** Sehr geehrte Kunden, leider sind wir aufgrund einer Störung der Telefonanlage vorübergehend nur per E-Mail (info@bitfarm-archiv.de) erreichbar.**

** Sehr geehrte Kunden, leider sind wir aufgrund einer Störung vorübergehend unter der Telefonnummer +49 271-2337116-0 erreichbar oder per E-Mail.**

** Sehr geehrte Kunden, leider sind wir aufgrund einer Störung vorübergehend nicht per E-Mail erreichbar. Wir bitten Sie daher um telefonische Kontaktaufnahme.**

** Sehr geehrte Kunden, leider sind wir aufgrund einer Störung der Telefonanlage vorübergehend nur per E-Mail (info@bitfarm-archiv.de) erreichbar.**

** Sehr geehrte Kunden, leider sind wir aufgrund einer Störung vorübergehend unter der Telefonnummer +49 271-2337116-0 erreichbar oder per E-Mail.**

** Sehr geehrte Kunden, leider sind wir aufgrund einer Störung vorübergehend nicht per E-Mail erreichbar. Wir bitten Sie daher um telefonische Kontaktaufnahme.**

bitfarm-Archiv wird 25 Jahre alt: Ein kleiner Rückblick auf spannende Momente

Papier-Rechnung und E-Rechnung

Anfänge, Papierfluten & die Suche nach einer Lösung

In diesem Jahr feiern wir 25 Jahre bitfarm! Zeit, einmal innezuhalten und Revue passieren zu lassen. Kommen Sie also mit auf eine kleine Zeitreise, von den Anfängen bis zum aktuellen Geschehen.

Es beginnt 1999, als die Studienfreunde Markus Schmalenbach und Heino Schneider die bitfarm als Gewerbe für IT-Services, Handel- und Softwareentwicklung in Siegen anmeldeten. In den folgenden Jahren arbeitete die bitfarm als Systemhaus für regional ansässige Unternehmen.
 
Das Unternehmen wuchs und damit auch die eigene Flut von Papier - kaufmännischen Dokumenten, Dokumentationen und Belegen aller Art. Gleichwohl waren zu dieser Zeit Dokumentenscanner gut und erschwinglich geworden, wie auch die Kapazitäten handelsüblicher Serversysteme durch die Decke schoss. Allein die Suche nach einer leistungsstarken, gleichzeitig bezahlbaren Softwarelösung zur Erfassung und möglichst unaufwändigen Indizierung von elektronischen oder Papierdokumenten für den bitfarm Eigenbedarf blieb – erfolglos.

Papier-Rechnung und E-Rechnung
Papier-Rechnung und E-Rechnung

Von der Texterkennung zur Kundenbegeisterung

Fündig wurden die bitfarmer hingegen bei Softwarekomponenten aus dem Open-Source Bereich, dank derer dann mit weiterer Programmierung ein erstes einfaches Archivsystem entstand. Dieses konnte zwar zunächst nicht viel mehr, als eingescannte Dokumente durch eine Texterkennung und die nachgeschaltete MySQL-Datenbank durchsuchbar vorzuhalten und über ein grafisches Frontend, den „Viewer“ anzuzeigen. Das elektronische Archiv erwies sich, nicht zuletzt auf Grund der hohen Geschwindigkeit und des geringen Ablageaufwands, als äußerst nützlich.

Bald wurden Bestandskunden neugierig, was die bitfarm-Softwareküche da so bewerkstelligt und erste Installationen des „bitfarm-Archiv“ fanden ihren Weg auf die Kundensysteme. Von Anfang an als Open-Source Software und lizenzkostenfrei, versteht sich. Das kaufmännische Auskommen deckte der Wunsch nach Wartung und Support. Was eigentlich als reine „Inhouse“-Lösung geplant war, entwickelte ein Eigenleben…

Innovationen und Partnerschaften

Schnell wurde der Ruf nach einer gesetzeskonformen, revisionssicheren Ablage (damals noch GDPdU / GoBS) laut, welche die bitfarmer implementierten. Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzepte wurden benötigt, sowie eine Rechteverwaltung für den Multi-User-Betrieb im Unternehmensnetz. Für die Anwender gab es alsbald Notizen als grafische Layer auf dem Dokumente, die Wiedervorlage als Element zur Organisation von dokumentenbezogenen Aufgaben und natürlich kam man nun auch nicht mehr ohne eine Baumstruktur aus.
 

In die Breite der Dokumente ging es mit der Unterstützung von Office, E-Mail und Druckdatenarchivierung. CAD-Formate und eine Vielzahl von Schnittstellen für ERP-Systeme wurden geschaffen. Selbst die bei einigen Kunden noch vorhandene gute alte AS/400 wurde genötigt, Belege automatisiert zu archivieren. Versionierung, Zusatz- und Statusfelder für jedes einzelne Archiv separat definierbar, die Organisation von Dokumenten als Akten über die Verknüpfungsfunktion und autarke Exportarchive machten aus dem anfänglichen Archiv bald das erste vollwertige DMS, welches ab 2005 als GPL-Version zum freien Download zur Verfügung stand und mit Support und einigen Erweiterungen als Enterprise-Version zu den Kunden kam.
 

2006 war das Jahr, in dem bitfarm den ersten Großkunden, das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt mit dem DMS ausstatten durfte. Bis heute freuen wir uns über die tolle und kollegiale Zusammenarbeit. Weitere namhafte Kunden folgten wie zum Beispiel Hela, Multivac, das DRK oder Tengelmann, die nicht zuletzt auch dafür sorgten, dass bitfarm-Archiv seit 2009 eine SAP-Schnittstelle besitzt. 
  

Die anfängliche Systemhaustätigkeit hatte bitfarm indes schon lange eingestellt um sich ganz der Weiterentwicklung und dem Support des Dokumentenmanagementsystems widmen zu können. Kooperationen mit Partnern folgten, darunter 2011 mit Mazda zur Ausstattung von Vertragshändlern. Auch viele kleine und mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen ließen die Zahl der Kunden kontinuierlich steigen und bescherten bitfarm ein jährliches Wachstum im zweistelligen Prozentbereich.

Papier-Rechnung und E-Rechnung

Unser DMS im Wandel der Technologie

In den 2010ern Jahren prägten technische Umbauten und Neuerungen die weitere Entwicklung des DMS. Ein Server als Middleware übernahm viel Businesslogik und ermöglichte unter anderem verteilte Standorte, ein concurrent-user Modell sowie den Aufbau einer neuen, zweiten Clientplattform. bitfarm-Archiv läuft nun nicht mehr nur auf Microsoft Windows, sondern auch im Browser und auf Tablets und Smartphones für den schnellen, mobilen Zugriff. Die durchgängige SSL-Verschlüsselung, sowie stored procedures auf Datenbankebene hielten ebenfalls Einzug, um bitfarm-Archiv fit zu machen für die Anforderungen der Zukunft. Außerdem wurde das DMS mehrsprachig! Neben Deutsch und Englisch erstellten Kunden in Eigenregie bereits Übersetzungen ins Französische.
 

2018 war bitfarm-Archiv auch eines der ersten DMS, welches ein vollständiges, prozessintegriertes DLM vorweisen konnte und damit die neue EU-DSGVO im Sinne des Kunden erfüllte. Mit dem Buchungsfeld und der automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen, dem SQL-Mapper zur umfassenden Anbindung nahezu aller, SQL basierter ERP-Systeme und dem frei konfigurierbaren CSV-Export kamen in neuerer Zeit einige von Kunden gewünschte Funktionsgruppen hinzu, welche das DMS mit anderen betrieblichen Softwaresystemen eng verzahnen.
 

Generell wurden die Entwicklung und vielleicht auch der Erfolg von bitfarm-Archiv maßgeblich dadurch bestimmt, dass wir bitfarmer immer versucht haben, genau zuzuhören, was die Kunden benötigen und unsere Entwicklung danach auszurichten. Dabei den Anwender als zentrale Figur zu verstehen, die bei der Arbeit im Programm optimal unterstützt werden muss. Gleichzeitig den jeweils aktuellen Stand der Technik mit einzubeziehen ergibt, wenn es gelingt, ein gutes Dokumentenmanagementsystem.
  

Papier-Rechnung und E-Rechnung

25 Jahre Engagement für Gesellschaft und Kunden

Als Unternehmen, welches bis heute von den Gründern geleitet wird, verstand und versteht sich die bitfarm GmbH immer schon als Teil der Gesellschaft und steht für soziale Mitverantwortung. Seit 2005 wird daher ein Rabatt von 50% für anerkannt gemeinnützige Organisationen gewährt. Seit 2015 ist bitfarm auch anerkannter Ausbildungsbetrieb für die Informatikberufe. Außerdem gibt es ein Engagement im Bereich barrierefreie Software, um Menschen mit Behinderungen unterstützten Zugang zum digitalen Archiv bereitzustellen.

Zum Jubiläum werden wir eine Reihe von kostenlosen Webinaren für unsere Enterprise-Kunden starten, in denen wir einige vielleicht eher unbekannte Programmfunktionen im Detail vorstellen und interessante Nutzungsmöglichkeiten anregen möchten. Und für alle anderen gibt es eine neue GPL-Version, welche auf der aktuellen Enterprise-Plattform aufsetzt und auch funktional wieder näher an diese heranrückt.

Bleibt noch ein herzliches Dankeschön! an unsere Kunden, Partner und Weggefährten für die tolle Zusammenarbeit und Gemeinschaft in den vergangenen 25 Jahren. Für die Zukunft wollen wir den eingeschlagenen Kurs weiterverfolgen, gerne gemeinsam mit Ihnen. Und eines ist sicher: An Ideen und Motivation für die sinnvolle Weiterentwicklung des DMS wird es uns nicht mangeln. In diesem Sinne: „Glück auf!“, wie man bei uns im Siegerland sagt. 

Papier-Rechnung und E-Rechnung
► Jetzt die neue GPL-Version kostenlos downloaden und nutzen
Vollwertig✓ Keine Demo✓ Seit 2003✓

Kunden & Partner auf der Karte

Person holding Smartphone