…finden statt suchen.
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Versionierung von Dokumenten ermöglicht die Erstellung und Verwaltung verschiedener Fassungen, wodurch Datenverlust verhindert, Änderungen nachvollzogen und die Zusammenarbeit verbessert werden können.
Es gibt zwei Hauptarten: Manuell und automatisch. Während die manuelle Methode eine sorgfältige Organisation erfordert, bietet die automatische Methode durch Systeme wie DMS oder ECM Zeitersparnis und verbesserte Nachvollziehbarkeit.
Die Implementierung einer Versionsverwaltung sollte rechtliche Aspekte wie Compliance- und Aufbewahrungspflichten sowie Datenschutzbestimmungen berücksichtigen. Richtig eingesetzt, kann diese dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem sie eine klare und nachvollziehbare Dokumentationsstruktur bietet.
Datenverlust: Beim Schutz vor Datenverlust spielt diese eine entscheidende Rolle. Durch die Erstellung und Speicherung von verschiedenen Fassungen eines Dokuments, können frühere Varianten im Sinne eines Backups wiederhergestellt werden, falls Änderungen rückgängig gemacht werden müssen oder Daten verloren gehen.
Nachvollziehbarkeit: Ebenso ermöglicht sie die Nachvollziehbarkeit bei Änderungen im Rahmen des Dokumentenlebenszyklus. Jede Version eines Dokuments repräsentiert einen bestimmten Zustand im Prozess. Durch die Nachverfolgung können Benutzer die Historie eines Dokuments schnell einsehen.
Zusammenarbeit: Zudem wird auch die Collaboration verbessert, indem sie es Teams ermöglicht, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten und Änderungen nachzuvollziehen. Ebenso werden durch den Einsatz Konflikte minimiert, die auftreten können, wenn mehrere Personen gleichzeitig Änderungen an demselben Dokument vornehmen oder unbewusst auf eine veraltete Version zugreifen.
Am Beispiel von Bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement, implementiert dieses die Versionierung mithilfe der Open-Source Softwareumgebung SVN (SubVersioN) und einer MySQL-Datenbank. Das Open-Source-DMS erkennt bei der automatischen Variante selbstständig, dass ein Dokument geändert wurde. Wird dieses Dokument dann eine einstellbare Zeit (Latenzzeit) in Ruhe gelassen und nicht mehr bearbeitet, so startet der DMS-Server einen Versionierungslauf.
Dabei werden die Unterschiede im Vergleich zur Vorgängerversion in der SVN-Datenbank gespeichert. Beim nächsten Zugriff auf die Datei wird dem Anwender die aktuelle Fassung angezeigt. Er hat aber auch jederzeit Zugriff auf die älteren Versionen. Im Unterschied dazu muss die manuelle Methode vom Anwender von Hand ausgelöst werden.
Er entscheidet also, ob er mit seiner Bearbeitung fertig ist und startet dann den Prozess. Ebenso muss der Anwender dann auch eine kurze Info eingeben. Dies hat den Vorteil, dass die Listen und Versionsnummern übersichtlicher werden, da zu jeder Version eine kurze Zusammenfassung erscheint.
Die Versionierung funktioniert bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement übrigens mit vielen unterschiedlichen Dokumentenarten, wie natürlich mit bekannten Office-Formaten, aber beispielsweise auch bei CAD-Zeichnungen, QM-Dokumenten oder anderen technischen Zeichnungen. Es gibt aber auch natürlich Möglichkeiten für die üblichen Windows-Dokumente (Word-, Excel- oder PowerPoint).
In diesem Video erfolgt eine kurze Demonstration anhand verschiedener Dateitypen:
Zusammengefasst lässt sich der Prozess vereinfacht wie folgt festhalten:
Dokumente werden für die Bearbeitung exklusiv ausgecheckt, um Überschneidungen zu vermeiden und anderen Nutzern nur lesenden Zugriff zu gewähren.
Nach dem Auschecken und Bearbeiten sichert das DMS die Änderungen automatisch auf dem Server.
Der Bearbeitungsstand des Dokuments ist unabhängig vom verwendeten PC auffindbar.
Nach Abschluss der Bearbeitung wird das Dokument durch Einchecken wieder für andere freigegeben und eine Beschreibung oder Nummerierung der Änderungen hinzugefügt.
Alle Bearbeitungszustände sind über einen Rechtsklick auf den Button "Originaldatei" einsehbar.
Die Option „Revisionssicher ablegen“, symbolisiert durch ein goldenes Schloss, verhindert dauerhaft weitere Bearbeitungen, falls gewünscht oder gesetzlich erforderlich.
Die Implementierung erfordert sorgfältige Planung und Ausführung. Zu den Schritten zur Einführung können die Auswahl einer Strategie, die Schulung der Benutzer, die Einrichtung der notwendigen Software und Hardware und die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren gehören.
Ein entscheidender Schritt ist die Auswahl der richtigen Software für die Versionsverwaltung. Nicht nur große ERP- oder ECM-Systeme bieten die entsprechenden Tools hierfür an. Es gibt auch verschiedene Freeware-Versionierungstools, die kleinen und mittleren Unternehmen helfen, ihre Dokumente effektiv zu verwalten. Ein erfahrener Consultant berät Sie gerne individuell auf Ihre speziellen Bedürfnisse.
Die beste Wahl hängt oftmals von den spezifischen Anforderungen und Zielen des eigenen Unternehmens ab.
Einige wichtige Faktoren, die bei der Auswahl der Software helfen, können Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit bestehenden Systemen, sowie die Kosten umfassen.
Es gibt mehrere Best Practices , die Unternehmen befolgen sollten. Dazu gehört die Verwendung konsistenter Benennungskonventionen, eine klare Unterscheidung zwischen verschiedenen Versionen, zentrale Sammlung von Feedback und die Vermeidung von Duplikationen.
Compliance und Aufbewahrungspflichten spielen zudem eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Praktiken den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen, einschließlich der Aufbewahrungspflichten für bestimmte Arten von Dokumenten. Die DSGVO und andere Datenschutzgesetze können ebenfalls Auswirkungen haben.
Darüber hinaus kann die Verwendung von definierten Regeln die Änderungen effizient verarbeiten. Beispielsweise könnte ein Controller oder eine berechtigte Person nach einer Korrektur automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, welche die neue Fassung dann überprüft. Für diesen und viele weitere Anwendungsfälle eignet sich unter anderem das Workflow-Management.
Die beste Methode zur Versionierung von Dokumenten hängt letztendlich von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab, wobei Git und SVN populäre Werkzeuge für Entwicklerteams sind. Vor allem in der Softwareentwicklung oder auch bei Content-Management-Systemen kommen sie zum Einsatz. Ebenfalls eine wichtige Rolle spielt die Nachverfolgung von Dokumenten im Zusammenhang mit der von der DIN EN ISO 9001 geforderten Dokumentenlenkung und den zuvor genannten aufbauenden Workflows.
In Kürze:
Etablierung von einheitlichen Benennungskonventionen
Automatisierung der Versionierung (falls sinnvoll)
Implementierung von Zugriffskontrollen
Verwendung eines zentralen Repository
Sperrung des Dokumentes während der Bearbeitung
Nutzung einer protokollierenden Historie
Einweisung & Schulung der Enduser
Die Versionierungsverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements, von der auch kleine Unternehmen mit einem geringeren Dokumentenaufkommen und Budget profitieren können. Dafür eignet sich beispielsweise auch schon ein Freeware-Versionierungs-Tool, um den Einstieg in die Digitalisierung zu schaffen. Mit der richtigen Strategie, Implementierung und Verwendung der Best Practices können aber Unternehmen aller Größen die Vorteile maximieren und ihre Dokumentenverwaltung effizienter gestalten.
Sind Sie an weiteren Informationen rund um das Thema Versionierung von Dokumenten interessiert?
Zu den Vorteilen gehören verbesserte Nachverfolgbarkeit, Risikominderung und effiziente Zusammenarbeit.
Best Practices für die Implementierung umfassen das Festlegen klarer Richtlinien, die Durchführung regelmäßiger Schulungen und die Nutzung von Automatisierungstools.