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Dokumentenlenkung

als Bestandteil des Qualitätsmanagement (QM-Handbuch) nach DIN EN ISO 9001 ff.

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem kann als Bestandteil des Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001 folgende betrachtet werden. In diesem Zusammanhangn wird der Begriff der Dokumentenlenkung verwendet.

Dokumentenlenkung meint dabei die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit jedes Teilschritts im Werdegang eines Dokuments im Unternehmen. Dazu zählt die Erstellung aus definierten und genormten Formularen, die Prüfung und Überarbeitung nach dem vier Augen Prinzip, die Freigabe und Veröffentlichung des Dokuments, sowie das aus dem Verkehr ziehen und archivieren von veralteten Versionen eines Dokuments.

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme wie bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement unterstützen dabei sämtliche Schritte mit den entsprechenden Methoden des Enterprise Content Managements (ECM), wie Versionierung, definierte Workflows nach Dokumentenart, checkin/-out, Dokumentenstatus und Veröffentlichung in Endformaten wie zum Beispiel PDF. Sämtliche Informatinen der einzelnen Bearbeitungsabschnitte werden protokolliert und bilden die Lenkungsdaten eines Dokumentes, machen also dessen Werdegang jederzeit nachvollziehbar und bilden die Grundlage für weiterführende Auswertungen.

Für die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ff. müssen die Anforderungen des QM-Handbuches im Unternehmen umgesetzt und deren Anwendung überwacht werden. Die Zertifizierung der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist für viele Unternehmen und Institutionen heute ein Muss. Elektronisches Dokumentenmanagement hilft dabei, den Aspekt der Dokumentenlenkung, aber auch noch viele weitere Aspekte dieser Industrienorm komfortabel zu unterstützen und umzusetzen.

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