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screenshot bitfarm-Archiv 3.6.2

bitfarm-Archiv
GPL Version 3.6

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GPL Version 3.6

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GPL Version 3.6

GPL Version 3.6 mit Enterprise-Power 

Mit dem Release der Enterprise Version 3.6.2 werden die Möglichkeiten des digitalen Dokumentenmanagements auf das nächste Level gebracht. Viele Neuerungen und Optimierungen sind jetzt auch Bestandteil der GPL-Version 3.6.

Als Open-Source DMS für Privatanwender und Unternehmen meistert die neue Version spielend die Herausforderungen der Zukunft. Egal ob rechtssichere E-Rechnungen oder die Einhaltung von Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung mit Hilfe des Dokumentenlebenszyklus (DLM) - Der neue Release wartet mit einer Vielzahl nützlicher Verbesserungen.

Dieses kostenlos verfügbare Update bietet zusätzliche nützliche Funktionen wie die Kontierung von Rechnungen und die nahtlose Integration in Microsoft Office und setzt damit neue Maßstäbe im Bereich der freien Dokumentenmanagementsysteme.

Entdecken Sie jetzt die neue GPL-Version 3.6 und laden Sie Ihr neues DMS kostenlos herunter - ohne Einschränkungen, zeitliche Begrenzung oder Werbung. Die GPL-Version ist für alle Arten des Einsatzes geeignet, sei es privat, geschäftlich oder im Bildungsbereich, und das alles völlig kostenfrei.

Frisches Design

Erleben Sie bitfarm-Archiv in neuem Glanz. Das frische Design mit aktualisierten Icons sorgt für ein intuitives Benutzererlebnis. Egal ob Einsteiger oder Profi - die übersichtliche Oberfläche macht die Arbeit zum Vergnügen. Und dank cleverer Statusfelder, die ihre Funktion unabhängig von der Farbe vermitteln, profitieren auch Menschen mit eingeschränkter Sicht von mehr Barrierefreiheit.

3.6 after
3.5 before

E-Rechnungen

Ab 2025 wird der Empfang der E-Rechnung für B2B-Unternehmen in Deutschland Pflicht. Mit bitfarm-Archiv 3.6 meistern Sie spielend die Herausforderungen der neuen gesetzlichen Anforderungen. Das DMS unterstützt schon jetzt alle gängigen elektronischen Rechnungsformate wie ZUGFeRD und X-Rechnung. Per Mausklick verwandeln Sie digitale XML-Daten beim Archivieren automatisch in übersichtliche Rechnungsdokumente. Papierrechnungen bleiben unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2026 erlaubt, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Stellen Sie mit bitfarm-Archiv 3.6 schon heute die Weichen für eine zukunftssichere E-Rechnungsverarbeitung und profitieren Sie von den Vorteilen des digitalen Belegaustauschs.

Microsoft Office Add-Ins

Arbeiten Sie nahtlos mit Microsoft Office und bitfarm-Archiv. Die intelligenten Add-Ins für Word, Excel und PowerPoint machen Schluss mit lästigem Hin- und Herwechseln. Öffnen, bearbeiten und speichern Sie Dokumente direkt aus der gewohnten Office-Umgebung im DMS. Per Knopfdruck fügen Sie Ihre Arbeitsergebnisse dem richtigen Archiv und Vorgang zu. Mit der Outlook-Integration archivieren Sie wichtige E-Mails und Anhänge kinderleicht per Klick auf das Add-In. Die Office-Anbindung von bitfarm-Archiv spart wertvolle Zeit und sorgt für mehr Produktivität im Büroalltag. Gut zu wissen: Auch für Mozilla Thunderbird und OpenOffice stellt bitfarm-Archiv eine entsprechende Integration bereit.

Zusatzfeld “Grid”

Entdecken Sie das Multitalent für Ihre Dokumente: Das Buchungsgrid. Dieses frei konfigurierbare tabellarische Zusatzfeld eröffnet unzählige Möglichkeiten. Egal ob Kontierung von Belegen oder individuelle Datenerfassung - mit dem Gridfeld sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Dank cleverer Funktionen wie Gruppierung und Kalkulation behalten Sie stets den Überblick. Und das Beste: Per Knopfdruck bringen Sie einen Buchungsstempel direkt auf dem Dokument an.

Document Lifecycle Management

Die neue GPL-Version hilft bei der einfachen Umsetzung von Datenschutzanforderungen. Während in früheren Versionen das Löschen von Dokumenten und Metadaten stets ein manueller Vorgang war, wird dies nun mit dem eingeführten „Document Lifecycle Management“ (DLM) voll­stän­dig auto­mati­siert. Lösch­fristen kön­nen vom Admi­nis­tra­tor in Zu­sammen­ar­beit mit dem je­wei­ligen Daten­schutz­be­auf­trag­ten für alle Doku­menten­kate­go­rien defi­niert und mit einem Klick für Report-Zwecke exportiert wer­den.

Stempel mit Statusfunktion

Bringen Sie Farbe in Ihre Dokumente und Ordnung in Ihre Prozesse. Die Stempel in bitfarm-Archiv 3.6 sind nicht nur optisch ein Hingucker, sondern echte Multitalente. Ob "Geprüft", "Freigegeben" oder "Bezahlt" - definieren Sie Stempel ganz nach Ihren Anforderungen. Verknüpfen Sie Stempelabdrücke zusätzlich mit Statusänderungen. Durch einen Klick auf den Stempel wechselt das Dokument automatisch in den nächsten Bearbeitungsschritt.

Gridfunktionen

Das Grid innerhalb der Trefferliste verfügt nun über neue praktische Funktionen. So können unter anderem Spalten gruppiert, gefiltert oder ausgeblendet werden. Ebenso stehen verschiedene Kalkulationen für die Datensätze zur Verfügung. Eine Report-Funktion exportiert bei Bedarf das zuvor definierte Grid im gleichen Layout.

HotSearch

Nie wieder zeitraubende Suchen in anderen Anwendungen. Mit HotSearch finden Sie blitzschnell die passenden Dokumente im DMS. Egal ob Rechnungsnummer in der ERP-Software oder Projektnummer in der Kommunikationsplattform: Markieren Sie einfach den gewünschten Begriff und übertragen Sie ihn per Tastenkombination an HotSearch. Schon durchforstet das Tool das komplette Archiv oder gezielt einzelne Lagerorte innerhalb des DMS. Treffer landen direkt auf Ihrem Bildschirm. Dank konfigurierbarer Hotkeys passen Sie die Suche flexibel an. Und sollten neue Wiedervorlagen anstehen, informiert Sie HotSearch zuverlässig. So haben Sie wichtige Dokumente immer im Blick und sparen wertvolle Zeit.

Ausdockbare Bereiche

Bereiche wie beispielsweise die Navigation oder Wiedervorlagen-Liste lassen sich per Drag & Drop frei ausdocken. Dadurch kann der User die Oberfläche nach Belieben anordnen und falls erforderlich auf einen zweiten Monitor auslagern. Mit einem Doppelklick auf den ausgedockten Bereich springt dieser automatisch wieder an seine Ursprungsposition zurück.

MySQL 8 & SSL-Verschlüsselung

Sicherheit auf höchstem Niveau: Mit bitfarm-Archiv 3.6 kommunizieren Windows-Client und Datenbank ab sofort über eine SSL-verschlüsselte Verbindung. Ihre Daten sind damit auf einer zusätzlichen Ebene vor unbefugtem Zugriff geschützt. Auch die leistungsstarke MySQL 8 Datenbank wird jetzt unterstützt. Freuen Sie sich auf zukunftsweisende Features wie UTF8MB4 für erweiterte Zeichensätze und die Unterstützung von JSON. bitfarm-Archiv macht Ihr DMS fit für die Herausforderungen von morgen.

Mehr Usability bei den Grafik-Tools

Bei den Grafik-Tools wurden viele Usability-Verbesserungen vorgenommen, um die Arbeit am Dokument zu erleichtern. Unter anderem merkt sich der Viewer jetzt das zuletzt verwendete Annotations-Werkzeug. Ebenso ist es möglich, Annotationen samt Inhalt per Tastenkombination kopieren und einfügen zu können.

Adminbereich

Der Administratorbereich glänzt mit einer neuen Oberfläche - und das direkt im Viewer integriert. Ab sofort verwalten Sie Ihr DMS bequem an einem Ort und nicht mehr in einer separaten Anwendung. Und dank cleverer Funktionen wie archivübergreifendem Kopieren und Einfügen von Objekten, Rechten, Feldern und Status sparen Sie jede Menge Zeit. Per Kontextmenü können Sie auch im Handumdrehen von Feldern direkt in die Archivkonfiguration springen.

Weitere neue Funktionen

  • Arbeitsplatz

  • Importer

  • Bearbeiten-Modus

  • Checkin/Checkout

  • Erweiterte Feldrechte: Lesen, schreiben, ändern

  • Erweiterte Rechte: Importieren, Admin, revisionssicher ablegen

  • Mehrseitiges Briefpapier

  • Globale Zusatzfelder / Globale Verschlagwortungshilfe

  • Erweiterte Stempelanzahl

  • Adminsuche in History

  • Änderungsdatum in der Trefferliste

  • Änderungsdatum und Archivierungsdatum in der Wiedervorlage

  • Fundstellenmarkierung

  • Kommentare

  • Suche innerhalb des Dokuments

  • Dokumentenvorlagen / Neues Dokument erzeugen

  • Wiedervorlagefavoriten: Heute + x Tage

  • Wiedervorlagebenachrichtigung per E-Mail

  • Dokumente in Tabs öffnen

  • Bearbeitbare Dokumente werden automatisch aktualisiert, wenn sie wieder eingecheckt werden

  • bfaserver / kein Share mehr notwendig

  • Rollen in der Voransicht über Mausrad / Strg-Mausrad für Zoom

  • Zusatzfelder in der Wiedervorlage

  • TCP/IP Drucke

Weitere Materialien

Einen kurzen Überblick über Version 3.6. geben wir in diesem Vorschau-Video. Darüber hinaus steht eine neue und umfangreiche Videoreihe für Ihre Anwender zur Verfügung, die einen guten Einstieg in bitfarm-Archiv verschafft.

Für die GPL-Version wird kostenloser Support über das Forum auf SourceForge angeboten. Direkter Support per Telefon oder E-Mail ist der Enterprise-Version vorbehalten.

3.6.2. Teaser Video