Versionierung
Unter dem Begriff Versionierung oder auch Versionsverwaltung versteht man ein System, dass zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine neue Version dieses Dokuments (mit Zeitstempel und Benutzerkennung) abgelegt. Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden.
Versionsverwaltungssysteme
Versionsverwaltungssysteme koordinieren den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. Sie kommen vor allem in der Softwareentwicklung oder auch bei Content-Management-Systemen zum Einsatz. Ebenfalls eine wichtige Rolle spielt die Versionierung von Dokumenten im Zusammenhang mit der von der DIN EN ISO 9001 geforderten Dokumentenlenkung und der darauf aufbauenden Workflows.
Versionierung mit bitfarm-Archiv DMS
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement implementiert Versionierungsfunktionen mithilfe der Open-Source Softwareumgebung SVN (SubVersioN).
Dabei gibt es zwei Funktionen:
- Automatische Versionierung
- Manuelle Versionierung
Bei der automatischen Versionierung erkennt das Open-Source-DMS selbstständig, dass ein Dokument geändert wurde. Wird dieses Dokument dann eine einstellbare Zeit (Latenzzeit) in Ruhe gelassen und nicht mehr bearbeitet, so startet der DMS-Server einen Versionierungslauf. Dabei werden die Unterschiede im Vergleich zur Vorgängerversion in der SVN-Datenbank gespeichert. Beim nächsten Zugriff auf die Datei wird dem Anwender die aktuelle Version angezeigt. Er hat aber auch jederzeit Zugriff auf die älteren Versionen.
Die manuelle Versionierung muss im Unterschied dazu vom Anwender von Hand ausgelöst werden. Er entscheidet also, ob er mit seiner Bearbeitung fertig ist und startet dann den Versionierungsprozess. Im Unterschied zur automatischen Versionierung muss der Anwender dann auch eine kurze Versionsinfo eingeben. Dies hat den Vorteil, dass die Versionslisten übersichtlicher werden, da zu jeder Version eine kurze Zusammenfassung erscheint. Versionierung funktioniert bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement übrigens mit vielen unterschiedlichen Dokumentenarten, wie natürlich mit bekannten Office-Formaten, aber beispielsweise auch bei CAD-Zeichnungen.