DMS - Die Zukunft der Dokumentenverwaltung
Das Wichtigste in Kürze
-
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind für Unternehmen in der digitalen Welt von großer Bedeutung, da sie eine effiziente Organisation und sichere Aufbewahrung von Dokumenten ermöglichen.
-
Moderne Softwares bieten eine Vielzahl von wichtigen Funktionen an, wie beispielsweise automatische Archivierung, Versionierung, Workflows oder Document Lifecycle (gesetzliche Aufbewahrungsfristen). Auch lizenzkostenfreie Open-Source DMS Lösungen sind in der Regel problemlos datenschutzkonform einsetzbar.
-
Um ein System erfolgreiches zu implementieren, sollten Unternehmen unter anderem eine Bedarfsanalyse durchführen, eine klare Dokumentenstruktur entwickeln und Mitarbeiter schulen.
Was ist ein DMS?
Ein DMS dient der digitalen Archivierung und datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Es integriert in der Regel unterschiedliche Techniken des Dokumentenmanagements und bildet ein zentrales digitales Archiv für Dokumente, Belege, Zeichnungen, E-Mails etc. Um Papierdokumente zu digitalisieren werden Dokumentenscanner und eine ausgereifte OCR (Optical Character Recognition) benötigt. Das COLD-Verfahren bietet eine Möglichkeit der Konvertierung von Druckdaten in ein angemessenes Format und dem anschließenden Archiv-Import.
Zusätzliche Informationen zu den Dokumenten wie Art des Dokuments, Erstellungsdatum, hinterlegte Schlagwörter oder auch der komplette Text werden in einer Datenbank abgelegt. Anhand dieser Informationen können die Dokumente jederzeit abgerufen werden.
„Ein DMS dient der digitalen Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Es integriert in der Regel unterschiedliche Techniken des Dokumentenmanagements und bildet ein zentrales digitales Archiv für Dokumente, Belege, Zeichnungen, E-Mails etc. “
Mit einem elektronischen System werden Dokumente aber nicht nur archiviert, sondern auch verwaltet. Dazu gehört zum Beispiel die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an bestimmte Sachbearbeiter, die Zugriffsüberwachung, Annotationen zu Dokumenten, Dokumentenverarbeitung, Verknüpfungen, Historie und sonstige Funktionen.
Des Weiteren unterstützen Dokumentenmanagementsysteme Workflows, so dass es möglich ist, Dokumente entsprechenden Mitarbeitern oder Abteilungen in der zeitlich korrekten Abfolge zur Bearbeitung vorzulegen. Um die Sicherheit beim Zugriff auf die Dokumente zu gewährleisten, verfügt jedes DMS über eine entsprechende Rechteverwaltung. Diese legt die Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Benutzer und Benutzergruppen fest.
Solche Software unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung über die Archivierung, Recherche, Bearbeitung bis zur Löschung des Dokuments. Heute gilt ein DMS häufig als Komponente eines übergeordneten Enterprise Content Management oder ist Bestandteil einer PLM-Strategie.
Wichtige Funkionen eines DMS
- Dokumentenerfassung und -speicherung
- Indexierung und Klassifizierung
- Versionskontrolle und Revisionstracking
- Sicherheit und Zugriffsrechte
- Sicherheit und Zugriffsrechte
- Workflow-Automatisierung
- Compliance und Archivierung
- Integration mit anderen Systemen
Ein wesentlicher Bestandteil eines DMS ist die Fähigkeit, Dokumente einfach erfassen und sicher speichern zu können. Dies umfasst unter anderem das Scannen von Papierdokumenten, das Importieren von Dateien und E-Mails sowie vielen anderen digitalen Inhalten. Diese Funktion gewährleistet, dass alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden, wodurch die Suche und den Zugriff deutlich erleichtert wird.
Damit elektronische Dokumente schnell nach der Archivierung gefunden werden können, bieten DMS Software in der Regel Indexierung und Klassifizierungsfunktionen an. Dokumente werden manuell oder automatisch mit relevanten Schlüsselwörtern und Metadaten versehen, wodurch die Suche nach bestimmten Informationen erheblich beschleunigt wird. Dies spart unter anderem wertvolle Zeit und reduziert menschliche Fehler.
In einer Geschäftsumgebung, in der Dokumente ständig aktualisiert und bearbeitet werden, ist die Versionskontrolle zudem von großer Bedeutung. Die Software ermöglicht es, verschiedene Versionen und Änderungen eines Dokumentes nachzuverfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass jederzeit auf die neueste Information zugegriffen werden kann.
Ein weiter wichtiger Punkt: Das Management Tool bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Dies wird durch die Vergabe von Zugriffsrechten und in einigen Fällen durch die Verschlüsselung von Dateien erreicht.
Effizienzsteigerung ist ein Schlüsselfaktor in jedem Unternehmen. Ein DMS ermöglicht die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen, auch Workflows genannt. Dokumente können dadurch automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden, wodurch die Bearbeitungszeit spürbar verkürzt wird.
Auch gesetzliche Vorgaben sollten bei der Auswahl des richtigen Programmes berücksichtigt werden. Denn: In regulierten Branchen ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von größter Bedeutung. Ein DMS unterstützt die Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den gesetzlichen Anforderungen. Dies minimiert das Risiko von Bußgeldern und rechtlichen Problemen.
Nur selten findet man in einem Unternehmen keine weiteren Systeme, welche nicht von einer Anbindung an das DMS profitieren würden. Das richtige Tool kann daher nahtlos in andere Unternehmenssysteme integriert werden, einschließlich CRM- und ERP-Software. Selbst falls komplexere Systeme nicht vorhanden sind, werden in der Regel trotzdem so gut wie immer tagtäglich MS Office und Email-Programme benutzt. Die Integration ermöglicht daher einen reibungslosen Informationsfluss und verbessert die Effizienz bei einer Vielzahl an Geschäftsprozessen.
Wesentliche Vorteile
- Schneller Zugriff auf Dokumente und Information
- Verfügbarkeit von Unternehmenswissen
- Höhere Produktivität
- weniger verlorende Dokumente
- Wegfall von Verteilerkopien
- Zugriff auf Dokumente, auch wenn diese "in Bearbeitung" sind
- geringer Platzbedarf
- weitgehender Wegfall monotoner Ablagetätigkeit
- Transparenz der Informationsnutzung
- Realisierung und Überwachung von QM-Richtlinien
Mit weiteren Funktionen, wie der aktiven Arbeit an Dokumenten, CheckIn/Out Verfahren und Versionierung, wird aus Dokumentenmanagement Enterprise Content Management. So können zum Beispiel Anforderungen des PLM oder QM-Handbuchs abgedeckt werden. Elektronisches Dokumentenmanagement zählt in vielen Fällen zur essentiellen Unternehmenssoftware.
Manche Dokumentenmanagementsysteme sind webbasiert und speichern alle Dokumente und Informationen in der Cloud. In der Regel findet elektronisches Dokumentenmanagement allerdings im jeweils anwendenden Unternehmen auf der eigenen IT-Infrastruktur (Server, LAN, Clients) statt.
bitfarm-Archiv - das Open Source DMS
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist eine moderne Open Source Software, die all diese Funktionen und Vorteile bietet. Gleichzeitig erfordert die Software dank intuitiver Benutzeroberfläche einen geringen Schulungsaufwand.
Sie ist sehr flexibel anpassbar und es fallen keine Lizenzkosten an. Dadurch ist die Lösung sehr wirtschaftlich und bietet einen hohen Return on Invest.
Erfahren Sie mehr über die lizenzkostenfreie bitfarm-Archiv-DMS-Software und testen Sie die kostenlose GPL-Version.
Anhand unserer Videos und Screenshots können Sie sich ein erstes Bild machen und sich von der Funktionsvielfalt und der einfachen Bedienung der Anwendung überzeugen.
„Der bitfarm-Archiv Support ist herausragend. Immer kompetent. Immer freundlich. Immer eine Lösung parat. Immer ein offenes Ohr, für vielleicht auch ausgefallene Anforderungen.“
Rudolf Simon, Leiter IT- und Kommunikationstechnik, Viertel Motoren GmbH
Revisionssicherheit
Ein Archivsystem wird als revisionssicher betrachtet, wenn es gewährleistet, dass ein Dokument von seiner Erfassung bis zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus weder verloren geht noch verändert wird. Grundsätzlich agieren alle Dokumentenverwaltungssysteme als eigenständige Software mit Revisionssicherheit. Die Gesamtrevisionsfestigkeit eines Systems (bestehend aus Client, Server, Betriebssystem, Dokumentenverwaltungssystem und Datensicherung) hängt jedoch von der Konfiguration und der laufenden Verwaltung ab.
Um die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) nachzuweisen, was für die Anerkennung eines digitalen Archivs durch die Finanzbehörden von entscheidender Bedeutung ist, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Diese Dokumentation kann auf Anfrage vorgelegt werden. Neben der Revisionssicherheit sind weitere Aspekte wie die Vollständigkeit des digitalen Archivs für den Prüfungszeitraum von Bedeutung.
Oft fälschlicherweise angenommen: Es sind keine Zertifikate erforderlich, um die Revisionssicherheit nachzuweisen. Die Finanzbehörden haben dies erstmals im Jahr 2005 eindeutig klargestellt und betonen, dass allein eine korrekte Verfahrensdokumentation den Nachweis der Revisionssicherheit erbringt. Es wurde zudem deutlich gemacht, dass Zertifikate jeglicher Art vor den Finanzbehörden keine Relevanz haben.