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Revisionssichere Archivierung

Ein revisionssicheres Archivsystem ist revisionssicher, wenn vom Eingang eines Dokuments in das Archiv über den Transport bis zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus hinreichend sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren geht noch verändert wird.

Dokumentenmanagementsysteme und revisionssichere Archivierung

Im Prinzip arbeiten alle Dokumentenmanagementsysteme als einzelne Software revisionssicher. Ob ein Gesamtsystem (bestehend aus Client, Server, Betriebssystem, DMS und Datensicherung) revisionssicher ist und die Bedingungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt, hängt von der Konfiguration und der Administration im laufenden Betrieb ab.

Konformität zu GoBD, GDPdU und GoBS

Um die Konformität zur GoBD, zur GDPdU und zur GoBS zu erreichen, welche für die Akzeptanz des digitalen Archivs vor den Finanzbehörden wichtig ist, muss eine Verfahrensdokumentation angefertigt werden, die auf verlangen vorgelegt werden kann. Neben der Revisionssicherheit kommen dabei Aspekte wie die Vollständigkeit des digitalen Archivs bezüglich des Prüfungszeitraumes zum Tragen.

Revisionssicherheit von bitfarm-Archiv DMS

Die Revisionssicherheit ist beim korrekten Einsatz des Open-Source-Dokumentenmanagementsystems bitfarm-Archiv DMS gegeben, was jederzeit mit einer technischen Verfahrensdokumentation nachgewiesen werden kann.

Nachweis der Revisionssicherheit

Für den Nachweis der Revisionssicherheit sind keinerlei Zertifikate erforderlich, wie oft geglaubt und mancherorten behauptet wird. Die Finanzbehörden haben dazu im Jahr 2005 zum ersten Mal klar Stellung genommen und einzig und allein eine korrekte Verfahrensdokumentation als Nachweis der Revisionssicherheit bestätigt. Es wurde ebenfalls klargestellt: Zertifikate – gleich welcher Art – entfalten vor den Finanzbehörden keinerlei Bedeutung und dienen allenfalls als Gewissensberuhigung. Schlimm ist, wenn mit falschen Aussagen und dem Verweis auf wichtige Zertifikate mit der Angst der Kunden gespielt wird und diese zum Kauf eines überteuerten Produktes genötigt werden.

Weitere Informationen

  • GoBD.pdf – Vorschrift der Finanzbehörden: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronsicher Form sowie zum Datenzugriff, GoBD (2014)
  • Fragen_und_Antworten_der_Finanzverwaltung.pdf – BMF: Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung (Referat IV A 7, 01.02.2005)
  • GDPdU.pdf – Vorschrift der Finanzbehörden: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU (2001)
  • GoBS.pdf – Vorschrift der Finanzbehörden: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, GoBS (1995)

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