DMS (Dokumenten-Management-System) / elektronisches Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient der digitalen Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente.

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Techniken und Funktionen

Ein Dokumentenmanagementsystem integriert in der Regel unterschiedliche Techniken des Dokumentenmanagements und bildet ein zentrales digitales Archiv für Dokumente, Belege, Zeichnungen, E-Mails etc. Um Papierdokumente zu digitalisieren werden Dokumentenscanner und eine ausgereifte OCR (Optical Character Recognition) benötigt. Das COLD-Verfahren bietet eine Möglichkeit der Konvertierung von Druckdaten in ein angemessenes Format und dem anschließenden Archiv-Import. Zusätzliche Informationen zu den Dokumenten wie Art des Dokuments, Erstellungsdatum, hinterlegte Schlagwörter oder auch der komplette Text werden in einer Datenbank abgelegt. Anhand dieser Informationen können die Dokumente jederzeit abgerufen werden.

Mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem werden Dokumente aber nicht nur archiviert, sondern auch gemanagt. Dazu gehört zum Beispiel die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an bestimmte Sachbearbeiter, die Zugriffsüberwachung, Annotationen zu Dokumenten, Dokumentenverarbeitung, Verknüpfungen, Historie und sonstige Funktionen. Desweiteren unterstützen Dokumentenmanagementsysteme Workflows, so dass es möglich ist Dokumente entsprechenden Instanzen in der zeitlich korrekten Abfolge für die Verarbeitung zugänglich zu machen. Um die Sicherheit beim Zugriff auf die Dokumente zu gewährleisten, verfügt jedes DMS über eine entsprechende Rechteverwaltung. Diese legt die Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Benutzer und Benutzergruppen fest.

Ein DMS unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung über die Archivierung, Recherche, Bearbeitung und letztendlich die Löschung des Dokuments. Heute gilt ein DMS häufig als Komponente eines übergeordneten Enterprise Content Management oder ist Bestandteil einer PLM-Strategie.

Wesentliche Vorteile eines DMS im Unternehmenseinsatz

Schneller Zugriff auf Dokumente und Information
Verfügbarkeit von Unternehmenswissen
Höhere Produktivität
weniger verlorende Dokumente
Wegfall von Verteilerkopien
Zugriff auf Dokumente, auch wenn diese "in Bearbeitung" sind
geringer Platzbedarf
weitgehender Wegfall monotoner Ablagetätigkeit
Transparenz der Informationsnutzung
Realisierung und Überwachung von QM-Richtlinien

Mit weiteren Funktionen wie der aktiven Arbeit an Dokumenten, CheckIn/Out Verfahren und Versionierung wird aus Dokumentenmanagement Enterprise Content Management. So können zum Beispiel Anforderungen des PLM oder QM-Handbuchs abgedeckt werden. Elektronisches Dokumentenmanagement zählt in vielen Fällen zur essentiellen Unternehmenssoftware.

Manche Dokumentenmanagementsysteme sind webbasiert und speichern alle Dokumente und Informationen in der Cloud. In der Regel findet elektronisches Dokumentenmanagement allerdings im jeweils anwendenden Unternehmen auf der eigenen IT-Infrastruktur (Server, LAN, Clients) statt.

Das DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement

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