…finden statt suchen.
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Wussten Sie schon...?
Elektronische Signaturen haben sich für Unternehmen als moderne Lösung etabliert, um eine große Anzahl an täglich anfallenden Dokumenten unterschreiben zu können
Sie sind dadurch in der Lage, Prozesse signifikant zu beschleunigen, indem Medienbrüche vermieden werden können
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Jeden Tag wird eine große Anzahl von Verträgen zur Unterschrift an Unternehmen geschickt. Bis vor wenigen Jahren war der Prozess simpel, wenn auch mühsam: Das Dokument wird zuerst ausgedruckt, dann unterschrieben, anschließend erneut eingescannt und zum Schluss an dem Empfänger versendet.
Die Probleme, die damit folgen, liegen auf der Hand: Es entstehen erhebliche und unnötige Kosten in Form von Zeit, Papier, Tinte und anderen Materialien. Daher wird die Einführung der elektronischen Unterschrift von vielen Unternehmen positiv aufgenommen. Hauptvorteil ist dabei die Möglichkeit, ein Dokument zu jeder Zeit und von jedem Ort aus digital unterschreiben zu können. Nicht nur die Erstellung von Signaturen aus der Ferne wird im Kontext der Digitalisierung zunehmend wichtiger, sondern auch der generelle Zugriff auf wichtige Dokumente. In diesem Zuge dessen haben sich Dokumentenmanagementsysteme etabliert, die einen externen Zugriff ermöglichen und viele weitere Vorteile mit sich bringen.
Signaturen können auch beispielsweise in E-Mails verwendet werden, wobei sich der Empfänger fälschungssicher identifizieren kann. Neben der Identifizierung & Signatur von Dokumenten können auch ganze Nachrichten verschlüsselt werden. Dies eignet sich insbesondere bei vertraulichen Dokumenten, die nur der Empfänger lesen darf. Dieser ist dann neben dem Absender die einzige Person, die die Nachricht entschlüsseln kann.
Neben den erwähnten Vorteilen müssen allerdings auch einige negativen Aspekte beachtet werden. So können sich die Anschaffungskosten für die E-Signatur bei vielen Nutzern schnell summieren. Das Bundesministerium schätzt die Kosten für die Hardware und einem Zertifikat bei etwa 120 bis 160 Euro pro Nutzer. Ebenso muss das Zertifikat nach wenigen Jahren kostenpflichtig erneuert werden. Die Unternehmen müssen also abwägen, wie viele Nutzer sie mit der Technik ausstatten wollen & wie viele Signaturen in der Regel anfallen. Dadurch kann abgeschätzt werden, wann sich die Kosten im Vergleich zur händischen Unterschrift wieder amortisiert haben.
Die hohen Anforderungen sind neben den Kosten sicherlich auch ein Grund für die noch geringere Akzeptanz der E-Signatur. Ebenso herrscht oftmals noch ein mangelndes Vertrauen im Kontext der Legalität und Sicherheit. Jedoch wird diese im Gerichtsfalls als Beweismittel akzeptiert und stellt auch generell die sicherere Alternative im Vergleich zur händischen Unterschrift dar.
Ein digitales Zertifikat stellt die Authentizität der Unterschrift sicher, d.h. es stellt sicher, dass die unterzeichnende Person diejenige ist, die sie vorgibt zu sein und gewährleistet somit absolute Legalität. Für die Ausstellung von digitalen Zertifikaten sind die Zertifizierungsstellen zuständig. Einige bekannte Zertifizierungsstellen innerhalb Deutschlands sind:
DQS, DQS Holding GmbH (Zertifizierung von Managementsystemen)
DEKRA
D-Trust (Bundesdruckerei)
TÜV Rheinland Industrie Service GmbH.
Cert, CertEuropa GmbH
Telesec (Deutsche Telekom)
Darüber hinaus wird bei der qualifizierten Signatur ebenfalls Hardware im Sinne eins Kartenlesegeräts und einer Chipkarte benötigt, um die hohen Sicherheitsanforderungen sicherstellen zu können. Das Lesegerät ist nochmals mit einer PIN-Nummer ausgestattet, welche für die Erzeugung der Signatur notwendig ist.
Eine Möglichkeit wäre es, ein kostenloses Konto bei einem Anbieter für elektronische Signaturdienste zu erstellen. Diese Dienste bieten in der Regel eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es ermöglicht, Dokumente hochzuladen und mit einer digitalen Unterschrift zu versehen. Einige dieser Dienste bieten auch die Möglichkeit, Unterschriften von mehreren Parteien einzufordern.
Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung einer Signaturkarte oder eines Signaturstiftes. Diese Geräte ermöglichen es, elektronische Unterschriften direkt auf dem Computer oder Tablet zu erstellen. Sie benötigen jedoch eine spezielle Software und ein geeignetes Lesegerät, um die Signatur zu verwenden.
Es gibt auch spezielle Hardware-basierte Signaturlösungen, die für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurden, die häufig mit elektronischen Dokumenten arbeiten. Diese Lösungen erfordern in der Regel eine größere Investition, bieten aber auch erhöhte Sicherheit und Funktionalität.
Eine elektronische Signatur ist extrem schwer zu fälschen, da jede Änderung am elektronischen Zertifikat erkannt wird. Dennoch ist es ratsam, eine Reihe von Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass dies nicht geschieht. Beispielsweise sollte das Zertifikat mit einem starken Passwort gesichert und nicht unbeaufsichtigt auf dem Arbeitsplatz gelassen werden. Ebenso wird oftmals bei der E-Signatur ein Hashwert herangezogen, um die Authentizität validieren zu können.
Der Hashwert ist einmalig und wird schon bei der kleinsten Änderung des Dokumentes als ungültig erkannt, da die Prüfsumme dann ebenfalls nicht mehr dem ursprünglichen Wert entspricht. Zudem wird bei der qualifizierten Signatur ein privater Schlüssel (private key) verwendet, der nur für den Zertifikatsinhaber einsehbar ist. Selbst externe Stellen können diesen bei der Validierung nicht entschlüsseln.
Kostenreduzierung: Da die Risiken, die mit der Unterzeichnung physischer Dokumente verbunden sind, vermieden werden, spart ein Unternehmen mit der E-Signatur einen größeren Anteil an Kosten. Diese reduziert die Ausgaben für Druck, Papier, Versand und weitere Kosten. Dabei müssen aber dennoch die Anschaffungskosten für die Hardware und das Zertifikat berücksichtigt werden, welche sich je nach Anzahl der Signaturen unterschiedlich früh oder spät amortisieren.
Risikominimierung: Die elektronische Signatur ist rechtsverbindlich, da sie, wie bereits erwähnt, den Unterzeichner eindeutig identifiziert und die Integrität des Dokuments sicherstellt. Auf diese Weise wird der Schutz und die Rechtsverbindlichkeit elektronischer Dokumente erhöht. Ebenso sind bei Ferngeschäften oftmals die Personen nicht persönlich bekannt. Hier stellt die E-Signatur auch die sichere Alternative dar, da Identitäten nicht gefälscht werden können.
Zeitersparnis: Der Zeitaufwand für Unterschriften wird deutlich reduziert, da Papierdokumente nicht mehr manuell unterschrieben werden müssen. Durch die Digitalisierung dieser Vorgänge wird das Unterschreiben von Dokumenten und das Erhalten von Informationen über Aktivitäten auf jeder Ebene wesentlich effizienter.
Fehlerreduzierung: Durch den Wegfall der manuellen Schritte bei der Unterzeichnung von Dokumenten werden Fehler reduziert, da die Digitalisierung jegliche menschlichen Fehler ausschließt. Durch die Reduzierung von Fehlern wird das gesamte Verfahren nach der Unterzeichnung von Dokumenten schneller abgewickelt und unnötige Ausgaben für Fehlerkorrekturen minimiert.
Mehr freie Bürofläche: Infolge der Digitalisierung des Unterschriftsprozesses steht mehr Bürofläche zur Verfügung. Dies ist möglich, da weniger Papier aufbewahrt werden muss und die Anzahl der Aktenschränke und anderer Aufbewahrungsgeräte, die normalerweise viel Platz im Büro einnehmen, verringert werden.
Verbesserte Lieferantenbeziehung: Die Vorteile der E-Signatur wirken sich ebenfalls auch auf die Arbeitsabläufe der Lieferanten und Partner aus. Das Ergebnis ist, dass Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten eine reibungslosere und produktivere Erfahrung machen, was zu einer höheren Zufriedenheit und weniger Konflikten führt.
Engagement für die Umwelt: Die Einführung einer elektronischen Unterschrift zeigt das Engagement des Unternehmens für den Umweltschutz. Die Reduzierung des Papierverbrauchs ist unter anderem ein wichtiger Schritt in Richtung Umweltschutz. Infolgedessen ist dies ein wichtiger Punkt für Unternehmen, die einen Beitrag zum Umweltschutz leisten möchten.
Analog zur elektronischen Signatur steigen auch immer mehr Unternehmen im Zuge der Digitalisierung auf ein Dokumentenmanagementsystem um. Die Vorteile beider decken sich: So kann eine spürbare Zeitersparnis bei der Suche und Erstellung von Dokumenten erreicht und unnötige Kopien in Papierform vermieden werden. Um die Vision vom papierlosen Büro nahtlos fortsetzen zu können, ist der Einsatz einer Signatursoftware in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem somit eine adäquate Lösung.
Die elektronische Signatur kann auch insbesondere bei wiederkehrenden Aufgaben, den sogenannten Workflows, effizient eingesetzt werden. Beispielsweise ersetzt beim Rechnungseingang die elektronische Signatur die handschriftliche Unterschrift. Da fast jedes Unternehmen eine Vielzahl von Rechnungen täglich bearbeiten muss, ist die Zeitersparnis insbesondere hier immens. Ein vereinfachtes Beispiel umfasst die Benachrichtigung des jeweiligen Sachbearbeiters bei einer eingehenden Rechnung. Das Dokumentenmanagementsystem startet dabei automatisiert den Workflow. Im nächsten Schritt kann der Sachbearbeiter die Rechnung prüfen und gegebenenfalls freigeben. Für interne Zwecke reicht in der Regel ein Stempel oder die einfache Signatur. Wird diese direkt mittels eines Dokumentenmanagementsystems und einer Signatursoftware erstellt, können unnötige Papierkopien vermieden werden und die Rechnung direkt im System archiviert werden.
Viele unserer Kunden aus unterschiedlichen Branchen verwenden bitfarm-Archiv bereits mit einer externen Signatursoftware wie beispielsweise signotec. Der Prozess ist dabei in der Regel ähnlich: Ein Dokument wird vor oder nach der Archivierung zunächst an die Signatursoftware übertragen. Dafür eignen sich Schnittstellen, wenn eine große Anzahl an Dokumenten verarbeitet werden sollen. Die Unterschrift wird anschließend generiert und in die PDF-Datei integriert. Danach wird diese nach bitfarm-Archiv übertragen, damit sie dort revisionssicher archiviert werden kann. Ebenfalls möglich ist die Signaturerstellung im Kontext eines ERP-Systems. Auch hier kann bitfarm-Archiv nach der Erstellung der Signatur die PDF-Datei mittels Schnittstelle automatisiert empfangen und archivieren. Sie haben weitere Fragen zum Thema Dokumentenmanagement oder der elektronischen Signatur? Dann laden wir Sie herzlich zu unserer Videoreihe auf YouTube ein und helfen Ihnen auch gerne in einem persönlichen Gespräch weiter. Kontaktieren Sie dafür gerne unser Projekt-Team.
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