Das Wichtigste in Kürze
- Eine generelle Pflicht zur vollständigen Personalakte gibt es nicht. Für bestimmte Entgeltunterlagen ist sie ab Januar 2027 jedoch unausweichlich.
- Die Möglichkeit für einen Befreiungsantrag bei der Deutschen Rentenversicherung endet am 31.12.2026.
- Oberstes Ziel bei all unseren Bemühungen ist es, dass Sie gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO problemlos umsetzen und relevante Dokumente effizient digital verwalten.
Ist die digitale Personalakte Pflicht oder freiwillig?
Die Antwort auf die Frage nach einer gesetzlichen Pflicht findet sich in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Bereits seit 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch vorgehalten werden. Viele Betriebe nutzten bisher eine Übergangsfrist. Und trotzdem endet die Möglichkeit für einen Befreiungsantrag bei der Deutschen Rentenversicherung am 31.12.2026 endgültig. Ab Januar 2027 ist die digitale Aufbewahrung für diese Dokumente zwingend.
Wer rechtzeitig umstellt, entlastet den Personalbereich. Das spart nicht nur Zeit, sondern geht weit darüber hinaus: Sie archivieren direkt revisionssicher und GoBD-konform.
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?
Ab 2027 müssen alle Dokumente für die Berechnung und Abrechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags elektronisch abrufbar sein. Dazu gehören zwingend:
- Elektronische Entgeltunterlagen und Lohnabrechnungen
- Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
- Die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit und Entsendung
Umfassend, im Sinne von einem ganzheitlichen Dokumentenmanagement, empfiehlt es sich, bei der Umstellung gleich Arbeitsverträge, Zeugnisse, Urlaubsanträge und Leistungsbeurteilungen in die elektronische Akte aufzunehmen. So vermeiden Sie Medienbrüche.
Welche Personalunterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden?
Bewahren Sie bestimmte Dokumente zusätzlich in Papierform auf. Vor Gericht brauchen Sie bei Kündigungsschreiben, Aufhebungsverträgen oder befristeten Arbeitsverträgen oft das Original mit händischer Unterschrift, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur vorliegt.
Gesetzliche Anforderungen & Vorteile beim Wechsel
Eine gute Vorbereitung bringt Rechtssicherheit und Effizienz. Folgende Aspekte sind dabei entscheidend:
Datenschutz (DSGVO)
Die Software regelt Zugriffsrechte automatisiert nach der DSGVO und schützt so sensible Personaldaten zuverlässig.
Revisionssicherheit
Das System legt alle Dokumente unveränderbar und rechtssicher ab.
Löschfristen (DLM)
Personaldaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Das System steuert dynamische Löschfristen sicher über Workflows.
Ortsunabhängiges Arbeiten
Autorisierte Mitarbeiter greifen im Homeoffice oder an verteilten Standorten jederzeit auf die benötigten Akten zu.
Nahtlose Systemintegration
Durch Funktionen wie HotSearch suchen Sie mit Strg+B direkt aus führenden HR-Systemen nach Dokumenten, ohne das Programm wechseln zu müssen.