…finden statt suchen.

Digitale Archivierung

Digitale Archivierung bezeichnet die Speicherung von Dokumenten auf einem computerlesbaren digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um papiergebundene Dokumente handeln, es können jedoch auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente archiviert werden, zum Beispiel E-Mails. Man spricht dann auch von elektronischer Archivierung.

Bei der Archivierung von papiergebundenen Dokumenten wird durch Einscannen mit einem Dokumentenscanner eine Pixelgrafik als Datei gespeichert, die das Originaldokument mit seinen wesentlichen Eigenschaften wie Informationsgehalt, Formatierung und Position wiedergibt. Mit dieser Pixelgrafikdatei ist das Originaldokument in der Qualität einer Fotokopie jederzeit aus dem digitalen Archiv als Papierdokument wiederherstellbar. Ebenfalls in Form einer repräsentierenden Pixelgrafik werden Belege archiviert, welche von einem ERP-System über eine COLD-Schnittstelle an ein Archivsystem gegeben werden. Bei Dokumenten, die bereits in ihrer Ausgabeform digital vorliegen, wird der originäre Datensatz archiviert.

Revisionssichere digitale Archivierung

Wenn sichergestellt werden kann, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen, noch verändert werden kann, dann wird die durchgeführte digitale Archivierung als revisionssicher bezeichnet. Die revisionssichere Archivierung erlaubt viele der originalen, papiergebundenen, steuerrelevanten Dokumente zu vernichten. Die revisionssicher archivierten Dokumente sind den Papierdokumenten steuerrechtlich gleichgestellt. Zum Nachweis der Revisionssicherheit dient eine technische und organisatorische Verfahrensdokumentation, welche bei einer Steuerprüfung auf verlangen vorgelegt werden muss.

Auch E-Mails sind ein Geschäftsbrief, da mit ihnen Geschäfte angebahnt werden bzw. sogar inzwischen Rechnungen mit voller steuerlicher Akzeptanz zugestellt werden können. Daher unterliegt die geschäftliche E-Mail dem Zwang der elektronischen Archivierung gemäß GoBD. Während die digitale Archivierung von originär papiergebundenen Belegen nicht zwingend vorgeschrieben ist, verhält sich dies bei originär elektronischen Dokumenten wie einer E-Mail anders. Die revisionssichere E-Mail Archivierung ist für alle Unternehmen, welche mit E-Mail arbeiten, in Teilen verpflichtend.

Archivierung als Chance

Trotz der Verpflichtung zur Archivierung und der strikten Vorgaben der Finanzbehörden sollte digitale Archivierung im Unternehmen als Chance und nicht als Bürde gesehen werden. Bei einer gut automatisierten digitalen Archivierung mit einem ausgereiften Dokumentenmanagementsystem hält sich die entstehende Mehrarbeit in Grenzen. Anwender erhalten einen schnellen Zugriff auf Belege und Unternehmenswissen, was einen großen Vorteil bei der täglichen Suche nach Informationen bringt.

Was sollte eine Archivierungssoftware können?

Die eingesetzte Archivierungssoftware sollte in jedem Fall die revisionssichere Archivierung beherrschen. Hierzu muss der Hersteller eine technische Verfahrensdokumentation vorlegen können. Zertifikate von Wirtschaftsprüfern oder des TÜV sind nicht erforderlich. Vor den Finanzgehörden entfalten Zertifikate gleich welcher Art keinerlei Wirkung. Hier kommt es einzig und allein auf eine gemäß GoBD korrekte Verfahrensdokumentation an.

Neben der Revisionssicherheit sollte eine Exportmöglichkeit auf ein "selbsttragendes Archiv" existieren. Dies wird ebenfalls im Rahmen des Datenzugriffsrechts der Finanzbehörden gefordert.

Der Nutzen eines digitalen Archivs ist neben der reinen Archivierung besonders von der Geschwindigkeit des Wiederfindens abhängig. Hierfür entscheidend sind die Möglichkeiten zur Suche eines Dokuments und die Geschwindigkeit der Datenbank sowie der Software selbst.

Außerdem ist wichtig, dass die Archivierungssoftware benutzerfreundlich ist. Das Archivieren von Dokumenten sollte ohne großen Mehraufwand möglich sein, damit die Benutzerakzeptanz für den Ersatz des klassischen Aktenschranks gegeben ist. Der Schulungsaufwand sollte überschaubar sein.

Eine leistungsstarke Volltextsuche macht dem Anwender das Leben einfach. Er braucht sich wenig Gedanken über die Kategorisierung eines Dokuments zu machen, sondern kann wie bei einer Internetsuchmaschine einen oder mehrere Begriffe oder Zahlen eingeben. Das funktioniert nur, wenn die eingesetzte Software eine Texterkennnung besitzt, die Dokumententext mit hoher Genauigkeit erkennt. Zudem muss die eingesetzte Datenbank schnelle Volltextsuchen ermöglichen – Suchzeiten jenseits der 5 Sekunden sind für den Anwender nicht akzeptabel.

Zusätzlich sollte es viele Möglichkeiten der Kategorisierung geben, damit Dokumente mit anderen Dokumenten und Informationen im inhaltlichen Bezug abgelegt werden können. Das Bilden von Vorgangsakten sollte unterstützt werden.

Ein hoher Automatisierungsgrad hilft mit großen Dokumentenmengen zurechtzukommen. Gute Archivierungssysteme können Dokumente automatisch erkennen und nach Typ, Projektzugehörigkeit, Sachbearbeiter und weiteren Merkmalen automatisch sortieren, verschlagworten und verteilen. Man spricht spätestens dann von elektronischem Dokumentenmanagement.

Welche Software wird für die digitale Archivierung verwendet?

Digitale Archivierung kann einzeln betrieben werden, wenn es um die reine Ablage von Dokumenten geht. Meist ist sie jedoch Bestandteil einer Dokumentenmanagement-Software beziehungsweise eines Enterprise-Content-Management-Systems, welches neben der Ablage und Archivierung von Dokumenten viele weitere Anforderungen realisiert, zum Beispiel das Organisieren von dokumentenbezogenen Aufgaben (Workflows), verschiedene Bearbeitungsstände eines Dokuments (Versionierung) erstellen etc.

Aus sogenannten "toten Dokumenten" eines digitalen Archivs werden sozusagen "lebende Dokumente" eines Dokumentenmanagementsystems. Deshalb ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem eine häufig verwendete Software für die digitale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten.

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