Workflow

Ein Workflow bezeichnet einen fest vorgegebenen Arbeitsablauf, also einen Prozess bestehend aus Aktivitäten, an dem mehrere Mitarbeiter in einer vorgegebenen Reihenfolge beschäftigt sind. Der Anfang, der Ablauf und das Ende eines Workflows sind klar definiert. In Bezug auf Dokumenten­management steht ein Workflow für eine festgelegte Dokumenten­verteilung und -bearbeitung (siehe: Workflowmanagement mit bitfarm-Archiv Dokumenten­management).

So kann festgelegt werden, dass ein Dokument einer bestimmten Klasse (sagen wir eine Eingangsrechnung) zunächst an Sachbearbeiter A geschickt werden soll, der dann die sachliche Richtigkeit prüfen muss. Nachdem dieser die Arbeit am Dokument beendet hat, wandert es zur Buchhaltung, wo ein Sachbearbeiter das Dokument verbucht, eine Zahlung anweist, usw., ein klassischer Eingangs­rechnungs­workflow. Andere typische Workflows sind im Bereich des Qualitäts­managements (Umsetzung der DIN EN ISO 9001) zu sehen, wo die Dokumentenlenkung einen Workflow zur Prüfung von Dokumenten nach dem vier Augen Prinzip vorsieht und spezielle Freigabe / Veröffentlichungs­workflows erforderlich sind.

Workflows können im elektronischen Dokumenten­management von entsprechend berechtigten Personen - in der Regel ist es der Administrator, gelegentlich auch die Abteilungsleiter - erstellt und überwacht werden. Jeder Workflow unterteilt sich dabei in einen oder mehrere Einzelschritte, die sequentiell oder parallel ausgeführt werden können. Auch verzweigte Workflows sind keine Seltenheit, so kann sich z. B. abhängig vom Ergebnis eines Workflowschritts verschiedene andere Workflow­schritte anschließen.

Im elektronischen Dokumenten­management­system verbleiben Dokumente stets an Ihrem Ablageort, auch wenn Sie sich im Workflow befinden. So ist sichergestellt, dass jeder berechtigte Mitarbeiter das Dokument findet und auf die jeweils aktuelle Version zumindest lesend zugreifen kann. Man muss sich also nicht von Sachbearbeiter zu Sachbearbeier durchfragen, wer das Dokument gerade hat.

Das Dokument im Workflow ist also quasi nur eine Art „Hyperlink“, der entweder per E-Mail oder über eine DMS-interne Aufgaben- / Wiedervorlagen­liste an den Bearbeiter versendet wird. Neben dem Bearbeiter (oder der Bearbeitergruppe) gibt es auch immer einen oder mehrere Controller, die die Erledigung der definierten Prozess­schritte überwachen, und notfalls in die Dokumenten­lenkung eingreifen können. Mitarbeiter­-Abwesenheits­regelungen, sowie Workflow-Protokollierung und -Auswertung sind weitere Instrumente, die Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme wie bitfarm-Archiv Dokumenten­management mitbringen, um Dokumenten­workflows auf elektronischer Basis mit allen wichtigen Funktionen abbilden zu können.

Siehe auch:

Video zum Thema Workflow mit bitfarm-Archiv DMS