Das Wichtigste in Kürze
- E-Mails sind ein fester Bestandteil in der modernen Unternehmenskommunikation & dürfen seit 2011 unsigniert als Rechnung versendet werden.
- Dadurch müssen E-Mails per Gesetz im Original archiviert werden, um bei Steuerprüfungen Strafen vermeiden zu können - Ein Ausdrucken & Abheften reicht nicht aus.
- Outlook bietet zwar eine standardmäßige Archivierung, diese ist jedoch nicht revisionssicher - Die Anbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem bietet hierbei eine moderne Lösung
E-Mail Archivierung: Die Grundlagen
Was ist E-Mail Archivierung?
Die E-Mail Archivierung (im englischen auch oftmals "open source mail archive") bezeichnet die langfristige und unveränderbare Speicherung von Mails, nachdem sie in den Postfächern von der jeweiligen Person bearbeitet wurde.
Außerdem wird bei einer Mail-Archivierung bestimmt, dass originär digitale Daten in ihrer Ursprungsform unverdichtet aufzubewahren sind. Die elektronische Archivierung muss darüber hinaus revisionssicher sein.
Bei der Mail Archivierung verwaltet Microsoft Exchange zuerst die Verteilung der Nachrichten an das richtige Postfach. Im nächsten Schritt kann der Anwender dann entscheiden, ob er die integrierte Archivierung von Outlook benutzen oder auf eine revisionssichere Lösung zurückgreifen möchte.
Warum E-Mail Archivierung?
Die Mail Kommunikation gehört in fast jedem Unternehmen zu einem festen Bestandteil vieler Mitarbeiter. Daher liegt der Gedanke auch nahe, dass die bearbeiteten Mails im Anschluss rechtssicher aufbewahrt werden müssen.
Seit Juli 2011 ist auch das Versenden von Rechnungen per unsignierter E-Mail erlaubt. Damit fallen viele Mails, wie auch geschäftliche E-Mails, unter das Handelsrecht und damit die gesetzlichen Vorgaben der Abgabenordnung (AO), der GoBD, der GoBS, GDPdU & Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die digitale E-Mail ist somit rechtlich dem Papierdokument gleichestellt. Darüber hinaus bietet die Mail Archivierung auch alle weiteren Vorteile, die durch die Arbeit mit einem DMS möglich sind. Beispielsweise müssen keine Verteilerkopien mehr erstellt werden und das Risiko von Dokumentenverluste wird minimiert.
Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung von E-Mails?
Entscheidend für die Dauer der Aufbewahrungsfristen von E-Mails ist deren Inhalt. Es gelten hierbei die gleichen gesetzlichen Vorgaben, wie im Papierformat. Gemäß der Abgabenordnung des Bundesfinanzministeriums ist eine Frist von 6 Jahren bei folgenden beispielhaften Dokumenten vorgesehen*:
- eingegangene Geschäftsbriefe
- Mahnungen
- angenommene Angebote
Mindestens 10 Jahre müssen wiederum folgende geschäftlichen Mails aufbewahrt werden*:
- Rechnungen
- Steuererklärungen
- Inventare
- Gewinn und Verlust Bilanz
- Fahrtenbuch
* Quelle: Bundesministerium der Finanzen (2020). Die beschriebene Auflistung ist nicht vollständig und dient nur beispielhaft der Veranschaulichung.
(Open-Source) E-Mail Archivierung in der Praxis
Wie funktioniert die E-Mail Archivierung in Microsoft Outlook?
Müssen Mails nicht rechtssicher archiviert werden, kann für die private Nutzung die native Archivierung von Outlook ausreichend sein. Outlook hat für standardmäßigen Ordner (Posteingang, etc.) eine automatische Archivierung mit verschiedenen Fristen. Der Posteingang wird beispielsweise 6 Monate lang automatisch archiviert.
Eine manuelle Archivierung von einzelnen Mails ist ebenfalls möglich. Hierbei muss zunächst ein Archivordner erstellt und im Anschluss per Rechtsklick der entsprechende Eintrag ausgewählt werden, sodass die relevanten E-Mails anschließend archiviert werden.
Wie funktioniert die E-Mail Archivierung in Mozilla Thunderbird?
Neben Outlook bietet bitfarm-Archiv ebenfalls ein eigens entwickeltes Add-On für das Open-Source E-Mail Programm Thunderbird an. Dieses hat sich in den letzten Jahren zu einer beliebten und freien Alternative etabliert. Bereits seit 2003 von Mozilla entwickelt, ist Thunderbird inzwischen der siebthäufigste genutzte Client weltweit.
Das bitfarm-Archiv Thunderbird Add-On ermöglicht die nahtlose Integration von der offenen E-Mail Software ins DMS. Mit nur wenigen Klicks lassen sich so E-Mails und deren Anhänge direkt aus Thunderbird heraus im DMS revisionssicher archivieren. Das Add-On wird kostenlos im Download-Paket von bitfarm-Archiv mitgeliefert und kann darüber installiert werden. Die "Archivieren-Funktion" ist nach der Installation dann im Kontextmenü und in der Menüleiste verfügbar.
Es können anschließend eine oder mehrere E-Mails ausgewählt werden und mit einem Klick archiviert werden. Dabei hat der User die Wahl zwischen dem Anhang und der gesamten E-Mail. Um doppelte Archivierungen zu vermeiden, prüft das Plugin ob eine E-Mail bereits an bitfarm-Archiv übergeben wurde. Ebenfalls erhalten archivierte Mails ein "bitfarm-Archiv"-Tag, das bei Bedarf manuell entfernt werden kann.
Wie archiviert man Mails mit einem Open-Source DMS?
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) bieten hierzu Lösungen an. bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erlaubt beispielsweise die direkte Anbindung an Microsoft Outlook und bietet dort verschiedene Optionen, angefangen von der manuellen Archivierung durch den Benutzer bis hin zur vollständig automatischen Archivierung des ganzen Postfachs.
Auch für viele andere E-Mail Systeme gibt es Schnittstellen, welche die von der GoBS und der GDPdU geforderte revisionssichere Archivierung ermöglichen, so zum Beispiel Tobit David, Lotus Notes, Thunderbird, Kerio und viele andere. Auch POP3- und IMAP4-Konten können mithilfe des bitfarm-Archiv Connektors revisionssicher archiviert - und optional direkt über das DMS bearbeitet werden.
Nimmt man beispielsweise ein POP3-Konto "rechnung@unternehmen.com" und teilt diese den Lieferanten als E-Mail Adresse für digitale Rechnungen mit, so können hier eingehende Rechnungen sofort je nach Lieferant an den zuständigen Sachbearbeiter zur Prüfung gereicht werden, um danach zur Buchhaltung zu gelangen.
Der Eingangsrechnungsworkflow, welcher normalerweise mit Papierrechnungen stattfindet, wird so auch für E-Mail Rechnungen 1:1 umgesetzt. Für das DMS spielt es letztlich ohnehin kaum eine Rolle, ob eine Rechnung als Papier eingescannt wurde, oder als PDF per E-Mail gekommen ist. Das DMS bietet darüber hinaus die Möglichkeit, eigene Rechnungen per E-Mail automatisiert zu versenden.
