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Wussten Sie schon...?
Das Land NRW (und viele weitere Länder) fördert im Rahmen der Digitalisierungsprogramme (MID-Digitalisierung) auch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Kleine Unternehmen werden mit 70% unterstützt, aber auch der Mittelstand profitiert bei der Anschaffung mit 50%
Gefördert werden neben der eigentlichen Software zudem weitere anfallende Kosten wie beispielsweise die Beschaffung von Dokumentenscannern sowie Installation und Einweisung
Die Untergrenze für die Förderung von DMS-Projekten liegt bei 4.000 Euro, wohingegen der maximale Digitalzuschuss bei 15.000 Euro liegt
Nehmen wir als Beispiel ein mittelständisches Unternehmen mit 49 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 9 Millionen. Es möchte seine Dokumentenprozesse digitalisieren. Das Ziel: Effizienter arbeiten und Kosten sparen.
Um von "Mittelstand Innovativ & Digital" zu profitieren, muss das Unternehmen in Nordrhein-Westfalen ansässig sein und der EU-Definition für KMU entsprechen: weniger als 50 Mitarbeiter und maximal 10 Millionen Euro Jahresumsatz. Das Digitalisierungsprojekt sollte darüber hinaus innovativ sein und über den aktuellen Stand der Technik hinausgehen.
Da unser Beispielunternehmen diese Kriterien erfüllt, steht der Antragstellung für das Fördermodul "MID-Digitalisierung" nichts im Wege. So kann das Unternehmen nicht nur seine Prozesse digitalisieren, sondern auch von finanziellen Vorteilen profitieren. Weitere Förderprogramme finden Sie unten in der Tabelle.
Die Digitalisierungswelle bietet jetzt die Möglichkeit, bis zu 15.000 Euro Zuschuss für externe Beratung zu erhalten. Diese Förderung deckt 70% Ihrer Kosten ab und gibt auch mittleren Unternehmen einen Zuschuss von 50%. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre digitalen Prozesse zu optimieren und Ihr Geschäft bereit für das digitale Dokumentenmanagement zu machen.
Für ein Förderprojekt mit bitfarm-Archiv könnten beispielhaft folgende Kosten anfallen:
Lizenzkosten für die bitfarm-Archiv DMS Enterprise-Version: 0 Euro
Jährliche Kosten für den Support: 2.500 Euro
Externe Beratung zur Anforderungsanalyse und Prozessoptimierung: 1.200 Euro
Technische Unterstützung bei der Installation und Konfiguration: 2.400 Euro
Schulung der Key-User und Administratoren: 1.200 Euro
Insgesamt belaufen sich die förderfähigen Kosten auf 7.300 Euro. Bei einer Förderquote von bis zu 70 % kann das Unternehmen mit einem Zuschuss von 5.110 Euro rechnen. Den verbleibenden Eigenanteil von ebenfalls 2.190 Euro muss es aus eigenen Mitteln oder anderen Finanzierungsquellen aufbringen. Die oben genannten Kostenpositionen sind nur beispielhaft zu interpretieren und können je nach Bedarf unterschiedlich ausfallen.
Um die Förderung zu beantragen, muss das Unternehmen zunächst eine Projektskizze bei der Leitmarke "Mittelstand Innovativ & Digital" einreichen. Darin sind Angaben zum Unternehmen, eine Beschreibung des Vorhabens sowie ein Kosten- und Finanzierungsplan zu machen.
Nach positiver Prüfung der Skizze wird das Unternehmen aufgefordert, einen formellen Förderantrag zu stellen. Diesem sind ein detaillierter Projektplan, Angebote für die geplanten Ausgaben sowie verschiedene Nachweise und Erklärungen beizufügen.
Wird der Antrag bewilligt, kann das Unternehmen mit der Umsetzung des Projekts beginnen. Dazu schließt es einen Vertrag mit dem DMS-Anbieter bitfarm-Archiv und beauftragt die externe Beratung. Wichtig ist eine sorgfältige Dokumentation aller Aktivitäten und Ausgaben, um diese später gegenüber der Bewilligungsstelle nachweisen zu können.
Nach Abschluss des Projekts reicht das Unternehmen einen Verwendungsnachweis ein, in dem es die Durchführung des Vorhabens und die zweckentsprechende Mittelverwendung belegt. Nach dessen Prüfung erhält es den Förderzuschuss ausgezahlt.
Das Beispiel zeigt, wie Unternehmen oder Vereine von den Fördermöglichkeiten in NRW profitieren können, um zukunftsweisende Digitalisierungsprojekte wie die Einführung eines DMS umzusetzen. Die Förderung reduziert die Investitionskosten und das finanzielle Risiko, sodass auch für KMU Chancen entstehen, ihre Prozesse zu optimieren und im digitalen Wettbewerb zu bestehen.
Sie sind bei dem Thema Dokumentenmanagement noch neu oder möchten weitere Informationen über andere Förderprogramme in NRW erhalten? In den nächsten Kapiteln schauen wir uns in Kürze die Vorteile eines DMS an und zeigen weitere Digitalisierungsprogramme, die bezuschusst werden.
| Förderprogramm | Bundesland | Auch für DMS? |
|---|---|---|
| BAFA | Bundesweit | Unbekannt (Anfrage notwendig) |
| Digitalisierungsmaßnahmen in kleinen Unternehmen (DKU) | Schleswig-Holstein | Ja |
| Digitalisierungsprämie Plus - Zuschussvariante | Baden-Württemberg | Unbekannt (Anfrage notwendig) |
| Digitalbonus | Bayern | Ja |
| Digitalbonus | Thüringen | Ja |
| Digitalbonus | Niedersachsen | Ja |
| Digitalprämie Berlin | Berlin | Ja |
| Digitalisierung in Kultureinrichtungen | Brandenburg | Unbekannt (Anfrage notwendig) |
| Digitaler ReSTART | Bremen | Unbekannt (Anfrage notwendig) |
| DIGI-Zuschuss | Hessen | Ja |
| Mittelstand innovativ und Digital (MID) - Digitalisierung | Nordrhein-Westfalen | Ja |
| BITT-Technologieberatung | Rheinland-Pfalz | Unbekannt (Anfrage notwendig) |
| DIGIBOOST | Rheinland-Pfalz | Ja |
| DigitalStarter Saarland | Saarland | Unbekannt (Anfrage notwendig) |
| Mittelstandsförderung – B.II.3 – Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Informationsschutz | Sachsen | Unbekannt (Anfrage notwendig) |
| Mittelstandsförderung (Mittelstandsrichtlinie) | Sachsen | Unbekannt (Anfrage notwendig) |
| Beratungshilfeprogramm für Unternehmen | Sachsen-Anhalt | Unbekannt (Anfrage notwendig) |
Ein Dokumentenmanagementsystem ist Ihr digitaler Assistent für die Verwaltung aller Unternehmensdokumente wie Rechnungen, Verträge, E-Mails etc. Es ermöglicht Ihnen, Dokumente zentral, sicher und intelligent zu organisieren. Statt in Aktenbergen zu wühlen, finden Sie jede Information per Mausklick. Dank Funktionen wie Versionierung und Zugriffsrechten behalten Sie stets den Überblick und vermeiden Chaos. Ein DMS macht Schluss mit ineffizienten Papierprozessen und bringt Ihr Unternehmen ins digitale Zeitalter.
Nie wieder zeitraubende Suchaktionen: Studien belegen: Mitarbeiter verbringen bis zu 30% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Mit einem DMS gehört dieses Ärgernis der Vergangenheit an. Dank intelligenter Suchfunktionen wie Volltextsuche finden Sie jedes Dokument im Handumdrehen - egal ob Sie sich an Stichwörter, Kunden oder nur Metadaten erinnern. So gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft.
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Ein Dokumentenmanagementsystem ist Ihr Sprungbrett ins digitale Zeitalter. Es spart Zeit, Kosten und Aufwand, indem es Ihre Dokumente intelligent verwaltet und Prozesse automatisiert. Ihre Mitarbeiter arbeiten produktiver zusammen und sind zufriedener. Compliance-Vorgaben halten Sie mühelos ein und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Und dank der Förderprogramme des Landes NRW sparen Sie aktuell auch noch viel Geld bei der Einführung.
Ergreifen Sie jetzt die Chance und bringen Sie Ihr Unternehmen mit digitalem Dokumentenmanagement auf die nächste Stufe. Unsere Experten helfen nicht nur bei der DMS-Planung und -Umsetzung, sondern unterstützen auch gerne bei den Förderanträgen. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt!
Die Höhe der Förderung variiert je nach Programm. Beispielsweise bietet der Digitalbonus Standard in Bayern einen Zuschuss von bis zu 10.000 Euro, mit einem Fördersatz von bis zu 50 Prozent für kleine Unternehmen. Im Rahmen des MID-Digitalisierungsprogrammes werden hingegen bis zu 70% in NRW gefördert.
Die Beantragung der Förderung erfolgt in der Regel über die offiziellen Webseiten der jeweiligen Förderprogramme oder über regionale Wirtschaftsförderungsstellen. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen und Fristen des jeweiligen Programms zu beachten. In einigen Fällen kann auch die Beratung durch spezialisierte Beratungsunternehmen oder regionale Wirtschaftsförderungsstellen hilfreich sein.
Sind Sie an weiteren Informationen rund um das Thema Förderung für Digitalisierung und Dokumentenmanagement interessiert?
