…finden statt suchen.

E-Mail-Archivierung

E-Mails sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Ein großer Teil der geschäftlichen Kommunikation wird heute über E-Mail abgewickelt. So ist seit Juli 2011 auch das Versenden von Rechnungen per unsignierter E-Mail erlaubt.

Damit fallen viele E-Mails wie jeder andere Geschäftsbrief auch unter das Handelsrecht und damit die Regelungen der Abgabenordnung (AO), der GoBD, der GoBS und der GDPdU. Diese Verwaltungsvorschriften bestimmen unter anderem die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente und damit auch für viele E-Mails. Außerdem wird bestimmt, dass originär digitale Daten in ihrer Ursprungsform unverdichtet aufzubewahren sind. Die elektronische Archivierung muss darüber hinaus revisionssicher sein.

Pflicht zur elektronischen Archivierung

Jedes Unternehmen mit einer E-Mail Adresse (und das sind heutzutage über 99% der in Deutschland ansässigen Unternehmen) ist daher per Gesetz zu einer ordnungsgemäßen elektronischen Archivierung derjenigen E-Mails verpflichtet, die steuerlich relevante Informationen enthalten. Das Ausdrucken und Abheften der Nachrichten reicht dabei nicht aus. Kommt ein Unternehmen dieser Verpflichtung nicht nach, so drohen Strafen wie Zwangsgelder oder Schätzung. Zum Glück wird dies in der Praxis zur Zeit noch nicht so hart gehandhabt. Um aber bei einer Steuerprüfung mögliche Probleme im Vorfeld zu vermeiden, sollte sich der steuerpflichtige Unternehmer frühzeitig mit der ordnungsgemäßen E-Mail-Archivierung auseinandersetzen.

Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen

Dokumentenmanagementsysteme und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) bieten hierzu Lösungen an. bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement erlaubt beispielsweise die direkte Anbindung an Microsoft Outlook und bietet dort verschiedene Optionen, angefangen von der manuellen Archivierung durch den Benutzer bis hin zur vollständig automatischen Archivierung des ganzen Postfachs (nicht zu verwechseln mit der in Outlook eingebauten Archivierung - diese ist nicht revisionssicher!). Auch für viele andere E-Mail Systeme gibt es Schnittstellen, welche die von der GoBS und der GDPdU geforderte revisionssichere Archivierung ermöglichen, so zum Beispiel Tobit David, Lotus Notes, Thunderbird, Kerio und viele andere. Auch POP3-Konten können mithilfe des bitfarm-Archiv POP3-Konnektors revisionssicher archiviert - und optional direkt über das DMS bearbeitet werden. Nimmt man beispielsweise ein POP3-Konto "rechnung@unternehmen.com" und teilt diese den Lieferanten als E-Mail Adresse für digitale Rechnungen mit, so können hier eingehende Rechnungen sofort je nach Lieferant an den zuständigen Sachbearbeiter zur Prüfung gereicht werden, um danach zur Buchhaltung zu gelangen. Der Eingangsrechnungsworkflow, welcher normalerweise mit Papierrechnungen stattfindet, wird so auch für E-Mail Rechnungen 1:1 umgesetzt. Für das DMS spielt es letztlich ohnehin kaum eine Rolle, ob eine Rechnung als Papier eingescannt wurde, oder als PDF per E-Mail gekommen ist. Das DMS bietet darüber hinaus die Möglichkeit, eigene Rechungen per E-Mail automatisiert zu versenden.

Zusätzliche Vorteile der digitalen E-Mail Archivierung

Ein weiterer Vorteil der Archivierung von E-Mails ist die Entlastung des E-Mail Servers, da archivierte E-Mail nach einer Zeit dort gelöscht werden können und die Datenbanken der E-Mail Systeme dadurch nicht zu groß werden. Gerade von MS-Exchange kennt man das Phänomen, dass große Outlook-Postfächer oft relativ lange zum Öffnen brauchen. Auch ist die Durchsuchbarkeit in Outlook nicht besonders gut, weder performant noch treffsicher. Dies kann ein Dokumentenmanagementsystem besser und durchsucht dabei auch gleich die Anlagen der E-Mails.

Problem Datenschutz

Ein Problem bei der Archivierung der gesamten E-Mails eines Unternehmens stellen private E-Mails dar, welche aus Gründen des Datenschutzes nicht archiviert werden dürften. Die exakte Filterung des Mailverkehrs zwischen privat und geschäftlich ist jedoch kaum möglich. Abhilfe schafft hier nur die selektive Archivierung durch den Anwender oder das generelle Verbot von privaten E-Mails im gesamten Unternehmen durch die Geschäftsleitung. Dann darf nämlich wieder alles archiviert werden - befindet sich jetzt noch eine private E-Mail darunter, liegt die Verantwortung dafür nicht mehr beim Unternehmer.

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