bitfarm-Archiv wird 25 Jahre alt: Ein kleiner Rückblick auf spannende Momente
Innovationen und Partnerschaften
Schnell wurde der Ruf nach einer gesetzeskonformen, revisionssicheren Ablage (damals noch GDPdU / GoBS) laut, welche die bitfarmer implementierten. Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzepte wurden benötigt, sowie eine Rechteverwaltung für den Multi-User-Betrieb im Unternehmensnetz. Für die Anwender gab es alsbald Notizen als grafische Layer auf dem Dokumente, die Wiedervorlage als Element zur Organisation von dokumentenbezogenen Aufgaben und natürlich kam man nun auch nicht mehr ohne eine Baumstruktur aus.
In die Breite der Dokumente ging es mit der Unterstützung von Office, E-Mail und Druckdatenarchivierung. CAD-Formate und eine Vielzahl von Schnittstellen für ERP-Systeme wurden geschaffen. Selbst die bei einigen Kunden noch vorhandene gute alte AS/400 wurde genötigt, Belege automatisiert zu archivieren. Versionierung, Zusatz- und Statusfelder für jedes einzelne Archiv separat definierbar, die Organisation von Dokumenten als Akten über die Verknüpfungsfunktion und autarke Exportarchive machten aus dem anfänglichen Archiv bald das erste vollwertige DMS, welches ab 2005 als GPL-Version zum freien Download zur Verfügung stand und mit Support und einigen Erweiterungen als Enterprise-Version zu den Kunden kam.
2006 war das Jahr, in dem bitfarm den ersten Großkunden, das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt mit dem DMS ausstatten durfte. Bis heute freuen wir uns über die tolle und kollegiale Zusammenarbeit. Weitere namhafte Kunden folgten wie zum Beispiel Hela, Multivac, das DRK oder Tengelmann, die nicht zuletzt auch dafür sorgten, dass bitfarm-Archiv seit 2009 eine SAP-Schnittstelle besitzt.
Die anfängliche Systemhaustätigkeit hatte bitfarm indes schon lange eingestellt um sich ganz der Weiterentwicklung und dem Support des Dokumentenmanagementsystems widmen zu können. Kooperationen mit Partnern folgten, darunter 2011 mit Mazda zur Ausstattung von Vertragshändlern. Auch viele kleine und mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen ließen die Zahl der Kunden kontinuierlich steigen und bescherten bitfarm ein jährliches Wachstum im zweistelligen Prozentbereich.

Unser DMS im Wandel der Technologie
In den 2010ern Jahren prägten technische Umbauten und Neuerungen die weitere Entwicklung des DMS. Ein Server als Middleware übernahm viel Businesslogik und ermöglichte unter anderem verteilte Standorte, ein concurrent-user Modell sowie den Aufbau einer neuen, zweiten Clientplattform. bitfarm-Archiv läuft nun nicht mehr nur auf Microsoft Windows, sondern auch im Browser und auf Tablets und Smartphones für den schnellen, mobilen Zugriff. Die durchgängige SSL-Verschlüsselung, sowie stored procedures auf Datenbankebene hielten ebenfalls Einzug, um bitfarm-Archiv fit zu machen für die Anforderungen der Zukunft. Außerdem wurde das DMS mehrsprachig! Neben Deutsch und Englisch erstellten Kunden in Eigenregie bereits Übersetzungen ins Französische.
2018 war bitfarm-Archiv auch eines der ersten DMS, welches ein vollständiges, prozessintegriertes DLM vorweisen konnte und damit die neue EU-DSGVO im Sinne des Kunden erfüllte. Mit dem Buchungsfeld und der automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen, dem SQL-Mapper zur umfassenden Anbindung nahezu aller, SQL basierter ERP-Systeme und dem frei konfigurierbaren CSV-Export kamen in neuerer Zeit einige von Kunden gewünschte Funktionsgruppen hinzu, welche das DMS mit anderen betrieblichen Softwaresystemen eng verzahnen.
Generell wurden die Entwicklung und vielleicht auch der Erfolg von bitfarm-Archiv maßgeblich dadurch bestimmt, dass wir bitfarmer immer versucht haben, genau zuzuhören, was die Kunden benötigen und unsere Entwicklung danach auszurichten. Dabei den Anwender als zentrale Figur zu verstehen, die bei der Arbeit im Programm optimal unterstützt werden muss. Gleichzeitig den jeweils aktuellen Stand der Technik mit einzubeziehen ergibt, wenn es gelingt, ein gutes Dokumentenmanagementsystem.

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