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Attachment – E-Mail-Anhang

Attachments einer E-Mail

Als Attachment bezeichnet man Dokumente, die zusammen mit einer E-Mail gesendet oder empfangen werden.

Die Dokumente werden in Form einer oder mehrerer Dateien an die E-Mail angehangen und haben die typischen Dokumentenformate wie zum Beispiel PDF, DOCX oder ODT. Auch Dateien allgemeiner Art oder ausführbare Programme können als Attachment in einer E-Mail versendet werden.

E-Mail-Systeme besitzen meist eine Obergrenze für die Größe der Attachments, die bei einigen Megabyte liegt. Größere Dateien können unter Umständen nicht als E-Mail-Attachment versendet werden. Gibt es beim Versenden kein Problem, kann es trotzdem vorkommen, dass die E-Mail vom System des Empfängers als zu groß abgelehnt wird. In diesem Fall gibt es nur die Möglichkeit die Dateien über einen FTP- oder Web-Server verfügbar zu machen und dem Empfänger einen Download-Link zu senden.

E-Mail-Anhänge archivieren und verarbeiten mit einem DMS

Ein Open-Source-DMS wie bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement kann Dokumente direkt aus dem Archiv-Viewer als PDF oder im Originalformat versenden. Es bietet darüber hinaus komfortable Funktionen zum Sammeln von Dokumenten, um diese später in einer großen Mail zu versenden oder aus allen Dokumenten ein großes PDF mit vielen Seiten zu erzeugen, um es anschließend zu versenden.

Archivierung

Das Archivieren von eingehenden E-Mails mit Dateianhängen ist denkbar einfach. Die Attachments werden als eigene Dokumente im Archiv betrachtet, sind aber durch eine automatische Verknüpfung jederzeit als Bestandteil der betreffenden E-Mail aufzufinden. Attachments können – wie jedes andere Dokument – in bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement zu Vorgängen, Aufträgen oder Projekten verknüpft werden. Die Ablage im Archiv kann über Regeln automatisiert werden.

Verarbeitung

Das automatische Abholen von POP3-E-Mail-Konten und die automatische Verarbeitung der E-Mails und Attachments ist mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ebenfalls möglich. So können beispielsweise alle E-Mails von bestellung@firma.de direkt im DMS in das entsprechende Archiv einsortiert und ein entsprechender Bestell-Workflow ausgelöst werden.

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