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Annotationen

Annotationen sind Zusatzinformationen zu Dokumenten, die zum Beispiel in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden.

Annotationen in Dokumentenmanagementsystemen

Dokumente in Dokumentenmanagementsystemen werden revisionssicher archiviert, das heißt sie sind nicht mehr veränderbar.

Oft ist es jedoch sinnvoll, dass genau wie bei einem Papierdokument noch Anmerkungen, Stempel, Unterschriften etc. auf das Dokument aufgebracht werden können. Dokumentenmanagementsysteme stellen dafür einen entsprechenden Editor zur Verfügung.

Diese zusätzlichen Informationen – die Annotationen – werden nicht auf dem Originaldokument gespeichert, sondern in einem getrennten Speicherbereich. Dadurch sind sie reversibel und die Revisionssicherheit ist gewahrt.

Annotationen im bitfarm-Archiv DMS

Das Open-Source-DMS verfügt über viele Möglichkeiten zum Arbeiten mit Annotationen. Diese lassen sich direkt in der Dokumentenvorschau durch ziehen mit der Maus aufbringen und editieren. Sie skalieren beim Zoomem dynamisch mit. Es gibt viele verschiedene Elemente, Textboxen, Freitext, Linien, Freihandstifte, Pfeile, Beschriftungen und natürlich die beliebten „Post-its“ in verschiedenen Farben. Auf Knopfdruck werden sie ausgeblendet und das darunterliegende Dokumet erscheint exakt im ursprünglichen Zustand der Erfassung.

Sicherheitskonzept

Sicherheit wird bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement groß geschrieben. Deswegen gibt es für Annotationen ein weitreichendes Sicherheitskonzept. Es kann für jeden Dokumententyp beziehungsweise jedes Archiv definiert werden welche Benutzer Annotationen sehen, schreiben und ändern dürfen. Ändern bezieht sich zunächst nur auf selbst erstellte Annotationen. Erst wer im betreffenden Bereich Administrationsrechte besitzt kann Annotationen anderer Benutzer ändern oder löschen. Das DMS achtet dabei darauf, dass kein Benutzer die Annotationen anderer Benutzer verdeckt oder unleserlich macht.

Jeder Benutzer hat darüber hinaus eine private Folie, wo er seine eigenen Annotationen setzt, ohne dass andere Benutzer diese einsehen können. Er kann jedoch andere Benutzer einladen bei einem bestimmten Dokument seine Folie zu teilen und zu verändern.

Aktionen des Administrators und jedes anderen Benutzers werden übrigens lückenlos protokolliert. Diese Maßnahmen und der Umfang der Sicherheitsimplementierungen an dieser und anderer Stelle zeichen bitfarm-Archiv DMS Enterprise aus und dokumentieren die Eignung des Open-Source DMS für den Mittelstand.

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