öffnen Sie auf dem neuen PC den Viewer und importieren Sie die Profile über denselben Dialog.

Unerwünschte leere Seiten beim Duplex-Scan

• Aktivieren Sie im Scanprofil die Option "Seiten verwerfen, die kleiner sind als".
  Tipp: Um den optimalen Wert zu finden, scannen Sie testweise ein Dokument mit leeren Rückseiten. Markieren Sie im Importer eine leere Seite und prüfen Sie im erscheinenden Hinweis-Fenster die Dateigröße. Stellen Sie den Wert in der Option etwas höher ein (z. B. bei 1 KB angezeigter Größe auf 2 KB einstellen).

Duplex-Druck funktioniert nicht

• Prüfen Sie, ob in den Druckereigenschaften des physischen Druckers auf dem Client-PC Duplex als Standard eingestellt ist.
• Wenn der Druck über das Icon "Standarddrucker" nur einseitig erfolgt, versuchen Sie es über die Funktion "Drucken mit Vorschau". Dort können Sie den Drucker und seine Eigenschaften erneut explizit auswählen, was oft zum Erfolg führt.

Falsches Verständnis: Stapelscan + Duplex

• Bei der Kombination von "Stapelscan" und "Duplex" werden nicht alle gescannten Blätter (Vorder- und Rückseiten) zu einem einzigen, mehrseitigen Dokument zusammengefügt werden.
  Funktionsweise der Software: Die Option "Stapelscan" behandelt jedes physische Blatt Papier als ein separates Dokument. Ist "Duplex" zusätzlich aktiviert, wird dieses eine Blatt beidseitig gescannt, aber weiterhin als ein einzelnes (nun zweiseitiges) Dokument im Importer abgelegt. Es werden also so viele Dokumente erstellt, wie Blätter im Einzug lagen.

Weiterführende Scanner-Fehlerbehebung

• Transfermodus anpassen: In seltenen Fällen kann eine Änderung des Transfermodus im Scanprofil von „Standard (speichern)“ auf „Datei (kompatibel)“ helfen. Beachten Sie jedoch, dass dieser Modus manchmal die Farbeinstellungen ignoriert und farbig scannt, obwohl schwarz-weiß eingestellt ist.
• Fehlende Farben/Schrift: Werden bestimmte Farben (z. B. blaue Kugelschreiberschrift) nicht mitgescannt, überprüfen Sie in den erweiterten Einstellungen des TWAIN-Treibers die Option "Farb-Dropout" (kann je nach Hersteller auch "Color Dropout" oder "Farbunterdrückung" heißen). Stellen Sie sicher, dass diese auf "Ohne" bzw. "Deaktiviert" steht, damit keine Farben herausgefiltert werden.
• Allgemeine Probleme: Testen Sie den Scanner mit einer Drittanbieter-Anwendung (z. B. IrfanView), um Hardware- von Softwareproblemen zu unterscheiden. Manchmal kann auch ein einfacher Neustart des Computers Treiberprobleme beheben.

Sonstiges

• Einige Antivirenprogramme können die Kommunikation mit dem Scanner blockieren. Stellen Sie sicher, dass der Viewer und die zugehörigen Prozesse des Scannertreibers in der Ausnahmeliste des Antivirenprogramms eingetragen sind. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Da Scannen eine Client-seitige Aktion ist, werden Fehler in der Viewer-Log-Datei im temporären Verzeichnis des Benutzers (`%Temp%`) protokolliert. Suchen Sie nach Fehlermeldungen, die auf den TWAIN-Treiber oder den Scanner-Dialog hinweisen.

Support

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Strukturierte Lösungsansätze

Dieses Problem hat meist Ursachen in der Konfiguration, den Berechtigungen oder dem Installationszustand des Clients. Gehen Sie die folgenden Punkte durch, um die Fehlerquelle zu beheben.

1. Manuelle Ausführung zur Behebung von Berechtigungsproblemen

Der Updater benötigt für Schreibvorgänge im Programmverzeichnis erweiterte Rechte. Fehlen diese, schlägt das Update fehl, ohne dass die Ursache sofort ersichtlich ist.

• Führen Sie den Updater einmalig manuell mit Administratorrechten aus. Navigieren Sie dazu zum Client-Installationsverzeichnis (je nach Installationstyp .\Program Files (x86)\bitfarm-archiv\client oder %appdata%\bitfarm-archiv\), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Updater.exe und wählen Sie "Als Administrator ausführen".

2. Prüfung und Korrektur der Client-Komponenten

Eine veraltete Updater-Version oder eine unvollständige Installation auf dem Client können die Update-Logik stören.

• Veraltete Updater-Version: In manchen Fällen kann sich eine fehlerhafte Updater.exe nicht selbst aktualisieren. Kopieren Sie in diesem Fall die aktuelle Updater.exe aus dem bitfarm-Archiv Share vom Server und ersetzen Sie damit die Version auf dem Client.
• Unvollständige Installation: Prüfen Sie, ob alle für den Betrieb notwendigen Dateien (z.B. scripts.ini oder SSL-DLLs wie libeay32.dll) im Client-Verzeichnis vorhanden sind. Fehlende Dateien deuten auf eine fehlerhafte Erstinstallation oder eine unvollständige Konfiguration des Updaters hin.

3. Prüfung der Serverkonfiguration und der Netzwerkverbindung

Häufige Ursachen liegen in der serverseitigen Konfiguration, die den Updater steuert, oder in der Netzwerkkommunikation.

• Konfigurationsdatei (profil.con) auf dem Server: Die Sektion [Updater] in der profil.con definiert, welche Dateien und Verzeichnisse aktualisiert werden. Prüfen Sie, ob hier alle essenziellen Komponenten (z.B. ViewerV3.exe, Updater.exe, scripts.ini) korrekt eingetragen sind. Fehlende Einträge sind eine häufige Fehlerquelle.
• Netzwerk und Firewall: Der Updater kommuniziert direkt mit dem Serverdienst (bfaServer36). Stellen Sie sicher, dass keine Firewall die Kommunikation auf dem konfigurierten Port (Standard: 50001) blockiert.

4. Spezifische Umgebung: Terminalserver

In Terminalserver-Umgebungen können Caching-Mechanismen dazu führen, dass veraltete Dateiversionen geladen werden, was die Update-Schleife auslöst.

• Leeren Sie den System-Cache des Terminalservers und prüfen Sie das Verhalten nach einer Neuanmeldung des Benutzers.

Vorübergehende Maßnahmen

• Um den Arbeitsablauf kurzfristig nicht weiter zu stören, können Sie die automatische Update-Prüfung im Viewer unter Optionen → Allgemein → Updater auf "keine Aktion" stellen. 
• In Umgebungen mit zentraler Softwareverteilung kann es sinnvoller sein, Client-Updates über diesen Mechanismus auszurollen, anstatt den integrierten Updater zu verwenden.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Die Log-Dateien befinden sich im temporären Verzeichnis des Benutzers (%temp%). Suchen Sie hier nach Log-Dateien, die auf den Updater hinweisen, um die genaue Ursache des Problems zu identifizieren.

Support

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Allgemeine Erstprüfungen

Beginnen Sie mit diesen Überprüfungen, die die häufigsten Ursachen abdecken:

• Läuft der bitfarm-Serverdienst?
  • Öffnen Sie die Dienste-Verwaltung (Windows-Taste + R, dann services.msc eingeben). Suchen Sie den Dienst "bitfarm Server36". Der Status sollte "Wird ausgeführt" lauten.
  • Falls der Dienst nicht läuft, starten Sie ihn per Rechtsklick → "Starten".
  • Falls der Dienst im Status "Wird beendet" hängt, muss der Prozess manuell beendet werden. Öffnen Sie den Task-Manager (Strg+Shift+Esc), gehen Sie zum Reiter "Details", suchen Sie bfaserver36.exe, klicken Sie darauf und wählen Sie "Task beenden". Starten Sie anschließend den Dienst neu.
• Ist der Server im Netzwerk erreichbar?
  • Öffnen Sie die Eingabeaufforderung (Windows-Taste + R, dann cmd eingeben) und pingen Sie den Server mit ping IhrServername an. Wenn Sie eine Antwort erhalten, ist die grundlegende Netzwerkverbindung in Ordnung.
• Starten Sie den Server neu. Ein einfacher Neustart des Servers kann temporäre Probleme beheben, insbesondere nach Windows-Updates oder wenn Dienste nicht korrekt gestartet sind.

Detaillierte Lösungsansätze 

Sollten die obigen Überprüfungen nicht zur Fehlerbehebung führen, prüfen Sie bitte folgenden Schritte:

• Probleme nach Server-Neustart oder nächtlichem Backup
  • Dienst startet zu früh: Oft versucht der bitfarm-Dienst nach einem Neustart zu starten, bevor die MySQL-Datenbank oder die Domänenverbindung (Netlogon) bereit ist.
    Lösung: Setzen Sie den Starttyp des Dienstes auf "Automatisch (Verzögerter Start)". Öffnen Sie services.msc, Rechtsklick auf "bitfarm Server36" → "Eigenschaften" und ändern Sie den Starttyp.
  • Fehler im Backup-Skript: Das nächtliche Backup-Skript (bfa-backup.vbs) beendet die Dienste, kann sie aber aufgrund eines Fehlers nicht wieder starten.
    Häufige Ursachen: Der konfigurierte Backup-Pfad ist nicht erreichbar, es gibt einen Fehler beim Packen der Dateien (z.B. durch zu wenig Speicherplatz) oder die Datenbank kann nicht korrekt gestoppt werden.
    Lösung: Überprüfen Sie die Konfiguration des Backups in der profil.con-Datei und die Windows-Ereignisanzeige auf Fehlermeldungen zur Zeit der Ausführung des Backups.
  • Backup-Zeitfenster prüfen: Öffnen Sie den Aufgabenplaner (taskschd.msc) und kontrollieren Sie, ob das Skript bfa-backup.vbs während der Nacht ausgeführt wurde. Wenn das Backup morgens noch läuft, blockiert es Datenbankzugriffe und kann zu Dienstfehlern führen.
  • Speicherplatz prüfen: Ein unvollständiges Backup aufgrund fehlender Kapazität kann zu blockierten Prozessen führen.
• Netzwerk- und Konfigurationsfehler
  • Firewall: Eine Firewall (Windows oder Drittanbieter wie Sophos) blockiert den bitfarm-Port (Enterprise: 50001; GPL: 50362). Überprüfen Sie die Firewall-Regeln und fügen Sie eine explizite Ausnahme für die Anwendung bfaserver36.exe oder den Port hinzu.
  • Namensauflösung (DNS): Der Client kann den Servernamen nicht in die korrekte IP-Adresse auflösen (häufig in Umgebungen mit VPN, mehreren Domänen oder nach IP-Adressänderungen).
    Lösung: Ersetzen Sie in der Konfigurationsdatei (.con) den Servernamen durch die direkte IP-Adresse des Servers (z.B. server=192.168.1.100).
  • Portkonflikt: Ein anderes Programm verwendet bereits den Port, den bitfarm-archiv benötigt (Enterprise: 50001; GPL: 50362).
    Lösung: Prüfen Sie mit netstat -ano | findstr :Port in der Eingabeaufforderung, ob der Port belegt ist. Falls ja, ändern Sie den Port in der bfaServer36.ini und der profil.con auf einen freien Wert.
• SSL-Verbindungsprobleme
  • Beschreibung: Im Server-Log (bfaserver36.log) finden sich Fehler wie `[WinError 10054] Eine vorhandene Verbindung wurde vom Remotehost geschlossen` oder `EOF occurred in violation of protocol`.
    Lösung: Laden Sie das neueste Enterprise-Paket herunter, in dem das SSL-Problem gefixt wurde (Update 3.6.2.278).
    Workaround: Sollte das Problem weiterhin bestehen, deaktivieren Sie testweise die SSL-Verschlüsselung, indem Sie in der profil.con und der bfaServer36.ini im Abschnitt `[Server]` den Eintrag `noSSL=True` hinzufügen. Starten Sie danach den Serverdienst neu.
• Datenbank (MySQL) nicht erreichbar
  • Prüfen Sie in services.msc, ob der MySQL-Dienst läuft.
  • Überprüfen Sie das MySQL-Fehlerprotokoll (.err-Datei im Datenverzeichnis der MySQL) auf konkrete Fehlermeldungen.
• Berechtigungsprobleme des Dienstbenutzers
  • Überprüfen Sie, ob das Passwort des für die bitfarm-Dienste hinterlegten Benutzers abgelaufen oder falsch ist.
  • Stellen Sie sicher, dass der Dienstbenutzer über lokale Administratorrechte verfügt und auf alle notwendigen Netzwerkfreigaben (Archivablage, Übergabeverzeichnis) zugreifen kann.

Log-Dateien und erweiterte Analyse

• Server-Log: Die wichtigste Anlaufstelle ist die bfaserver36.log.Der Pfad zu dieser Log-Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs
• Windows-Ereignisanzeige: Öffnen Sie die Ereignisanzeige (eventvwr.msc) und prüfen Sie die Protokolle "Anwendung" und "System" auf Fehler mit der Quelle "WSH", "bfaServer36" oder "MySQL".

Support kontaktieren

• Enterprise-Kunden: Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie unseren Support per Telefon oder E-Mail. Halten Sie relevante Log-Auszüge und Screenshots bereit.
• Für die GPL-Version gibt es kostenlosen Community-Support über das Forum auf SourceForge.

Schritt-für-Schritt: App-Registrierung in Microsoft Entra ID anlegen

Eine korrekte Konfiguration in Microsofts Entra ID (ehemals Azure AD) ist die Grundlage für eine funktionierende OAuth-Anbindung und gleichzeitig häufige Fehlerquelle.  Meist fehlt die Administratorzustimmung (Schritt 6) oder die Aktivierung der öffentlichen Clientflows (Schritt 7).

Stellen Sie bei vorhandenen Problemen sicher, dass die Konfiguration wiefolgt korrekt durchgeführt wurde: 

1. Melden Sie sich im Azure-Portal an und navigieren Sie zu Azure Active Directory.
2. Wählen Sie im linken Menü App-Registrierungen und klicken Sie auf + Neue Registrierung.
3. Konfigurieren Sie die Anwendung wie folgt:
   • Name: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen (z.B. bfa_imap4 oder bfa_smtp).
   • Unterstützte Kontotypen: Wählen Sie „Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis“.
   • Umleitungs-URI: Wählen Sie als Plattform Öffentlicher Client/nativ (mobil und Desktop) und tragen Sie als URI https://localhost ein.
4. Klicken Sie auf Registrieren. Navigieren Sie anschließend in der neuen App-Registrierung zu API-Berechtigungen.
5. Fügen Sie die erforderlichen Berechtigungen hinzu:
   • Klicken Sie auf + Berechtigung hinzufügen, wählen Sie Microsoft Graph und dann Delegierte Berechtigungen.
   • Für IMAP-Abruf: Suchen und aktivieren Sie IMAP.AccessAsUser.All und offline_access.
   • Für SMTP-Versand: Suchen und aktivieren Sie SMTP.Send, User.Read und offline_access.
6. Wichtig: Nachdem Sie die Berechtigungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf den Button Administratorzustimmung für [Ihr Unternehmen] erteilen, um die Berechtigungen für den gesamten Mandanten zu bestätigen.
7. Navigieren Sie im Menü zu Authentifizierung. Scrollen Sie nach unten zu „Erweiterte Einstellungen“ und setzen Sie den Schalter bei Öffentliche Clientflows zulassen auf Ja. Speichern Sie die Änderung.
8. Erstellen Sie den geheimen Clientschlüssel unter Zertifikate & Geheimnisse.
   • Klicken Sie auf + Neuer geheimer Clientschlüssel, vergeben Sie eine Beschreibung und eine Gültigkeitsdauer (z.B. 12 Monate).
   • ACHTUNG: Der Wert des Schlüssels wird nur einmalig direkt nach der Erstellung angezeigt. Kopieren Sie den Wert sofort und speichern Sie ihn sicher. Die Secret-ID wird nicht benötigt.
9. Wechseln Sie zur Übersicht der App-Registrierung. Kopieren Sie die Anwendungs-ID (Client-ID) und die Verzeichnis-ID (Tenant-ID).

Fehlerbehebung

Wenn trotz korrekter Einrichtung Probleme auftreten, prüfen Sie die folgenden Punkte:

• Probleme mit der .oauth-Datei: Diese Datei enthält den Authentifizierungs-Token.
  • Im falschen Benutzerkontext erstellt: Die .oauth-Datei muss unter dem Windows-Benutzerkonto erstellt werden, das auch den Dienst (z.B. bfa_imap4) ausführt. Andernfalls schlägt die Entschlüsselung fehl.
  • Korrupt oder leer: Überprüfen Sie die Dateigröße (0 kb?). Erstellen Sie bei Bedarf die Datei mit create_oauth_config.exe neu und stellen Sie sicher, dass alle Credentials (Client-ID, Tenant-ID, Client Secret) korrekt eingegeben wurden.
• Falschen Benutzer bei der Browser-Anmeldung verwendet: Während der Erstellung der .oauth-Datei müssen Sie sich im Browser bei Microsoft authentifizieren. Achten Sie darauf, das korrekte, berechtigte Konto zu verwenden. Wenn Sie die Berechtigung mit diesem falschen Microsoft 365-Konto erteilen, erhält das Tool einen Token, der aber nicht für das gewünschte Firmenpostfach gültig ist.
• Abgelaufener Client Secret: Die Secret Schlüssel haben eine begrenzte Gültigkeit. Wenn die Authentifizierung plötzlich fehlschlägt, erstellen Sie in Azure einen neuen Schlüssel und generieren Sie die .oauth-Datei neu.

Hinweise für spezielle Konfigurationen

• Funktionspostfächer (Shared Mailboxes):
  • Die App-Registrierung und die OAuth-Erstellung müssen mit einem Benutzerkonto durchgeführt werden, das Vollzugriff auf das Shared Mailbox hat.
  • In der bfa_imap4.ini wird als username die E-Mail-Adresse des Shared Postfachs eingetragen.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Fehler im Zusammenhang mit OAuth werden im Log des jeweiligen Dienstes protokolliert, der es verwendet. Suchen Sie in der bfaServer36.log (für SMTP-Versand) oder der bfa_imap4.log (für IMAP-Abruf) nach Fehlermeldungen. Der Pfade zu letzterem Log finden Sie in der zugehörigen Konfigurationsdate (`bfa_imap4.ini`).  Der Pfad für den Server-Log ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

Updates

• Überprüfen Sie, ob neue Versionen des Viewers oder der Komponenten verfügbar sind. Enterprise-Kunden finden Updates im Kundenbereich. GPL-Nutzer können sie hier herunterladen.

Support

• Enterprise-Kunden: Kontaktieren Sie uns telefonisch oder per E-Mail hier.

MySQL-Verbindungsprobleme beheben

• Dienststatus prüfen: Stellt der Serverdienst keine Verbindung her, läuft oft der MySQL-Dienst nicht.
  • Drücken Sie Strg + Alt + Entf, wählen Sie „Task-Manager“, klicken Sie auf den Reiter „Dienste“ und suchen Sie nach Ihrem MySQL-Dienst (z.B. „MySQL57“ oder „MySQL8-bf“). Wenn der Dienst nicht den Status „Wird ausgeführt“ hat, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Starten“.
• Startreihenfolge korrigieren: Der bitfarm-Serverdienst startet vor der Datenbank.
  • Dies ist ein mögliches Problem nach einem Server-Neustart. Stellen Sie den Starttyp des Dienstes „bfaServer36“ auf „Automatisch (Verzögerter Start)“, um sicherzustellen, dass die MySQL-Datenbank zuerst vollständig initialisiert wird.
• Fehlermeldung: „Host... is blocked because of many connection errors“.
  • Dieser Fehler tritt auf, wenn ein Client zu oft erfolglos versucht hat, sich zu verbinden. Die MySQL sperrt dann präventiv dessen IP-Adresse.
    Lösung: Öffnen Sie die MySQL-Workbench, verbinden Sie sich mit Ihrer Datenbank, führen Sie den Befehl FLUSH HOSTS; aus und passen Sie in der my.ini den Wert für max_connect_errors auf einen höheren Wert an (z.B. 10000).
• Fehlermeldung: „Too many connections“.
  • Die maximal zulässige Anzahl an gleichzeitigen Datenbankverbindungen wurde erreicht.
    Lösung: Erhöhen Sie den Wert für max_connections in der my.ini. Eine Faustformel lautet: (Anzahl der Benutzer * 4) + ~20%. Ein Wert von 500 ist oft ein guter Startpunkt.
• Fehlermeldung: „MySQL server has gone away“ oder „Lost connection to MySQL server“.
  • Dies deutet darauf hin, dass eine bestehende, aber längere Zeit inaktive Verbindung vom Server beendet wurde.
    Lösung: Überprüfen Sie die Timeout-Werte in der my.ini (wait_timeout, interactive_timeout). Aktivieren Sie zusätzlich in der Client-Konfigurationsdatei (profil.con) den Schalter auto_reconnect=true im Abschnitt [Server].
• SSL-Verbindungsfehler.
  • Wenn SSL für die MySQL-Verbindung aktiviert ist, müssen die Zertifikatsdateien korrekt platziert sein.
    Lösung: Kopieren Sie die Zertifikate (ca.pem, client-cert.pem, client-key.pem) aus dem data-Verzeichnis der MySQL in das Verzeichnis %bitfarm-archiv%\bin\certs.
• Firewall blockiert den MySQL-Port.
  • Gehen Sie zu „Systemsteuerung“ > „Windows Defender Firewall“ > „Erweiterte Einstellungen“, klicken Sie auf „Eingehende Regeln“ und prüfen Sie, ob eine Regel für den MySQL-Port (Enterprise standardmäßig 3306, GPL-Version: 6604) vorhanden ist. Falls nicht, erstellen Sie eine neue Regel, um den Port für TCP-Verbindungen freizugeben.

MySQL-Datenbank startet nicht

• Überprüfen der MySQL-Fehlerprotokolle (Error-Logs).
  •  Öffnen Sie den Datei-Explorer, gehen Sie zum data-Verzeichnis Ihrer MySQL-Installation und öffnen Sie die Datei mit der Endung .err. Suchen Sie nach Einträgen mit `[ERROR]` am Ende der Datei, um die genaue Ursache zu finden.
• Fehlerhafte `my.ini`-Konfiguration.
  • Falsche Pfade, Tippfehler, ungültige Werte oder eine falsche Zeichencodierung (z.B. durch Bearbeitung mit dem Windows Editor) sind die häufigste Ursache. Mehr Informationen dazu im Systemhandbuch innerhalb des Kapitels I. 5.
    Lösung: Überprüfen Sie die zuletzt vorgenommenen Änderungen. Nutzen Sie zur Bearbeitung einen Editor wie Notepad++, der die UTF-8-Kodierung (ohne BOM) beibehält.
• Ressourcen: 
  • Öffnen Sie den Datei-Explorer, klicken Sie auf „Dieser PC“ und prüfen Sie den freien Speicherplatz der Festplatte, auf der die MySQL-Datenbank gespeichert ist. Ein voller Datenträger verhindert den Start.
• Fehlende oder falsche Berechtigungen des Dienstbenutzers.
  • Drücken Sie Windows-Taste + R, tippen Sie services.msc ein, suchen Sie Ihren MySQL-Dienst, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Eigenschaften“ > „Anmelden“ und prüfen Sie das Benutzerkonto. Stellen Sie sicher, dass dieser Benutzer volle Zugriffsrechte auf das data-Verzeichnis und die my.ini hat.

Performance-Probleme mit MySQL-Datenbank beheben

• In diesem Video zeigen wir praxiserprobte Tipps zur Verbesserung der Such-Performance.

Updates

Überprüfen Sie, ob neue Versionen für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten verfügbar sind:

• Enterprise-Kunden: Neueste Pakete im Kundenbereich.
• GPL-Nutzer: Download hier.

Support

• Enterprise-Kunden: Telefonisch oder per E-Mail hier Kontakt aufnehmen.

Allgemeine Hinweise

Damit die bitfarm-archiv Dienste zuverlässig funktionieren, sollten bestimmte Verzeichnisse, Programme und Dienste von Virenscans ausgenommen werden. So wird verhindert, dass temporäre Dateien blockiert, Datenbankzugriffe verlangsamt oder Archivierungsprozesse unterbrochen werden.

Fremdprogramme

• Ghostscript – Program Files\gs\gs10.04.0
• LibreOffice – Program Files\LibreOffice
• 7-Zip – Program Files\7-Zip
• MySQL Server 8.4 – Program Files\MySQL\MySQL Server 8.4
• MySQL Workbench 8.0 CE – Program Files\MySQL\MySQL Workbench 8.0 CE
• Slik Subversion – Program Files\SlikSvn
• Tortoise SVN – Program Files\TortoiseSVN

bitfarm-Verzeichnisse und überwachte Ordner

Das Verzeichnis .\bitfarm-archiv\ dient als Hauptverzeichnis der Installation. Alle Unterverzeichnisse dieses Ordners sollten vom Virenscanner ausgeschlossen werden, um eine störungsfreie Funktion des Systems sicherzustellen.

In den nachfolgenden, von bitfarm überwachten Ordnern werden eingehende Dateien automatisch verarbeitet. Eine Virenprüfung kann insbesondere hier unter Umständen zu Verzögerungen bei der Verarbeitung führen.

• .\bitfarm-archiv\checkout
• .\bitfarm-archiv\import
• .\bitfarm-archiv\uebergabe

Dienste

• bfaServer36 – .\bitfarm-archiv\bin\bfaServer36\bfaServer36.exe
• bitfarm-archiv Spooldienst – Windows\srvany.exe
• bitfarm-archiv Archivierungsdienst – Windows\srvany.exe

Updates

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Allgemeine Fehlerbehebung

• Druckerstatus überprüfen:
  • Öffnen Sie die Systemsteuerung: Klicken Sie auf „Start“ und geben Sie „Systemsteuerung“ ein, dann drücken Sie Enter.
  • Navigieren Sie zu Geräte und Drucker: Klicken Sie auf „Hardware und Sound“ > „Geräte und Drucker“.
  • Suchen Sie Ihren Drucker in der Liste und prüfen Sie, ob er als „Online“ angezeigt wird und keine Fehlermeldungen vorliegen.
• Druckerwarteschlange überprüfen:
  • Öffnen Sie die Druckerwarteschlange: Doppelklicken Sie in „Geräte und Drucker“ auf Ihren Drucker.
  • Prüfen Sie, ob Aufträge vorhanden sind: Falls ja, klicken Sie auf „Drucker“ > „Alle Dokumente abbrechen“, um die Warteschlange zu leeren.
• Druckerdienst neu starten:
  • Drücken Sie Windows-Taste + R, geben Sie services.msc ein und drücken Sie Enter.
  • Scrollen Sie zu Druckwarteschlange (oder „Spooler“) und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
  • Wählen Sie Neu starten aus dem Kontextmenü.
• Client und Server neu starten:
  • Schließen Sie alle Programme auf dem Client-Rechner.
  • Klicken Sie auf Start > Neu starten, um den Client neu zu starten.
  • Melden Sie sich am Server an und starten Sie ihn ebenfalls neu.
• VirtPrinter Prozess überprüfen:
  • Öffnen Sie den Task-Manager: Drücken Sie Strg + Umschalt + Esc.
  • Wechseln Sie zum Reiter Prozesse.
  • Suchen Sie nach bfa_virt_printer.exe.
  • Falls nicht vorhanden, navigieren Sie im Datei-Explorer zu dessen Speicherort und doppelklicken Sie darauf, um ihn zu starten.

Spezifische Szenarien und Lösungen

Inkompatibilität mit Terminalservern (TS) / Citrix-Umgebungen

Der Standard-Archivdrucker (bfa_virt_printer) ist explizit nicht für den Einsatz auf Terminalservern oder in Citrix-Umgebungen konzipiert. Stattdessen muss der klassische, RedMon-basierte "spezielle Archivdrucker" verwendet werden. Wie Sie diesen einrichten, entnehmen Sie bitte dem Systemhandbuch, Kapitel III. Clientinstallation, Abschnitt 2 „Besonderheiten Terminal-Server“.

Netzwerk- und Berechtigungsprobleme

• Fehlermeldung uncclientspooler dir \\SERVER\uebergabe$\ not found:
  • Dieser Fehler bedeutet, dass der Client die Freigabe uebergabe$ auf dem Server nicht erreichen kann.
  • Prüfen Sie die Netzwerkverbindung zum Server.
  • Stellen Sie sicher, dass der angemeldete Windows-Benutzer Lese- und Schreibrechte auf diese Freigabe hat. Oft erscheint beim ersten Zugriff ein Windows-Anmeldedialog. Geben Sie hier die korrekten Daten ein und setzen Sie den Haken bei "Anmeldedaten speichern".

Fehlende oder fehlerhafte Installation

• Archivdrucker fehlt nach Installation:
  • Führen Sie den Client-Installer explizit mit Rechtsklick und "Als Administrator ausführen" aus.
  • Sollte dies nicht helfen, deinstallieren Sie den Client vollständig, starten Sie den PC neu und führen Sie die Installation erneut als Administrator durch.
• Prozess bfa_virt_printer.exe fehlt oder startet nicht:
  • Stellen Sie sicher, dass der Prozess nicht von einer Antiviren-Software blockiert wird.
  • Prüfen Sie, ob eine Verknüpfung im Autostart-Ordner des Benutzers angelegt wurde. Wenn nicht, kann der Prozess manuell gestartet werden, um das Problem temporär zu umgehen. Eine saubere Neuinstallation hilft hier oftmals dauerhaft.

Probleme mit der Darstellung von Dokumenten

• Dokumente werden an den Rändern abgeschnitten:
  • Öffnen Sie die Druckereigenschaften des Archivdruckers und wechseln Sie auf den Reiter "Erweitert".
  • Ändern Sie den Treiber von "MS Publisher Color Printer" auf "MS Publisher Imagesetter". Dies löst das Problem fast immer.
• Falsches Ausgabeformat (.ps statt .pdf):
  • Ändern Sie den Druckertreiber in den Druckereigenschaften auf "Microsoft Print to PDF".

Probleme mit dem Paralleldruck ("Y-Druck")

Hierbei wird ein Dokument archiviert und gleichzeitig auf einem physischen Drucker ausgegeben.

• Ausdruck erfolgt aus dem falschen Papierfach:
  • Dies ist eine Einstellung des physischen Zieldruckers. bitfarm-Archiv übergibt nur den Druckauftrag. Die Konfiguration des Papierfachs muss in den Druckereinstellungen des Hardware-Druckers selbst vorgenommen werden.
• Paralleldruck funktioniert gar nicht:
  • Für diese Funktion müssen auf dem Client-PC die Programme Ghostscript und Ghostview installiert sein. Fehlen diese, kann der Druckauftrag nicht an den physischen Drucker weitergeleitet werden. Die Installationsdateien finden Sie auf dem Server im Verzeichnis %bitfarm-archiv%\install\Programme\.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Client-seitige Fehler: Probleme mit dem Prozess bfa_virt_printer.exe werden in der Regel im temporären Verzeichnis des Benutzers protokolliert (%Temp%).
• Server-seitige Fehler: Wenn der Druckauftrag auf dem Server ankommt, aber nicht korrekt verarbeitet wird, finden Sie Fehlermeldungen in der Windows-Ereignisanzeige (eventvwr.msc → Anwendungsprotokoll, Quelle: "WSH").

Updates

• Öffnen Sie Ihren Browser und besuchen Sie:
  • Enterprise-Kunden: Kundenbereich.
  • GPL-User: Download-Seite.
  Prüfen Sie auf neue Versionen und laden Sie sie bei Bedarf herunter.

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Allgemeine Fehlersuche und Konfiguration

• Konfiguration neu einlesen: Nach Änderungen an der .con-Datei oder an zentralen Parametern muss die Konfiguration neu eingelesen werden. Dies erfolgt im Administratorbereich unter Globale Einstellungen über den Button Konfiguration neuladen.
• Fehlerhafte Zuordnung „Gleichzeitige Benutzer“: Wenn sich Benutzer nach dem AD-Abgleich nicht mehr anmelden können und die Meldung „Gesamtzahl gleichzeitiger Benutzer überschritten“ erscheint, wurde wahrscheinlich irrtümlich der Haken Gleichzeitige Benutzer bei einer Gruppe gesetzt. Entfernen Sie ihn und führen Sie den Abgleich erneut aus, um die Benutzer wieder als Named User zu registrieren.
• Anmeldedaten für den Abgleich: Der im Administrationsbereich hinterlegte Windows-Benutzer muss sich an der Domäne anmelden dürfen. Es reicht ein normaler Domain-User ; Administratorrechte sind nicht erforderlich.
• .con-Datei prüfen: Fehlende oder fehlerhafte Einträge im Abschnitt [Connection] können Verbindungsprobleme verursachen. Wichtig sind insbesondere:
  • Domain: Verwenden Sie den vollständigen Domänennamen, z. B. domain=bitfarm-gmbh.local. 
  • Domaincontroller:  Falls keine automatische Erkennung erfolgt, kann der Domain-Controller manuell angegeben werden, z. B.:
    • domain=bitfarm-gmbh.local
    • domaincontroler=dc01.bitfarm-gmbh.local
    Der Server muss erreichbar sein (z. B. per ping), und die LDAP-Ports dürfen nicht blockiert werden.
  • Mehrere Domänen: Bei mehreren Domänen können Namen per Trennzeichen | angegeben werden, z. B. domain=domäne1.local|domäne2.local.
    Die Reihenfolge muss dabei übereinstimmen:
    • domain=domäne1.local|domäne2.local
    • domaincontroller=dc1.domäne1.local|dc2.domäne2.local
    Der erste Domaincontroller gehört zur ersten Domäne, der zweite zur zweiten usw.
  • LDAP und SSL: Der Schalter ldap_ssl aktiviert lediglich „LDAP Secure“ (Port 636). Dies ist kein SSL-Zertifikatbetrieb. Ein echtes LDAPS-Zertifikat wäre nur über den separaten Schalter ldaps verwendbar und setzt ein Serverzertifikat voraus.
  • Ports: Standardport ist 389 (LDAP), für ldap_ssl 636. Diese Ports sind fest vorgegeben und nicht konfigurierbar.

Active-Directory-spezifische Probleme

• Mitglieder und Gruppen prüfen: Vergewissern Sie sich, dass alle erwarteten Benutzer direkte Mitglieder der angegebenen Gruppe sind. Nur direkte Gruppenmitglieder werden synchronisiert; verschachtelte Gruppen werden ignoriert. Legen Sie stattdessen eine flache Gruppe mit allen relevanten Benutzern an.
• Keine OUs verwenden: Der AD-Abgleich arbeitet ausschließlich mit Gruppen. Eine Auswahl von Organisationseinheiten (OUs) führt zu Fehlern oder zum Entfernen vorhandener Benutzer.
• Pflege der AD-Benutzerdaten: Fehlende Pflichtattribute (z. B. E-Mail-Adresse) können zu Fehlern im Viewer führen. Stellen Sie sicher, dass alle synchronisierten Benutzer vollständige AD-Profile besitzen.

Umgang mit gelöschten oder geänderten Benutzern

• Änderungen im Active Directory werden beim nächsten Abgleich automatisch übernommen. Deaktivierte Benutzer bleiben in bitfarm aktiv und belegen weiterhin Lizenzen; sperren oder löschen Sie solche Konten manuell, um Plätze freizugeben. Gelöschte Benutzer werden als „deleted“ markiert, ihre bisherigen Aktionen im DMS bleiben aber nachvollziehbar. Namens- oder E-Mail-Änderungen werden übernommen, sofern die Option „E-Mail-Adresse übernehmen“ aktiviert ist. Wird ein Benutzer erneut hinzugefügt, wird sein Zugang reaktiviert; Gruppenzugehörigkeiten müssen ggf. manuell nachgepflegt werden. Ist die maximale Benutzerzahl erreicht, können neue Benutzer erst nach Freigabe oder Lizenzerweiterung angelegt werden.

Performance und Timeouts

• LDAP-Timeouts: In sehr großen Active-Directory-Umgebungen kann es zu sizelimit_exceeded-Fehlern kommen. Erhöhen Sie in der bfaServer36.ini im Abschnitt [Server] den Wert ldap_sizelimit (z. B. ldap_sizelimit=1000) und starten Sie den Dienst bfaServer36 neu.

Protokollierung und Support

• Loganalyse: Prüfen Sie bei anhaltenden Problemen die Datei bfaserver36.log im Verzeichnis bin\logs. 

Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Enterprise-Kunden finden die neuesten Pakete im Kundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.

Support

• Enterprise-Kunden erhalten Unterstützung über den offiziellen Supportkanal. Für GPL-Anwender steht das SourceForge-Forum bereit.

Allgemeine Konfigurationsprobleme

• Fehler: „Kann Konfigurationsdatei nicht lesen“
  Der genannte Fehler tritt auf, weil der Client-PC eine für ihn unverständliche Pfadangabe vom Server erhält.
  • Erklärung: Der Autoscan wird auf dem Client gestartet, greift aber auf Konfigurationen zu, die auf dem Server in der zentralen Konfigurationsdatei (die .con-Datei) im Hauptverzeichnis des bitfarm-Archiv Installationsverzeichnises liegen. Ist in dieser Datei der Pfad zu den Vorlagen (templates=) als lokaler Pfad (z. B. .\bitfarm-archiv\templates) eingetragen, kann der Client damit nicht umgehen, da dies aus seiner Sicht kein gültiger Ort ist. Der Pfad muss als universell erreichbarer Netzwerkpfad (UNC-Pfad) angegeben sein.
  • Lösung: Öffnen Sie auf dem Server die zentrale .con-Datei. Suchen Sie den Parameter templates= und ändern Sie den lokalen Pfad in den vollständigen UNC-Pfad um.
    Falsch: templates=.\bitfarm-archiv\templates\
    Richtig: templates=\\SERVERNAME\bitfarm-archiv\templates\
  • Diagnose: Um zu prüfen, ob der UNC-Pfad vom Client aus erreichbar ist, kopieren Sie den vollständigen Pfad und fügen Sie ihn in die Adressleiste des Windows Explorers auf dem betroffenen Client-PC ein. Wenn sich der Ordner öffnet, ist der Pfad grundsätzlich korrekt und das Problem liegt wahrscheinlich bei den Berechtigungen.
• Berechtigungsprobleme
  Auch ein syntaktisch korrekter UNC-Pfad kann fehlschlagen, wenn der zugreifende Benutzer keine ausreichenden Rechte auf dem Server hat.
  • Erklärung: Der Windows-Benutzer, der am Client-PC angemeldet ist, benötigt mindestens Leserechte auf die bitfarm-Archiv-Freigabe und die darin enthaltenen Ordner und Dateien. Diese Berechtigungen werden auf zwei Ebenen verwaltet: den Freigabeberechtigungen und den NTFS-Sicherheitsberechtigungen des Ordners. Fehlen die Rechte auf einer dieser Ebenen, wird der Zugriff verweigert.
  • Lösung: Überprüfen Sie auf dem Server die Berechtigungen für den bitfarm-Archiv-Ordner.
    1. Freigaberechte: Rechtsklick auf den Ordner → Eigenschaften → Tab Freigabe → Erweiterte Freigabe → Berechtigungen. Stellen Sie sicher, dass die Gruppe "Jeder" (oder "Authentifizierte Benutzer") mindestens die Berechtigung "Lesen" hat.
    2. NTFS-Rechte: Rechtsklick auf den Ordner → Eigenschaften → Tab Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Benutzer oder Gruppen (z. B. "Benutzer" oder "Jeder") mindestens die Berechtigungen "Lesen, Ausführen", "Ordnerinhalt anzeigen" und "Lesen" besitzen.
  • Navigieren Sie im Explorer des Clients zum UNC-Pfad (z. B. \\SERVERNAME\bitfarm-archiv\templates) und versuchen Sie, eine der dort liegenden Vorlagendateien zu öffnen oder auf den Desktop zu kopieren. Schlägt dies mit einer "Zugriff verweigert"-Meldung fehl, liegt es vermutlich an den Berechtigungen.

Autoscan-Verknüpfungen und Scanprofile

• Fehlerhafte Autoscan-Verknüpfung
  Wenn der Doppelklick ins Leere führt oder eine Windows-Fehlermeldung erscheint, ist meist der Pfad im "Ziel"-Feld der Verknüpfung falsch.
  • Erklärung: Die Autoscan-Verknüpfung verweist auf die Skriptdatei autoscan.vbs, die sich im zentralen Programmverzeichnis auf der Serverfreigabe befindet. Zwei häufige Fehler sind:
    1. Lokaler Pfad: Die Verknüpfung zeigt auf eine lokale Installation (z. B. C:\Programme\...), die jedoch nicht die zentrale Konfiguration enthält. Autoscan muss immer über die Serverfreigabe gestartet werden.
    2. Alter Servername: Nach einem Serverumzug (Migration) zeigt die Verknüpfung noch auf den alten Servernamen (z. B. \\alter-server\bitfarm-archiv\...).
  Lösung:
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Autoscan-Verknüpfung und wählen Sie Eigenschaften. Überprüfen Sie im Tab Verknüpfung den Eintrag im Feld Ziel. Stellen Sie sicher, dass der Servername korrekt ist und der Pfad auf die Freigabe verweist.
• Fehler: „Profil nicht gefunden“ durch fehlende oder falsche Scanprofile
  Die Anweisung aus der Verknüpfung kann nicht ausgeführt werden, weil die dafür benötigten Scaneinstellungen (das Profil) auf dem lokalen PC nicht existieren oder falsch benannt sind.
  • Erklärung: Scanprofile werden nicht zentral auf dem Server, sondern lokal auf jedem Client-PC gespeichert. Bei einem neuen Rechner oder einem neuen Benutzerprofil sind diese daher standardmäßig nicht vorhanden. Autoscan bricht den Vorgang mit der Meldung "Profil nicht gefunden" ab.
  • Lösung (bei neuem PC): Übertragen Sie die Profile von einem funktionierenden Arbeitsplatz.
    1. Öffnen Sie auf dem alten/funktionierenden PC den Viewer, gehen Sie zu Datei → Optionen → Scan-Profile und exportieren Sie die benötigten Profile.
    2. Alternativ können Sie für Benutzerprofile die Datei scannerprofiles.ini aus dem Verzeichnis %appdata%\bitfarm-archiv kopieren.
    3. Öffnen Sie auf dem neuen PC den Viewer und importieren Sie die Profile über denselben Dialog.

Timeout- und Übertragungsprobleme

• Problem: Autoscan bricht bei großen Dokumentenstapeln ab
  Wenn Autoscan bei kleinen Scans problemlos funktioniert, aber bei größeren Stapeln reproduzierbar abbricht, ist in der Regel der eingestellte Timeout-Wert zu niedrig.
  • Erklärung: Autoscan wartet nur eine begrenzte Zeit auf die Fertigstellung des Scans durch den Scanner. Das Verarbeiten vieler Seiten dauert naturgemäß länger. Überschreitet diese Zeit den in der Verknüpfung definierten Timeout, bricht Autoscan den Vorgang ab, da es von einem Fehler ausgeht.
  • Lösung 1 (Timeout erhöhen): Passen Sie den Timeout-Parameter direkt in der Autoscan-Verknüpfung an.
    1. Rechtsklick auf die Verknüpfung → Eigenschaften.
    2. Suchen Sie im Feld "Ziel" den Parameter -t: gefolgt von einer Zahl (die Sekunden angibt).
    3. Erhöhen Sie diesen Wert deutlich, z.B. von -t:50 auf -t:300 (für 5 Minuten).
  • Lösung 2: Nutzen Sie für sehr große Dokumentenstapel den Importer im Viewer. Dieser ist für interaktives Scannen konzipiert und unterliegt keinen starren Timeouts. Er bietet zudem eine bessere Kontrolle und eine direkte visuelle Prüfung der gescannten Seiten vor der Archivierung 
• Problem: Scan startet, aber hängt oder überträgt keine Daten
  In manchen Fällen werden die Blätter vom Scanner eingezogen, aber der Autoscan-Prozess scheint sich aufzuhängen oder schließt sich ohne Ergebnis. Dies deutet oft auf eine Inkompatibilität zwischen dem Scannertreiber und der Standard-Datenübertragungsmethode hin.
  • Erklärung: Der TWAIN-Standard bietet verschiedene Methoden (Transfermodi), wie die Bilddaten vom Scanner an die Software übergeben werden können (z.B. direkt in den Arbeitsspeicher oder als temporäre Datei). Nicht jeder Scannertreiber funktioniert mit jedem Modus gleich stabil. Insbesondere bei Scans mit mehreren Seiten kann es hier zu Problemen kommen.
  • Lösung: Ändern Sie den Transfermodus im verwendeten Scanprofil. 
    1. Öffnen Sie den bitfarm-Archiv Viewer und gehen Sie zu Datei → Optionen → Scan-Profile.
    2. Wählen Sie das betroffene Scanprofil aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
    3. Wechseln Sie im Dropdown-Menü "Transfermethode" zwischen den Optionen (z.B. Speicher, Standard, Dateitransfer).
    4. Speichern Sie die Änderung und testen Sie die Autoscan-Verknüpfung erneut. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie eine funktionierende Einstellung gefunden haben. Oftmals erweist sich "Dateitransfer" als robusteste Alternative.

Weitere Lösungsansätze

• Temporäre Dateien: %temp% leeren.
• Energiesparen: Standby des Scanners während des Scanvorgangs verhindern.
• Registry-Prüfung: Sind die Scanprofile unter HKCU\Software\bitfarm\Archiv_V3\scan\profiles bzw. HKLM\SOFTWARE\Wow6432Node\bitfarm\Archiv_V3\scan\profiles vorhanden und korrekt?
• Antivirus: Testweise deaktivieren bzw. Ausnahmen setzen (siehe Hinweise), wenn Scans blockiert/verlangsamt werden.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Da `autoscan.vbs` ein VBScript ist, werden Fehler nicht in eine separate Log-Datei geschrieben, sondern in die Windows-Ereignisanzeige. Öffnen Sie `eventvwr.msc`, navigieren Sie zu "Windows-Protokolle" → "Anwendung" und filtern Sie nach der Quelle "WSH" (Windows Script Host), um relevante Fehlermeldungen zu finden.

Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Enterprise-Kunden finden aktuelle Pakete im Kundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.
• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

Verbindungsprobleme

• Problem: Der IMAP-Dienst kann keine Verbindung zum Mailserver herstellen.
  Im Log erscheinen Timeout-Fehler wie WinError 10060; der Dienst startet, ruft aber keine E-Mails ab.
Praxis-Tipp:
PowerShell-Test: Test-NetConnection mail.example.com -Port 993
TLS-Handshake (erfordert OpenSSL): openssl s_client -connect mail.example.com:993 -quiet
• Verschlüsselungsmethode: Die Einstellung encryption_method in der bfa_imap4.ini muss exakt zur Serverkonfiguration passen (ssltls für Port 993 oder unverschlüsselt für Port 143). Eine falsche Kombination führt zu Verbindungsfehlern.
• DNS-Auflösung prüfen: nslookup mail.example.com zeigt, ob der Servername korrekt aufgelöst wird. Alternativ kann testweise die IP-Adresse verwendet werden. Bei Bedarf Eintrag in C:\Windows\System32\drivers\etc\hosts.

Authentifizierungsprobleme

• Problem: Anmeldung am IMAP-Server schlägt fehl, obwohl die Verbindung steht.
  Im Log erscheinen „LOGIN failed“, „bad password“, „decryption failed“ oder „no access_token“ (OAuth2).
• Falsches oder geändertes Passwort: Wenn das Postfach- oder Dienstbenutzerpasswort geändert wurde, muss es in der bfa_imap4.ini aktualisiert und ggf. neu verschlüsselt werden.
• Hinweise zum Benutzerkontext (DPAPI & OAuth):
  • Die Passwortverschlüsselung mit credcrypt.exe (use_dpapi = True) und die Erstellung der .oauth-Datei mit create_oauth_config.exe sind an das Windows-Benutzerprofil gebunden, unter dem sie ausgeführt werden.
  • Ursache: Verschlüsselung oder Token-Erstellung erfolgten mit einem anderen Benutzer (z. B. Administrator), der IMAP-Dienst läuft aber unter einem Dienstkonto (z. B. „bitfarm“).
  • Lösung: Melden Sie sich als Dienstbenutzer an oder verwenden Sie „Ausführen als“, und erzeugen Sie das Passwort (credcrypt.exe IhrPasswort) bzw. .oauth im richtigen Kontext. Danach den Wert in der INI eintragen bzw. alte Datei ersetzen.
  • Wichtig: Wenn OAuth2 genutzt wird, darf das Feld password leer bleiben und use_dpapi = False gesetzt sein. Die Authentifizierung erfolgt ausschließlich über die via oauth_file referenzierte Datei.
  • OAuth2-Hinweise: Bei Microsoft 365 oder Google muss die App-Registrierung die Berechtigungen IMAP.AccessAsUser.All und offline_access enthalten. Der Administrator muss „Admin Consent“ erteilen.
  Alle diese Schritte müssen im Kontext des Dienstbenutzers ausgeführt werden.
• Sonderzeichen im Passwort: Bei unverschlüsselten Passwörtern muss % als %% maskiert werden. Vermeiden Sie Sonderzeichen wie & oder ^ oder nutzen Sie grundsätzlich credcrypt.exe.
• Mehr Details zum Thema OAuth finden Sie hier.

Konfigurationsprobleme

• Problem: E-Mails werden abgerufen, landen aber im falschen Archiv oder in „unverteilt“.
• Maildir-Namen: Die Angabe in maildirs = ... muss exakt mit den Ordnernamen des Servers übereinstimmen. Groß-/Kleinschreibung und Sonderzeichen beachten.
  Praxis-Tipp: Temporär loglevel = debug aktivieren. Im Log erscheint eine Zeile „list of available maildirs: [...]“. Ordner mit Leerzeichen oder Sonderzeichen ggf. in Anführungszeichen setzen, z. B. "Gesendete Elemente". INBOX ist in der Regel nicht case-sensitiv, andere Ordner können es sein.
• Syntaxfehler in INI-Dateien: Eine fehlende schließende Klammer (]) kann ganze Sektionen unbrauchbar machen.
• Encoding: Alle Konfigurationsdateien (bfa_imap4.ini, extract_att.ini) müssen als UTF-8 ohne BOM gespeichert werden.
• Spooldienst überwacht Zielverzeichnis nicht: Liegen abgerufene .eml Dateien im savefolder, wird dieses Verzeichnis evtl. nicht vom Spooldienst überwacht.
  Prüfung: Der Pfad muss in der scripts.ini unter ScannerImportPath oder ExtendedImportPath eingetragen sein. Der Spooldienst für das entsprechende Profil muss aktiv sein. Wichtig: Der savefolder darf nicht direkt auf ein Archivverzeichnis zeigen, sondern ausschließlich auf ein vom Spooldienst überwachtes Importverzeichnis.

Probleme bei der Verarbeitung von E-Mails und Anhängen

• Problem: Das Plugin extract_att funktioniert nicht wie erwartet.
• Reguläre Ausdrücke (Regex) – Groß-/Kleinschreibung: Verwenden Sie case-insensitive Ausdrücke, z. B. .*\.((p|P)(d|D)(f|F)), oder setzen Sie regex_case_sensitiv = False in extract_att.ini.
• Doppelte Archivierung: Wenn mehrere Sektionen in extract_att.ini auf denselben Anhang zutreffen, setzen Sie in der letzten relevanten Sektion continue_on_match = False.
  Hinweis: Der Parameter include_email = True kann zusätzlich Duplikate erzeugen, wenn Anhänge separat extrahiert werden.

Allgemeine Probleme und Fehlerbehebung

• Der Dienst läuft, holt aber keine E-Mails mehr ab (Zombie-Prozess)
  • Der Windows-Dienst „bfa_imap4“ steht auf „Wird ausgeführt“, die Log-Datei aktualisiert sich aber nicht. Neustart ohne Wirkung.
  • Mögliche Ursache: Ein vorheriger Lauf wurde nicht korrekt beendet (z. B. Timeout bei der Verbindung, Netzwerkproblem). Der hängende Prozess blockiert die Log-Datei.
  • Lösung: Dienst beenden → im Task-Manager den verbleibenden bfa_imap4.exe Prozess manuell beenden → Dienst neu starten.
• Dienst startet nach Server-Neustart nicht: Mögliche Ursache: Netz- oder Domänendienste (z. B. Netlogon) sind beim Start noch nicht bereit. Lösung: Starttyp des Dienstes in der Diensteverwaltung auf „Automatisch (Verzögerter Start)“ stellen.
• E-Mails werden mehrfach archiviert:
  Mögliche Ursache: Kombination aus fetch_method = all und delete_after_fetch = False führt zu Mehrfachabrufen. Lösung: Verwenden Sie fetch_method = unseen (nur ungelesene Mails). Diese werden als gelesen markiert und nicht erneut abgerufen.
  Hinweis: Bei Exchange Online kann delete_after_fetch = True durch Serverregeln blockiert werden; die Mail wird dann in „Gelöschte Elemente“ verschoben, nicht entfernt.
• E-Mails werden nicht als "gelesen" markiert:
  Abgerufene E-Mails bleiben im Postfach "ungelesen", was bei fetch_method = unseen zu wiederholten Abrufen führt.
  Mögliche Ursache: Provider-spezifisches Verhalten (bekannt bei Strato) oder ein Plugin verhindert das Setzen des \Seen-Flags.
  Lösung: In der entsprechenden Sektion der bfa_imap4.ini den Schalter set_seen_after_fetch = True setzen. Dies erzwingt das Setzen des Flags explizit nach dem Abruf.
• Timeouts bei großen Postfächern: Setzen Sie in der Sektion den Parameter max_mails_per_run, um die Anzahl der Mails pro Abruflauf zu begrenzen. Dadurch lassen sich Abbrüche bei großen Postfächern vermeiden.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Der genaue Speicherort wird in der Konfigurationsdatei bfa_imap4.ini (im Verzeichnis ...\bitfarm-archiv\bfaimap4\) im Abschnitt `[main]` unter dem Parameter `logfile` definiert.
• Setzen Sie `loglevel = debug` für eine detaillierte Analyse und suchen Sie nach "ERROR" oder "EXCEPTION". Nach der Fehlerbehebung setzen Sie den Wert wieder auf `info`.

Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder die dazugehörigen Komponenten zur Verfügung steht. Enterprise-Kunden finden die neuesten Pakete im Kundenbereich. GPL-User gelangen hier zum Download.

Support

• Enterprise-Kunden können telefonisch oder per Mail hier Kontakt aufnehmen.

1. Allgemeine Konfigurations- und Kodierungsprobleme

• INI-Datei prüfen: Kontrollieren Sie die Einträge in der bfa_csv_export.ini (Pfad: %bitfarm-archiv%\Viewer\files\plugins\bfa_csv_export\) auf Tippfehler, korrekte Sektionen und gültige Feldnamen. Fehlerhafte Angaben bei Pfaden, Statusfeldern oder Zusatzfeldern führen häufig zum Abbruch des Exports.
• Kodierung sicherstellen: Die INI-Datei muss im Format UTF-8 ohne BOM gespeichert werden. (In Notepad++: Menü Kodierung → In UTF-8 ohne BOM konvertieren.)
• Ungültige Zeichen im Dateinamen vermeiden: Wenn Zusatzfelder zur Benennung der Exportdatei verwendet werden, dürfen deren Inhalte keine unzulässigen Zeichen enthalten (/ \ : * ? " < > |).

2. Pfad- und Berechtigungsprobleme

• Erreichbarkeit der Pfade prüfen: Testen Sie exportdir und logfile manuell im Windows-Explorer oder über cmd → dir \\Server\Pfad. Fehlermeldungen deuten auf unzulässige oder nicht erreichbare Netzwerkpfade hin.
• Nur UNC-Pfade verwenden: Vermeiden Sie lokale Pfade (C:\...) und nutzen Sie ausschließlich UNC-Pfadstrukturen wie \\Server\Freigabe\Export.
• Schreibrechte kontrollieren: Der Dienst- oder ausführende Benutzer benötigt vollständige Schreibrechte auf den Export- und Log-Pfad (NTFS und Freigabeberechtigungen).
• Korrekte Logfile-Angabe: Der Parameter logfile muss einen vollständigen Pfad inkl. Dateiname enthalten (z. B. \\Server\Freigabe\Logs\csv_export.log), sonst kommt es zu „Permission denied“-Fehlern.
• Anpassung nach Serverumzug: Nach Änderungen an Servernamen oder Freigaben müssen alle Pfadangaben in der INI angepasst werden.

3. Bedingungen und Statusprobleme

Wenn ein Export nicht ausgeführt wird, liegt dies möglicherweise daran, dass die in der INI definierten Bedingungen nicht erfüllt sind – dies ist kein Fehler, sondern das erwartete Verhalten.

• Bedingungen prüfen: In der Sektion [conditions] festgelegte Regeln (z. B. stat_geprüft=True oder zus_Rechnungsnummer=!=|) müssen von allen exportierten Dokumenten erfüllt sein.
• Status nach Export: Wird ein Statusfeld (beispielsweise „nach DATEV übertragen“) nach erfolgreichem Export nicht gesetzt, prüfen Sie, ob der Benutzer über Änderungsrechte auf das entsprechende Statusfeld verfügt. Änderungen an den Rechten können im Reiter Administration → Zuordnung und Rechte vorgenommen werden.

4. Formatierung und Datenkorrektheit (besonders für DATEV)

• Datumsformat anpassen: Verwenden Sie für DATEV-kompatible Datumsangaben Castings wie date2string("%d%m%y") (anstelle von %d.%m.%Y).
• Zahlenformate korrigieren: Entfernen Sie Währungszeichen und Tausenderpunkte per Ersetzung, z. B. replace("€","").replace(".","").
• escape_char setzen: Enthalten CSV-Daten Trennzeichen (z. B. Anführungszeichen im Text), definieren Sie in der [csv]-Sektion einen escapechar="\", um Formatfehler zu vermeiden.
• Eindeutige Dateinamen: Wenn mehrere Dokumente exportiert werden, vermeiden Sie Überschreibungen, indem Sie %gdocid% in exportfile verwenden (z. B. Rechnung_%Rechnungsnummer%_%gdocid%).

5. Plugin-, Script- und Laufzeitfehler

• Plugin im Viewer aktivieren: Prüfen Sie unter Datei → Optionen → Plugins, ob das CSV-/DATEV-Export-Plugin aktiviert ist.
• Windows Script Host prüfen: Öffnen Sie wscript.exe → Rechtsklick → Eigenschaften → und stellen Sie sicher, dass Skripte erlaubt sind. 
• Antivirensoftware: Fügen Sie die bitfarm-Archiv-Verzeichnisse und Exportpfade als Ausnahmen hinzu. Blockierte .vbs- oder .exe-Dateien verhindern die Ausführung.
• Neustart nach Änderungen: Führen Sie nach Konfigurationsänderungen oder Plugin-Updates einen Neustart des Clients oder Servers durch.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Der genaue Speicherort wird in der Konfigurationsdatei bfa_csv_export.ini (Pfad: %bitfarm-archiv%\Viewer\files\plugins\bfa_csv_export\) im Abschnitt `[main]` unter dem Parameter `logfile` definiert. Stellen Sie sicher, dass der Pfad für den ausführenden Benutzer erreichbar und beschreibbar ist.

Updates

• Vergewissern Sie sich, dass Sie die aktuelle Version des bfa_csv_export einsetzen. Prüfen Sie im Viewer unter Hilfe → Info die Versionsnummer und vergleichen Sie diese mit der im Kundenbereich veröffentlichten.

Support

• Enterprise-Kunden: Support per Telefon oder E-Mail hier.
• GPL-Version: Kostenlose Hilfe über das SourceForge-Forum. Direkter Support per Mail oder Telefon ist nicht möglich.

1. Fehler in der Konfiguration und Syntax

• Falsches oder unzureichendes Suchmuster (Regex): Das definierte Muster passt nicht exakt auf den Barcode-Inhalt. Prüfen Sie Ihren regulären Ausdruck auf häufige Fehler:
  • Falsche Längenangabe: Es wird nach 6 Ziffern gesucht, der Barcode hat aber 7 (\d{6} statt \d{7}).
  • Tippfehler oder falsche Zeichen: Ein erwartetes Zeichen ist falsch geschrieben (z. B. „VQK“ statt „VAK“).
  • Syntaxfehler: Das Schlüsselwort ||regex|| vor dem Ausdruck wurde vergessen.
• Fehlende oder fehlerhafte Konfigurationsparameter: In scripts.ini oder Template-Dateien müssen bestimmte Schalter korrekt gesetzt sein.
  • Barcode-Erkennung deaktiviert: Ist readbarcode=false eingetragen, aktivieren Sie die Erkennung durch readbarcode=true.
  • Fehlende Barcodetrennung: Für die Dokumententrennung muss im Template des Archivs der Filter barcodemerge vorhanden sein.
• Falsche Befehle in der WFD-Datei: Für bestimmte Aktionen gelten feste Befehle.
  • searchbarcode darf nur in naming sections verwendet werden, während docbarcode für sorting- oder workflow sections vorgesehen ist. 
• Inkonsistente Konfiguration (Master/Slave): In MultiQueue-Umgebungen müssen readbarcode- und Barcode-Definitionen in allen scripts.ini-Dateien identisch sein.
• Geänderter Barcode-Inhalt: Wenn sich Format oder Präfix geändert haben, müssen Sie die Regex-Regeln in der WFD-Regel entsprechend anpassen.

2. Mangelhafte Scanqualität und Hardware

• Schlechte Barcodequalität: Achten Sie auf eine klare Darstellung:
  • durchgehende Linien ohne Unterbrechungen,
  • keine Verpixelung oder verschwommene Kanten,
  • ausreichender weißer Rand (Ruhezone) um den Barcode.
• Ungünstige Scaneinstellungen: Verwenden Sie geeignete Scannerparameter.
  • Empfohlen: TIF-Format, 300 DPI, Graustufen.
  • Vermeiden: Schwarz-Weiß-Scans oder JPG-Kompression (Artefakte erschweren die Erkennung).
• Physische Probleme: Verschmutztes Scannerglas verursacht Streifen und erschwert die Erkennung.

3. Prozess- und Anwenderfehler

• Barcodetrennung manuell deaktiviert: Bei Scans im Importer muss die Option „Barcodetrennung“ aktiv sein.

Zusätzliche Tipps

• Performance: Die Barcode-Erkennung kann zeitaufwendig sein. Bei Performance-Problemen: Nutzen Sie sie gezielt. Deaktivieren Sie die globale Erkennung (readbarcodes=false) und aktivieren Sie sie nur über Templates mit filter=barcodemerge.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Aktivieren Sie in der `scripts.ini` den Parameter `scriptdebug=true`, um detaillierte Log-Einträge zur Barcode-Erkennung in der Windows-Ereignisanzeige (Quelle: "WSH") zu erhalten. 

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Dokumente im Papierkorb (oder anderen Archiven) werden nicht gelöscht

• Mögliche Ursache 1: Es sind keine oder falsche Löschfristen konfiguriert.

  Lösung:

  1. Melden Sie sich als Administrator im Viewer an und wechseln Sie zum Reiter "Administration".
  2. Wählen Sie im Archivbaum das betreffende Archiv (z.B. "Papierkorb") aus.
  3. Im Bereich "Globale Einstellungen" aktivieren Sie den Bearbeiten-Modus.
  4. Überprüfen und stellen Sie im Abschnitt "Lager, Archive, Zusatzfelder" unter "Dokumentenlebensdauer" die gewünschte Frist ein (z.B. 8 Wochen).
  5. Um komplexere Regeln zu prüfen, klicken Sie im Bereich "Report, Vertragsmanagement, DLM" auf den Button "DLM aktive Elemente". Hier sehen Sie, welche Status- oder Zusatzfelder die Lebensdauer zusätzlich beeinflussen und können deren Konfiguration prüfen.
  6. Speichern Sie die Änderungen. Das Löschdatum wird nun für betroffene Dokumente neu berechnet.

• Mögliche Ursache 2: Berechnungsgrundlage und Prioritäten.

  Zur Berechnung der Löschfrist wird standardmäßig das ursprüngliche Archivierungsdatum herangezogen. Das Verschieben in den Papierkorb hat darauf keinen Einfluss.

  Zudem gilt eine klare Prioritäten-Hierarchie:

  1. Ein manuell gesetztes Löschdatum hat immer Vorrang.
  2. Danach greifen die Regeln der DLM-aktiven Elemente (Status- und Zusatzfelder).
  3. Zuletzt wird die allgemeine Dokumentenlebensdauer des Archivs herangezogen.

• Mögliche Ursache 3: Die definierte Uhrzeit zur Löschung wurde noch nicht erreicht.

  Das DLM ist ein zeitgesteuerter Prozess. Dokumente verschwinden nicht sofort, wenn ihr Löschdatum erreicht ist.

  Der DLM-Prozess läuft standardmäßig täglich um 06:00 Uhr. Die Uhrzeit kann in der .CON-Datei mit dem Schalter check_time in der Sektion [DLM] angepasst werden. Ein Neustart des Serverdienstes (bfaServer36) stößt den Prozess ebenfalls an.

• Mögliche Ursache 4: Das DLM ist global deaktiviert.

  Lösung: Stellen Sie sicher, dass in der .CON-Datei in der Sektion [DLM] der Schalter dont_check_expired entweder nicht vorhanden oder auf False gesetzt ist. Steht er auf True, ist das gesamte DLM ausgeschaltet.

Problem: Festplatte läuft voll

• Ursache: Das expired-Verzeichnis wird nicht geleert.

  Jedes vom DLM gelöschte Dokument wird als ZIP-Backup im expired-Verzeichnis abgelegt. Dies dient der Sicherheit, aber das Verzeichnis muss manuell bereinigt werden, sonst läuft die Festplatte unter Umständen voll.

  Lösung:

  1. Überprüfen Sie regelmäßig den Inhalt des Verzeichnisses, das in der .CON-Datei unter expired_dir konfiguriert ist (Standard: C:\bitfarm-archiv\bin\expired\).
  2. Löschen Sie alte ZIP-Dateien, die nicht mehr als Backup benötigt werden.

Problem: Expired-Verzeichnis wird nicht gefunden oder ist nicht beschreibbar

• Ursache: Falscher Pfad oder fehlende Berechtigungen.

  Der Löschvorgang schlägt fehl, wenn das Backup nicht geschrieben werden kann.

  Lösung:

  1. Prüfen Sie den Pfad für expired_dir in der [DLM] Sektion der .CON-Datei auf Korrektheit und Erreichbarkeit.
  2. Stellen Sie sicher, dass der bitfarm-Dienstbenutzer volle Schreib- und Leserechte auf dieses Verzeichnis hat.

Problem: Probleme beim Setzen eines Löschdatums

• Erforderliche Berechtigungen: Nur Benutzer mit administrativen Berechtigungen können ein Löschdatum manuell setzen oder zurücksetzen. Stellen Sie sicher, dass der angemeldete Benutzer diese Rechte besitzt.  Änderungen an den Rechten können im Reiter Administration → Zuordnung und Rechte vorgenommen werden.
• Manuelle Datumsänderung hat Vorrang: Wenn ein manuelles Löschdatum gesetzt wurde, wird dieses durch automatische DLM-Regeln (z.B. durch Verschieben in ein anderes Archiv) nicht mehr geändert. Um die automatische Berechnung wieder zu aktivieren, muss das Löschdatum über "Werkzeuge -> Löschdatum neu berechnen" zurückgesetzt werden.

Problem: DLM verursacht hohe Serverlast oder dauert extrem lange

• Ursache: Erstmalige Aktivierung auf einem System mit sehr vielen Dokumenten.

  Wenn das DLM zum ersten Mal auf einem System mit einer sehr hohen Anzahl an Dokumenten aktiviert wird, muss für jedes Dokument das Löschdatum berechnet werden. Stehen viele Dokumente zur Löschung an, kann dieser Prozess Stunden oder sogar Tage dauern und die Serverleistung stark beeinträchtigen.

  Lösung: Führen Sie die Erstaktivierung am besten am Wochenende oder außerhalb der Hauptgeschäftszeiten durch. Schalten Sie den Server während des Prozesses nicht ab.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Alle Aktionen des DLM werden vom Hauptserverdienst ausgeführt. Suchen Sie nach Fehlern in der bfaServer36.log. Der Pfad zu dieser Log-Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

Updates

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Support

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• Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist leider nicht möglich.

HotSearch startet nicht automatisch

• Prüfen Sie, ob eine Verknüpfung zur HotSearch.exe im Autostart-Ordner vorhanden ist:
  C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\StartUp.
• Fehlt die Verknüpfung, fügen Sie sie manuell hinzu oder führen Sie den Client-Installer erneut aus (legt sie automatisch an).
• Überprüfen Sie im Task-Manager (Reiter Autostart), ob HotSearch aktiviert ist. Wird sie dort deaktiviert angezeigt, aktivieren Sie den Eintrag.
• Falls HotSearch weiterhin nicht startet, prüfen Sie die Ereignisanzeige → Windows-Protokolle → Anwendung auf Fehlermeldungen zu HotSearch.exe.

Hotkey funktioniert nicht oder verursacht Konflikte

• Überprüfen Sie im Viewer unter Datei → Optionen → HotSearch, ob ein Hotkey definiert und aktiviert ist.
• Konflikte vermeiden: Wählen Sie eine Tastenkombination, die nicht von anderen Programmen (z. B. Teams, OneNote, Snipping Tool) belegt ist.
• Zum Zurücksetzen der Einstellungen löschen Sie die Datei %appdata%\bitfarm-archiv\HotSearchOptions.ini und starten Sie HotSearch neu.

HotSearch findet keine Dokumente

• Stellen Sie sicher, dass im Menü Datei → Optionen → HotSearch das richtige Profil ausgewählt ist.
• Überprüfen Sie, ob Sie sich im korrekten Archiv oder Lagerort befinden, in dem die Dokumente erwartet werden.

Benachrichtigungen und Pop-ups (Wiedervorlagen)

• HotSearch zeigt Wiedervorlagen-Pop-ups an, bis diese im Viewer geöffnet wurden. Wechseln Sie dazu in den Reiter Wiedervorlage, um Benachrichtigungen zu schließen.
• Aktualisierungsintervall ändern:
  • Über Datei → Optionen → Wiedervorlage im Viewer.
  • Oder über den Parameter -time XXX (in Sekunden) in der HotSearch-Verknüpfung im Autostart-Ordner.
• Zum Deaktivieren der Pop-ups beenden Sie HotSearch über das Tray-Symbol und entfernen die Verknüpfung aus dem Autostart-Ordner.

Pop-up erscheint doppelt oder reagiert nicht korrekt

• Löschen Sie die Datei %appdata%\bitfarm-archiv\HotSearchOptions.ini, um alle HotSearch-Einstellungen zurückzusetzen.
• Prüfen Sie im Task-Manager oder per tasklist | find "HotSearch.exe", ob HotSearch mehrfach ausgeführt wird. Beenden Sie ggf. alle Instanzen und starten Sie neu.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Fehler im Zusammenhang mit HotSearch werden im temporären Verzeichnis des Benutzers protokolliert. Navigieren Sie zu %Temp%, um die Log-Dateien einzusehen.

Updates

• Überprüfen Sie, ob eine neue Version für den Viewer oder HotSearch verfügbar ist. Enterprise-Kunden finden aktuelle Pakete im Kundenbereich, GPL-User unter Downloads & Support.

Support

• Enterprise-Kunden: Kontaktieren Sie uns telefonisch oder per Mail hier.
• GPL-Version: Kostenfreier Support über das SourceForge-Forum.

Konfigurationsdatei (INI) überprüfen

• • Achten Sie darauf, dass die .ini-Datei im UTF-8-Format ohne BOM gespeichert ist. (In Notepad++: Menü Kodierung → In UTF-8 ohne BOM konvertieren.). Die Ini-Datei finden Sie im Ordner lz-check im bitfarm-Archiv-Verzeichnis.
• Überprüfen Sie die LZ_Check INI-Datei auch auf korrekte Syntax und korrekte Schreibweise der Parameter. Achten Sie insbesondere auf folgende Aspekte:
• Stellen Sie sicher, dass alle Sektionsnamen (z. B. [MeinLesezeichen]) in der INI-Datei eindeutig sind. 
• Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Parameter in der INI-Datei vorhanden sind, wie z. B. der Name des Lesezeichens (lesezeichen = ...) und die E-Mail-Adresse des Empfängers (mailto = ...).
• Achten Sie darauf, dass bei der Angabe mehrerer E-Mail-Adressen im Parameter mailto diese korrekt durch Semikolons getrennt sind (z. B. mailto = email1@domain.de; email2@domain.de).
• Vermeiden Sie Leerzeichen am Anfang oder Ende des Lesezeichennamens in der INI-Datei.
• Veraltete Anmeldedaten: Wurde das Passwort des verwendeten bitfarm-Benutzers geändert, müssen die in der INI hinterlegten Zugangsdaten mit credcrypt.exe neu verschlüsselt werden. Andernfalls kommt es zu Anmelde-/Versandfehlern.
• Weitere Informationen: Im Systemhandbuch finden Sie unter "8. LZ-Check Tool" weitere Informationen zur korrekten Konfiguration.

Lesezeichen überprüfen

• Stellen Sie sicher, dass das in der INI-Datei angegebene Lesezeichen tatsächlich existiert und korrekt benannt ist. Detaillierte Informationen zu Lesezeichen finden Sie hier.
• Überprüfen Sie, ob der in der INI-Datei konfigurierte Benutzer die Berechtigung hat, auf das Lesezeichen zuzugreifen und es auszuführen. Für eine Prüfung wechseln Sie als Admin in den Bereich „Lesezeichen“. Dort hat jeder Benutzer und jede Gruppe einen eigenen Unterordner innerhalb der globalen Lesezeichen.
• Achten Sie darauf, dass das Lesezeichen für den korrekten Archivbereich konfiguriert ist. Dies können Sie im Lesezeichen-Dialog überprüfen (Reiter „Lesezeichen“ in der oberen Menüleiste).

SMTP-Einstellungen prüfen

•  Server-Konfiguration (.con-Datei) – 

  Nutzen Sie OAuth (z.B. mit Microsoft 365), so prüfen Sie folgende Punkte:

  • Korrekte Aktivierung: Stellen Sie sicher, dass in Ihrer .con-Datei der Schalter bfa_server_smtp=true gesetzt ist.
  • Konflikte vermeiden: Sollten die SMTP-Informationen aus der CON-Datei gelesen werden, darf in der lz_check.ini-Datei keine [email]-Sektion vorhanden sein, da diese die Servereinstellungen überschreiben würde. Entfernen oder kommentieren Sie diese Sektion vollständig.
  • OAuth-Fehler:
    • Abgelaufenes Client-Secret: Überprüfen Sie in Microsoft Entra/Azure, ob der geheime Clientschlüssel ("Client-Secret") Ihrer App-Registrierung noch gültig ist. Dieser läuft oft nach 12-24 Monaten ab und muss dann erneuert werden.
    • Fehlerhafte OAuth-Datei: Stellen Sie sicher, dass die OAuth-Datei korrekt generiert wurde und im richtigen Pfad liegt.
    (→ Detaillierte Hilfe finden Sie im Abschnitt OAuth)
• Konfiguration via INI-Datei

  Wenn in Ihrer lz_check.ini-Datei eine [email]-Sektion existiert, werden die zentralen Servereinstellungen ignoriert. Gehen Sie in diesem Fall die folgende Checkliste sorgfältig durch:

  • Server und Port: Sind der Servername (smtp) und der Port (smtpport) exakt korrekt? 
  • Verschlüsselung: Ist die richtige Verschlüsselungsmethode aktiviert? Fast alle modernen Server erfordern usetls=true oder usessl=true.
  • Anmeldedaten: Sind smtpuser und smtppass korrekt? Wichtig: Beide Werte müssen mit dem Tool credcrypt.exe verschlüsselt werden. Passwörter im Klartext funktionieren hier nicht.
  • Absender: Ist eine gültige Absenderadresse (sender) eingetragen, die über diesen Account versenden darf?
• Erreichbarkeit: Prüfen Sie, ob der SMTP-Server vom bitfarm-Server aus erreichbar ist (z. B. mit telnet <Server> <Port> oder openssl s_client -connect <Server>:Port). Achten Sie darauf, dass keine Firewall, kein Proxy oder Virenscanner die Ports blockiert.
• Authentifizierung: Stellen Sie sicher, dass Benutzername und Passwort korrekt sind. Bei Microsoft 365 muss die SMTP-Authentifizierung ("SMTP AUTH") im Admin Center aktiviert sein.
• Anmeldedaten für bitfarm-Server aktuell halten: In der [main]-Sektion der INI-Datei sind der Benutzer (user) und das Passwort (password) für die Anmeldung am bitfarm-Server hinterlegt. Wenn das Passwort dieses Benutzers im DMS geändert wird, müssen Sie es hier mit credcrypt.exe neu verschlüsseln und eintragen, ansonsten schlägt die Verbindung zum Server fehl.

Benutzerkontext beachten

• Wenn LZ_Check als ein bestimmter Benutzer (z. B. DMSAdmin) ausgeführt wird, aber Lesezeichen im Kontext anderer Benutzer ausgeführt werden sollen, stellen Sie sicher, dass die Option userid= in der INI-Datei korrekt konfiguriert ist.
• Beachten Sie, dass die Variable %username% im Lesezeichen im User-Context des Benutzers aufgelöst wird, der das Lesezeichen ausführt.

Aufgabenplanung überprüfen

Wenn LZ-Check manuell in der Konsole funktioniert, aber als geplanter Task fehlschlägt, liegt das Problem häufig in der Konfiguration der Windows-Aufgabenplanung. Gehen Sie die folgenden Schritte zur detaillierten Problembehebung durch.

• Schritt 1: Konfiguration des Tasks überprüfen

  Öffnen Sie die Windows-Aufgabenplanung und suchen Sie den Task für LZ-Check. Öffnen Sie dessen Eigenschaften und prüfen Sie die folgenden Reiter:

  • Reiter "Allgemein":
    • Benutzerkonto: Welcher Benutzer ist für die Ausführung eingetragen? Der hier eingetragene Benutzer muss die erforderlichen Berechtigungen haben (siehe Schritt 2).
    • Sicherheitsoptionen: Stellen Sie sicher, dass "Unabhängig von der Benutzeranmeldung ausführen" und "Mit höchsten Privilegien ausführen" aktiviert sind, 
  • Reiter "Aktionen":
    • Programm/Skript: Hier muss der vollständige Pfad zur lz_check.exe stehen
    • Argumente hinzufügen: Hier muss der vollständige Pfad zur korrekten .ini-Datei angegeben werden. 
• Schritt 2: Benutzerkonto und Berechtigungen sicherstellen

  Das unter "Allgemein" konfigurierte Benutzerkonto benötigt spezifische Berechtigungen, um LZ-Check korrekt auszuführen:

  • Erforderliche Berechtigungen: Der Benutzer muss ein Dienstbenutzer mit lokalen Administratorrechten sein. Er benötigt mindestens Lese- und Schreibezugriff auf das bitfarm-Verzeichnis, die .con-Datei und die lz_check.ini sowie Ausführungsrechte für die .exe.
  • Wichtiger Hinweis zum SYSTEM-Konto: Vermeiden Sie die Verwendung des integrierten "SYSTEM"-Kontos. Die mit credcrypt.exe verschlüsselten Anmeldeinformationen in der INI-Datei sind an das Windows-Benutzerprofil gebunden, unter dem sie erstellt wurden. Das SYSTEM-Konto hat keinen entsprechenden Benutzerkontext und kann diese Daten nicht entschlüsseln, was zu Anmeldefehlern führt.
    Lösung: Führen Sie den Task immer unter demselben dedizierten Benutzerkonto aus, mit dem Sie auch die Passwörter via credcrypt.exe verschlüsselt haben.
• Schritt 3: Hängende oder bereits laufende Instanzen prüfen

  Ein häufigeres Problem ist, dass eine vorherige Ausführung von LZ-Check nicht korrekt beendet wurde und den Start einer neuen Instanz blockiert.

  • Überprüfung in der Aufgabenplanung: Prüfen Sie in der Hauptansicht der Aufgabenplanung die Spalte "Status". Wenn der Task über einen längeren Zeitraum als "Wird ausgeführt" angezeigt wird, hängt er wahrscheinlich.
  • Überprüfung im Task-Manager: Öffnen Sie den Task-Manager und suchen Sie nach Prozessen namens lz_check.exe. Ein hängender Task kann sich hinter einem dieser Prozesse verbergen.
  • Behebung: Beenden Sie den Task zuerst über einen Rechtsklick -> "Beenden" in der Aufgabenplanung. Wenn das nicht hilft, beenden Sie den zugehörigen Prozess manuell über den Task-Manager.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Alle Aktionen des  LZ_Checks werden vom Hauptserverdienst ausgeführt. Suchen Sie nach Fehlern in der bfaServer36.log. Der Pfad zu dieser Log-Datei ist standardmäßig .\bitfarm-archiv\bin\logs

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Allgemeine Konfiguration

• Fehlende oder falsche ODBC-Verbindung: Der SQL-Mapper benötigt eine korrekt eingerichtete 32-Bit ODBC-Verbindung. Bitte prüfen Sie, ob diese vorhanden ist und fehlerfrei funktioniert. Mit dem Befehl bfa_sqlmapper -c odbctest -s all können Sie die Verbindung testen. Stellen Sie sicher, dass es sich um eine 32-Bit-Verbindung handelt, da 64-Bit-Verbindungen nicht unterstützt werden.
• Falsches Encoding der Konfigurationsdatei: Prüfen Sie, ob die Datei bfa_sqlmapper.ini im Format UTF-8 ohne BOM (Byte Order Mark) gespeichert ist. Ein falsches Encoding kann zu Fehlern beim Einlesen der Konfiguration führen. Zur Überprüfung und Anpassung empfehlen wir einen geeigneten Editor, wie z.B. Notepad++.
• Fehlende oder falsche Konfigurationseinträge: Prüfen Sie, ob alle erforderlichen Einträge (z.B. constring, sql, lookupindex) in der bfa_sqlmapper.ini korrekt definiert sind. Häufige Fehlerquellen sind doppelte Einträge, falsche Sektionsnamen (der SQL-Mapper ist case-sensitiv) oder ein falsches Log-Verzeichnis. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie hier.
• Umlaute in Zusatzfeldnamen: Bitte beachten Sie, dass der SQL-Mapper unter Umständen Probleme mit Umlauten in Zusatzfeldnamen haben kann. In einem solchen Fall sollten Sie Umlaute vermeiden oder diese durch alternative Schreibweisen ersetzen (z.B. "ae" statt "ä").
• Falsche Anmeldedaten (Credentials): Überprüfen Sie , ob die Anmeldedaten (Benutzername und Passwort) in der bfa_sqlmapper.ini (standardmäßig in %bitfarmarchiv%\) korrekt verschlüsselt sind. Verwenden Sie hierfür das Tool credcrypt, um die Anmeldedaten bei Bedarf neu zu verschlüsseln. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Schnittstellenbeschreibung innerhalb des Kapitels "bfa_sqlmapper".
• Konflikt mit Antivirensoftware: Es kann vorkommen, dass Antivirenprogramme die Ausführung des SQL-Mappers beeinträchtigen oder Dateien blockieren. Stellen Sie sicher, dass das bitfarm-archiv-Verzeichnis in Ihrer Antivirensoftware als Ausnahme definiert wurde. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
• Fehlende Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass der Benutzer, unter dem der SQL-Mapper-Dienst ausgeführt wird, über die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf die Datenbank und die betreffenden Archive verfügt.
  Für das betroffene Archiv sollten mindestens die Rechte Anzeigen, Suchen und Bearbeiten vergeben sein. Für Zusatzfelder ist das Recht Ändern erforderlich.
  Änderungen an den Rechten können im Reiter Administration → Zuordnung und Rechte vorgenommen werden.
• Unerwartete Ergebnisse/Abstürze aufgrund von NULL-Werten: Sollte ein SQL-Statement einen NULL-Wert zurückliefern, kann dies zu Problemen führen. Verwenden Sie in diesem Fall die Optionen emptyonmissing=True und emptyonnoresult=True, (in der Konfigurationsdatei bfa_sqlmapper.ini) um leere Felder zu behandeln. Alternativ kann ein Output-Caster genutzt werden, um NULL-Werte in leere Strings zu konvertieren. Achten Sie bitte generell auf eine korrekte SQL-Syntax.

Performance-Probleme

• Lange Verarbeitungszeiten: Sollte der SQL-Mapper lange Verarbeitungszeiten aufweisen, kann dies an einer ineffizienten SQL-Abfrage oder an einer großen Anzahl zu durchsuchender Archive liegen. In diesem Fall ist die SQL-Abfrage zu optimieren und ggf. die Anzahl der zu durchsuchenden Archive einzuschränken.

Log-Dateien und Fehleranalyse

• Der Pfad dazu wird in der Konfigurationsdatei bfa_sqlmapper.ini im Abschnitt `[logging]` für verschiedene Kontexte (`viewerplugin`, `standard`, `standalone`) definiert. Der Standardpfad ist oft ...\bitfarm-archiv\bin\logs\bfa_sqlmapper.log.

Updates

Support

• Enterprise-Kunden können hier telefonisch oder per E-Mail Kontakt aufnehmen.

Grundlegende Einrichtung (Autoexport)

Wenn der Plugin-Runner überhaupt nicht zu starten scheint (d.h. es wird keine plugin_runner.log-Datei erstellt oder aktualisiert), liegt die Ursache möglicherweise an der grundlegenden Anbindung als Autoexport-Skript. Überprüfen Sie die folgenden drei Punkte sorgfältig:

1. scripts.ini konfigurieren: Im Abschnitt [Autoexport] müssen beide Pfade korrekt gesetzt sein.
   • autoexportpath=.\bitfarm-archiv\plugins\autoexportjobs\ (Das Verzeichnis muss existieren und der Dienstbenutzer benötigt Schreibrechte.)
   • autoexportscript=.\bitfarm-archiv\plugins\plugin_runner.bat
2. plugin_runner.bat prüfen: Diese Batch-Datei startet die plugin_runner.exe. Stellen Sie sicher, dass der Pfad zur Konfigurationsdatei (standardmäßig plugin_runner.ini) korrekt ist.
3. plugin_runner.ini anlegen: Kopieren Sie die plugin_runner_example.ini zu plugin_runner.ini. Diese Datei steuert, welches Plugin unter welchen Bedingungen ausgeführt wird.

Häufige Fehlerquellen und deren Behebung

Sobald die grundlegende Anbindung funktioniert, lassen sich die meisten Probleme auf Konfigurations- oder Berechtigungsfehler zurückführen. Prüfen Sie bei Fehlfunktionen immer zuerst das Logfile.

1. Anmelde- und Verbindungsprobleme (Credentials)

Wenn der Plugin-Runner keine Verbindung zum Serverdienst herstellen kann, liegt es häufig an fehlerhaften Anmeldedaten. 

• Überprüfen Sie, ob die Anmeldedaten korrekt hinterlegt wurden:

  1. Direkte Eintragung in der [main]-Sektion:
     Tragen Sie bfauser und bfapass manuell mit verschlüsselten Werten ein. Die Verschlüsselung muss unter dem Windows-Dienstekonto von bitfarm mit credcrypt.exe erfolgen. Eine Verschlüsselung unter einem anderen Benutzer führt zu ungültigen Anmeldedaten.
  2. Verwendung von use_con_credentials = true:
     Setzen Sie in der Sektion [main] den Schalter use_con_credentials = true. Dadurch werden die Zugangsdaten automatisch aus der profil.con im Bereich [client] ausgelesen. Prüfen Sie dazu, ob diese Sektion (exakte Kleinschreibung!) vorhanden ist und die Einträge bfauser und bfapass mit verschlüsselten Werten enthält.
• Passwortänderung: Wenn das Passwort des Dienstbenutzers (z.B. DMSAdmin) geändert wird, müssen die Anmeldeinformationen in der profil.con mit credcrypt.exe neu verschlüsselt werden.

2. Fehlerhafte Konfiguration (plugin_runner.ini)

Syntaxfehler in der Konfigurationsdatei verhindern die korrekte Auswertung der Bedingungen. Der Plugin-Runner findet dann keine passende Sektion oder bricht mit einem Fehler ab.

• Syntax: Achten Sie auf korrekte Sektionsnamen in eckigen Klammern ([sektionsname]), korrekte Operatoren (z.B. =!=| für "nicht leer") und gültige reguläre Ausdrücke (Regex).
• Dateikodierung: Speichern Sie die .ini-Dateien immer im Format UTF-8 ohne BOM. Eine falsche Kodierung führt dazu, dass die Datei nicht gelesen werden kann.
• Pfade: Alle Pfade zu Plugin-Konfigurationen (plugin_config=) müssen korrekt und für den Dienstbenutzer erreichbar sein. Bei UNC-Pfaden sind entsprechende Freigabeberechtigungen nötig.
• Reihenfolge: Der Plugin-Runner verarbeitet Sektionen in alphabetischer Reihenfolge. Wenn mehrere Sektionen auf ein Dokument zutreffen, kann dies zu unerwünschtem Verhalten führen (z.B. Überschreiben von Werten). Benennen Sie Sektionen ggf. mit führenden Zahlen ([01_sektion_A], [02_sektion_B]), um die Reihenfolge zu steuern.

3. Hängende Prozesse

Manchmal bleiben mehrere plugin_runner.exe-Prozesse hängen und blockieren die Verarbeitung. Dies ist meist ein Folgefehler einer fehlerhaften Konfiguration oder eines Netzwerkproblems.

• Lösung: Führen Sie TERMALL.bat als Administrator aus, um alle bitfarm-Dienste und -Prozesse zu beenden.

4. Fehlende Berechtigungen des Dienstbenutzers

In diesem Fall kann sich der Plugin-Runner erfolgreich anmelden, aber Aktionen wie das Verschieben von Dokumenten oder das Setzen von Feldwerten schlagen fehl, oft ohne eindeutige Fehlermeldung im Hauptlog. 

• Berechtigungen des Dienstbenutzers: Der in der Konfiguration hinterlegte Benutzer (bfauser) muss über ausreichende Rechte verfügen, um alle vom Plugin benötigten Aktionen auszuführen. Dazu gehören:
  • Dateisystem: Schreibrechte auf das Log-Verzeichnis sowie Leserechte auf alle Konfigurations- und Plugin-Verzeichnisse.
  • Archive: Vollzugriff (mindestens Lese- und Schreibrechte) auf die betroffenen Archive. Änderungen an den Rechten können im Reiter Administration → Zuordnung und Rechte vorgenommen werden.
  • Zusatz- und Statusfelder: Ändern-Rechte für alle Felder, die durch das Plugin modifiziert werden sollen.