…finden statt suchen.

E-Procurement

E-Procurement (electronic procurement) ist der englischsprachige Fachbegriff für elektronische Beschaffung und ein Teil des e-Business. Der Begriff bezeichnet den via Internet optimierten Beschaffungsprozess eines Unternehmens.

Wesentlicher Unterschied zum herkömmlichen Beschaffungsprozess ist, dass beim E-Procurement kein Papier mehr zum Einsatz kommt. Die Beschaffung erfolgt direkt per Computer über das Internet. Im einfachsten Fall ist dazu auf Seiten des Lieferanten ein Webshopsystem zuständig, zu dem der Kunde einen gesicherten Zugang erhält (ggf. über VPN). Hier können Lagerstände abgefragt, Angebote eingeholt und Bestellungen platziert werden. Außerdem stehen, typisch für E-Procurement, diverse Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Auch die Rechnungsstellung seitens des Lieferanten kann über solche Systeme erfolgen. Der Kunde erhält als Rechnung eine PDF-Datei, welche er aus dem System erhält. Alternativ wird ein standardisiertes Austauschformat wie XML oder EDI verwendet. Spätestens hier kommt die digitale Archivierung beziehungsweise das Dokumentenmanagement ins Spiel, welches die Rechnungen ggf. sogar automatisch abholt, archiviert und dem Rechnungsprüfungsprozess (Workflow) zuführt.

In der höchsten Ausbaustufe des E-Procurements zwischen einem Kunden und einem Lieferanten findet die Kopplung sogar bis auf Ebene der ERP-Anwendung statt. Führende Systeme zum E-Procurement bieten auf der Lieferantenseite eine API, also eine dokumentierte Möglichkeit für den automatisierten Datenaustausch per Software. Häufig werden dann auf der Kundenseite spezielle Schnittstellen für das ERP-System geschaffen. Bestellungen können dann direkt aus dem ERP-System ausgelöst und dem Lieferanten übermittelt werden. Dies vereinfacht den gesamten Prozess noch einmal und vermeidet Medienbrüche.

Glossar-Index | Startseite | Software | Dienstleistungen | Dokumentenmanagement | FAQ | Kontakt