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Wussten Sie schon...?

Dokumentenscanner – entscheidend im Vorteil

Kopierer

Um eine Dokumentenmanagement Software bestmöglich zu nutzen, muss auch die Hardware entsprechend ausgewählt werden. Das gilt insbesondere für die Auswahl eines Dokumentenscanners.

Unser Ziel ist es, Ihnen mit bitfarm-Archiv nicht nur zufriedenstellende, sondern hervorragende Ergebnisse zu liefern. Die tägliche Arbeit mit Dokumenten soll so einfach und intuitiv wie möglich sein. Deshalb bieten wir Ihnen eine Software, welche die heute verfügbaren Technologien optimal und vollumfänglich nutzt, um dem Anwender höchsten Komfort zu bieten.

Dies beginnt bereits bei dem Erfassungsvorgang der Dokumente. In der Einstellungsphase eines Dokuments in das elektronische Archiv ist es wichtig, dass der Inhalt dessen von dem DMS möglichst fehlerfrei ausgelesen werden kann. Bei gescannten Papierdokumenten werden dazu von bitfarm-Archiv die weltweit führenden Texterkennungstechnologien verwendet.

Dennoch können diese nur hohe Qualität liefern, wenn das Scandokument bereits hohen Ansprüchen genügt. Um das auch bei schwierigen Vorlagen zu gewährleisten, empfehlen wir unbedingt die Investition in einen professionellen Dokumentenscanner. Die gute Nachricht: Die USB-Geräte renommierter Hersteller erfüllen diese Ansprüche bereits in der Klasse ab etwa 500 Euro zur besten Zufriedenheit: bitfarm empfiehlt Kodak / Alaris und Fujitsu.

Welche Vorteile hat ein Dokumentenscanner gegenüber eines Multifunktionsgeräts konkret?

Eine der wichtigsten Eigenschaften ist die optimierte Darstellung des Scandokumentes: Nicht nur gegenüber dem menschlichen Betrachter, sondern vor allem für eine gute maschinelle Lesbarkeit. Helligkeit und Kontrast des Scans werden bei jeder Erfassung automatisch auf die zu scannende Vorlage angepasst. Der Scan erscheint klar und ohne Bildrauschen – selbst bei Vorlagen auf Umweltpapier. Professionelle Dokumentenscanner „erkennen“ Schrift und Zahlen und heben sie deutlich vom Hintergrund ab. Wo es die Rechtslage zulässt, empfehlen wir zudem die Erfassung im 1-Bit optimierten Schwarz-Weiß.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Rechtslage: Ein Dokumentenscanner vereinfacht durch die Ultraschallerkennung Ihre Kontrollpflichten gemäß GoBD deutlich. Doppeleinzüge werden sicher erkannt und in den Scanner eingelegte, aber dennoch nicht erfasste Seiten lösen eine Fehlermeldung aus und sind technisch ausgeschlossen. Die Funktion des Duplexscans (Vorder- und Rückseite in einem Arbeitsschritt) spart dem Anwender effektiv Zeit und eine automatische Leerseitenerkennung nimmt ihm die Löschung von weißem Papier ab. Die verbesserte Einzugsmechanik von Dokumentenscannern ist meist auf viele tausend Blatt pro Tag ausgelegt und arbeitet somit entsprechend zuverlässig. Im letzten Schritt werden Dokumente auf ihr Papierformat automatisch beschnitten und ausgerichtet, dies sorgt für gute Lesbarkeit am Bildschirm.

Übrigens: Die Dokumentenerfassung mit einem professionellen Dokumentenscanner sorgt nicht nur für eine optimale Texterkennung, sondern freut den Administrator mit geringem Speicherbedarf und den Anwender mit schnellen Ladezeiten.

Weitere Informationen zu dem Thema finden Sie in unserem Glossar.

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Unter der Überschrift Wussten Sie schon...? stellen wir Ihnen einzelne, wie wir finden, bemerkenswerte Funktionen, Aspekte und Neuerungen rund um bitfarm-Archiv DMS kurz vor.