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Check-In / Check-Out

Check-In

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Check-in-Check-Out-Screenshot

Als Einchecken von Dokumenten (Check-In) versteht man allgemein das Einstellen des Dokuments mit samt seiner Metadaten in das elektronische Archiv beziehungsweise das Verfügbarmachen eines Dokuments im Dokumentenmanagementsystem.

Check-Out

Das Auschecken der Dokumente (Check-Out) entfernt Dokumente aus dem allgemeinen Zugriff. Bei bitfarm-Archiv DMS wird über diese Funktion ein temporärer Schreibschutz für andere Benutzer über ein Dokument implementiert, der über den Check-In wieder aufhebbar ist. Benutzer können so Dokumente sperren, die sie offline bearbeiten möchten (zum Beispiel unterwegs auf Reisen), um diese später wieder ohne Konflikte mit möglichen Änderungen anderer Benutzer einspielen zu können.

Das Ein- und Auschecken von Dokumenten spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, wenn man QM-Workflows nach DIN EN ISO 9001 ff. im Unternehmen mit Hilfe eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems praktisch umsetzen will.

Check-In / Check-Out ist eine der wesentlichen Funktionen, welche ein Enterprise-Content-Management-System implementiert und zur Verfügung stellt. Hinzu kommen die Versionierung, Arbeiten mit verschiedenen Formaten (Office, PDF, Zeichnungen etc.), Dokumentenabonnements, Verknüpfungen, und noch einige weitere Funktionen, welche ein komplettes ECM ausmachen.

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