…finden statt suchen.
…finden statt suchen.
Wussten Sie schon...?
ELOoffice wurde abgekündigt und der Support endet 2026, wodurch möglicherweise ein Handlungsbedarf für Unternehmen besteht.
Der Umstieg zu einem alternativen Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollte frühzeitig geplant werden. Dieser Artikel gibt Ihnen wertvolle Tipps und Hinweise für einen reibungslosen Wechsel.
bitfarm-Archiv bietet eine leistungsstarke und – mit der GPL-Version sogar komplett kostenfreie – Alternative, die zudem eine einfache Datenübernahme¹ aus ELOoffice ermöglicht.
Ein DMS-Wechsel ist immer eine gewisse Herausforderung – aber keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitung ist das gut zu schaffen. Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:
Datenmigration: Das A und O ist natürlich, dass Ihre Dokumente und Metadaten sicher und vollständig ins neue System übertragen werden. Achten Sie darauf, dass die Integrität Ihrer Daten erhalten bleibt.
Bestehende Systeme: Wenn Sie ELOoffice mit anderen Systemen verknüpft haben, muss das neue DMS natürlich auch damit harmonieren. Denken Sie an Schnittstellen und den reibungslosen Informationsfluss.
Benutzerakzeptanz: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit ein! Schulungen und verständliche Materialien erleichtern den Umstieg und sorgen für Akzeptanz.
Workflows: Ihre bewährten Arbeitsabläufe sollten auch im neuen System funktionieren. Planen Sie Anpassungen frühzeitig und informieren Sie alle Beteiligten.
Zeitliche Planung: Ein DMS-Wechsel braucht Zeit. Setzen Sie sich realistische Fristen und vermeiden Sie kritische Geschäftszeiten für die Umstellung.
Wir haben schon viele Unternehmen beim DMS-Wechsel begleitet und kennen die typischen Hürden. Deshalb haben wir spezielle Tools entwickelt, die den Umstieg von ELOoffice besonders einfach machen. bitfarm-Archiv ist als Open Source Software Made in Germany eine kostengünstige und gleichzeitig leistungsstarke Alternative. Während viele andere Lösungen in diesem Bereich mit hohen Investitionen verbunden sind, ist bereits die komplett kostenfreie GPL-Version ein vollständiges DMS für kleine Unternehmen, inklusive Texterkennung, Unterstützung der E-Rechnung, GoBD- / DSGVO-Konformität und umfangreicher Integrationsmöglichkeiten.
Für den einfachen Wechsel gibt es das Import-Tool für ELOoffice (Version 11). Der Prozess zur Übernahme Ihrer Dokumente und Daten ist in zwei Schritten erledigt:
1. Export aus ELOoffice:
2. Import in bitfarm-Archiv:
Die Daten werden im Hintergrund automatisch sortiert, verschlagwortet und mit Texterkennung (OCR) versehen. Dieser Vorgang benötigt jedoch etwas Zeit, so dass die Dokumente nach und nach im Viewer auffindbar sind.
Dieser einfache Importprozess steht zukünftig sowohl Nutzern unserer kostenlosen GPL-Version als auch bereits jetzt Interessenten der Enterprise-Version im Rahmen einer individuellen Migration zur Verfügung. Der Umstieg von ELOoffice – mit bitfarm-Archiv so einfach wie nur irgend möglich.
Sprechen Sie uns an, wir entwickeln gerne gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Strategie für den Umstieg und zeigen Ihnen, wie Sie von den zahlreichen Vorteilen von bitfarm-Archiv profitieren – von der Datenübernahme bis hin zu den erweiterten Funktionen.
Die Originaldateien können Sie direkt aus bitfarm-Archiv heraus auschecken und bearbeiten – ganz einfach mit Ihren gewohnten Standardprogrammen. Eine Vorschauansicht für viele Dateiformate (PDF, E-Mail, Office-Dokumente, CAD-Zeichnungen etc.) erleichtert Ihnen die Arbeit zusätzlich.
Und auch an die Buchhaltung haben wir gedacht: bitfarm-Archiv bietet standardmäßig eine Schnittstelle zu DATEV², um buchhaltungsrelevante Belege zu exportieren. Alle erkannten oder manuell hinzugefügten Informationen können per CSV-Export an DATEV (oder ein anderes FiBu-System) gesendet werden. Ein ausgeklügeltes Rechtesystem stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer die Übermittlung durchführen können.
Sie haben noch Fragen zum Umstieg von ELOoffice? Unser erfahrenes Team berät Sie gerne! Gemeinsam finden wir die optimale Strategie für Ihre Migration. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt! Und wenn Sie schon mal einen Blick auf die vielfältigen Möglichkeiten von bitfarm-Archiv werfen möchten, schauen Sie sich gerne unsere Videoreihe auf YouTube an.
„Durch bitfarm-Archiv DMS und die damit vorhandene Schnittstelle zu DATEV konnten wir unsere Prozesse optimieren . Der Support ist einfach herausragend und alle Fragen und Ideen werden sofort aufgenommen und beantwortet.“
Daniel Schmidt (Buchhaltung), LANG-AG
ELOoffice (Version 11) bietet eine Exportfunktion, mit der Sie Ihre Dokumente zusammen mit einer XML-Datei exportieren können. Diese XML-Datei enthält alle Metadaten (Verschlagwortung, Zusatzfelder etc.). bitfarm-Archiv bietet ein spezielles Import-Tool, das diese Daten direkt einlesen und verarbeiten kann.
Ja, bitfarm-Archiv ist als Open-Source-Software in der GPL-Version (Community Edition) kostenlos, werbefrei und unlimitiert sowohl für die private als auch die geschäftliche Verwendung. Für Unternehmen, die erweiterte Funktionen und professionellen Support benötigen, gibt es die kostenpflichtige Enterprise-Version.
Ja, Sie können die GPL-Version herunterladen und ohne Einschränkungen dauerhaft nutzen. Der derzeitige Funktionsumfang macht die bitfarm-Archiv GPL-Edition vor allem für Einzelbenutzer oder Kleinunternehmen als vollumfängliche DMS Software interessant.
¹Für die GPL-Version wird eine Import-Schnittstelle von EloOffice in Kürze verfügbar sein. Interessenten für die Enterprise-Version können bereits jetzt im Rahmen einer individuellen Migration zusammen mit unserem Consulting-Team eine Strategie für die Übernahme ausarbeiten.
²Eine Funktion der Enterprise-Version
Sie möchten mehr über den DMS-Wechsel und bitfarm-Archiv erfahren?
