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Wussten Sie schon...?

Förderung für Digitalisierung & Dokumentenmanagement in NRW [+ weitere Länder]

Das Wichtigste in Kürze

Inhalte

Die Hintergründe

Die Digitalisierung ist nicht nur in in Nordrhein-Westfalen ein zentrales Thema für Unternehmen und Verwaltungen in.

Ein wichtiger Baustein dabei sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die eine effiziente und sichere Verwaltung von elektronischen Dokumenten ermöglichen. Das Land NRW unterstützt die Einführung solcher Systeme mit verschiedenen Förderprogrammen.

Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über die Vorteile von DMS, die Fördermöglichkeiten in NRW und zeigt anhand von Best Practices, wie die digitale Transformation für modernes Dokumentenmanagement erfolgreich gelingen kann.

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Die Förderung des Dokumentenmanagements in der Praxis: bitfarm-Archiv DMS und Mittelstand Innovativ & Digital

Nehmen wir als Beispiel ein mittelständisches Unternehmen mit 49 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 9 Millionen. Es möchte seine Dokumentenprozesse digitalisieren. Das Ziel: Effizienter arbeiten und Kosten sparen. 

Voraussetzungen für die Förderung in NRW

Um von "Mittelstand Innovativ & Digital" zu profitieren, muss das Unternehmen in Nordrhein-Westfalen ansässig sein und der EU-Definition für KMU entsprechen: weniger als 50 Mitarbeiter und maximal 10 Millionen Euro Jahresumsatz. Das Digitalisierungsprojekt sollte darüber hinaus innovativ sein und über den aktuellen Stand der Technik hinausgehen.

Da unser Beispielunternehmen diese Kriterien erfüllt, steht der Antragstellung für das Fördermodul "MID-Digitalisierung" nichts im Wege. So kann das Unternehmen nicht nur seine Prozesse digitalisieren, sondern auch von finanziellen Vorteilen profitieren. Weitere Förderprogramme finden Sie unten in der Tabelle.

Förderfähige Kosten und Förderhöhe

Die Digitalisierungswelle bietet jetzt die Möglichkeit, bis zu 15.000 Euro Zuschuss für externe Beratung zu erhalten. Diese Förderung deckt 80% Ihrer Kosten ab und gibt auch mittleren Unternehmen einen Zuschuss von 60%. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre digitalen Prozesse zu optimieren und Ihr Geschäft bereit für das digitale Dokumentenmanagement zu machen.

Für ein Förderprojekt mit bitfarm-Archiv könnten beispielhaft folgende Kosten anfallen: 

  • Lizenzkosten für die bitfarm-Archiv DMS Enterprise-Version: 0 Euro

  • Jährliche Kosten für den Support: 2.500 Euro

  • Externe Beratung zur Anforderungsanalyse und Prozessoptimierung: 1.200 Euro

  • Technische Unterstützung bei der Installation und Konfiguration: 2.400 Euro

  • Schulung der Key-User und Administratoren: 1.200 Euro

Insgesamt belaufen sich die förderfähigen Kosten auf 9.700 Euro. Bei einer Förderquote von bis zu 80 % kann das Unternehmen mit einem Zuschuss von 7.760 Euro rechnen. Den verbleibenden Eigenanteil von ebenfalls 1.940 Euro muss es aus eigenen Mitteln oder anderen Finanzierungsquellen aufbringen. Die oben genannten Kostenpositionen sind nur beispielhaft zu interpretieren und können je nach Bedarf unterschiedlich ausfallen.

Ablauf Digitalisierung und Förderung eines DMS in NRW

Antragstellung und Projektdurchführung

Um die Förderung zu beantragen, muss das Unternehmen zunächst eine Projektskizze bei der Leitmarke "Mittelstand Innovativ & Digital" einreichen. Darin sind Angaben zum Unternehmen, eine Beschreibung des Vorhabens sowie ein Kosten- und Finanzierungsplan zu machen.

Nach positiver Prüfung der Skizze wird das Unternehmen aufgefordert, einen formellen Förderantrag zu stellen. Diesem sind ein detaillierter Projektplan, Angebote für die geplanten Ausgaben sowie verschiedene Nachweise und Erklärungen beizufügen.

Wird der Antrag bewilligt, kann das Unternehmen mit der Umsetzung des Projekts beginnen. Dazu schließt es einen Vertrag mit dem DMS-Anbieter bitfarm-Archiv und beauftragt die externe Beratung. Wichtig ist eine sorgfältige Dokumentation aller Aktivitäten und Ausgaben, um diese später gegenüber der Bewilligungsstelle nachweisen zu können.

Nach Abschluss des Projekts reicht das Unternehmen einen Verwendungsnachweis ein, in dem es die Durchführung des Vorhabens und die zweckentsprechende Mittelverwendung belegt. Nach dessen Prüfung erhält es den Förderzuschuss ausgezahlt.

Das Beispiel zeigt, wie Unternehmen oder Vereine von den Fördermöglichkeiten in NRW profitieren können, um zukunftsweisende Digitalisierungsprojekte wie die Einführung eines DMS umzusetzen. Die Förderung reduziert die Investitionskosten und das finanzielle Risiko, sodass auch für KMU Chancen entstehen, ihre Prozesse zu optimieren und im digitalen Wettbewerb zu bestehen.

Sie sind bei dem Thema Dokumentenmanagement noch neu oder möchten weitere Informationen über andere Förderprogramme in NRW erhalten? In den nächsten Kapiteln schauen wir uns in Kürze die Vorteile eines DMS an und zeigen weitere Digitalisierungsprogramme, die bezuschusst werden.  

Weitere Förderprogramme für die Digitalisierung

Förderprogramm Bundesland Auch für DMS?
BAFA Bundesweit Unbekannt (Anfrage notwendig)
Digitalisierungsmaßnahmen in kleinen Unternehmen (DKU) Schleswig-Holstein Ja
Digitalisierungsprämie Plus - Zuschussvariante Baden-Württemberg Unbekannt (Anfrage notwendig)
Digitalbonus Bayern Ja
Digitalbonus Thüringen Ja
Digitalbonus Niedersachsen Ja
Digitalprämie Berlin Berlin Ja
Digitalisierung in Kultureinrichtungen Brandenburg Unbekannt (Anfrage notwendig)
Digitaler ReSTART Bremen Unbekannt (Anfrage notwendig)
DIGI-Zuschuss Hessen Ja
Mittelstand innovativ und Digital (MID) - Digitalisierung Nordrhein-Westfalen Ja
BITT-Technologieberatung Rheinland-Pfalz Unbekannt (Anfrage notwendig)
DIGIBOOST Rheinland-Pfalz Ja
DigitalStarter Saarland Saarland Unbekannt (Anfrage notwendig)
Mittelstandsförderung – B.II.3 – Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Informationsschutz Sachsen Unbekannt (Anfrage notwendig)
Mittelstandsförderung (Mittelstandsrichtlinie) Sachsen Unbekannt (Anfrage notwendig)
Beratungshilfeprogramm für Unternehmen Sachsen-Anhalt Unbekannt (Anfrage notwendig)

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist Ihr digitaler Assistent für die Verwaltung aller Unternehmensdokumente wie Rechnungen, Verträge, E-Mails etc. Es ermöglicht Ihnen, Dokumente zentral, sicher und intelligent zu organisieren. Statt in Aktenbergen zu wühlen, finden Sie jede Information per Mausklick. Dank Funktionen wie Versionierung und Zugriffsrechten behalten Sie stets den Überblick und vermeiden Chaos. Ein DMS macht Schluss mit ineffizienten Papierprozessen und bringt Ihr Unternehmen ins digitale Zeitalter.

  • Nie wieder zeitraubende Suchaktionen: Studien belegen: Mitarbeiter verbringen bis zu 30% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Mit einem DMS gehört dieses Ärgernis der Vergangenheit an. Dank intelligenter Suchfunktionen wie Volltextsuche finden Sie jedes Dokument im Handumdrehen - egal ob Sie sich an Stichwörter, Kunden oder nur Metadaten erinnern. So gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft.

  • Sparen Sie bares Geld: Aktenschränke, Ordner, Papier, Druckkosten - die Verwaltung von Papierdokumenten ist ein enormer Kostenfaktor. Mit einem DMS sparen Sie diese Ausgaben und reduzieren Ihre Kosten um bis zu 40%. Statt Aktenberge zu verwalten, greifen Sie einfach digital auf alle Dokumente zu. Das schont nicht nur Ihr Budget, sondern auch die Umwelt.

  • Zusammenarbeit leicht gemacht: Warten, bis der Kollege die Akte weiterreicht? Das war gestern. Mit einem DMS arbeiten alle Mitarbeiter auf einem zentralen Datenpool. Dank Funktionen wie Check-in/Check-out und Versionierung vermeiden Sie Durcheinander und arbeiten Hand in Hand - auch über Standorte hinweg. So fördern Sie die Zusammenarbeit und steigern die Produktivität.

  • Auf der sicheren Seite: Sensible Dokumente in Aktenordnern sind ein Albtraum für jeden Datenschutzbeauftragten. Mit einem DMS bringen Sie Ihre Dokumente in Sicherheit. Dank Verschlüsselung, Backup und Zugriffsrechten schützen Sie vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust. Revisionssichere Archivierung und automatisierte Löschkonzepte stellen sicher, dass Sie Compliance-Vorgaben wie GoBD und DSGVO jederzeit einhalten. So sind Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite.

  • Platz schaffen: Aktenschränke fressen wertvollen Büroraum, der produktiver genutzt werden könnte. Ein DMS digitalisiert Ihre Archive und schafft Platz für Mitarbeiter statt Papier. Räumen Sie auf mit überquellenden Ordnern und nutzen Sie die freien Quadratmeter für ein modernes Arbeitsumfeld, das motiviert und inspiriert.


Möchten Sie wissen, wie ein Open-Source DMS funktioniert? Wir laden Sie herzlich ein, einen Blick auf die verschiedenen Funktionsbereiche werfen.

Lernen Sie mit dem verlinkten Video in wenigen Minuten den Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement.

Es erwartet Sie eine kurze Praxis-Einführung zu den folgenden Themen: 

  • Oberfläche 

  • Suchfunktionen

  • Workflows

  • Arbeiten mit Dokumenten

  • Administration

  • Schnittstellen

  • mobile-App

Fazit & Ausblick

Ein Dokumentenmanagementsystem ist Ihr Sprungbrett ins digitale Zeitalter. Es spart Zeit, Kosten und Aufwand, indem es Ihre Dokumente intelligent verwaltet und Prozesse automatisiert. Ihre Mitarbeiter arbeiten produktiver zusammen und sind zufriedener. Compliance-Vorgaben halten Sie mühelos ein und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Und dank der Förderprogramme des Landes NRW sparen Sie aktuell auch noch viel Geld bei der Einführung.

Ergreifen Sie jetzt die Chance und bringen Sie Ihr Unternehmen mit digitalem Dokumentenmanagement auf die nächste Stufe. Unsere Experten helfen nicht nur bei der DMS-Planung und -Umsetzung, sondern unterstützen auch gerne bei den Förderanträgen. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt!

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was wird gefördert?
Die Förderung zielt auf die Steigerung der Effizienz durch Digitalisierung innerbetrieblicher Prozesse ab, einschließlich der Einführung oder Verbesserung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), um Medienbrüche zu beseitigen und die Automatisierung sowie die Verbesserung von physischen und digitalen Managementsystemen zu fördern.   
Wer ist berechtigt?
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit Sitz in bestimmten Bundesländern, wie z.B. Bayern, Hamburg, und Hessen, sind berechtigt, Fördermittel für Digitalisierungsprojekte, einschließlich der Implementierung von DMS, zu beantragen. Die genauen Berechtigungskriterien können je nach Förderprogramm und Bundesland variieren.
Wie hoch ist die Förderung?

Die Höhe der Förderung variiert je nach Programm. Beispielsweise bietet der Digitalbonus Standard in Bayern einen Zuschuss von bis zu 10.000 Euro, mit einem Fördersatz von bis zu 50 Prozent für kleine Unternehmen. Im Rahmen des MID-Digitalisierungsprogrammes werden hingegen bis zu 80% in NRW gefördert.

Wie kann ich die Förderung beantragen?

Die Beantragung der Förderung erfolgt in der Regel über die offiziellen Webseiten der jeweiligen Förderprogramme oder über regionale Wirtschaftsförderungsstellen. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen und Fristen des jeweiligen Programms zu beachten. In einigen Fällen kann auch die Beratung durch spezialisierte Beratungsunternehmen oder regionale Wirtschaftsförderungsstellen hilfreich sein.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

Sind Sie an weiteren Informationen rund um das Thema Förderung für Digitalisierung und Dokumentenmanagement interessiert?

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