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Versionierung von Dokumenten: Strategien, Beispiele & Software (Freeware) 

Das Wichtigste in Kürze

Die Grundlagen

Was ist Versionierung?

Unter den Begriffen Versionierung, Versionsverwaltung und Management versteht man eine Software, welche zur Erfassung von Änderungen an Dateien verschiedener Typen verwendet wird.

Ein gängiges Beispiel ist die Softwareentwicklung, wo Entwicklerteams Änderungen am Projektcode verfolgen können. Aber auch im Kontext des Büromanagement ist das Werkzeug von großer Hilfe, da hier oftmals Änderungen an der Tagesordnung sind.
 
Bei jeder Korrektur an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv oder Versionierungssystem eine neue Variante des Dokumentes (mit Zeitstempel und Benutzerkennung) abgelegt.

Geschichte

Die Geschichte ist eng mit der Entwicklung der Informationstechnologie verknüpft. Die Reise führte von physischen Papierdokumenten zu ausgeklügelten digitalen Spuren.

Früher bedeutete die Verwaltung von Dokumentenversionen im Kontext des Änderungsmanagement oftmals, dass physische Kopien aufbewahrt und manuell kommentiert wurden – ein nicht seltener umständlicher und fehleranfälliger Prozess.

Mit dem Aufkommen von Computern entwickelten sich diese Methoden weiter und ermöglichten eine elektronische Nachverfolgung, die schneller, zuverlässiger und automatisierter wurden.

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Die Vorteile

  • Datenverlust: Beim Schutz vor Datenverlust spielt diese eine entscheidende Rolle. Durch die Erstellung und Speicherung von verschiedenen Fassungen eines Dokuments, können frühere Varianten im Sinne eines Backups wiederhergestellt werden, falls Änderungen rückgängig gemacht werden müssen oder Daten verloren gehen.

  • Nachvollziehbarkeit:  Ebenso ermöglicht sie die Nachvollziehbarkeit bei Änderungen im Rahmen des Dokumentenlebenszyklus. Jede Version eines Dokuments repräsentiert einen bestimmten Zustand im Prozess.  Durch die Nachverfolgung können Benutzer die Historie eines Dokuments schnell einsehen.

  • Zusammenarbeit: Zudem wird auch die Collaboration verbessert, indem sie es Teams ermöglicht, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten und Änderungen nachzuvollziehen. Ebenso werden durch den Einsatz Konflikte minimiert, die auftreten können, wenn mehrere Personen gleichzeitig Änderungen an demselben Dokument vornehmen oder unbewusst auf eine veraltete Version zugreifen.

Manuelle vs. automatische Versionierung

Bei der manuellen Variante müssen Benutzer jede neue Version eines Dokuments manuell erstellen und speichern. Dies kann unter Umständen zeitaufwendig sein und erfordert eine sorgfältige Organisation, um sicherzustellen, dass alle Revisionen korrekt gekennzeichnet und gespeichert sind.

Oft durch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) ermöglicht, bietet die automatische Variante mehrere Vorteile. Sie spart Zeit, indem sie automatisch eine neue Version eines Dokuments erstellt, wenn Änderungen vorgenommen werden. Sie verbessert auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und reduziert das Risiko von Fehlern oder Datenverlust.

Beide Methoden haben ihre eigene Bedeutung und Anwendungsbereiche, abhängig von den spezifischen Anforderungen und der Strategie des Unternehmens. 

Versionierung automatisch vs. manuell

Praxisbeispiele

Am Beispiel von Bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement, implementiert dieses die Versionierung mithilfe der Open-Source Softwareumgebung SVN (SubVersioN) und einer MySQL-Datenbank. Das Open-Source-DMS erkennt bei der automatischen Variante selbstständig, dass ein Dokument geändert wurde. Wird dieses Dokument dann eine einstellbare Zeit (Latenzzeit) in Ruhe gelassen und nicht mehr bearbeitet, so startet der DMS-Server einen Versionierungslauf.
 

Dabei werden die Unterschiede im Vergleich zur Vorgängerversion in der SVN-Datenbank gespeichert. Beim nächsten Zugriff auf die Datei wird dem Anwender die aktuelle Fassung angezeigt. Er hat aber auch jederzeit Zugriff auf die älteren Versionen. Im Unterschied dazu muss die manuelle Methode vom Anwender von Hand ausgelöst werden.
 

Er entscheidet also, ob er mit seiner Bearbeitung fertig ist und startet dann den Prozess. Ebenso muss der Anwender dann auch eine kurze Info eingeben. Dies hat den Vorteil, dass die Listen und Versionsnummern übersichtlicher werden, da zu jeder Version eine kurze Zusammenfassung erscheint.

Die Versionierung funktioniert bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement übrigens mit vielen unterschiedlichen Dokumentenarten, wie natürlich mit bekannten Office-Formaten, aber beispielsweise auch bei CAD-Zeichnungen, QM-Dokumenten oder anderen technischen Zeichnungen. Es gibt aber auch natürlich Möglichkeiten für die üblichen Windows-Dokumente (Word-, Excel- oder PowerPoint).

In diesem Video erfolgt eine kurze Demonstration anhand verschiedener Dateitypen:

Zusammengefasst lässt sich der Prozess vereinfacht wie folgt festhalten:  

  1. Dokumente werden für die Bearbeitung exklusiv ausgecheckt, um Überschneidungen zu vermeiden und anderen Nutzern nur lesenden Zugriff zu gewähren.

  2. Nach dem Auschecken und Bearbeiten sichert das DMS die Änderungen automatisch auf dem Server.

  3. Der Bearbeitungsstand des Dokuments ist unabhängig vom verwendeten PC auffindbar.

  4. Nach Abschluss der Bearbeitung wird das Dokument durch Einchecken wieder für andere freigegeben und eine Beschreibung oder Nummerierung der Änderungen hinzugefügt.

  5. Alle Bearbeitungszustände sind über einen Rechtsklick auf den Button "Originaldatei" einsehbar.

  6.  Die Option „Revisionssicher ablegen“, symbolisiert durch ein goldenes Schloss, verhindert dauerhaft weitere Bearbeitungen, falls gewünscht oder gesetzlich erforderlich.

Versionierung Beispiel

Implementierung

Die Implementierung erfordert sorgfältige Planung und Ausführung. Zu den Schritten zur Einführung können die Auswahl einer Strategie, die Schulung der Benutzer, die Einrichtung der notwendigen Software und Hardware und die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren gehören.
 
 Ein entscheidender Schritt ist die Auswahl der richtigen Software für die Versionsverwaltung. Nicht nur große ERP- oder ECM-Systeme bieten die entsprechenden Tools hierfür an. Es gibt auch verschiedene Freeware-Versionierungstools, die kleinen und mittleren Unternehmen helfen, ihre Dokumente effektiv zu verwalten. Ein erfahrener Consultant berät Sie gerne individuell auf Ihre speziellen Bedürfnisse.
 
Die beste Wahl hängt oftmals von den spezifischen Anforderungen und Zielen des eigenen Unternehmens ab. Einige wichtige Faktoren, die bei der Auswahl der Software helfen, können Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit bestehenden Systemen, sowie die Kosten umfassen. 

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Best Practices

Es gibt mehrere Best Practices , die Unternehmen befolgen sollten. Dazu gehört die Verwendung konsistenter Benennungskonventionen, eine klare Unterscheidung zwischen verschiedenen Versionen, zentrale Sammlung von Feedback und die Vermeidung von Duplikationen.

Compliance und Aufbewahrungspflichten spielen zudem eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Praktiken den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen, einschließlich der Aufbewahrungspflichten für bestimmte Arten von Dokumenten. Die DSGVO und andere Datenschutzgesetze können ebenfalls Auswirkungen haben.

Darüber hinaus kann die Verwendung von definierten Regeln die Änderungen effizient verarbeiten. Beispielsweise könnte ein Controller oder eine berechtigte Person nach einer Korrektur automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, welche die neue Fassung dann überprüft. Für diesen und viele weitere Anwendungsfälle eignet sich unter anderem das Workflow-Management.

Die beste Methode zur Versionierung von Dokumenten hängt letztendlich von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab, wobei Git und SVN populäre Werkzeuge für Entwicklerteams sind. Vor allem in der Softwareentwicklung oder auch bei Content-Management-Systemen kommen sie zum Einsatz. Ebenfalls eine wichtige Rolle spielt die Nachverfolgung von Dokumenten im Zusammenhang mit der von der DIN EN ISO 9001 geforderten Dokumentenlenkung und den zuvor genannten aufbauenden Workflows.

In Kürze:

  • Etablierung von einheitlichen Benennungskonventionen

  • Automatisierung der Versionierung (falls sinnvoll)

  • Implementierung von Zugriffskontrollen

  • Verwendung eines zentralen Repository

  • Sperrung des Dokumentes während der Bearbeitung

  • Nutzung einer protokollierenden Historie

  • Einweisung & Schulung der Enduser

Fazit

Die Versionierungsverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements, von der auch kleine Unternehmen mit einem geringeren Dokumentenaufkommen und Budget profitieren können. Dafür eignet sich beispielsweise auch schon ein Freeware-Versionierungs-Tool, um den Einstieg in die Digitalisierung zu schaffen. Mit der richtigen Strategie, Implementierung und Verwendung der Best Practices können aber Unternehmen aller Größen die Vorteile maximieren und ihre Dokumentenverwaltung effizienter gestalten.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

Sind Sie an weiteren Informationen rund um das Thema Versionierung von Dokumenten interessiert?

Wikipedia

Springer Link

Researchgate

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was ist Versionierung?
Darunter versteht man einen Prozess, der es Benutzern ermöglicht, den Entwicklungsverlauf eines Dokuments nachzuverfolgen, Änderungen rückgängig zu machen und auf frühere Versionen zuzugreifen.   
Warum ist sie wichtig?
Versionierung wichtig, da sie die Zusammenarbeit erleichtert, das Risiko von Datenverlust minimiert und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen verbessert.
Welche Vorteile bietet sie?

Zu den Vorteilen gehören verbesserte Nachverfolgbarkeit, Risikominderung und effiziente Zusammenarbeit.

Welche Best Practices gibt es für die Implementierung?

Best Practices für die Implementierung umfassen das Festlegen klarer Richtlinien, die Durchführung regelmäßiger Schulungen und die Nutzung von Automatisierungstools.