…finden statt suchen.

Update für Enterprise-Version

Ab sofort steht die Version 3.5.1 als Servicepack für die Enterprise-Version von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement kostenlos zur Verfügung.

Neben kleinen Bugfixes und Verbesserungen der Bedienbarkeit gibt es neue Funktionen, wie zum Beispiel die Möglichkeit Dokumente zu abonnieren. Benutzer erfahren so automatisch, wenn andere Benutzer Änderungen an Dokumenten durchführen. Die neue Funktion unterstützt das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten optimal und erweitert die ECM-Funktionalität des Open-Source-DMS.

Neue Funktionen

Neuer „Socket-Mode“ (Socket-Viewer)

Bislang erfolgte der Zugriff des bitfarm-Archiv Viewers auf die Dokumente stets über Freigaben der Dokumentenablage auf dem DMS-Server. Dies brachte zwar den Vorteil eines automatischen Lockings bei gleichzeitigem Zugriff durch das Hostsystem, allerdings auch Sicherheitsrisiken bzw. einen erhöhten Wartungsaufwand mit sich, da bei entsprechenden Sicherheitsanforderungen Berechtigungen zusätzlich noch auf DateisystemEbene auf dem Server zu setzen waren. Um dieses Problem zu beseitigen, steht nun ein weiterer bitfarm-Archiv-Serverdienst zur Verfügung, der die komplette Kommunikation mit dem Viewer und die Auslieferung der Dokumente an den Viewer über einen eigenen TCP-Port übernimmt und somit die Freigabe der Dokumentenablage nicht mehr notwendig macht. Die bisherige Verfahrensweise mit den Freigaben wird allerdings zunächst parallel bestehen bleiben, wobei perspektivisch zu erwarten ist, dass der „Freigabemode“ durch den „Servermode“ ersetzt wird.

Dokumente abonnieren

Über die neue Funktion „Dokument abonnieren“ kann jeder Benutzer eine Liste von Dokumenten anlegen, die ihn interessieren und bei welchen er vom DMS auf Änderungen hingewiesen werden möchte. Über einen neuen Eintrag im Kontextmenü bzw. über das Menü „Lesezeichen“ können Dokumente abonniert werden. Über das Menü „Lesezeichen“ kann die Liste der Dokumente eingesehen werden, die der gerade angemeldete Benutzer abonniert hat. Hier können auch Dokumentenabonnements wieder entfernt werden. Über einen Doppelklick auf einen Eintrag kann das Dokument angezeigt werden.

Ereignen sich bestimmte Dinge bei einem Dokument – bringt zum Beispiel jemand eine neue Notiz auf oder erzeugt eine neue Dokumentenversion – so wird automatisch eine Benachrichtigung für alle Benutzer generiert, die das Dokument abonniert haben. Die Benachrichtigung findet sich als neuer Eintrag in der Aufgabenliste/Wiedervorlage des Benutzers.

Autovervollständigung bei Verknüpfungen

In den Optionen des Viewers gibt es einen neuen Eintrag: „Verknüpfungen mit Werten in Liste“. Wird diese aktiviert, erfolgt bei allen Feldern, in denen Verknüpfungsnamen eingegeben werden, eine Auto-Vervollständigung. Dazu braucht der Benutzer lediglich einige Zeichen einzugeben und der Viewer bietet automatisch passende Ergänzungen an bzw. erstellt eine Drop-Down Liste mit in Frage kommenden Möglichkeiten (Verknüpfungen, die bereits in der DMS-Datenbank existieren). Dadurch ist es einfacher, nach Verknüpfungen zu suchen oder ein Dokument einer bestehenden Verknüpfung zuzuweisen, ohne dass man den Verknüpfungsnamen exakt eingeben bzw. komplett kennen muss.

Vereinfachung Wiedervorlagefunktion „Fertig“

Wird ein Dokument in der Wiedervorlage/Aufgabenliste eines Benutzers „Fertig“ geklickt, so löst dies gleichzeitig das Speichern von Änderungen aus. Hintergrund: Bisher war es stets notwendig, die Änderungen an einem Dokument durch Klick auf „Speichern“ abzuspeichern. Ein automatisches Speichern war nicht möglich, da es ja sein konnte, dass ein Benutzer Felder oder Statusknöpfe geändert hat, weil er so Suchen/Filtern möchte. Selektiert man ein Dokument in der Wiedervorlage, ändert dann Felder/Knöpfe und klickt dann „Fertig“, so kann davon ausgegangen werden, dass die Änderungen gespeichert werden sollen und nicht als Suche gedacht sind. Daher speichert der „Fertig“-Knopf nun automatisch Feldänderungen/Statusänderungen des Dokuments und vereinfacht das Arbeiten mit Wiedervorlagen und Workflows um einen Mausklick.

Automatisches Speichern von Annotations

Werden im Viewer-Hauptfenster über die Schnellzugriffsleiste für Annotationen neue Anmerkungen auf ein Dokument aufgebracht (zum Beispiel ein „Post-it“ Zettel), so werden diese automatisch gespeichert. Ein Klick auf den Knopf „Speichern“ ist nicht mehr notwendig, dieser wird demzufolge nun auch gar nicht mehr aktiv, wenn neue Annotations erzeugt werden.

Verschieben / Löschen von Annotations über die Voransicht

In der Voransicht kann nun über das Selektionswerkzeug (vierfach-Pfeil) eine oder mehrere Annotations (Notizen, Linien, Text, Stempel, etc.) markiert und verschoben werden. Über drücken der Taste „Entf“ können die selektierten Annotations auch gelöscht werden.

Notizen: leere Standardnotiz

Gerne werden die bekannten „Post-it“ Notizzettel auf Dokumenten benutzt. Bisher wurde dort in der Standardeinstellung immer „neue Notiz“ als Text eingetragen, welches vielleicht Anfangs zum Verständnis hilfreich war, jedoch häufig störte, da der Text erst gelöscht werden musste, bevor man den eigentlichen Notizinhalt eingeben konnte. Aus diesem Grund sind die Notizen nun in der Standardeinstellung leer. Selbstverständlich sind weiterhin Standardtexte über das Einstellmenü der Annotations definierbar.

Neue Benutzerrechte: importieren, revisionssicher ablegen

Über das Administrator-Programm lassen sich nun zwei neue Benutzerrechte vergeben: Importieren und revisionssicher ablegen. Beide Rechte verhalten sich sinngemäß. Besitzt ein Benutzer das Recht „Importieren“ nicht in einem Archiv, so erscheint das Archiv nicht als Wahlmöglichkeit im Importer und Manuscan. Außerdem kann der Benutzer Dokument nicht in dieses Archiv verschieben. Bei fehlendem Recht „revisionssicher ablegen“ ist der Zugriff auf das goldene Schlosssymbol im Viewer gesperrt, wenn der Benutzer auf einem betreffenden Archiv steht. Beim Update von Version 3.5.0 auf 3.5.1 erhalten alle Benutzer und Gruppen sowohl das Importieren-Recht, als auch das Recht zur revisionssicheren Ablage, wenn die Benutzer mindestens „lesen/auflisten“ in den jeweiligen Archiven hatten, so dass in den meisten Szenarien Benutzer durch das Update nicht weniger Rechte als vorher bekommen und Probleme hieraus nicht entstehen sollten.

Benutzerrecht „Admin-Funktionen“

Das neue Benutzerrecht „Admin-Funktionen“ ersetzt das Recht „Anno-Admin“. Alle Benutzer und Gruppen, die „Anno-Admin“ Rechte in Version 3.5.0 hatten, erhalten das Recht „Admin-Funktionen“ in Version 3.5.1 von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement.

Die „Admin-Funktionen“ umfassen das frühere Recht „Anno-Admin“, also die Möglichkeit, Annotations anderer Benutzer zu ändern oder zu löschen. Hinzugekommen ist jetzt eine Berechtigung zur Nutzung der Viewer-Option „Suchabfrage eingrenzen“ (Viewer – Ansicht – Optionen – Suche). Ebenfalls neu und Bestandteil der „AdminFunktionen“ ist die Möglichkeit, ausgecheckte Dokumente anderer Benutzer „zwangsweise“ einzuchecken. Vorsicht: Hat ein Benutzer ein Dokument lokal ausgecheckt und Änderungen durchgeführt, sind diese nicht mehr ohne weiteres eincheckbar, wenn ein Admin das Dokument zwischenzeitlich mit seinen Admin-Funktionen „zwangseingecheckt“ hat.

Viewer-Option „Dokumente automatisch auschecken (nur Socket-Viewer)“

Im bisherigen Share-Mode wurde das Locking einer Datei, die ein Benutzer gerade geöffnet hat, direkt vom Host-Betriebssystem übernommen. So wurde sichergestellt, dass nur ein Benutzer zu einer Zeit an einem Dokument arbeiten kann. Das „Auschecken“ ist hier nur eine weiterführende Option gewesen, welche die exklusive Bearbeitung eines Dokuments über einen längeren Zeitpunkt möglich machte. Mit dem neuen „Socket-Mode“ des Viewers werden Dokumente nicht mehr über eine Freigabe geöffnet, so dass das Locking auch nicht mehr durch das Betriebssystem übernommen wird. Das bedeutet, dass zum Bearbeiten das Dokument ausgecheckt werden muss, wenn man Änderungen in das DMS zurückspeichern können will. Mit der Option „Dokumente automatisch auschecken“ wird das Dokument automatisch ausgecheckt, wenn der Benutzer dies über „Originaldatei“ öffnet. So kann der Benutzer alle Änderungen problemlos speichern, wie er es vom „Share-Mode“ kennt. Allerdings muss der Benutzer daran denken, Dokumente auch wieder einzuchecken, damit andere Benutzer daran arbeiten können. Auch werden Änderungen erst in das DMS zurückgespielt, wenn das Dokument vom Benutzer wieder eingecheckt wurde.

Importer: GDocID in Zwischenablage kopieren

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement setzt als universelle DokumentenID nun das Konstrukt GDocID ein. Jedes Dokument erhält so eine fortlaufende, ein-eindeutige Nummer, die es seine komplette Lebenszeit im DMS behält. Auch das Verschieben des Dokuments ändert daran nichts und dies ist der wesentliche Vorteil zur früher benutzten DocID. Dem Rechnung tragend wurde in alle Programmteile die GDocID als Ersatz zur DocID eingebaut, wobei Anwendungen, welche die DocID benutzten, nach wie vor funktionieren und dies auch in Zukunft werden. Der Importer bietet jetzt, wie Manuscan zuvor auch schon, die Möglichkeit, beim Import von neuen Dokumenten die GDocID in die Zwischenablage zu kopieren, damit der Benutzer diese in anderen Anwendungen weiterverwenden kann.

Neue Option in scripts.ini: maxpdfpages

Das Verhalten der Dokumentenverarbeitung auf dem Server wird maßgeblich über die Optionen in der Datei „scripts.ini“ gesteuert. Bisher wurde aus jedem Quelldokument eine TIF-Datei für die Voransicht im Viewer erstellt. Bei Dokumenten mit sehr vielen Seiten (einige hundert und mehr) benötigt dieser Prozess viel Zeit und führt zu sehr langen Durchlaufzeiten eines neuen Dokuments in der QUEUE. Für PDF-Dokumente wurde daher der Schalter „maxpdfpages=n“ eingeführt, wobei n für die Anzahl der Seiten steht, die maximal als Vorschau-TIF gerastert werden sollen. Oft genügen wenige Seiten, die im Viewer direkt dargestellt werden, damit der Benutzer das Dokument identifizieren kann. Zum Lesen des gesamten Dokuments steht dann immer die Originaldatei z. B. im Adobe-Reader zur Verfügung. Zurzeit ist diese Option nur auf PDF-Dokumente anwendbar. Die Option ist global für alle Archive aktiv, wenn Sie eingeschaltet wird.

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