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DMS Migration: Möglichkeiten, Pro & Contra

DMS Migration

Das Wichtigste in Kürze

Was ist eine DMS-Migration?

Eine automatisierte DMS-Migration umfasst die Vorbereitung, Extrahierung und Transferierung von Dokumenten & Metadaten aus einem alten Dokumentenmanagementsystem in ein neues. Diese werden mit entsprechenden Tools automatisiert aus einer bestehenden Datenbank übertragen. Die DMS-Migration bietet bei einer richtigen Durchführung gegenüber der manuellen Übertragung eine hohe Zeitersparnis, da ein erneutes Einscannen der Dokumente obsolet ist. Dennoch muss die Wirtschaftlichkeit geprüft werden, da in bestimmten Fällen die Stillegung des alten DMS sinnvoller sein kann.

DMS Migration

Ist eine automatisierte DMS-Migration in jedem Fall möglich?

Der Wechsel von einem anderen DMS zu bitfarm-Archiv stellt die Frage nach dem Verbleib der bereits archivierten Dokumente. Können diese nach bitfarm-Archiv im Rahmen einer Migration übernommen werden oder verbleiben sie im Altsystem?

Eine pauschale Beantwortung der Frage ist kaum möglich. Je nach Art und Menge der Dokumente im Altsystem, sowie der genauen Anforderungen kann der technischer Aufwand, benötigte Ressourcen und Laufzeit der Migration stark schwanken. In manchen Fällen ist eine Migration gar unmöglich, weil das Drittsystem Dokumente proprietär verschlüsselt vorhält oder anderweitig einen Export unmöglich macht (technischer Lock-In-Effekt). Erst eine Analyse der Ist-Situation bringt die für eine Entscheidung notwendige Klarheit.

Welche Schritte werden in der Regel bei einer DMS-Migration durchgeführt?

Infografik zur DMS Migration
  • Analyse: Im ersten Schritt wird eine Bestandsaufnahme der aktuellen Ist-Situation gemacht. Wie viele Daten sollen migriert werden? Welche Formate liegen vor? Welche Daten sind redudant?

  • Strategie: Im Anschluss wird ein detailierter Plan aufgestellt, mit dem eine saubere Übertragung sichergestellt wird. Welche Schnittstellen & Software Komponenten  werden benötigt? Welche Personen müssen am Projekt mitarbeiten?

  • Proof of Concept: Vor der eigentlichen Migration muss eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden. Ist die Migration durchführbar?  Verläuft der Test ohne weitere Probleme?

  • Datenmigration: Nachdem der Testdurchlauf erfolgreich war, erfolgt der eigentliche Transfer. Dieser kann je nach Datenumfang eine längere Zeit in Anspruch nehmen, läuft aber in der Regel automatisch im Hintergrund ab.

Sollten die Dokumente übernommen oder das vorhandene DMS "eingefroren" werden?

In vielen Fällen wird das vorhandene DMS zu einem Stichtag „auf Eis“ gelegt, das heißt, es fließen keine neuen Dokumente mehr in das System. Die Anwender müssen den Stichtag im Hinterkopf behalten. Da die tägliche Arbeit zum größten Teil Bezug zu Dokumenten aktuellen Datums hat, tritt die Notwendigkeit zur Nutzung des Altsystems schnell in den Hintergrund.

Ist eine Migration jedoch unumgänglich, so stehen Ihnen die Experten unseres technischen Supports und unsere Partner mit viel Know-how, erprobten Szenarien und Softwaretools zur Seite. So konnten in der Vergangenheit Dokumente und oft auch die Metadaten aus verschiedenen DMS nach bitfarm-Archiv übernommen werden, so zum Beispiel aus elo Office, d3, Easy, Habel, IBM Content Manager und Docuware. Technisch möglich scheint die Übernahme für arcflow, PROXESS, OptimalSystems, Kendox, InfoStore, agorum, Saperion, CCGOV, DOXIS, ProFile und ScanView. Naturgemäß ist diese Liste unvollständig. 

Wir können im Konzernumfeld auf erfolgreich abgeschlossene DMS-Migrationen mit mehreren Millionen Dokumenten zurückblicken. Da jedes Projekt individuell durchgeführt wird, ist eine umfangreiche Planung notwendig. Sprechen Sie uns bei Bedarf an, wir beraten Sie gerne.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

Sind Sie an weiteren Informationen rund um das Thema DMS-Migration interessiert?

https://www.researchgate.net/publication/302836879_Data_migration_system_and_data_migration_method

https://www.uni-marburg.de/fb12/arbeitsgruppen/swt/lehre/files/sevo1516/sevo_ws1516_12_mig.pdf

https://de.wikipedia.org/wiki/Migration_(Informationstechnik)