Mehrstufiges Workflowmanagement - professionell und Open Source

Ein Workflow ist eine genau definierte Aufgabenabfolge mit einem Anfang, einem Ablauf und einem Ende. Innerhalb des Workflows können sich je nach Aufgabenergebnis unterschiedliche Folgeaufgaben ergeben.

Mit bitfarm Archiv können Sie einen individuellen und mehrstufiger Workflow abbilden. Über die Wiedervorlagenfunktion können Dokumente und zu erledigende Aufgaben einzelnen Benutzern oder Gruppen zugeteilt werden. Diese werden zudem mit einer Frist bzw. Deadline zur Bearbeitung versehen. Sollte eine Aufgabe vergessen worden sein, wird der zugeteilte Mitarbeiter und der Controller bei Überschreitung des definierten Datums benachrichtigt.

DMS-Workflows im Team

Dies ist besonders interessant für ein mehrköpfiges Team. Ein frei definierter Controller, in diesem Fall die Führungskraft, hat jeder Zeit einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben mit jeweiligem Status. Der Status wird farblich gekennzeichnet, wodurch ein schneller Überblick geboten wird. So wird viel Zeit gespart, da der Bearbeitungsstand nicht aktiv erfragt werden muss. Zudem kann der Controller Aufgaben schnell und unkompliziert dem gewünschten Mitarbeiter zuteilen. Sollte ein Kollege ausfallen oder eine Aufgabe nicht erledigen können, kann er ohne Probleme eingreifen und Aufgaben umleiten, verändern, selbst erledigen oder löschen.

Die Mitarbeiter selbst wissen immer genau welche Aufgaben zu erledigen sind. Mit einer definierten Urlaubs- / Krankheitsvertreterregelung werden die anfallenden Aufgaben auch in Abwesenheit des Kollegen erledigt. Nach einem erledigten To-do können weitere definierte Aufgaben und Bearbeitungsschritte folgen, welche dem Verantwortlichen automatisch zugewiesen werden. Somit werden Fehler vermieden und weitere Zeit der Absprache gespart. Diese Aufgabenfolge kann individuell erstellt werden und lässt sich über die Workflowprogrammierung vollständig automatisieren.

Rechnungseingang als Beispiel

Ein beispielhafter Workflow ist der Rechnungseingang (hier vereinfacht dargestellt). Start des Prozesses ist der Scan der Rechnung in welchem alle Daten erfasst und gegebenenfalls ergänzt werden. Erster Schritt ist eine sachliche und rechnerische Prüfung durch Mitarbeiter A. Nun gibt es mehrere Möglichkeiten des Prozessverlaufs:

Rechnung wird von Mitarbeiter A freigeben.

Weg a: Rechnungsbetrag liegt unter 10.000 € und geht automatisch an Mitarbeiter B aus der Buchhaltung zur Überweisung
Weg b: Rechnungsbetrag liegt über 10.000 € und benötigt eine Freigabe von Mitarbeiter C (wenn dieser nicht schon mit dem Beschaffungsantrag freigegeben wurde).

Weg a: Rechnung wird von Mitarbeiter C freigegeben und automatisch an Mitarbeiter B aus der Buchhaltung gesendet.
Weg b: Rechnung wird von Mitarbeiter C nicht freigeben und geht zurück an Mitarbeiter A.

Rechnung ist unvollständig oder falsch und wird nicht von Mitarbeiter A freigegeben.

Weg a: Rechnung geht zurück an den Absender, welcher sie korrigieren muss.

Nach endgültiger Freigabe erfolgt automatisiert der Transport zur Buchhaltung. Hier sind Lesezeichen definiert, welche die freigegebenen und zur Buchung / Zahlung anstehenden Rechnungen mit einem Knopfdruck anzeigen. Auch die Ausgabe von Zahllisten zur abschließenden Kontrolle durch die Geschäftsleitung ist möglich.

Sollte die Freigabe nicht erfolgen, kann sie als „zurückgestellt“ markiert und der Grund für die Zurückstellung erfasst werden.

Weitere Workflows für den Einsatz mit bitfarm können sein:

Beschaffung
Urlaubsanträge -> Formulare
Qualitätssicherung / ISO 9001 ff.
HR- / Personalmanagement
Projektmanagement
Produkt- / Releasemanagement / PLM
Erstellung und Pflege von Dokumentationen / Dokumentationsmanagement
Anfrage- / Angebotswesen
Wartung und Instandhaltung
Reklamationsabwicklung / After-Sales
Servicedesk / Ticketsystem
Fuhrparkmanagement
Vertragsmanagement

Workflows automatisieren, segmentieren und parallelisieren

Aufgaben müssen nicht immer nacheinander erledigt werden. Es gibt auch die Möglichkeit sie parallel laufen zu lassen. Somit können mehrere Personen gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und die Teile prüfen, für welche sie zuständig sind. Besonders hilfreich sind an dieser Stelle grafische Anmerkungen oder Notizen. Jede Person prüft also nur die Teile der Rechnung, für die Sie zuständig ist. Dies wird grafisch durch abhaken, ggf. auch durch Zuweisung zu Kostenstellen oder Sachkonten erledigt. Vor der Prüfung automatisiert ermittelte Rechnungsdaten und während der Prüfung händisch hinzugefügte Daten können im Abschluss an ein FiBu-System übergeben werden (beispielsweise in Form einer CSV-Datei).

Neben diesen Prozessen können zusätzlich Prozesse im Hintergrund gestartet werden. Beispielsweise kann automatisch nebenher eine Scontoterminüberwachung laufen. Doch nicht nur einzelne Schritte können automatisiert werden. Es ist auch ein voll automatisierter Workflow möglich. Bei sehr großen Dokumentenzahlen einzelner Lieferanten kann dies den Workflow unter Umständen stark vereinfachen: Ist die Lieferung vollständig und in Ordnung, die Beträge stimmen mit der Bestellung überein, erfolgt gar keine Vorlage bei einem Mitarbeiter – das Dokument gelangt sofort maschinell geprüft und freigegeben zur Buchhaltung.

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung eines Workflows im Dokumentenmanagement ist der einfache Zugriff auf das Dokument selbst. So kann über die Verknüpfungen jeder Zeit mit einem Knopfdruck auf die gesamte Akte zugegriffen werden und es ist immer ersichtlich wo sich ein Dokument innerhalb eines Prozesses befindet. Es ist also nicht mehr nötig mehrere Kollegen zu fragen, ob sie bereits mit der Bearbeitung fertig sind und bei wem das Dokument derzeit liegt. Mit den entsprechenden Rechten kann in der Historie des Dokuments jeder Zeit der Bearbeitungsstatus entnommen werden.

Außerdem wissenswert

Über die Urlaubs- / Krankheitsvertreterregelung wird nicht nur die Wiedervorlage, sondern auch personifizierte globale Lesezeichen an den Vertreter weitergeleitet.
Über die Wiedervorlage werden temporäre Bearbeitungsrechte auch für Benutzer vergeben, die normalerweise kein Zugriffsrecht auf das Dokument hätten. Damit lässt sich das Konzept „Zugriff nur für die Dauer der vom Vorgesetzten beauftragten Bearbeitung“ realisieren.
Die Umsetzung eines Workflows in bitfarm Archiv können Sie sich auch in unserem Video Workflows in bitfarm-Archiv ansehen.

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Unter der Überschrift Wussten Sie schon...? stellen wir Ihnen einzelne, wie wir finden, bemerkenswerte Funktionen, Aspekte und Neuerungen rund um bitfarm-Archiv DMS kurz vor.

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