Fundsachen organisieren

Verlorene und vergessene Gegenstände gibt es zuhauf in den Straßenbahnen, Bussen und sonstigen öffentlichen Verkehrsmitteln der Stadt Magdeburg. Angefangen von Schultaschen samt Inhalt, Handys und Kleidungsstücken bis hin zu echten Wertgegenständen ist hier täglich alles Mögliche dabei.
 
Das ist ein ganz schöner Verwaltungsaufwand, der der Magdeburger Verkehrsbetriebe GmbH (MVB) entsteht, denn schließlich wollen alle Fundsachen sauber katalogisiert, aufbewahrt und nach Möglichkeit ihrem Besitzer wieder ausgehändigt werden. Im Zusammenhang mit der DMS-Einführung kam die Idee auf, ob es mit den flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement machbar wäre, die Verwaltung der Fundgegenstände zu vereinfachen.

Schnell hatte man die Damen und Herren des Kundenservice der MVB interviewt und eine Struktur zur Ablage vorgeschlagen. Die Fundsachen sollten fotografiert und die Bilder in das Open-Source-DMS eingestellt werden, wobei Fundort, Datum und Uhrzeit, Finder, Gegenstandsbeschreibung, Betriebshof und Aufbewahrungsfrist festgehalten werden sollten.

Das DMS sollte eine fortlaufende Nummer generieren unter der der Gegenstand physikalisch zur Ablage kommt. 

Gesagt, getan. Mit vereinten Kräften, bestehend aus der EDV-Abteilung der Verkehrsbetriebe und dem bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Experten vor Ort war die Struktur schnell definiert. Es wurde gleichzeitig ein Workflow mit Statusinformationen und Auswertungsmöglichkeiten konfiguriert. So können die Mitarbeiter des Kundenservice jederzeit sehen, bei welchen Fundsachen der Besitzer noch nicht benachrichtigt wurde, wo kein Besitzer festzustellen ist oder ob die Versteigerung/Vernichtung eines Gegenstandes ansteht bzw. durchgeführt wurde.

Der Kundenservice arbeitet denkbar einfach mit dem DMS. Sogar die Digitalkamera wurde optimal als „Scanner“ im Import-Programm eingebunden: Importer starten, die entsprechende Maske für Fundsachen öffnet sich automatisch, „Erfassen“ anklicken und entweder auf der Kamera vorhandene Bilder importieren oder den Auslöser drücken, gegebenenfalls weitere Fotos vom Gegenstand auf die gleiche Art erzeugen, anschließend die Felder ausfüllen.
 
Das System stellt mit Pflichteingabefeldern und optionalen Feldern sicher, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden. Dann auf „Archivieren“ klicken und das DMS vergibt eine neue Nummer, die als Aufkleber an den Gegenstand zur Ablage geheftet wird – fertig.

"Das ist ja wirklich einfach!", lobten selbst die Nicht-EDV-Experten des Kundenservice die fertige Einrichtung. Man könnte fast glauben das DMS sei genau für diese Anwendung gemacht worden, so einfach war das zu konfigurieren, meint Lutz Wuerpel, Administrator der Magdeburger Verkehrsbetriebe.

Insgesamt war die Abbildung der Fundbüro-Anforderungen nur eine kleine, aber mal erfrischend andere Facette eines ansonsten sehr sachlich-komplexen DMS-Projektes und hat zeitlich, einschließlich Anwenderschulung, nicht mehr als 2 Stunden in Anspruch genommen.