Das Wichtigste in Kürze
- Eine generelle Pflicht zur vollständigen Personalakte gibt es nicht, jedoch ist diese für bestimmte Entgeltunterlagen ab Januar 2027 für viele Unternehmen unausweichlich.
- Die Möglichkeit für eine Pflichtbefreiung (Befreiungsantrag bei der Deutschen Rentenversicherung) läuft am 31.12.2026 aus.
- bitfarm-Archiv bietet eine leistungsstarke Alternative zur Papierakte, mit der Sie gesetzliche Vorgaben problemlos umsetzen. Durch die Nutzung der Software können Sie relevante Dokumente in digitaler Form effizient und vor allem übereinstimmend hinsichtlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwalten.
Ist die digitale Personalakte Pflicht oder freiwillig?
Viele Personaler stellen sich aktuell die entscheidende Frage: Ist die digitale Personalakte Pflicht oder freiwillig? Generell sind Unternehmen der Privatwirtschaft nicht dazu verpflichtet, sämtliche Bestandteile einer Personalakte vollständig digital zu führen. Allerdings hat die sogenannte Beitragsverfahrensverordnung (BVV) bereits Weichen gestellt, die Teilbereiche dieses Thema massiv verändern.
Ab wann eine Pflicht zur Digitalisierung besteht, sorgt in der Praxis auch öfters für Verwirrung: Fakt ist, dass bereits seit 2022 bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch vorgehalten werden müssen. Für viele Unternehmen galt bisher eine Übergangsfrist. Diese Möglichkeit zum Antrag auf Pflichtbefreiung bei der Deutschen Rentenversicherung endet jedoch Ende 2026. Ab Januar 2027 müssen demnach bestimmte Unterlagen zwingend digital aufbewahrt werden.
Die gute Nachricht: Die Einführung einer digitalen Lösung entlastet den Personalbereich enorm. Das ausschließliche Führen von Papier ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig. Wer jetzt rechtzeitig den Schritt in die Digitalisierung durchführt, sichert sich auch eine revisionssichere Archivierung und ist bestens auf kommende Anforderungen vorbereitet.
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?
Doch welche Unterlagen sind nun konkret von der Pflicht zur digitalen Speicherung betroffen? Ab 2027 schreibt der Gesetzgeber vor, dass alle Dokumente, die für die Berechnung und Abrechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags relevant sind, elektronisch abrufbar sein müssen. Darunter fallen insbesondere:
- Elektronische Entgeltunterlagen und Lohnabrechnungen
- Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
- Die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit und Entsendung
Neben diesen Pflichtdokumenten empfiehlt es sich, im Zuge der Umstellung auch Arbeitsverträge, Zeugnisse, Urlaubsanträge und Leistungsbeurteilungen in die elektronische Akte aufzunehmen, um Medienbrüche zu vermeiden.
Welche Personalunterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden?
Trotz fortschreitender Digitalisierung gibt es Dokumente, die weiterhin (zusätzlich neben der digitalen Ablage) physisch vorgehalten werden sollten. Dies betrifft vor allem Schriftstücke, die im Streitfall vor Gericht eine hohe Beweiskraft erfordern und nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurden. Dazu zählen klassischerweise Kündigungsschreiben, Aufhebungsverträge oder befristete Arbeitsverträge im Original.
Gesetzliche Anforderungen & Vorteile beim Wechsel
Wer seine Dokumente zukünftig rechtskonform verwalten möchte, muss verschiedene gesetzliche Anforderungen beachten. Eine gute Vorbereitung sorgt jedoch nicht nur für Rechtssicherheit, sondern bringt auch enorme Effizienzvorteile. Folgende Aspekte sind dabei entscheidend:
Datenschutz (DSGVO)
Die Datenschutz-Grundverordnung stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Eine Lösung regelt automatisiert Zugriffsrechte und unterstützt bei der Einhaltung von DSGVO und GoBD durch entsprechende Konfigurationen.
Revisionssicherheit
Eine revisionssichere Archivierung ist das Herzstück der elektronischen Personalakte. Dokumente müssen unveränderbar abgelegt werden, was ein modernes Dokumentenmanagementsystem standardmäßig gewährleistet.
Löschfristen (DLM)
Personaldaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Intelligente Systeme steuern Löschfristen und den Dokumentenlebenszyklus (DLM) dynamisch über integrierte Workflows.
Ortsunabhängiges Arbeiten
Ob im Homeoffice oder bei verteilten Standorten: Die autorisierten Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf die benötigten Personalunterlagen zugreifen, was die Bearbeitungszeit spürbar senkt.
Nahtlose Systemintegration
Dank Funktionen wie HotSearch können Sie direkt aus Ihrem führenden HR- oder ERP-System per Tastenkombination (z.B. Strg+B) nach Mitarbeiterdokumenten suchen, ohne Programmwechsel oder Copy-Paste.