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DMS (Dokumenten-Management-System) / elektronisches Dokumentenmanagement

Open-Source-Dokumentenmanagement-Software
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Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) – genauer: Computer­gestütztes Dokumentenmanagement – umfasst die Eigenschaft der digitalen Archivierung und dient der Verwaltung elektronischer Dokumente.

Techniken und Funktionen

Ein Dokumentenmanagementsystem integriert in der Regel unterschiedliche Techniken des Dokumentenmanagements und bildet ein zentrales digitales Archiv für Dokumente, Belege, Zeichnungen, E-Mails etc.

Um Papierdokumente zu digitalisieren werden Dokumentenscanner und eine ausgereifte OCR (Optical Character Recognition) benötigt. Das COLD-Verfahren bietet eine Möglichkeit der Konvertierung von Druckdaten in ein angemessenes Format und dem anschließenden Archiv-Import.

Zusätzliche Informationen zu den Dokumenten wie die Art des Dokuments, das Erstellungsdatum, hinterlegte Schlagwörter oder auch der komplette Text werden in einer Datenbank abgelegt. Anhand dieser Informationen können die Dokumente jederzeit aufgesucht und abgerufen werden.

Darüber hinaus wird bei einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem nicht nur archiviert, sondern auch gemanagt. Dazu gehört zum Beispiel die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an bestimmte Sachbearbeiter, die Zugriffsüberwachung, Annotationen zu Dokumenten, Dokumentenverarbeitung, Verknüpfungen, Historie und sonstige Funktionen.

Des Weiteren unterstützen Dokumentenmanagementsysteme Workflows, so dass es möglich ist Dokumente entsprechenden Instanzen in der zeitlich korrekten Abfolge für die Verarbeitung zugänglich zu machen. Um die Sicherheit beim Zugriff auf die Dokumente zu gewährleisten verfügt jedes DMS über eine entsprechende Rechteverwaltung. Diese legt die Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Benutzer und Benutzergruppen fest.

Ein DMS unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung über die Archivierung, Recherche, Bearbeitung und letztendlich die Löschung des Dokuments. Heute gilt ein DMS häufig als Komponente eines übergeordneten Enterprise Content Management oder ist Bestandteil einer PLM-Strategie.

Wesentliche Vorteile eines DMS im Unternehmenseinsatz

  • Schneller Zugriff auf Dokumente und Information
  • Verfügbarmachen von Unternehmenswissen
  • Höhere Produktivität
  • weniger verlorende Dokumente
  • Wegfall von Verteilerkopien
  • unabhäniger Zugriff auf Dokumente, auch wenn diese "in Bearbeitung" sind
  • geringer Platzbedarf
  • weitgehender Wegfall monotoner Ablagetätigkeit
  • Transparenz der Informationsnutzung
  • Realisierung und Überwachung von QM-Richtlinien

Mit weiteren Funktionen wie dem aktiven Arbeiten an Dokumenten, CheckIn/Out Verfahren und Versionierung wird aus Dokumentenmanagement Enterprise Content Management. So können zum Beispiel Anforderungen aus dem PLM oder des QM-Handbuchs abgedeckt werden. Elektronisches Dokumentenmanagement zählt in vielen Fällen zur essentiellen Unternehmenssoftware.

Manche Dokumentenmanagementsysteme sind webbasiert und speichern alle Dokumente und Informationen in der Cloud. In der Regel findet elektronisches Dokumentenmanagement allerdings im jeweils anwendenden Unternehmen auf der eigenen IT-Infrastruktur (Server, LAN, Clients) statt.

Das DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist eine moderne Open-Source-Software, welche alle diese Funktionen bietet. Gleichzeitig kommt die Software dank intuitiver Benutzeroberfläche mit geringem Schulungsaufwand aus. Die flexible Anpassbarkeit, die unter den verfügbaren Systemen ihresgleichen sucht, und die vielen durchdachten Funktionen aus der Praxis - für die Praxis lassen bei Anwendern und Entscheidern keine Wünsche offen. Es fallen keine Lizenzkosten an. Dadurch ist die Lösung sehr wirtschaftlich und bietet einen hohen Return on Invest.

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