DMS (Doku­men­ten­-Ma­nage­ment­-Sys­tem)

Techniken und Funktionen

Ein Do­ku­men­ten­manage­ment­system (DMS) dient der digi­ta­len Ar­chi­vie­rung und Ver­wal­tung elek­tro­ni­scher Do­ku­men­te. Es in­te­griert in der Re­gel un­ter­schied­li­che Tech­ni­ken des Dokumen­ten­manage­ments und bil­det ein zen­tra­les di­gitales Archiv für Doku­mente, Be­lege, Zeich­nun­gen, E-Mails etc. Um Pa­pier­doku­men­te zu digi­tali­sie­ren wer­den Doku­men­ten­scan­ner und ei­ne aus­ge­reif­te OCR (Op­ti­cal Cha­rac­ter Recog­ni­tion) be­nö­tigt. Das COLD-Ver­fah­ren bie­tet ei­ne Mög­lich­keit der Kon­ver­tie­rung von Druck­da­ten in ein an­ge­mes­se­nes For­mat und dem an­schlie­ßen­den Ar­chiv-Im­port. Zu­sätz­li­che In­for­ma­ti­onen zu den Do­ku­men­ten wie Art des Do­ku­ments, Er­stel­lungs­da­tum, hin­ter­leg­te Schlag­wör­ter oder auch der kom­plet­te Text wer­den in einer Da­ten­bank ab­ge­legt. An­hand die­ser In­for­ma­ti­onen kön­nen die Do­ku­men­te je­der­zeit ab­ge­ru­fen wer­den.

Mit ei­nem elek­tro­ni­schen Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem wer­den Do­ku­men­te a­ber nicht nur ar­chi­viert, son­dern auch ver­wal­tet. Da­zu ge­hört zum Bei­spiel die au­to­ma­ti­sche oder ma­nu­el­le Ver­tei­lung von Do­ku­men­ten an be­stimm­te Sach­be­ar­bei­ter, die Zu­griffs­über­wa­chung, An­no­ta­ti­o­nen zu Do­ku­men­ten, Do­ku­men­ten­ver­ar­bei­tung, Ver­knüp­fun­gen, His­to­rie und sons­ti­ge Funk­ti­onen. Des Wei­te­ren un­ter­stüt­zen Do­ku­men­ten­manage­ment­sys­te­me Workflows, so dass es mög­lich ist, Do­ku­men­te ent­spre­chen­den Mit­ar­bei­tern oder Ab­tei­lun­gen in der zeit­lich kor­rek­ten Ab­fol­ge zur Be­ar­bei­tung vor­zu­le­gen. Um die Si­cher­heit beim Zu­griff auf die Do­ku­men­te zu ge­währ­leis­ten, ver­fügt je­des DMS ü­ber eine ent­spre­chen­de Rech­te­ver­wal­tung. Dies­e legt die Zu­griffs­be­rech­ti­gun­gen für die ein­zel­nen Be­nut­zer und Be­nut­zer­grup­pen fest.

Ein DMS un­ter­stützt den ge­sam­ten Le­bens­zyk­lus ei­nes Do­ku­ments von der Er­stel­lung ü­ber die Ar­chi­vie­rung, Re­cher­che, Be­ar­bei­tung bis zur Lö­schung des Do­ku­ments. Heu­te gilt ein DMS häu­fig als Kom­po­nen­te ei­nes über­ge­ord­ne­ten Enterprise Content Management oder ist Be­stand­teil ei­ner PLM-Strategie.

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