DMS (Dokumenten-Management-System)
Techniken und Funktionen
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient der digitalen Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Es integriert in der Regel unterschiedliche Techniken des Dokumentenmanagements und bildet ein zentrales digitales Archiv für Dokumente, Belege, Zeichnungen, E-Mails etc. Um Papierdokumente zu digitalisieren werden Dokumentenscanner und eine ausgereifte OCR (Optical Character Recognition) benötigt. Das COLD-Verfahren bietet eine Möglichkeit der Konvertierung von Druckdaten in ein angemessenes Format und dem anschließenden Archiv-Import. Zusätzliche Informationen zu den Dokumenten wie Art des Dokuments, Erstellungsdatum, hinterlegte Schlagwörter oder auch der komplette Text werden in einer Datenbank abgelegt. Anhand dieser Informationen können die Dokumente jederzeit abgerufen werden.
Mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem werden Dokumente aber nicht nur archiviert, sondern auch verwaltet. Dazu gehört zum Beispiel die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an bestimmte Sachbearbeiter, die Zugriffsüberwachung, Annotationen zu Dokumenten, Dokumentenverarbeitung, Verknüpfungen, Historie und sonstige Funktionen. Des Weiteren unterstützen Dokumentenmanagementsysteme Workflows, so dass es möglich ist, Dokumente entsprechenden Mitarbeitern oder Abteilungen in der zeitlich korrekten Abfolge zur Bearbeitung vorzulegen. Um die Sicherheit beim Zugriff auf die Dokumente zu gewährleisten, verfügt jedes DMS über eine entsprechende Rechteverwaltung. Diese legt die Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Benutzer und Benutzergruppen fest.
Ein DMS unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung über die Archivierung, Recherche, Bearbeitung bis zur Löschung des Dokuments. Heute gilt ein DMS häufig als Komponente eines übergeordneten Enterprise Content Management oder ist Bestandteil einer PLM-Strategie.
Wesentliche Vorteile eines DMS
- Schneller Zugriff auf Dokumente und Information
- Verfügbarkeit von Unternehmenswissen
- Höhere Produktivität
- weniger verlorende Dokumente
- Wegfall von Verteilerkopien
- Zugriff auf Dokumente, auch wenn diese "in Bearbeitung" sind
- geringer Platzbedarf
- weitgehender Wegfall monotoner Ablagetätigkeit
- Transparenz der Informationsnutzung
- Realisierung und Überwachung von QM-Richtlinien
Mit weiteren Funktionen, wie der aktiven Arbeit an Dokumenten, CheckIn/Out Verfahren und Versionierung, wird aus Dokumentenmanagement Enterprise Content Management. So können zum Beispiel Anforderungen des PLM oder QM-Handbuchs abgedeckt werden. Elektronisches Dokumentenmanagement zählt in vielen Fällen zur essentiellen Unternehmenssoftware.
Manche Dokumentenmanagementsysteme sind webbasiert und speichern alle Dokumente und Informationen in der Cloud. In der Regel findet elektronisches Dokumentenmanagement allerdings im jeweils anwendenden Unternehmen auf der eigenen IT-Infrastruktur (Server, LAN, Clients) statt.
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