Wussten Sie schon...?
DMS Migration: Möglichkeiten, Pro & Contra
Das Wichtigste in Kürze
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Die DMS-Migration beschreibt die automatisierte Übertragung von Dokumenten & Metadaten aus einer alten Datenbank in die neue des geplanten DMS
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Eine Migration ist nicht immer wirtschaftlich sinnvoll und technisch möglich - daher ist eine vorherige Überprüfung notwendig
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Umfangreiche Planungen und gut geschultes Personal sind für eine saubere automatisierte Übertragung essenziell & reduzieren manuelle Korrekturen
Was ist eine DMS-Migration?
Eine automatisierte DMS-Migration umfasst die Vorbereitung, Extrahierung und Transferierung von Dokumenten & Metadaten aus einem alten Dokumentenmanagementsystem in ein neues. Diese werden mit entsprechenden Tools automatisiert aus einer bestehenden Datenbank übertragen. Die DMS-Migration bietet bei einer richtigen Durchführung gegenüber der manuellen Übertragung eine hohe Zeitersparnis, da ein erneutes Einscannen der Dokumente obsolet ist. Dennoch muss die Wirtschaftlichkeit geprüft werden, da in bestimmten Fällen die Stilllegung des alten DMS sinnvoller sein kann.
Ist eine automatisierte DMS-Migration in jedem Fall möglich?
Der Wechsel von einem anderen DMS zu bitfarm-Archiv stellt die Frage nach dem Verbleib der bereits archivierten Dokumente. Können diese nach bitfarm-Archiv im Rahmen einer Migration übernommen werden oder verbleiben sie im Altsystem?
Eine pauschale Beantwortung der Frage ist kaum möglich. Je nach Art und Menge der Dokumente im Altsystem, sowie der genauen Anforderungen kann der technischer Aufwand, benötigte Ressourcen und Laufzeit der Migration stark schwanken. In manchen Fällen ist eine Migration gar unmöglich, weil das Drittsystem Dokumente proprietär verschlüsselt vorhält oder anderweitig einen Export unmöglich macht (technischer Lock-In-Effekt). Erst eine Analyse der Ist-Situation bringt die für eine Entscheidung notwendige Klarheit.
Welche Schritte werden in der Regel bei einer DMS-Migration durchgeführt?
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Analyse: Im ersten Schritt wird eine Bestandsaufnahme der aktuellen Ist-Situation gemacht. Wie viele Daten sollen migriert werden? Welche Formate liegen vor? Welche Daten sind redundant?
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Strategie: Im Anschluss wird ein detaillierter Plan aufgestellt, mit dem eine saubere Übertragung sichergestellt wird. Welche Schnittstellen & Softwarekomponenten werden benötigt? Welche Personen müssen am Projekt mitarbeiten?
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Proof of Concept: Vor der eigentlichen Migration muss eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden. Ist die Migration durchführbar? Verläuft der Test ohne weitere Probleme?
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Datenmigration: Nachdem der Testdurchlauf erfolgreich war, erfolgt der eigentliche Transfer. Dieser kann je nach Datenumfang eine längere Zeit in Anspruch nehmen, läuft aber in der Regel automatisch im Hintergrund ab.