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Dokumentenscanner: Was gilt es zu beachten?

Echte Dokumentenscanner bringen beim elektronischen Dokumentenmanagement – im Gegensatz zu den beliebten Kombigeräten aus Drucker, Kopierer und Scanner – wesentliche Vorteile mit.

Vorteile

  • Besserer Papiereinzug für weniger Papierstaus und größere Dokumentenmengen pro Minute
  • Automatisches Geraderichten der Seiten, keine schiefen Scans
  • Automatisches Beschneiden auf das richtige Bildformat
  • Automatisches Einstellen von Kontrast und Helligkeit
  • Automatische Erkennung von Leerseiten
  • Scaneinstellungen wie Auflösung und Farbraum lassen sich fest vorgeben - wichtig für eine stets zuverlässige Texterkennung
  • Herausfiltern von Blindfarben
  • Erkennen von Doppeleinzügen, dadurch Verringerung des Risikos eines Dokumentenverlustes (weil nicht gescannt und auch nicht bemerkt)
  • Automatisches Markieren von Seiten als "gescannt" durch einen Imprinter
  • Generell bessere Abbildungsleistung für bessere OCR-Ergebnisse und damit weniger händische Nacharbeit
  • Vorteil einer zuverlässigen Volltextsuche im Dokumentenmanagementsystem
  • Scan im TIF-Format - kein Umwandlung für die Langzeitarchivierung notwendig
  • Korrekter Benutzereintrag im DMS, wer hat das Dokument gescannt (nur bei per USB angeschlossenen Scannern)
  • Direktes Arbeiten mit der Scanmaske, Dokumente gleich beim Erfassen in einem Arbeitsgang verschlagworten (nur bei per USB angeschlossenen Scannern)
  • Kompatibel mit mehreren Papierformaten (nicht nur das klassische DIN A4)
Dokumentenscanner

Empfehlung beim Zusammenspiel mit Dokumentenmanagementsystemen

Generell ist der Einsatz echter Dokumentenscanner zu empfehlen, weil bei der Nacharbeit viel gespart werden kann, weniger Dokumente verloren gehen können und so weiter. Aus Kostengründen kann anstelle eines echten Dokumentenscanners eine Scanner-Drucker-Kopierer-Kombination eingesetzt werden, die bei einfachem Scangut zufriedenstellende Ergebnisse liefern kann.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement setzt in der Enterprise-Version eine der weltweit führenden Texterkennungssysteme ein. Zusammen mit der schnellen MySQL-Datenbank können Kunden für die Archivierung von Scangut einen neuen, volltextbasierenden Ansatz fahren. Hierbei wird auf die Verschlagwortung der Dokumente weitgehend verzichtet, da ein sicheres Wiederfinden über die Volltextsuche garantiert ist. Dies funktioniert so allerdings erst seit wenigen Jahren, da zuvor die Datenbanken noch nicht schnell genug waren. Seitdem sind dem papierlosen Büro jedeoch fast keine Grenzen mehr gesetzt.

Heute kann man mit MySQL auf einer handelsüblichen Serverhardware mehrere Millionen Dokumente in 2 bis 3 Sekunden volltextdurchsuchen. Daher eignet sich, wenn es um die reine Recherche geht, die Volltextsuche für viele Dokumentenarten. Selbstverständlich gibt es Szenarien, wo die Volltextsuche an ihre Grenzen stößt. bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement bietet dafür ebenfalls das klassische Verfahren der Verschlagwortung von Indexfeldern. Diese Verschlagwortungsarbeit kann – bei häufig wiederkehrenden Formulararten – automatisiert vom Computer vorgenommen werden.

Sie möchten wissen, wie ein Dokumentenscanner im Zusammenspiel mit einem DMS beim Import von Dokumenten funktioniert? Dann laden wir Sie herzlich ein, unserer Videoserie auf YouTube beizutreten.


Echte Dokumentenscanner ermöglichen eine hauptsächlich OCR-basierte Archivierungsstrategie

Damit eine hauptsächlich OCR-basierte Archivierungsstrategie funktioniert, ist vor allem ein gutes Scanergebnis – selbst bei schwierigen Dokumenten – absolut erforderlich. Die beste OCR kann ihr Potenzial nur ausspielen, wenn das erfasste Bilddokument dies hergibt.

Die meisten Scanner können eine sehr hohe Auflösung mit beispielsweise 600 dpi anbieten. Wir empfehlen aufgrund der Dateigröße jedoch eine geringere Auflösung, da auch diese bereits sehr gute OCR-Ergebnisse liefert.

Volltextsuchen helfen viel Zeit und Kosten zu sparen. Das gesamte Konzept steht und fällt jedoch mit der Zuverlässigkeit. Wird zum Beispiel beim Scannen mit einem Multifunktionsgerät ein Dokument stark verpixelt dargestellt, so wird die OCR kein befriedigendes Ergebnis liefern können. Die bitfarm Informationssysteme GmbH empfiehlt deshalb allen Kunden einen echten Dokumentenscanner zur Erfassung von Beleggut einzusetzen und Multifunktionsgeräte nur in Ausnahmefällen zu verwenden.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement unterstützt viele Funktionen moderner Dokumentenscanner direkt über den Treiber und benötigt keinerlei Zusatzsoftware wie Virtual Rescan oder ähnliche. Die bitfarm Informationssysteme GmbH testet regelmäßig gängige Dokumentenscanner neutral und herstellerunabhängig. Nutzen Sie dieses Know-how und treten Sie in Kontakt

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

Sind Sie an weitere Informationen rund um das Thema Dokumentenscanner interessiert?

Wikipedia

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