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COLD (Computer Output on Laserdisk)

COLD (Computer Output on Laserdisk) beschreibt einen möglichen Importweg in ein digitales Archivierungssystem. Hierbei werden Spooldaten (Druckanweisungen eines ERP- oder PPS-Systems) in einer Datei gespeichert.

Das Dokumentenmanagementsystem erstellt aus diesen Rohdaten Grafikdateien, die genauso aussehen wie die tatsächlich gedruckten Belege. Diese Grafikdateien werden dann ähnlich wie gescannte Dokumente der Archivierung zugeführt, allerdings mit dem Unterschied, dass der gesamte Text und ggf. Schlagworte des Dokuments bereits aus den ursprünglichen Rohdaten vorliegen und nicht durch OCR (Optical Character Recognition) erkannt werden müssen.

Der Begriff COLD stammt aus den Anfängen der digitalen Archivsysteme. In den 1980er Jahren wurde das ursprünglich von Philips entwickelte Verfahren LaserDisk zur Langzeitaufzeichnung von Computerausgaben verwendet. Der Begriff hat sich bis heute im Umfeld der Dokumentenmanagementsysteme gehalten, wenngleich die Technik natürlich inzwischen weiter entwickelt ist. So wird mit COLD heute allgemein die direkte digitale Speicherung von Ausgabedaten betrieblicher Softwaresysteme bezeichnet. Die Speichermedien sind derweil vielfältig, neben WORM und UDO-Medien kommen DVD, BlueRay und normale Festplatten zum Einsatz.

COLD in der Praxis

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet einen universellen Druckertreiber, welcher zwischen die betriebliche Anwendung und den physikalischen Drucker geschaltet wird. Dieser COLD-Druckertreiber erlaubt das gleichzeitige Ausdrucken und Archivieren eines Dokuments. Für den Anwender stellt sich der Vorgang völlig transparent dar, er druckt seine Dokumente genauso wie zuvor. Wird das gleiche Dokument mehrfach ausgedruckt, ist über die Dublettenerkennung sichergestellt, dass aus den COLD-Daten nur ein einziges Dokument in das elektronische Archiv eingestellt wird. Auf Wunsch verbindet bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement die rohen Druckdaten des COLD-Imports fest mit passenden Briefpapieren, um eine exakte Kopie des ausgegangenen Dokuments revisionssicher abzulegen.

Die Indizierung der über die COLD-Schnittstelle archivierten Belege erfolgt bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement automatisch ohne zutun des Anwenders. Das DMS erkennt die verschiedenen Belegtypen, Sonderformen und unterschiedliche Belegsprachen. Es indiziert dann vollautomatisch die relevanten Daten wie Auftragsnummer, Debitorennummer, Datum, Betrag, Artikel etc. Über die indizierten Daten ist das Dokument jederzeit aufrufbar. Außerdem existiert eine Schnittstelle, so dass der Aufruf eines per COLD archivierten Beleges direkt aus dem führenden System (in der Regel das ERP-System) möglich ist. Der Anwender genießt also den komfort einer vollständig integrierten Lösung. Dazu bedarf es keiner teuren Schnittstelle oder einer speziellen Programmierung – bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bringt diese Funktionalität für nahezu alle aktuellen ERP-Systeme bereits mit. COLD-Archiverung ist heute mit elektronischem Dokumentenmanagement weder aufwendig noch kostenintensiv und stellt eine echte Alternative zur herkömmlichen Belegarchivierung dar – auch schon für kleine und mittlere Unternehmen.

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