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FiBu (Finanzbuchhaltung)

FiBu ist ein Kurzwort für den Begriff Finanzbuchhaltung.

Im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement und digitaler Archivierung ist in der Regel eine Software zur Finanzbuchhaltung gemeint.

Diese Software stellt eine Datenbank dar, in der sämtliche Rechnungsbelege eines Unternehmens als Datensätze repräsentiert werden. Viele FiBu-Systeme sind Bestandteil eines ERP-Systems. Hier werden Ausgangsrechnungen, welche mit der ERP-Software erzeugt werden, automatisch in die FiBu eingebucht. Eingangsrechnungen hingegen müssen meist manuell vom Buchhalter in die FiBu-Software eingegeben werden.

Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen die FiBu

Wird ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem eingesetzt, welches aus eingescannten Rechnungen Datensätze extrahieren kann, so können diese Datensätze der FiBu-Software bereitgestellt werden und somit die Arbeit des Buchhalters vereinfachen. Manche Systeme buchen Eingangsrechnungen sogar vollautomatisch, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Man spricht dann vom sogenannten Dunkelbuchen in die FiBu.

Einfacher wird das Buchen von Rechnungsbelegen, wenn diese bereits in einem buchbaren Format geliefert werden. Da seit 2011 die Gültigkeit einer Rechnung von einer Papierform komplett unabhängig ist, werden zunehmend Rechnungen als PDF-Datei versendet. Immer öfter liegt auch ein standardisiertes Austauschformat – meist XML – dem Dokument bei, um die Rechnungsdaten in die FiBu zu übertragen.

Das Einbuchen in die FiBu ist oft nur ein Teil eines Unternehmensprozesses. Bei den Eingangsrechnungen ist dies der Rechnungsprüfungsprozess, in welchem die Kreditorenbuchhaltung für das korrekte verbuchen der Rechnung im FiBu-System verantwortlich ist.

Weitere Informationen

Weitere Informationen über digitale Archivierung und alles was damit zusammenhängt finden Sie im Dokumentenmanagement-Glossar.

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