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Wussten Sie schon...?

COLD-Archivierung mit bitfarm-Archiv

Mitarbeiter mit Tablet

COLD-Archivierung ist ein historisch gewachsener Begriff, welcher ein Verfahren zur direkten digitalen Archivierung von Beleggut beschreibt. Ursprünglich stammt er aus den 1980ern in welcher Druckerdaten auf Laserdisks archiviert wurden. Im Laufe der Zeit veränderten sich die Datenträger der Dokumente, der Begriff Computer Output to LaserDisk (COLD) blieb bestehen. bitfarm-Archiv bietet für dieses Verfahren verschiedene Wege an:

Zum einen ermöglicht uns der Druckertreiber einen direkten Abgriff von Druckdaten aus belegerzeugenden Systemen. Die Druckdaten werden somit vom bitfarm-Archiv Dienst 1:1 in die zur Archivierung anerkannten Langzeitformate überführt (TIF / PDF). Damit für den Anwender kein Komfortverlust entsteht, können die Druckdaten gleichzeitig auf einen physikalischen Drucker geleitet werden. Aus Sicht des Benutzers ändert sich also nichts. Dennoch wird jeder Ausdruck aus der angebundenen Fachanwendung (z.B. ERP) vollautomatisch revisionssicher in ein archiviertes Dokument überführt.

Alternativ kann mit überwachten Ordnern, in welchen abgelegte Dokumente entgegengenommen und automatisch archiviert werden, gearbeitet werden. Generiert ein Anwender oder eine Anwendung beispielsweise eine PDF und legt diese in einen vordefinierten Ordner ab, wird die PDF automatisch revisionssicher archiviert. Hierzu ist nur eine einzige Einstellung des DMS-Servers nötig.

Für Kunden mit SAP ERP / R/3 / S/4HANA stellt bitfarm-Archiv eine weitere Möglichkeit zur automatisierten elektronischen Archivierung bereit: Den http-Contentserver. Dieser wird in SAP als Repository für Dokumente definiert. Er nimmt Dokumente entgegen und kann sie auch wieder an SAP ausliefern. Eine zusätzliche Verschlüsselung der Dokumente für einzelne Bereich (z.B. HR) ist auch möglich.

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Unter der Überschrift Wussten Sie schon...? stellen wir Ihnen einzelne, wie wir finden, bemerkenswerte Funktionen, Aspekte und Neuerungen rund um bitfarm-Archiv DMS kurz vor.