Was ist ein DMS?

Ein DMS dient der digi­ta­len Ar­chi­vie­rung und datenbankgestützte Verwaltung elek­tro­ni­scher Do­ku­men­te. Es in­te­griert in der Re­gel un­ter­schied­li­che Tech­ni­ken des Dokumen­ten­manage­ments und bil­det ein zen­tra­les di­gitales Archiv für Doku­mente, Be­lege, Zeich­nun­gen, E-Mails etc. Um Pa­pier­doku­men­te zu digi­tali­sie­ren wer­den Doku­men­ten­scan­ner und ei­ne aus­ge­reif­te OCR (Op­ti­cal Cha­rac­ter Recog­ni­tion) be­nö­tigt. Das COLD-Ver­fah­ren bie­tet ei­ne Mög­lich­keit der Kon­ver­tie­rung von Druck­da­ten in ein an­ge­mes­se­nes For­mat und dem an­schlie­ßen­den Ar­chiv-Im­port.

Zu­sätz­li­che In­for­ma­ti­onen zu den Do­ku­men­ten wie Art des Do­ku­ments, Er­stel­lungs­da­tum, hin­ter­leg­te Schlag­wör­ter oder auch der kom­plet­te Text wer­den in einer Da­ten­bank ab­ge­legt. An­hand die­ser In­for­ma­ti­onen kön­nen die Do­ku­men­te je­der­zeit ab­ge­ru­fen wer­den.

Mit ei­nem elek­tro­ni­schen Sys­tem wer­den Do­ku­men­te a­ber nicht nur ar­chi­viert, son­dern auch ver­wal­tet. Da­zu ge­hört zum Bei­spiel die au­to­ma­ti­sche oder ma­nu­el­le Ver­tei­lung von Do­ku­men­ten an be­stimm­te Sach­be­ar­bei­ter, die Zu­griffs­über­wa­chung, An­no­ta­ti­o­nen zu Do­ku­men­ten, Do­ku­men­ten­ver­ar­bei­tung, Ver­knüp­fun­gen, His­to­rie und sons­ti­ge Funk­ti­onen.

Des Wei­te­ren un­ter­stüt­zen Do­ku­men­ten­manage­ment­sys­te­me Workflows, so dass es mög­lich ist, Do­ku­men­te ent­spre­chen­den Mit­ar­bei­tern oder Ab­tei­lun­gen in der zeit­lich kor­rek­ten Ab­fol­ge zur Be­ar­bei­tung vor­zu­le­gen. Um die Si­cher­heit beim Zu­griff auf die Do­ku­men­te zu ge­währ­leis­ten, ver­fügt je­des DMS ü­ber eine ent­spre­chen­de Rech­te­ver­wal­tung. Dies­e legt die Zu­griffs­be­rech­ti­gun­gen für die ein­zel­nen Be­nut­zer und Be­nut­zer­grup­pen fest.

Solche Software un­ter­stützt den ge­sam­ten Le­bens­zyk­lus ei­nes Do­ku­ments von der Er­stel­lung ü­ber die Ar­chi­vie­rung, Re­cher­che, Be­ar­bei­tung bis zur Lö­schung des Do­ku­ments. Heu­te gilt ein DMS häu­fig als Kom­po­nen­te ei­nes über­ge­ord­ne­ten Enterprise Content Management oder ist Be­stand­teil ei­ner PLM-Strategie.

Wichtige Funkionen eines DMS

• Dokumentenerfassung und -speicherung
• Indexierung und Klassifizierung
• Versionskontrolle und Revisionstracking
• Sicherheit und Zugriffsrechte
• Sicherheit und Zugriffsrechte
• Workflow-Automatisierung
• Compliance und Archivierung
• Integration mit anderen Systemen

Ein wesentlicher Bestandteil eines DMS ist die Fähigkeit, Dokumente einfach erfassen und sicher speichern zu können. Dies umfasst unter anderem das Scannen von Papierdokumenten, das Importieren von Dateien und E-Mails sowie vielen anderen digitalen Inhalten. Diese Funktion gewährleistet, dass alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden, wodurch die Suche und den Zugriff deutlich erleichtert wird.

Damit elektronische Dokumente schnell nach der Archivierung gefunden werden können, bieten DMS Software in der Regel Indexierung und Klassifizierungsfunktionen an. Dokumente werden manuell oder automatisch mit relevanten Schlüsselwörtern und Metadaten versehen, wodurch die Suche nach bestimmten Informationen erheblich beschleunigt wird. Dies spart unter anderem wertvolle Zeit und reduziert menschliche Fehler.

In einer Geschäftsumgebung, in der Dokumente ständig aktualisiert und bearbeitet werden, ist die Versionskontrolle zudem von großer Bedeutung. Die Software ermöglicht es, verschiedene Versionen und Änderungen eines Dokumentes nachzuverfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass jederzeit auf die neueste Information zugegriffen werden kann.

Ein weiter wichtiger Punkt:  Das Management Tool bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Dies wird durch die Vergabe von Zugriffsrechten und in einigen Fällen durch die Verschlüsselung von Dateien erreicht.

Effizienzsteigerung ist ein Schlüsselfaktor in jedem Unternehmen. Ein DMS ermöglicht die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen, auch Workflows genannt. Dokumente können dadurch automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden, wodurch die Bearbeitungszeit spürbar verkürzt wird.

Auch gesetzliche Vorgaben sollten bei der Auswahl des richtigen Programmes berücksichtigt werden. Denn: In regulierten Branchen ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von größter Bedeutung. Ein DMS unterstützt die Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den gesetzlichen Anforderungen. Dies minimiert das Risiko von Bußgeldern und rechtlichen Problemen.

Nur selten findet man in einem Unternehmen keine weiteren Systeme, welche nicht von einer Anbindung an das DMS profitieren würden. Das richtige Tool kann daher nahtlos in andere Unternehmenssysteme integriert werden, einschließlich CRM- und ERP-Software. Selbst falls komplexere Systeme nicht vorhanden sind, werden in der Regel trotzdem so gut wie immer tagtäglich MS Office und Email-Programme benutzt. Die Integration ermöglicht daher einen reibungslosen Informationsfluss und verbessert die Effizienz bei einer Vielzahl an Geschäftsprozessen.

Revisionssicherheit

Ein Archivsystem wird als revisionssicher betrachtet, wenn es gewährleistet, dass ein Dokument von seiner Erfassung bis zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus weder verloren geht noch verändert wird. Grundsätzlich agieren alle Dokumentenverwaltungssysteme als eigenständige Software mit Revisionssicherheit. Die Gesamtrevisionsfestigkeit eines Systems (bestehend aus Client, Server, Betriebssystem, Dokumentenverwaltungssystem und Datensicherung) hängt jedoch von der Konfiguration und der laufenden Verwaltung ab.

Um die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) nachzuweisen, was für die Anerkennung eines digitalen Archivs durch die Finanzbehörden von entscheidender Bedeutung ist, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Diese Dokumentation kann auf Anfrage vorgelegt werden. Neben der Revisionssicherheit sind weitere Aspekte wie die Vollständigkeit des digitalen Archivs für den Prüfungszeitraum von Bedeutung.

Oft fälschlicherweise angenommen: Es sind keine Zertifikate erforderlich, um die Revisionssicherheit nachzuweisen. Die Finanzbehörden haben dies erstmals im Jahr 2005 eindeutig klargestellt und betonen, dass allein eine korrekte Verfahrensdokumentation den Nachweis der Revisionssicherheit erbringt. Es wurde zudem deutlich gemacht, dass Zertifikate jeglicher Art vor den Finanzbehörden keine Relevanz haben.